Hur man utvecklar en rekryteringsplan

En framgångsrik rekryteringsplan är mer än bara siffror. Lediga tjänster och rekryteringsbudgetar utgör grunden för rekryteringsplaner, men genom att använda goda rekryteringsmetoder kan man höja dem.

Hur man skapar en rekryteringsplan:

Översyn av dina arbetsbeskrivningar

Arbetsuppgifter kan förändras med tiden. Prata med gruppledarna och fråga dem hur deras roller, och gruppmedlemmarnas roller, har förändrats. Om ditt säljteam nu utför kontanthantering bör du uppdatera deras arbetsbeskrivningar.

Om du ännu inte har några formella arbetsbeskrivningar kan du överväga att genomföra en arbetsanalys – en process för att fastställa ett arbetes uppgifter och krav. Ordna intervjuer med personalen för att diskutera deras roller och ansvarsområden. Du kan också använda mallar för arbetsbeskrivningar, ett bekvämt alternativ till att genomföra en arbetsanalys.

Gör en analys av kompetensluckor

Att genomföra en analys av kompetensluckor är ett systematiskt sätt att analysera personalens nuvarande kompetensnivå och identifiera de färdigheter du vill ha i framtiden.

För att genomföra en analys av kompetensgap:

1. Identifiera de färdigheter som ni kommer att behöva i framtiden.
2. Bedöm de färdigheter som företaget redan har.
3. Genomför nuvarande färdigheter med önskade färdigheter och planera för att fylla luckorna.

Identifiera framtida rekryteringsbehov genom att prata med den högsta ledningen och gruppcheferna för att förstå de befintliga kompetensnivåerna. Ta reda på hur de planerar att nå nästa års mål. Komplettera deras insikter med färska prestationsbedömningar eller medarbetarundersökningar. Betygsätt varje kompetens du söker på en skala (oftast en tre- eller femgradig skala).

Prioritera de kompetensluckor du upptäcker. Du kan också åtgärda luckor genom att skapa utbildningsplaner för dina anställda. När kompetensluckorna är för stora kan du överväga att anställa nya personer för att fylla dem.

Visualisera din anställningsaktivitet

En analys av kompetensluckor ger en allmän uppfattning om hur många nyanställningar du behöver för att täcka luckorna, men det finns andra sätt att förutsäga anställningsbehovet. Du kan använda kvantitativa metoder för att förutse framtida anställningar i din rekryteringsplan. Företag kan till exempel fastställa dagliga försäljningsmål för att nå sina intäktsmål. De kan använda produktivitetsmått för att ta reda på om deras nuvarande antal anställda kan uppnå dessa mål. Om inte kan de beräkna hur många fler personer de behöver anställa.

Insikter från rekryterande chefer kan också ge dig en bra uppskattning av hur många personer du behöver anställa. Boka in möten med rekryterande chefer för att diskutera din rekryteringsplan och deras personalbehov. Använd informationen för att skapa ett kalkylblad för anställningsplanen med antalet förväntade nyanställningar per kvartal eller månad. Här är ett exempel:

Anställ i god tid före större team- eller avdelningsinitiativ, så att dina nyanställda får tillräckligt med tid för att lära sig sina arbetsuppgifter och slutföra sin inkörningsperiod. Om ditt marknadsföringsteam till exempel planerar att lansera en ny kampanj i juni, ska du uppfylla dina rekryteringsbehov i god tid innan dess – helst under det första kvartalet. Tänk på din genomsnittliga tidsåtgång för tillsättning och anställningstid. Ett system för att spåra sökande (Applicant Tracking System, ATS) kan ge dig den här informationen automatiskt.

Förbättra din rekryteringsprocess:

Se över dina tidigare rekryteringsplaner och rekryteringsvanor och fråga dig själv:

• Har rekryteringsteamen kommunicerat bra?
• Har rekryteringsprocesserna uppfyllt de rekryterande chefernas krav?
• Hur presterade de nyanställda under sin prövotid?
• Hur stor var omsättningshastigheten för nyanställda (nyanställda som slutade under de tre första månaderna)?
• Fanns det några juridiska problem med rekryteringsprocesserna eller kandidaternas erfarenheter? (Tänk t.ex. på olagliga intervjufrågor och deras lagliga alternativ)
• Behövs det några ändringar i din rekryterings- eller anställningspolicy?

Svaren på dessa frågor kommer att påverka ditt sätt att anställa och hur mycket du kommer att spendera på att göra det på ett effektivt sätt. Om du till exempel upptäcker att dina rekryteringsgrupper hade problem med att kommunicera via e-post kan du välja ett mer användarvänligt rekryteringsverktyg. Om cheferna upptäcker att nyanställda saknar vissa av de färdigheter som de förväntar sig kan de överväga att investera i tester före anställning.

En förbättrad rekryteringsprocess börjar med effektiv sourcing. Ladda ner vår kompletta sourcingguide gratis.

Skapa en rekryteringsbudget

Om du redan har planerat din rekryteringsaktivitet kan du beräkna din kostnad per anställning och din rekryteringsränta. Lägg ihop alla interna (t.ex. incitament för remissförfaranden och löner för rekryterare) och externa rekryteringskostnader (t.ex. avgifter för byråer, platsannonser och bakgrundskontroller) och dividera summan med antalet nyanställningar. Som en del av din personalbudgeteringsprocess, prognostisera det belopp du kommer att betala till dina framtida anställda i personalkostnader (löner, förmåner och fullt belastade kostnader.)

Tänk i termer av rekryteringsteam

Din rekryteringsprocess ska inte bara vara effektiv för varje enskild rekrytering. Den ska bygga upp en effektiv teamkultur som håller i längden. Så här kan du locka till dig – och behålla – bättre team:

• Sätt upp mål för mångfald. Team med mångfald presterar bättre än sina homogena motsvarigheter. Införliva mångfaldsmål i din rekryteringsprocess och utforska partnerskap med organisationer som Society of Women Engineers och Ascend, en panasiatisk organisation för affärsfolk i Nordamerika.

• Utbilda intervjuare. Även erfarna intervjuare kan vara partiska. Utbildning om lika möjligheter till anställning (Equal Employment Opportunity, EEO) kan hjälpa intervjuarna att följa de rättsliga riktlinjerna. Leverantörer som Interview EDGE och Lou Adler Group kan hjälpa intervjuarna att utveckla sina färdigheter. HR kan också organisera interna utbildningstillfällen.

• Använd processer som minskar fördomar. Fördomar är ofta omedvetna. Det är inte lätt att eliminera dem, men genom att justera dina processer kan du minska dem. Överväg att använda blinda anställningar och strukturerade intervjutekniker för att minska fördomar vid anställning.

Att skapa en anställningsplan är en möjlighet att ge kraft åt din rekrytering och ompröva ditt sätt att anställa. Om du strävar efter att anställa mer objektivt och minska fördomar kommer du att bygga mer produktiva team och främja en mer inkluderande företagskultur.

Lär dig hur du kan stärka din anställningsplan med Workable!