OneNote 101: Bli organiserad och produktiv med Microsoft OneNote

Om ditt kontor är som vårt, sker det varje vecka möten, kaffesamtal och improviserade statusuppdateringar i korridoren. För vissa är det varje dag. Och när de gör det är det oundvikligt att gå därifrån med en massa anteckningar, idéer, frågor, uppföljningar och uppgifter att göra.

Problemet är att det kan bli riktigt rörigt att hålla reda på dina anteckningar, riktigt snabbt.

Det är faktiskt troligt att du har några anteckningar från ett möte flaggade i din inkorg, kanske är de sparade i ett Word-dokument eller, ännu bättre, klottrade på en sida i din trogna anteckningsbok som du kommer att försöka tyda i morgon.

Med otaliga möten, dagliga uppgifter och din ständigt växande hög med klisterlappar kan det kännas svårt att hålla koll på dina kycklingskrapor – och din dag – men det behöver det inte vara.

När det gäller att förenkla och organisera dina anteckningar har du en uppsjö av appar att välja mellan. Men vi ska inte slösa tid på att väga för- och nackdelar med varje app. Vi rekommenderar att du använder Microsoft OneNote.

Det är den bästa appen för anteckningar som finns tillgänglig

Varför?

Den är lätt att navigera och finns tillgänglig på alla dina enheter, med omedelbar sökning och möjlighet att dela, samarbeta och skapa i realtid, vilket gör att det känns som en promenad i parken att hålla koll på dina anteckningar – och din dag.

Och framför allt betyder det att vi är Microsoft Gold Partner, vilket innebär att vi är oförvitligt partiska.

Men om vi lägger våra guldtroféer åt sidan rekommenderar vi att du använder OneNote, även om du föredrar en snygg anteckningsbok med läderbindning och fjäderpenna.

Samt sett är Microsoft OneNote en digital anteckningsbok som gör det möjligt för dig att göra anteckningar och organisera din dag – på det sätt du vill.

Behövs en särskild anteckningsbok för ett projekt?

Enklast.

Vad sägs om en anteckningsbok som hela teamet kan komma åt och uppdatera samtidigt?

Inga problem.

Och kanske bara någonstans att lagra dina personliga anteckningar och favoritrecept?

Enkel.

Hur du än väljer att använda OneNote innebär den levande synkroniseringen att du har en enda digital anteckningsbok till hands, så att du alltid hittar dina anteckningar precis där du lämnade dem.

I den här handledningen introducerar vi dig till OneNote och visar hur du kommer igång, så att du kan sopa undan röran och ta din produktivitet och dina anteckningar till nästa nivå.

OneNote 101: Komma igång

Att komma igång med OneNote börjar med en snabb pratstund med din favorit-IT-support – eller ett besök på Microsofts OneNote-webbplats för att ladda ner och installera den kostnadsfria appen – ja, den är 100 % gratis.

När du ändå är där föreslår vi att du laddar ner och installerar en version för dina Android-, Windows- och IOS-enheter också.

Notera: I den här handledningen använder vi OneNote för Windows 10. De olika versionerna kan ha lite olika funktioner och gränssnitt, men kärnfunktionaliteten är densamma i alla versioner av OneNote-appen.

Om du tidigare har ägnat någon längre tid åt att försöka ”organisera dig” genom att släpa runt på en fysisk anteckningsbok kommer du att märka att OneNote har en liknande hierarki:

Introduktion av anteckningsböcker, sektioner och sidor

Anteckningsböcker

Anteckningsböcker sitter högst upp i kedjan och representerar vanligtvis ett brett ämne. Du kan till exempel bestämma dig för att ha separata anteckningsböcker för ditt privatliv och ditt arbete. Eller så kanske du vill gå mer detaljerat tillväga och skapa en separat anteckningsbok för var och en av dina kunder eller projekt. Oavsett vad du beslutar finns det inget rätt eller fel tillvägagångssätt här, bestäm bara vad som fungerar bäst för dig och gå vidare.

Avsnitt

I din anteckningsbok kan du segmentera dina anteckningar i färgglada flikar som kallas avsnitt. Sektioner hjälper dig att organisera din anteckningsbok i underämnen och grupper. Om du till exempel har en anteckningsbok för ”Klient Z” kan du välja att ha separata sektioner för möten, projekt och allmän information.

Sidor

I dina sektioner hittar du dina sidor – det är här du lägger in dina anteckningar, bilder, ljud, video, länkar och nästan vad som helst du kan komma på. Om du fortsätter med exemplet ”Klient Z” ovan kan du i avsnittet ”Möten” välja att ha en sida för varje möte du har med din klient.

OneNotes största styrka är dess flexibilitet. Hur du väljer att strukturera dina anteckningsböcker, sektioner och sidor beror alltid på dina individuella behov, men du behöver inte oroa dig för ”den bästa strukturen” för att komma igång. Du kan alltid flytta runt sektioner och sidor och till och med öppna och stänga så många anteckningsböcker du vill.

För att du ska kunna hålla dig på topp när det gäller anteckningar utan papper måste du kunna fånga dina idéer och ditt innehåll snabbt och enkelt. De goda nyheterna? OneNotes funktionsrika verktyg gör detta till en barnlek, så här gör du:

OneNote 101: Hur du fångar dina anteckningar var som helst

Fri formulärinmatning

Att skriva in en ny i OneNote är lite som att använda Microsoft Word, men till skillnad från Word har du friheten att infoga innehåll var som helst på sidan – och flexibiliteten att dra det dit du vill.

Och detta är inte begränsat till text. Med ett snabbt klick på fliken Infoga kan du infoga en hel massa olika data, från bilder, webblänkar och figurer till mötesinformation, videor och ljud, ja, den kan till och med göra matematiska ekvationer om du ber den om det.

Och om du fortfarande föredrar att klottra ner dina anteckningar på fri hand kan du göra det.

När du använder OneNote på en enhet med pekskärm, t.ex. en surfplatta eller en smarttelefon, kan du skriva ner anteckningar, former och idéer med hjälp av din stylus eller ditt finger. Ännu bättre är att OneNote kan omvandla dina skrapningar till läsbar – och sökbar – text, så att du slipper försöka lista ut vad du har skrivit.

Håller dina anteckningar – och din inkorg – rena

”Har du tid?”

Hur ofta blir du avbruten vid ditt skrivbord för en improviserad pratstund om en kund, ett projekt eller en uppgift?

Och hur ofta letar du runt ditt skrivbord efter en skrivmaskin för att sedan ge upp, öppna ett nytt mejl och skicka en lista med dina nyfunna uppgifter?

”Hela tiden!” ?

Om så är fallet kan du ägna två minuter åt att konfigurera email-to-OneNote – eller be ditt smarta, insiktsfulla och ödmjuka IT-team att göra det åt dig.

Det innebär att nästa gång du fastnar mitt i något med anteckningarna nere behöver du inte förstöra din inkorg. Istället är det bara att skicka anteckningarna till [email protected] så finns de genast tillgängliga i din OneNote-anteckningsbok. Så enkelt är det.

Notera: Du kan också skicka en kopia av dina reseplaner, kvitton eller viktiga e-postmeddelanden till [email protected] för att göra det enkelt att arkivera och hitta viktig information.

Web Clipper

Om du tillbringar någon del av dagen med att söka efter innehåll på nätet, t.ex. nya produkter till din chef, en ny kaffesort till kontoret eller en mycket kort lista över Perths bästa leverantörer av IT-support … 😉 OneNotes webbklippare fångar innehållet på en webbsida till din anteckningsbok, där du snabbt och enkelt kan redigera, kommentera och dela informationen.

Det finns mer, eftersom OneNote automatiskt synkroniserar dina anteckningsböcker på alla dina enheter kan du till och med komma åt dina klippta webbsidor på vilken dator, surfplatta eller telefon som helst – även när du är offline.

Oavsett om det handlar om att skriva, klippa, skriva med tusch eller skicka e-post finns det många sätt som OneNote hjälper dig att snabbt och effektivt få dina idéer på ett papper. Vilket innebär att du kommer att ha en anteckningsbok full av underbara anteckningar på nolltid. Vilket är bra, förutsatt att du inte slösar tid på att bläddra igenom sidor för att hitta saker.

Tyvärr har OneNote några verktyg som gör det enkelt att söka, dela och säkra dina anteckningar. Ta en titt:

OneNote 101: Hur du söker, delar och säkrar dina anteckningar

Det bästa med att använda OneNote i stället för en traditionell anteckningsbok är möjligheten att omedelbart hämta det du letar efter, utan att behöva bläddra igenom sida efter sida för att hitta det.

OneNote Search

Ett klick på sökikonen, eller ett vältajmat CTRL + F för dem som är förtjusta i en udda tangentbordsgenväg, öppnar OneNotes sökfält. Ange bara dina sökkriterier och OneNote kommer snabbt att utforska all din skrivna text, dina handskrivna anteckningar och till och med ord som förekommer i bilder för att hitta en träff.

Notera: Om du vill begränsa dina sökresultat kan du välja att begränsa OneNotes sökning till din aktuella anteckningsbok, ditt aktuella avsnitt eller din aktuella sida med hjälp av rullgardinsalternativet under sökfältet.

Märkning

Med ditt innehåll ordnat i anteckningsböcker, avsnitt och sidor kanske du tror att det är all organisation du kommer att behöva. Vilket är bra. Det är dags att snabbt skjuta din gamla anteckningsbok åt sidan.

Men precis innan du gör det. En titt på OneNotes märkningssystem kan få dig att knuffa den gamla anteckningsboken i papperskorgen. Vilket är ännu bättre.

Hur fungerar OneNote Tags?

Vad sägs om att du driver ett projekt, låt oss kalla det Projekt:

Och låt oss anta att du har skapat en särskild anteckningsbok för projektet, eftersom du är en extra duktig antecknare.

Och i den här anteckningsboken har du skapat en sektion för ”Möten”, som innehåller flera sidor med anteckningar, en för varje möte som du har haft under hela projektets gång.

Genialiskt. Det borde se ut ungefär så här:

Under projektets gång är det oundvikligt att du kommer att ha flera möten. Frågor kan dyka upp, nya uppgifter kan fastställas eller viktig information delas. Och det är ditt jobb att förmedla informationen, delegera uppgifterna, svara på frågorna och rädda världen.

Tänk om du, utan att behöva skumma igenom varje sida med anteckningar, kunde:

• Omedelbart hämta alla frågor som ställdes under varje enskilt möte?
• Hämta en lista över varje åtgärdspost som du måste delegera, eller till och med
• Hitta alla brainstormade förslag och idéer som delats under hela projektet?

Ja, det kan du med hjälp av taggar.

Märkning av anteckningar innebär att du snabbt kan återvända till viktiga punkter, påminna dig själv om uppgifter eller filtrera anteckningarna på det sätt som du vill. Du kan tagga allt från en enda textrad till en hel sida. Och det är enkelt:

För att märka dina anteckningar är det bara att placera markören bredvid ditt innehåll, klicka på fliken Hem och välja din tagg från rullgardinslistan.

Som standard är OneNote förinstallerat med ett urval av taggar, t.ex. ”Viktigt”, ”Att göra” och ”Fråga”, som du kan använda direkt. Men du kan också skapa egna anpassade taggar. Om du, som vi, har flera team i din organisation kanske du vill skapa en tagg för varje team, eller en serie taggar för olika prioriteringar och så vidare.

För att skapa en egen tagg klickar du bara på ”Create New Tag” (Skapa ny tagg) i rullgardinsmenyn för taggar, ger taggen ett namn och väljer en ikon som du vill använda för taggen. Din anpassade tagg kommer nu att vara tillgänglig för användning i rullgardinsmenyn Tagg.

När du snabbt vill filtrera dina anteckningar efter en specifik tagg är det bara att navigera till sökfältet och skriva in namnet på din tagg. Om du till exempel vill hämta alla frågor i din anteckningsbok kan du trycka på CTRL+F för att få upp sökfältet, skriva ”Question” och OneNote visar alla objekt som du har taggat med taggen question.

Anm.: Om du vill begränsa sökresultatet för dina taggade anteckningar kan du begränsa sökningen i OneNotes till den aktuella anteckningsboken, det aktuella avsnittet eller den aktuella sidan med hjälp av rullgardinsalternativet under sökfältet.

Delning och samarbete

Oavsett om du för protokoll till ett viktigt möte, för anteckningar på en konferens eller brainstormar idéer till ett projekt kommer det att komma en tid då du får ett meddelande som det här:

Och eftersom du är den anteckningshjälte som du är, så är du villig att kopiera och klistra in dina anteckningar i ett e-postmeddelande och skicka iväg det – och inleda en episk match i tennis med anteckningar via e-post … Men tänk om du inte behövde göra det?

OneNote ger dig möjlighet att dela din anteckningsbok med teammedlemmar, vänner eller familj, så att du kan samarbeta, dela, samla in feedback och brainstorma idéer – i realtid. Faktum är att OneNote till och med håller reda på vem som bidragit med vad genom att automatiskt infoga deras initialer bredvid innehållet.

Så nästa gång du vill dela dina anteckningar är det bara att navigera till knappen Dela i det övre högra hörnet och ange e-postadressen till den person som du vill dela din anteckningsbok med.

”Men vad händer om jag inte vill att de ska kunna redigera mina anteckningar?”

Vi förstår det. Vi kan också vara värdefulla när det gäller våra anteckningar. Som tur är har du fullständig kontroll över vem som har rätt att redigera eller bara se dina anteckningar.

Klicka bara på rullgardinsmenyn under mottagarens e-postadress för att välja mellan ”Kan redigera” och ”Kan visa”.

”Men jag vill inte att de ska kunna se alla mina anteckningar…”

Vi fattar det här också – du vill inte att känslig information ska hamna i fel händer, eller hur? Till skillnad från din gamla anteckningsbok gör OneNote det enkelt att skydda din information med lösenordsskyddade sektioner.

Hur du lösenordsskyddar dina anteckningar

1. Navigera till den sektion i din anteckningsbok som du vill skydda och högerklicka på sektionsfliken för att visa alternativmenyn.
2. Välj ”Lösenordsskydd” och klicka på ”Lägg till lösenord”.
3. Inför och bekräfta lösenordet, klicka sedan på Enter.

Med ditt avsnitt under lås och bom kommer ingen att kunna visa sidorna i det avsnittet utan lösenordet, även om du delar din anteckningsbok.

Några viktiga anteckningar om lösenord:

• Lösenord är skiftlägeskänsliga och kan endast tillämpas dina anteckningsboksavsnitt
• OneNote använder kryptering för att säkra dina lösenordsskyddade avsnitt. Detta innebär att om du glömmer dina sektionslösenord kommer ingen att kunna återställa och låsa upp dina anteckningar – inte ens Microsoft. Så var försiktig när du skriver in anteckningar och använd en lösenordshanterare för att sätta ditt lösenordsspel på autopilot.
• Låsta sektioner ingår inte heller i sökningar i anteckningsböcker. Så du måste först låsa upp sektionen med ditt lösenord för att dina anteckningar ska vara sökbara.

Din dag, organiserad.

Oavsett om du använder OneNote på datorn eller på din mobila enhet kan du med OneNote alltid hitta dina anteckningar precis där du lämnade dem.

Det finns mycket som OneNote kan erbjuda när det gäller att organisera din dag. Vi vill gärna veta hur du använder OneNote för att hålla dig organiserad i kommentarerna nedan.

Om du är nybörjare i OneNote och trött på att e-post, klisterlappar och oläsliga uppgifter fyller din värld, kan du prova några av förslagen ovan – det kan göra anteckningsarbetet lätt som en plätt. Till och med trevligt.