Projektplan:

I den här artikeln får du lära dig hur du skapar en projektplan för att hantera intressenternas förväntningar och hålla ditt team på rätt spår för att hålla deadlines.

Vi kommer också att titta på:

• Vad är en projektplan?
• Hur skiljer den sig från en projektplan?
• Grunderna till varför du bör skapa en färdplan
• Mallar för färdplaner för projekt
• Hur man skapar en tidslinje för en färdplan?
• Hur man håller intressenterna uppdaterade med hjälp av färdplaner?

Som projektledare är det din uppgift att hålla intressenterna uppdaterade utan att fokusera på de dagliga detaljerna. Samtidigt vill du hålla ditt team fokuserat på de dagliga uppgifterna.

I slutet av den här artikeln kommer du att lära dig hur du kan upprätthålla den här balansen med hjälp av en färdplan för ditt projekt.

Vi börjar.

Vad är en färdplan för ett projekt?

En färdplan för ett projekt är en visuell översikt på hög nivå över ett projekt. En färdplan består vanligtvis av följande:

• Projektets omfattning: Projektets omfattning representerar den stora visionen av vad du vill uppnå i slutet av projektet.
• Leverabler: Leveranserna är resultatet eller slutresultatet av ett projekts verksamhet. Leveranserna kan vara vad som helst – ett dokument, programvara eller till och med en färdig fysisk produkt.
• Projektplan på hög nivå: Tidsplanen beskriver den kronologiska ordningen i vilken projektaktiviteterna utförs och milstolparna uppnås.
• Projektmilstolpar: Milstolpar: Milstolpar är händelser på projektets tidslinje som indikerar en förändring i projektets fas.
• Risker: Risker är utmaningar med projektaktiviteter, teammedlemmar, resurser eller externa faktorer som kan leda till att projektet avviker från tidsplanen eller budgeten.

Varför behöver du en projektplan?

Här är fem anledningar till varför du bör överväga att skapa en färdplan:

Kick off a project

De första dagarna i ett projekt är ofta fyllda av osäkerhet.

Det beror på att det inte finns tillräckligt med detaljer. Inga konkreta projektplaner kan skapas och inga resurser kan tilldelas. Följaktligen kan teammedlemmarna känna sig vilsna eller intressenterna kan förlora intresset.

En färdplan för ett projekt ligger på en tillräckligt hög nivå för att hantera osäkerheten. Samtidigt hjälper den till att identifiera tillräckligt många uppgifter för att få igång projektet.

Håller koll på projektmålen

Enligt en projektledningsundersökning från KPMG är det bara 33 procent av organisationerna som levererar projekt som sannolikt kommer att uppfylla de ursprungliga målen eller affärsmålen.

Ofta förväntar sig intressenterna att teamen ska kunna tillgodose små förändringar under projektets genomförande. Men ofta blir sådana små ändringar större och leder till att projektet spårar ur från sina ursprungliga mål. Följaktligen uppfyller projekten inte affärsmålen.

Projekts färdplaner hjälper till att hantera dessa situationer. Som ett resultat av detta förblir alla projektintressenter fokuserade på projektmålen.

Möt intressenternas förväntningar

I samma KPMG-undersökning framkom också att endast en av tre organisationer levererar projekt som sannolikt kommer att uppnå intressenternas tillfredsställelse.

Projekts färdplaner håller intressenterna uppdaterade om projektets mål, framsteg och hinder. På så sätt kan intressenterna fatta beslut vid rätt tidpunkt för att hålla projektet på rätt spår.

Insultera teammedlemmar från intressenter

Vissa intressenter gillar ett praktiskt tillvägagångssätt för att hantera projekt.

Samtidigt som intressenternas medverkan är avgörande kan mikrostyrning av intressenterna göra teamet obekvämt.

En sådan situation kan också leda till förvirring när teammedlemmar rapporterar till och tar emot instruktioner från flera chefer.

Körplaner på hög nivå hjälper till att hålla teamet säkert från intressenternas inblandning. Samtidigt förblir intressenterna fokuserade på färdplanen utan att oroa sig för den dagliga projektverksamheten.

Skapa grunder för projektplanen

En projektplan är inget annat än en granulär plan på uppgiftsnivå för att uppnå en milstolpe som definieras i färdplanen. När alla intressenter har godkänt färdplanen är det enkelt att utöka färdplanen till en plan.

Att utveckla en projektplan utifrån en färdplan håller både intressenter och teamet på samma sida. Detta innebär att projektleveranserna är mer anpassade till intressenternas förväntningar.

Projektplan vs. projektfärdplan:

Nu när du känner till syftet med en färdplan ska vi titta på vad som skiljer en färdplan från en projektplan.

En projektplan är ett detaljerat dokument som kommunicerar:

• Vilka uppgifter måste göras?
• Varför?
• Och av vem?

Mestadels internt, det hjälper projektledare att kommunicera uppgifter till teammedlemmar och spåra milstolparnas framskridande.

Projektplaner kan skapas och hanteras med hjälp av uppgiftslistor, Kanban-tavlor eller tidslinjer.

En färdplan ger å andra sidan en översikt över projektet utan att gå in på detaljer. Den är användbar för projektledare för att hålla intressenterna uppdaterade.

Sammanfattningsvis ger färdplanen ett makroperspektiv på projektet. Medan projektplanen ger ett mer mikroplanerat synsätt.

Båda är viktiga artefakter inom projektledning, där projektplanen utvecklas från en färdplan.

Mallar för färdplaner för projekt: Fördelar & Nackdelar

En mall för projektfärdplan är ett färdigt kalkylblad eller presentationsdokument. Du kan redigera en mall och skapa din egen färdplan.

Det finns massor av mallar tillgängliga online som du kan börja använda direkt.

Men dessa mallar är inte utan nackdelar:

• Mallar blir allt svårare att hantera när du lägger till fler projektdetaljer.
• Det är inte lätt eller intuitivt att göra snabba ändringar i en mall.
• Att samarbeta med mallar är nästan omöjligt utan en hel del fram och tillbaka.

Konsultera att använda projektplaneringsverktyg i stället

Istället för oflexibla mallar kan du använda ett enkelt projektplaneringsverktyg som Toggl Plan. Toggl Plan är den perfekta lösningen på alla dina behov av projektplanering.

• Det levereras med ett Gantt-diagrams tidslinje för en detaljerad men ändå enkel projektplaneringsprocess.
• Du kan enkelt fastställa ramarna för projektet, dela dem och samarbeta med alla i ditt team.
• Du kan klicka och lägga till detaljer till specifika uppgifter, färgkoda för bättre visuell representation och dela upp ett långt och komplicerat projekt med hjälp av milstolpar.
• Och när du väl har satt upp färdplanen kan du utöka den till en detaljerad projektplan. Och hantera ditt projektgenomförande genom att spåra uppgifternas framskridande med hjälp av Kanban-tavlor.

Resurser för färdplansmallar

Om du fortfarande behöver en färdplansmall för projekt som inspiration eller för att använda dem i dina kontorsverktyg, finns här tre resurser som hjälper dig att komma igång:

• Mallar för tidslinjer för MS office
• Mallar för färdplaner för projekt med öppen källkod
• Mallar för gantt-diagram för Google Sheets

Hur skapar man en färdplan för projekt?

Sedan tidigare har vi sett vad en färdplan är och dess syfte. Låt oss nu titta på hur man skapar en färdplan.

Här är stegen:

1. Håll ett projektstartmöte.
2. Samla in nödvändig projektinformation.
3. Skapa en tidslinje för färdplanen.

Håll ett projektstartmöte

Kickoff-mötet är kanonskottet i början av ett lopp. Syftet med mötet är med andra ord att:

• Introducera intressenterna och lära känna teamet.
• Förstå intressenternas förväntningar.
• Förklara eventuella frågor eller tidiga luckor i projektet.

Samla in nödvändig projektinformation

Du måste samla in all information som kan påverka ett projekt innan du kan hoppa in för att skapa en färdplan. Detta inkluderar projektmål, leveranser, milstolpar, inblandade personer, nödvändiga resurser, risker, beroenden etc.

• Projektets omfattning och leveranser för att hjälpa till att prioritera leveransen.
• Överenskomna milstolpar för att hjälpa teamet att hålla sig på rätt spår för att hålla tidsfristerna.
• Lagmedlemmar och resurser för projektet och deras tillgänglighet under projektets tidsplan.
• Risker som kan leda till att projektet avviker från tidsplan eller budget.

Skapa projektets färdplan

Du kan alltid skapa en färdplan med hjälp av ett kalkylblad eller en mall. Det blir dock riktigt enkelt att skapa en färdplan med hjälp av ett visuellt projektplaneringsverktyg som Toggl Plan.

Här ser en enkel färdplan för ett projekt för webbdesign ut på tidslinjen i Toggl Plan.

För att skapa en färdplan:

• Prioritera projektleveranserna utifrån beroenden och affärsmål.
• Beräkna den ansträngning och tid som krävs för varje leverans. Kom ihåg att ta hänsyn till resurs- och lagtillgänglighet samt eventuella risker som kan försena projektet.
• För varje leverabel ska du lägga till milstolpar.
• Lägg upp de uppgifter på hög nivå som kommer att leda fram till milstolpen på tidslinjen.

Här är en snabb video som visar hur du skapar en färdplan med Toggl Plan.

Mötande av intressenternas förväntningar

Nu när du har en färdplan för projektet klar ska vi förstå hur du kan hålla intressenterna nöjda. Så här gör du:

• Involvera intressenterna för att tillsammans skapa en färdplan. Detta säkerställer att intressenterna är medvetna om vad som händer när, även innan projektet börjar.
• Uppdatera färdplanen ofta. Projektplanerna ändras med nya genombrott eller risker. Därför bör alla ändringar uppdateras på färdplanen omedelbart och delas med intressenterna.
• Kommunicera projektrisker tidigt. Som projektledare kämpar du ständigt mot och begränsar risker. Genom att hålla intressenterna informerade undviker du överraskningar och obehagligheter i sista minuten.

Med Toggl Plan finns det två sätt att hålla intressenterna uppdaterade.

För det första kan du lägga till intressenter i ditt team. På så sätt kan de samarbeta med dig när du skapar färdplanen. De kan också få meddelanden via e-post när något ändras.

Tidslinjen i Toggl Plan är lätt att använda och intuitiv. Även mindre tekniskt kunniga intressenter kommer att tycka att den är lätt att använda.

För det andra kan du dela en läsvänlig vy av tidslinjen med intressenterna. På så sätt kan de följa med i vad som händer i projektet utan att behöva bry sig om de små detaljerna.

Sammanfattning

En färdplan för ett projekt hjälper till att starta ett projekt och hantera intressenternas förväntningar. Den bidrar också till att hålla teamet motiverat att hålla sig till deadlines.

Att skapa en färdplan innebär tre steg:

• Hålla ett uppstartsmöte.
• Samla in projektinformation (mål, omfattning, leveranser, milstolpar, risker etc.).
• Skapa tidsplanen för färdplanen.

Du kan göra en färdplan för ett projekt med vilket kontorsprogram som helst. Men om du använder ett visuellt tidslinjeverktyg som Toggl Plan är det superenkelt att skapa och uppdatera en färdplan.

Anmäl dig till ett gratis Toggl Plan-konto