Introduktion till affärsverksamhet

Beslut, beslut: Management Support Systems

Transaktionshanteringssystem automatiserar rutinmässiga och tråkiga backoffice-processer som redovisning, orderhantering och finansiell rapportering. De minskar kontorsutgifterna och ger snabbt grundläggande verksamhetsinformation. Ledningsstödssystem (MSS) använder den interna huvuddatabasen för att utföra analyser på hög nivå som hjälper cheferna att fatta bättre beslut.

Informationsteknik som datalagring är en del av mer avancerade MSS. Ett datalager kombinerar många databaser i hela företaget till en central databas som stöder ledningens beslutsfattande. Med ett datalager kan cheferna enkelt få tillgång till och dela data i hela företaget för att få en bred överblick i stället för bara isolerade informationssegment. Datalager omfattar programvara för att extrahera data från operativa databaser, för att underhålla data i lagret och för att tillhandahålla data till användarna. De kan analysera data mycket snabbare än transaktionsbearbetande system. Datalager kan innehålla många datamarkörer, särskilda delmängder av ett datalager som var och en behandlar ett enda område av data. Data marts är organiserade för snabb analys.

Företagen använder datalager för att samla in, säkra och analysera data för många olika ändamål, t.ex. system för hantering av kundrelationer, upptäckt av bedrägerier, analys av produktlinjer och förvaltning av företagstillgångar. Detaljhandlare kanske vill identifiera kundernas demografiska egenskaper och shoppingmönster för att förbättra svaren på direktutskick. Banker kan lättare upptäcka kreditkortsbedrägerier och analysera kundernas användningsmönster.

Enligt Forrester Research använder cirka 60 procent av företagen med en miljard dollar eller mer i intäkter datalager som ett förvaltningsverktyg. Union Pacific (UP), en järnväg som omsätter 19 miljarder dollar, använde sig av datalagerteknik för att effektivisera sin affärsverksamhet. Genom att konsolidera flera separata system fick UP ett enhetligt system för leveranskedjan som också förbättrade kundservicen. ”Innan vårt datalager kom till stånd hade vi system med stovepipe-system”, säger Roger Bresnahan, huvudingenjör. ”Inget av dem pratade med varandra. . . . Vi kunde inte få en helhetsbild av järnvägen.”

UP:s datalagersystem tog många år och involverade 26 avdelningar att skapa. Resultaten var väl värda ansträngningen: UP kan nu göra mer exakta prognoser, identifiera de bästa trafiklederna och fastställa de mest lönsamma marknadssegmenten. Förmågan att förutsäga säsongsmönster och hantera bränslekostnader mer noggrant har sparat UP miljontals dollar genom att optimera utnyttjandet av lokomotiv och andra tillgångar och genom effektivare bemanningsstyrning. På bara tre år, rapporterar Bresnahan, hade datalagret betalat sig självt.

På den första nivån i ett MSS finns ett system för informationsrapportering, som använder sammanfattande uppgifter som samlats in av TPS för att ta fram både regelbundet återkommande och särskilda rapporter. Detaljeringsnivån skulle bero på användaren. Ett företags lönepersonal kan få en veckovis lönerapport som visar hur varje anställds lönecheck har fastställts. Chefer på högre nivå kan få en sammanfattande lönerapport som visar den totala arbetskostnaden och övertid per avdelning samt en jämförelse av den aktuella arbetskostnaden med föregående års arbetskostnad. Undantagsrapporter visar fall som inte uppfyller någon standard. En undantagsrapport för kundfordringar som visar alla kunder med förfallna räkningar skulle hjälpa inkassopersonalen att fokusera sitt arbete. Särskilda rapporter genereras endast när en chef begär det; till exempel kan en rapport som visar försäljningen per region och kundtyp belysa orsakerna till en försäljningsnedgång.