Ledningsprinciper

Organisationskommunikationsflöden

Informationen kan flöda i fyra olika riktningar i en organisation: nedåtriktad, uppåtriktad, horisontell och diagonal. Organisationens storlek, karaktär och struktur dikterar i vilken riktning den mesta informationen flödar. I mer etablerade och traditionella organisationer flödar mycket av kommunikationen i en vertikal nedåt- och uppåtriktad riktning. I informella företag, t.ex. nystartade teknikföretag, tenderar informationen att flöda horisontellt och diagonalt. Detta är naturligtvis en funktion av den nästan platta organisatoriska hierarkin och behovet av samarbete. Inofficiell kommunikation, som den som sprids i företagets grapevine, förekommer i båda typerna av organisationer.

Downward Communication Flows

Downward communication är när företagsledare och chefer delar information med anställda på lägre nivå. Om det inte begärs som en del av meddelandet förväntar sig avsändarna vanligtvis inte (eller vill särskilt gärna) få ett svar. Ett exempel kan vara ett tillkännagivande om en ny vd eller ett meddelande om en sammanslagning med en tidigare konkurrent. Andra former av kommunikation på hög nivå nedåt är tal, bloggar, podcasts och videor. De vanligaste typerna av nedåtriktad kommunikation är vardagliga direktiv från avdelningschefer eller linjechefer till anställda. Dessa kan även vara i form av instruktionsmanualer eller företagshandböcker.

Den nedåtgående kommunikationen levererar information som bidrar till att uppdatera arbetskraften om viktiga organisationsförändringar, nya mål eller strategier, ge feedback om prestationer på organisationsnivå, samordna initiativ, presentera en officiell policy (PR) eller förbättra arbetstagarnas arbetsmoral eller konsumentrelationer.

Uppåtgående kommunikationsflöden

Information som rör sig från anställda på lägre nivå till anställda på högre nivå är uppåtgående kommunikation (ibland också kallad vertikal kommunikation). Uppåtriktad kommunikation sker till exempel när arbetstagare rapporterar till en arbetsledare eller när gruppledare rapporterar till en avdelningschef. De saker som vanligtvis kommuniceras uppåt är bland annat lägesrapporter, förslag till projekt, budgetberäkningar, klagomål, förslag till förbättringar och problem med tidtabellen. Ibland föranleder en kommunikation nedåt ett svar uppåt, t.ex. när en chef ber om en rekommendation för en reservdel eller en uppskattning av när ett projekt kommer att slutföras.

Ett viktigt mål för många chefer idag är att uppmuntra till spontan eller frivillig kommunikation uppåt från de anställda utan att de behöver fråga först. Vissa företag går så långt att de anordnar tävlingar och delar ut priser till de mest innovativa och kreativa lösningarna och förslagen. Innan de anställda känner sig bekväma med att komma med denna typ av förslag måste de dock lita på att ledningen kommer att erkänna deras bidrag och inte oavsiktligt underminera eller ignorera deras ansträngningar. Vissa organisationer har till och med inrättat ”whistleblower”-telefoner som gör det möjligt för de anställda att anonymt rapportera farlig, oetisk eller olaglig verksamhet för att undvika eventuella repressalier från högre chefer i företaget.

Horisontella och diagonala kommunikationsflöden

Exempel på kanaler som bär extern kommunikation är pressinformation, faktablad, presspaket, nyhetsbrev, tidskrifter, broschyrer, pressmeddelanden, årsrapporter, fakturor och inköpsorder.

Horisontell kommunikation innebär att information utbyts mellan avdelningar på samma nivå i en organisation (dvs, peer-to-peer-kommunikation). Syftet med de flesta horisontella kommunikationer är att begära stöd eller samordna aktiviteter. Personer på samma nivå i organisationen kan samarbeta för att arbeta med problem eller frågor på ett informellt sätt och efter behov. Chefen för produktionsavdelningen kan samarbeta med inköpschefen för att påskynda eller fördröja leveransen av material. Ekonomichefen och lagercheferna kan kopplas in så att organisationen kan få maximal nytta av samordningen. Kommunikation mellan två anställda som rapporterar till samma chef är också ett exempel på horisontell kommunikation. Vissa problem med horisontell kommunikation kan uppstå om en chef är ovillig eller omotiverad att dela med sig av information, eller om han eller hon ser ansträngningar att arbeta gemensamt som ett hot mot sin ställning (territoriellt beteende). I ett sådant fall måste chefen på nästa nivå kommunicera nedåt för att förstärka företagets värderingar om samarbete.

Diagonal kommunikation är tvärfunktionell kommunikation mellan anställda på olika nivåer i organisationen. Om till exempel vice vd:n för försäljning skickar ett e-postmeddelande till vice vd:n för tillverkning och frågar när en produkt kommer att vara tillgänglig för leverans, är detta ett exempel på horisontell kommunikation. Men om en försäljningsrepresentant skickar ett e-postmeddelande till vice vd:n för marknadsföring har diagonal kommunikation ägt rum. När kommunikationen går från en avdelning till en annan avdelning bör avsändarens chef göras delaktig i detta. En chef kan hamna i en pinsam situation och framstå som inkompetent om han eller hon inte är medveten om allt som händer på sin avdelning. Förtroende kan gå förlorat och karriärer skadas om man inte uppmärksammar viktiga kommunikationsprotokoll.

Diagonal kommunikation blir allt vanligare i organisationer med en platt, matris- eller produktbaserad struktur. Fördelarna är bland annat:

• Att bygga upp relationer mellan anställda på högre och lägre nivå från olika delar av organisationen.
• Att uppmuntra ett informellt informationsflöde i organisationen.
• Att minska risken för att ett budskap förvrängs genom att passera ytterligare filter.
• Minska arbetsbelastningen för chefer på högre nivå.

Externa kommunikationsflöden

Kommunikationen startar och slutar inte inom organisationen. Extern kommunikation fokuserar på målgrupper utanför organisationen. Högsta ledningen – med hjälp av specialiserade avdelningar som PR eller juridik – kontrollerar nästan alltid kommunikation som rör den offentliga bilden eller som kan påverka dess ekonomiska situation. Ledningen på första och mellersta nivå hanterar i allmänhet den operativa affärskommunikationen, t.ex. inköp, rekrytering och marknadsföring. Vid kommunikation utanför organisationen (oavsett nivå) är det viktigt att de anställda uppträder professionellt och inte gör åtaganden som ligger utanför deras behörighetsområde.

Bidrag!

Förbättra den här sidanLär dig mer