Vad är det mest populära verktyget för fakturering och förvaltning av terapeuter?

För många terapeuter är affärslogistiken en av de minst övertygande aspekterna av att driva en blomstrande privatpraktik. Marknadsföring, hantering av klientanteckningar och fakturering distraherar från det som är viktigast – att tillbringa tid med klienterna.

Vi på Zencare hjälper till på marknadsföringsfronten, så vi var naturligtvis nyfikna på de bästa verktygen för fakturering och praxisförvaltning. Vi undersökte och analyserade resultaten från över 100 terapeuter i Zencare-gemenskapen för att ta reda på vilka verktyg för hantering av praktiken som föredras bland privatpraktiserande terapeuter.

Läs vidare för att få en ärlig inblick i de mest populära verktygen, inklusive vilka funktioner som terapeuterna uppskattar mest, deras drömfunktioner och verkliga diskussioner om kostnad, användarvänlighet och integration.

SimplePractice är den bästa plattformen!

Resultaten är inne, och SimplePractice vinner! Över en tredjedel av Zencare-terapeuterna (34 %) som deltog i undersökningen använder SimplePractice, vilket gör det till den främsta plattformen för fakturering och programvaruhantering som föredras av terapeuterna i vårt nätverk.

SimplePractice fick en 8.7/10 nöjdhetspoäng bland de terapeuter som använder den, där 90 % av terapeuterna anger ”användarvänlighet” som den funktion de uppskattar mest.

Terapeuter använder ett stort antal olika verktyg för fakturering och hantering av praxis – ingen plattform har majoritet.

Vi blev förvånade över att få veta att det finns så många olika alternativ för tjänster och metoder för fakturering och hantering av praxis för terapeuter. I vår undersökning angav terapeuterna 15 olika sätt att hantera fakturering och patientinformation, inklusive onlineplattformar, offline/pappersbaserade system och samarbete med en faktureringsexpert. Ingen enskild metod fångade majoriteten av marknaden, utan de flesta terapeuter verkar hitta ett verktyg och system som fungerar bäst för dem. Här är fördelningen av vilka plattformar som de tillfrågade terapeuterna använder:

• SimplePractice (34 %)
• Office Ally (16 %)
• Offline/Paper-(13%)
• TherapyNotes (11%)
• Therapy Appointment (6%)
• Theranest (5%)
• Billing professional (4%)
• My ClientsPlus (3%)
• Availity (2%)
• ShrinkRapt (2%)
• A+Delphi (1%)
• Carepaths (1%)
• CounSol (1%)
• Optum (1%)
• Therapist Helper (1%)

SimplePractice, Office Ally och TherapyNotes utgör majoriteten av marknaden.

De tre största verktygen för fakturering och förvaltning av praxis online – SimplePractice, Office Ally och TherapyNotes – står tillsammans för 61 % av alla metoder för fakturering och förvaltning av praxis som används. SimplePractice (34 %) tog ledningen, följt av Office Ally (16 %) och TherapyNotes (11 %).

Therapeuterna väljer SimplePractice och TherapyNotes för att de är lätta att använda, och Office Ally och pappersbaserade offlinesystem för att de är billiga och överkomliga.

Varför väljer terapeuterna varje plattform? Det verkar vara en avvägning mellan användarvänlighet och kostnad.

SimplePractice och TherapyNotes är lätta att använda.

90 % av terapeuterna angav ”användarvänlighet” som den främsta egenskapen för både SimplePractice och TherapyNotes.

Vad är det som gör att SimplePractice, som är det främsta valet, är unikt användarvänligt? Vi talade med Zencare-terapeuter och fick reda på att de älskar plattformens mobilappar, den helt elektroniska intagningsprocessen och den användarvänliga estetiken.

SimplePractice har både iOS- och Android-mobilappar – i iOS-appbutiken har den 4 289 recensioner med ett genomsnitt på 4.7 av 5 stjärnor.

Bild med tillstånd av SimplePractice

”Jag gillar och använder mobilappen för SimplePractice hela tiden”, säger Dr Ruben Hopwood, legitimerad psykolog i Cambridge, Massachusetts.

Dr. Hopwood nämner dessa funktioner som fördelar med SimplePractice-appen:

• Kontrollera alla pågående ärenden/dokument
• Sänd och ta emot säkra snabbmeddelanden från klienter (t.ex. klienter kan varna honom direkt när de blir sena)
• Hantera betalningar
• Kontrollera och ändra kalendern
• Gränssnittet mellan datorn och mobilappen gör arbetet enkelt och tillgängligt

Kristen Acciari, en licensierad klinisk socialarbetare i Warwick, Rhode Island, säger att den avgörande anledningen till att hon valde SimplePractice framför alla andra verktyg är deras helt elektroniska intagningsprocess. ”Det är ett oumbärligt värde – som en grupppraktik med sex kliniker finns det inget sätt för oss att hantera vår nuvarande klientvolym med vår gamla pappersblankett och datatranskriptionsprocess.”

Etik kan också vara en annan anledning till att leverantörerna väljer SimplePractice – 31 % av de tillfrågade användarna tycker om det övergripande utseendet på SimplePractice.

Bild med tillstånd av SimplePractice

”Programvaran är lätt att använda, mycket interaktiv och behaglig för ögat”, säger Dr. Sarah Karytko, en psykolog som använder SimplePractice i sin praktik i Brookline, Massachusetts.

TherapyNotes, å andra sidan, har visserligen inte någon app (ännu!), men användarna verkar nöjda med den övergripande produkten. ”Jag har använt Therapy Notes i över ett år och har varit mycket nöjd med både funktionalitet och användarvänlighet”, säger Jamie Bloom, licensierad klinisk socialarbetare i Brooklyn, New York.

Bild med tillstånd av TherapyNotes

TheraNest, som 5 % av de tillfrågade terapeuterna använder, har en iOS-app – men med endast 9 recensioner på App store i skrivande stund kan den vara (bokstavligen!) underskattad. Stephanie Saklad, en licensierad kreativ konstterapeut i Queens, New York, har använt TheraNest i ungefär två år. Som konstterapeut uppskattar hon att ”det finns en del som jag kan skanna dokument till så att jag kan skanna kundernas konstverk samt deras intagningshandlingar”.

Office Ally och andra kostnadsfria verktyg vinner på kostnaden.

Tre fjärdedelar av terapeuterna angav ”kostnad/överkomlighet” som det främsta de gillar med Office Ally.

Och det är logiskt – eftersom det mesta av Office Ally är gratis! (Med en avgift för icke-parallella fordringar, som gäller när 50 % eller mer av månadsvolymen för fordringar går till icke-parallella betalare).

Bild med tillstånd av Office Ally/Vimeo

Detta kan jämföras med en grundavgift på 39-59 dollar/månad för SimplePractice och 49-59 dollar/månad för TherapyNotes – och det är före tilläggsavgifter för behandling av anspråk, kreditkortsavgifter och extra funktioner som teleterapi.

Terapeuter som använder egna system eller pappersbaserade system väljer den vägen på grund av kostnadsfördelarna.

Claudia Giolitti, licensierad psykoterapeut i New York City, använder G-Suites Google Sheets för sin praktik. G-Suite är den företagsorienterade versionen av Googles produkter och erbjuder möjligheten att underteckna ett Business Associates Agreement (BAA) för att vara HIPAA-säker; Google Sheets fungerar som Excel och gör det möjligt för användare att bygga och hantera kalkylblad.

Giolitti älskar att hon kan hantera sitt företagsadministrativa arbete gratis – men när det gäller estetik och användarvänlighet är hon inte såld. ”Det skulle vara underbart om det fanns en funktion för automatisk korrigering eller mallar för olika användbara formulär”, säger hon. ”Till exempel en mall för skatteformulär, utgifter, inkomster, loggbok för patienttjänster osv. Dessutom ett lösenordssäkert alternativ för att dela formulär mellan terapeuter i samma praktik och ett bättre utseende. Den är ganska enkel och grön!”

Terapeuter är i allmänhet nöjda med sina val!

Har terapeuterna bemästrat konsten att vara lyckliga? För det mesta är de nöjda kunder! Nästan hälften av användarna av de tre största onlineplattformarna uppgav att de var allmänt nöjda med den plattform de valt.

Omkring hälften av de terapeuter som använder SimplePractice (47 %) uppgav att de var allmänt nöjda och att de inte hade några klagomål. Drygt en tredjedel av användarna (37 %) önskade att plattformen var mer prisvärd, följt av 17 % av terapeuterna som ansåg att kundtjänsten inte var hjälpsam eller tillgänglig.

Drömfunktioner: terapeuterna önskar att deras plattformar skulle ha säkra batchmails, att klienterna skulle kunna ladda upp dokument och att det skulle finnas fler funktioner för varumärkesprofilering av praktiken.

Fakturerings- och programvaruverktyg kanske borde ta del av detta: terapeuterna har gott om idéer för förbättringar!

”Jag önskar att jag kunde använda den säkra meddelandetjänsten för att skicka ett fullständigt e-postmeddelande till alla patienter på en gång om uppdateringar av praktiken”, säger Dr. Karytko, en i övrigt nöjd SimplePractice-kund. ”För närvarande kan jag skicka enskilda meddelanden till patienterna på ett säkert sätt, men en e-postutskick skulle vara att föredra.”

Dr Hopwood har också några idéer för SimplePractice. ”En sak som jag verkligen behöver och som för närvarande inte är tillgänglig är möjligheten för klienter att ladda upp dokument som jag begär, t.ex. kopior av bedömningsrapporter, medicinsk information, sammanfattningar av utskrivningar eller tester och formulär för att lämna ut information.” En annan (erkänt liten) önskan? ”Möjligheten att få formulär som är formaterade med mitt brevhuvud och/eller min logotyp.”

Brennan Mallonee, en licensierad psykisk hälsorådgivare i Somerville, Massachusetts, använder MyClientsPlus – och även om hon uppskattar den ovillkorligt varma kundservicen, ser hon utrymme för förbättringar när det gäller funktioner. ”Schemaläggning, tidsvarningar och kreditkort i filen sker via Jituzu, som tydligen brukade vara ett separat företag från MyClientsPlus. En del av integrationen mellan de två systemen är fortfarande lite otymplig.”

G-Suite-användaren Giolitti lägger till en sista drömfunktion: möjligheten att ”ställa in tidspåminnelser för klienter och skicka automatiska e-postmeddelanden när de fyller år!”

Pappersbaserat, offline system är fortfarande det tredje valet!

Är pappersbaserad hantering något som tillhör det förflutna? Inte än, verkar det som – av de tillfrågade terapeuterna angav 13 % att de antingen hanterar sin fakturering offline eller med ett pappersbaserat system. Detta gör pappersbaserad hantering till nummer tre bland de föredragna alternativen, mellan Office Ally (16 %) och TherapyNotes (11 %).

Varför väljer vissa terapeuter att stanna offline? 85 % anger kostnad och överkomlighet som det främsta skälet till att de gillar att inte använda sig av teknik. Men terapeuterna verkar också vara vana vid det system de utvecklat – 70 % anger användarvänlighet som skälet till att de gillar att förbli pappersbaserade, inklusive kommentarer som:

• ”Avsaknad av problem som jag upplevt med teknikbaserade verktyg”
• ”Jag är van vid det”
• ”Ingen digital säkerhetsrisk”

Skojiga utropstecken: En terapeut berättade att deras ”make sköter min fakturering” och att de föredrar denna metod eftersom ”han inte gör några misstag och följer upp sena ersättningar”. Vi älskar lagarbetet! Och en respondent hade ”själv skapat” sin egen plattform – entreprenörsanda där!

Varje få terapeuter lägger ut sin verksamhet på ett faktureringsproffs.

Trots sina hektiska scheman skötte nästan alla tillfrågade terapeuter sin egen fakturering och praktikhantering, och endast 4 % arbetade med ett anlitat faktureringsproffs. #hustle is real!

Terapeuter i New York, Boston och Rhode Island har liknande valmöjligheter när det gäller plattformar för hantering av praxis – men invånarna i Rhode Island är lite mer diversifierade i sina preferenser.

Lika prefererade plattformar beroende på geografi? Resultaten skiljde sig inte mycket åt mellan de tre undersökta regionerna, med mycket små skillnader i ordningen för den bästa plattformen.

För terapeuter i New York vann SimplePractice över en tredjedel av terapeuterna (37 %), följt av offline/pappersbaserad (16 %), Office Ally (14 %) och TherapyNotes (9 %).

Nästan hälften av terapeuterna i Boston visade sin lojalitet till SimplePractice (45 %), följt av Office Ally (20 %), offline/pappersbaserad (15 %) och TherapyNotes (10 %).

Terapeuterna på Rhode Island var mer spridda när det gällde vilka metoder de föredrog, där det mest populära alternativet, SimplePractice, fick mindre än en tredjedel av terapeuterna, följt av Office Ally (15 %), en jämn fördelning mellan TherapyNotes och Therapy Appointment (13 % vardera) och offline/pappersbaserat (8 %).

Slutsats? SimplePractice vinner på användarvänlighet och många funktioner, Office Ally vinner på kostnad och överkomlighet och TherapyNotes kan vara en underrepresenterad pärla – med ett parallellt nöjdhetsbetyg till SimplePractice.

Lär dig mer om varje fakturerings- och praxishanteringsplattform genom vår analys av funktioner och kostnader för TherapyNotes, TheraNest, Office Ally och SimplePractice, inklusive recensioner från Zencare-leverantörer. Här är hur man väljer mellan SimplePractice vs TherapyNotes, och en jämförelse av terapeutfakturering och praxishanteringsplattformar också.

Startar du eller vill du växa din privata praktik? Gå med i Zencare terapeutnätverk för att bli en del av en stödjande gemenskap av granskade leverantörer! Du kan ställa frågor via vår aktiva e-postlista, bygga upp en professionell närvaro på nätet och få hänvisningar till klienter som passar bra för din praktik. Boka ett kostnadsfritt samtal med vårt Therapist Success Team idag för att få veta mer.

Vår enkät skickades till över 500 terapeuter i Zencare-nätverket i New York City, Rhode Island och Massachusetts mellan den 18 januari och 21 januari 2019. Vår analys gjordes på de 102 svar vi fick från vårdgivare.