Rutiner och processer för avslutande av byggnadsförvaltning

Oavsett om du precis har färdigställt ett 25 000 kvadratmeter stort hem i Beverly Hills eller en betydande kommersiell anläggning är rutiner för avslutande av byggnadsförvaltningen avgörande för en effektiv överlämning. En genomförd och grundlig projektavslutning styrker att projektet har utförts enligt kontraktshandlingarna, att alla kostnader har fakturerats och betalats, att byggnaden uppfyller alla korrekta lagar och förordningar och att ägaren lagligen kan använda fastigheten utan rädsla för belastning. Det säkerställer också att kunden får den kunskap och de resurser som krävs för att underhålla och driva sin nya eller renoverade byggnad.
Byggförvaltningens bästa praxis omfattar genomförandet av en obligatorisk projektledningsavslutningsprocess som ett standardförfarande för varje projekt. Se till att ditt team inleder processen med att behålla kopior av relevanta dokument tidigt i projektet. Viktiga avslutningsdokument som garantier och manualer för systemutbildning kommer i olika format från olika källor allteftersom arbetet avslutas, inte bara i slutet av ett projekt. När en apparat levereras kan den till exempel innehålla garantiinformation som måste överlämnas till ägaren, ofta många månader innan projektet är avslutat. Om ditt team kontinuerligt fokuserar på slutdokumentation kan du undvika att i sista minuten behöva leta efter dokument från källor som kanske inte längre är lättillgängliga.
Projektavslutning. Processen för avslutande av projektet bör omfatta en kombination av uppgifter på plats och administrativa uppgifter. Avslutningen på plats samordnas vanligen av generalentreprenören (GC).
Checklistan för projektavslutning på plats bör innehålla följande uppgifter:

• Förklara alla punkter i punktlistan. Det är alltför typiskt för de flesta projekt att huvudentreprenören måste uppmana underentreprenörerna att slutföra sitt arbete på plats. I allmänhet kontrolleras att punktlistan är färdigställd av projektarkitekten.
• Förvara alla entreprenörers förvaringsutrymmen/släpvagnar, tillfälliga anläggningar och utrustning, inklusive tillfälliga elstolpar och toalettutrymmen, på arbetsplatsen.
• Leverera, organisera och lagra vindsförråd (överskottsmaterial som krävs enligt kontraktet), t.ex. takläggning, kakel, HVAC-filter, takpannor osv.
• Säkerställa att permanenta verktyg installeras, testas och fungerar och att alla projektrelaterade tjänster och kontrakt, dvs. telefon-, vatten-, el-, gas- och internettjänster, sägs upp.
• Säkerställa att platsen är helt ren och klar för inflyttning.
• Säkerställa att all ägarutbildning av systemen har slutförts.

Byggnadskommissionering. De flesta stora projekt innehåller särskilda kontraktskrav för driftsättning av system. Enligt Wiki är byggnadskommissionering (Cx) processen för att i nybyggnation verifiera delsystemen för mekanik (HVAC), VVS, el, brand/livssäkerhet, byggnadsskalor, kontroller, byggnadssäkerhet och andra system för att uppnå ägarens projektkrav som utformats av byggnadsarkitekten och ingenjörerna. Omfattningen av driftsättning varierar beroende på systemens komplexitet och ägarens önskemål om kvalitetskontroll och verifiering. I stora projekt blir det allt vanligare att man utser en kommissionär eller agent (CxA), som ofta är en utomstående ingenjör som övervakar och bekräftar att systemen har kalibrerats, balanserats och testats på rätt sätt, att prestandan uppfyller designkriterierna och att ägaren eller dennes ombud har fått utbildning i korrekt användning. Driftsättning, i den utsträckning som krävs, är därför en viktig aspekt av projektets avslutande i kommersiella eller stora bostadsprojekt.

Projektslut. När arkitekten och byggherren får en begäran om att bekräfta att projektet är i stort sett färdigt av generalsekreteraren, bör arkitekten och byggherren genomföra en genomgångsinspektion för att fastställa vilka åtgärder som ska vidtas för att slutföra projektet. Typiskt sett uppnås väsentligt färdigställande när byggnaden är användbar för sitt avsedda ändamål, alla verktyg fungerar, projektet har uppnått godkännande för användning eller inflyttning och arbetet är mer än 97,5 % färdigt. Enligt typiska AIA-avtal är det väsentliga färdigställandet en milstolpe som utlöser garantiperioderna. Byggledaren eller arkitekten fastställer vanligtvis denna milstolpe genom att utfärda ett intyg om väsentligt färdigställande.
Det slutliga färdigställandet innebär att byggnaden är färdigställd i enlighet med kontraktshandlingarna. Detta innebär att punch-listan har avslutats, vilket vanligtvis intygas av projektarkitekten. Dessutom har alla uppgifter på plats slutförts och administrativa inlämningshandlingar, California construction lien waivers warranties, close-out dokumentation, manualer, as-builts etc., har överlämnats till ägaren och kontrollerats för fullständighet. Klicka på länken om du undrar vad en lien waiver är inom byggbranschen.
I de flesta jurisdiktioner utfärdar den behöriga myndigheten ett Certificate of Occupancy som intygar att bygglovet har undertecknats och att alla inspektioner är klara och som innebär att byggnaden är klar för avsedd användning eller inflyttning. Ägarens betalning av förskott till entreprenören anges i kontraktet och är kopplad till det slutliga färdigställandet, det väsentliga färdigställandet eller ibland intyget om inflyttning.

Målet med administrativa avslutningsrutiner och projektkontraktshantering är att bekräfta att alla kontraktsvillkor har uppfyllts, att avslutningsdokument har tillhandahållits och att betalningar har gjorts av entreprenören till alla underentreprenörer och materialleverantörer. Leveranserna varierar med varje ägares särskilda behov, men målet är att ge en transparent och organiserad överlämning av projektet till ägaren, inklusive all information eller dokument som de kan behöva i framtiden som referens.
Nedan följer en checklista över administrativa uppgifter och dokument som bör beaktas under projektets avslutande:

• Se över alla kontraktskrav och se till att alla villkor har uppfyllts.
• Se över alla ändringsorder för att se till att alla har redovisats och antingen ogiltigförklarats, förkastats eller slutförts.
• Försäkra dig om alla utestående försäkrings- och underhållsgarantier, i den utsträckning som krävs enligt kontraktet.
• Säkerställ att du har de slutgiltiga tillståndskorten, som är ägarens egendom, tillsammans med bygglovsplaner och andra dokument från myndigheter med behörighet.
• Granska och se till att as-built-ritningar är fullständiga.
• Bekräfta att alla drifts- & underhållsmanualer har tillhandahållits ägaren av entreprenören, att ägaren har utbildats och vet vem & när han eller hon ska ringa.
• Se över alla garantier inklusive fullständig information om garantistatus, villkor och kontaktinformation.
• Inhämta ovillkorliga slutgiltiga panträttsupplåtelser från underentreprenörer och leverantörer – om de lagligen har lämnat in en preliminär anmälan. Alla andra pantbrevslösningar bör redan ha ingått i den månatliga redovisningen.
• Följ upp för att säkerställa eventuella utestående depositioner, jurisdiktionella kontantgarantier, prestations- och betalningsgarantier osv, är frisläppta eller återbetalas i förekommande fall.
• Insätt ett meddelande om färdigställande hos lämplig jurisdiktionell myndighet inom den tidsram som krävs enligt statlig lag.
• Utför slutredovisning för att få en fullständig redovisning av alla projektutgifter, i syfte att komplettera utgiftsredovisningen och för att fastställa en kostnadsbas för egendomen.

En framgångsrik avslutningsprocess är inte klar förrän slutgiltiga och fullständiga betalningar är gjorda, slutligt förvaringsutrymme har frisläppts, tillstånd är avklarade och alla parter är nöjda. Förseningar är vanliga i sista minuten under avslutsprocessen när viktig information måste spåras upp eller när väntande eller ofullständiga ändringsbeställningar skapar förvirring. En välutvecklad process för ändringsorder kan minska denna förvirring.
Leverans av dokument. Antingen generalentreprenören eller byggledaren organiserar all avslutningsdokumentation i enlighet med projektets krav. De flesta kunder föredrar elektronisk distribution av de flesta dokument, även om en tryckt projekthandbok med garanti- och kontaktinformation i allmänhet är mycket användbar.
Byggledarens roll under avslutningen. För stora projekt, särskilt de som kräver driftsättning, bör en byggledare övervaka processen. Det är viktigt att noggrant granska hela avslutspaketet och se till att den utrustning och de system som används i deras projekt är kompletta och att ägaren är medveten om garantin och behovet av löpande underhåll för att bevara dessa garantier. Vi uppmärksammar dem på kontaktlistan och ser till att ägaren vet vem han eller hon ska ringa när. Det är mycket arbete som ingår i projektavslutningen för stora projekt – se till att ditt team har en mästare som kommer att hantera denna process liksom hela byggprocessen.
Behållning av projektdokumentation. I Kalifornien finns det en tioårig preskriptionstid för att göra anspråk, så det är viktigt att bevara alla dokument under den perioden efter det att projektet i stort sett är slutfört. Arkitekter behåller i allmänhet projektdokumentationen under längre perioder. Tänk på att om en latent defekt upptäcks efter det att projektet avslutats och ägaren lämnar in ett krav eller en civilrättslig stämning, kommer all dokumentation som visar att en part utförde sina avtalsförpliktelser med vederbörlig noggrannhet att tjäna dem väl i deras försvar.
Fördelar med en noggrann projektavslutning. Noggrann dokumentation skyddar mot potentiella risker från framtida tvister om omfattning, kontrakt, garantier eller förväntningar. Den verifierar att alla projektkrav har uppfyllts och fastställer framtida ansvar för underhåll och garantier. Fullständig och välorganiserad dokumentation understryker projektgruppens trovärdighet. Genom att genomföra en omfattande, stegvis strategi för avslutningsrutiner för byggnadsförvaltningen säkerställer man att ett avslutat projekt överlämnas med förtroende.