Hur man upprättar en likviditetsbudget

Digitalt bibliotek > Förvärv och hantering av ekonomi > Budgetering ”Hur man upprättar en likviditetsbudget”

En budget är en plan för ägare och chefer för att uppnå sina mål för företaget under en viss tidsperiod. Lär dig de grundläggande begreppen för kontantbudgetar och att utvärdera din budget från månad till månad.

VAD ATT FÖRVÄNTA

Denna Business Builder kommer att introducera dig till de grundläggande begreppen för kontantbudgetar och beskriva de steg som är nödvändiga för att förbereda en kontantbudget för ditt företag. Den kommer också att visa dig hur du utvärderar din budget från månad till månad. Denna Business Builder förutsätter att en resultaträkning och en balansräkning har upprättats för ditt företag. Information från dessa bokslut är en väsentlig del av upprättandet av en budget. Utan denna information är denna Business Builder kanske inte lika användbar som den skulle kunna vara.

Vad du bör veta innan du sätter igång

På sin mest grundläggande nivå är en budget en plan. Det är en plan för ägare och chefer för att uppnå sina mål för företaget under en viss tidsperiod.

Utarbetandet av en likviditetsbudget är en viktig ledningsuppgift. Även om vissa småföretag kan överleva en tid utan budgetering, kommer kloka företagare att inse hur viktigt det är. En likviditetsbudget kan skydda ett företag från att vara oförberedd på säsongsmässiga fluktuationer i kassaflödet eller förbereda ett företag på att dra nytta av oväntade mängdrabatter från leverantörer.

Men även om det finns andra typer av budgetar som kan utarbetas, som till exempel prognostiserade eller proformaredovisningar, så är en likviditetsbudget en förvaltningsplan för den viktigaste faktorn för ett företags lönsamhet – dess likviditetsläge. Ett företags likviditetsposition bestämmer hur leverantörer kommer att betalas, hur en bank kommer att svara på en låneförfrågan, hur snabbt ett företag kan växa, samt påverkar direkt utdelningar, ökningar av ägarens eget kapital och lönsamhet.

Många småföretag anser att det är till hjälp att utarbeta månatliga likviditetsbudgetar och att analysera eventuella avvikelser mellan de budgeterade och de faktiska beloppen på månadsbasis. Detta gör det möjligt för småföretagare och chefer att hålla koll på eventuella oväntade kassaförbrukningar.

Var försiktig med…För att skapa en kassabudget måste du göra uppskattningar (eller bästa gissningar) om många olika aspekter av ditt företag och den miljö där det är verksamt. Den framtida försäljningen kommer att bero på många saker, inte minst konkurrensen, det lokala ekonomiska klimatet och din egen interna verksamhet och kapacitet. När försäljningen har uppskattats måste man dessutom ta fram potentiella kostnader. Det viktiga att tänka på när man kommer fram till dessa siffror är att tidigare erfarenheter är viktiga, men även intuitionen är viktig. De uppskattningar som du måste ta fram måste vara baserade på verkligheten och ändå innehålla en dos av kreativitet och, om det är motiverat, optimism.

Det finns andra budgetar, förutom kassabudgeten, som är viktiga för ditt företag. Kassabudgeten är dock ett bra första steg om du är ny i budgetarbetet.

En kassabudget kan inte skapas i ett vakuum. Före och under budgeteringsprocessen måste företagare samråda med linjechefer, leverantörer och nyckelpersoner för att göra en så bra gissning som möjligt om förhållandet mellan målen för perioden och deras effekt på kontantintäkter och kontantutgifter.

Varför upprätta en kassabudget?

En kassabudget är viktig av en rad olika anledningar. För det första gör den det möjligt för dig att fatta ledningsbeslut om din likviditetsposition (eller likviditetsreserv). Utan den typ av övervakning som budgetprocessen innebär kan du vara omedveten om kontantcykeln i ditt företag. I slutet av ett år eller en affärscykel kommer en serie månatliga kassabudgetar att visa hur mycket pengar som kommer in i företaget och hur de används. Säsongsvariationer kommer att bli tydliga.

En likviditetsbudget gör det också möjligt för dig att utvärdera och planera dina kapitalbehov. Kassabudgeten hjälper dig att bedöma om det finns perioder under din verksamhetscykel då du kan behöva kortsiktiga lån. Den hjälper dig också att bedöma eventuella långsiktiga lånebehov. I grund och botten är en likviditetsbudget ett planeringsverktyg för ledningsbeslut.

Hur man skapar en likviditetsbudget

Det finns tre huvudkomponenter som är nödvändiga för att skapa en likviditetsbudget. De är:

• Tidsperiod
• Önskad kassaposition
• Omräknad försäljning och kostnader

Tidsperiod

Det första beslutet som ska fattas när du upprättar en kassabudget är att bestämma den tidsperiod som din budget ska gälla för. Det vill säga, upprättar du en budget för de kommande tre månaderna, sex månaderna, tolv månaderna eller någon annan period? I den här Business Builder kommer vi att utarbeta en budget för tre månader. De anvisningar som ges är dock tillämpliga på vilken tidsperiod du än väljer.

Kassaposition

Mängden kontanter som du vill ha till hands beror på din affärsverksamhets karaktär, förutsägbarheten hos kundfordringarna och sannolikheten för snabbt uppkomna möjligheter (eller olyckliga händelser) som kan kräva att du har en betydande kontantreserv.

Du kan tänka dig att din kontantreserv ska vara ett visst antal dagars försäljning. Din budgetprocess hjälper dig att avgöra om du i slutet av perioden har en tillräcklig kontantreserv.

Uppskattad försäljning och kostnader

Det grundläggande begreppet i en kassabudget är att uppskatta alla framtida kontantintäkter och kontantutgifter som kommer att äga rum under tidsperioden. Den viktigaste uppskattningen du kommer att göra är dock en uppskattning av försäljningen. När detta väl är bestämt kan resten av kassabudgeten falla på plats.

Om en ökning av försäljningen med till exempel 10 procent önskas och förväntas måste olika andra konton justeras i din budget. Råvaror, lager och kostnader för sålda varor måste revideras för att återspegla den ökade försäljningen. Dessutom måste du fråga dig om några tillägg behöver göras till försäljnings- eller allmänna och administrativa kostnader, eller om den ökade försäljningen kan hanteras av den nuvarande överkapaciteten? Hur kommer den ökade försäljningen att påverka löne- och övertidsutgifter?

Istället för att öka varje kostnadspost med 10 procent måste man allvarligt överväga vissa stordriftsfördelar som kan utvecklas. Med andra ord kanske en leverantör erbjuder en rabatt om du ökar de kvantiteter i vilka du köper en viss produkt, eller så kanske den ökade försäljningen lätt kan tillgodoses av den nuvarande säljkåren; alla dessa typer av överväganden måste tas i beaktande innan du börjar budgetera. Varje typ av kostnad (som visas i din resultaträkning) måste utvärderas med avseende på dess potential att öka eller minska. Dina uppskattningar bör baseras på din erfarenhet av att driva ditt företag och på dina mål för ditt företag under den tidsram för vilken budgeten upprättas. Minst följande kategorier av förväntade kontantintäkter och förväntade kontantutbetalningar bör beaktas:

• Kassabalans:
• Förväntade kontantintäkter
• Kassaförsäljning
• Inbetalningar av fordringar
• Övriga intäkter
• Förväntade kontantutgifter:
• Råmaterial (lager)
• Löner
• Övriga direkta kostnader:
• Reklam
• Säljkostnader
• Administrativa kostnader
• Anläggnings- och utrustningsutgifter
• Övriga betalningar

Nedan följer en beskrivning av varje post:

Kassa. Kassasaldot är dina likvida medel. Detta inkluderar vad som finns på dina checkkonton, sparkonton, småkassor och andra kontantkonton som du kan ha.

Kontantförsäljning. När du har kommit fram till en bassiffra för kassaförsäljning måste den justeras för eventuella handels- eller andra rabatteroch för eventuella returer. Som tidigare nämnts kommer basnivån för försäljningen (och för kundfordringar) att bestämmas av företagets prognoser, mål och tidigare erfarenheter.

Inhämtning av kundfordringar. Efter att en basnivå för kundfordringar har fastställts (baserat på försäljningsprognoser) måste den justeras för att återspegla det belopp som faktiskt kommer att betalas under tidsperioden. Typiska justeringar för ett litet företag kan vara att anta att 90 procent av kundfordringarna kommer att inkasseras under det kvartal då försäljningen sker, 9 procent kommer att inkasseras under det följande kvartalet och 1 procent kommer att förbli omöjliga att inkassera. Naturligtvis kommer tidigare erfarenheter att vara den mest tillförlitliga indikatorn för att göra dessa justeringar.

Andra inkomster. Din kassaposition kan påverkas positivt av andra inkomster än de som erhålls från försäljning. Kanske finns det investeringar, utdelningar eller en förväntad upplåning som kommer att introducera kontanter till företaget under tidsperioden. Dessa typer av kassakällor kallas ”andra inkomster”.

Förväntade kontantutgifter:

• Råvaror (lager).

För detaljhandlare och tillverkare i småföretag är den största kontantutgiften vanligtvis det belopp som spenderas för lager eller råvaror. Återigen kommer tidigare erfarenheter att vara din bästa indikator på framtida kontantutgifter. Men glöm inte att räkna in eventuella nödvändiga ökningar för att hålla jämna steg med den förväntade försäljningen. Du kanske också vill rådgöra med dina leverantörer om huruvida några prisändringar förväntas.

• Löner.

Löner är vanligtvis den näst största utgiftsposten under en redovisningsperiod. Glöm inte att inkludera uppskattningar för alla lämpliga lokala, statliga och federala skatter.

• Andra direkta kostnader.

Använd den här posten för alla ytterligare kostnader som inte passar in under de andra rubrikerna. Om du gör avbetalningar på ett lån ska du ta med det här.

• Reklam.

Reklamens roll varierar beroende på typ av företag. Om du räknar med att försäljningen kommer att öka, finns det då en medföljande marknadsförings- eller reklamkampanj? Dessa kostnader måste budgeteras. Inkludera alla kostnader för tryckta annonser (broschyrer, postpaket och tidningsannonser), radio eller andra reklamtjänster.

• Säljkostnader.

Typiska försäljningskostnader inkluderar löner och provisioner för säljpersonal och kostnader för försäljningskontor. Denna post kan dock även omfatta resor eller andra försäljningsrelaterade utgifter som inte täcks på annat håll.

• Administrativa kostnader.

Allmänna kontorskostnader ingår här. Här ingår dina kostnader för försörjning, telefon, kopiering och dagliga kontorsutgifter. Om inga stora förändringar är på gång kommer tidigare erfarenheter att vägleda dig när du utvärderar framtida administrativa utgifter.

• Anläggningar och utrustning.

Kontantbetalningar för lån till utrustning, lån, lån, reparationer eller annat underhåll bör inkluderas här. Tidigare erfarenheter kommer återigen att vara vägledande.

• Andra betalningar.

Om det finns kontantbetalningar som du förväntar dig att göra och som inte täcks av ovanstående förteckning, inkludera dem här. (Om de är upprepningsbara kan du överväga att lägga till en separat post.) Vanligtvis hamnar dock räntebetalningar och skatter här.

Här är ett exempel på en likviditetsbudget för ett litet företag:

SMITTFÖRETAGS KASSABUDGET
För de tre månader som slutar den 31 mars 200x

PostJanFebMarsBegynnande kassabalans15 000-13 50020 000 Förväntade kontantintäkter: Kontantförsäljning 20 00025 00030 000Inbetalning av kundfordringar45 00055 00070 000Andra inkomster005 000Total insamlade kontanter80 00066 500125 000 Förväntade kontantbetalningar: Råvaror (eller lager)50,00011,0005,000Löner10,40010,40010,400Andra direkta kostnader2,0002,0002,000Reklam10,00000Säljkostnader6,0008,0006,000Administrativa kostnader4,5004,5004,5004,500Anläggnings- och utrustningsutgifter10,00010,00010,000Andra betalningar600600600600Total kontantutgifter93,50046,50038,500Kasseöverskott (eller underskott)-13,500*20,000*86,500

* Den utgående kassabalansen blir den ingående kassabalansen för nästa period.

Steg 1: Skapa en kassabudget för ditt företag för en tremånadersperiod.

Hur man analyserar en kassabudget

Utarbetandet av en kassabudget är bara det första steget mot god ekonomisk förvaltning. Nästa steg är att analysera för att se hur nära företagets resultat ligger förväntningarna. Har några oväntade utflöden av likvida medel inträffat? Om så är fallet, påverkas företagets finansiella ställning allvarligt?

En enkel metod för att övervaka likviditetsbudgeten är att varje månad upprätta en rapport om budget och faktiska utgifter i förhållande till budgeterade utgifter. Denna typ av rapport består av tre kolumner. Den första kolumnen visar de budgeterade beloppen, den andra kolumnen visar företagets faktiska resultat och den tredje kolumnen visar skillnaden i procent.

Nedan följer ett exempel på en budgetrapport vid månadsslutet för det fiktiva företaget Turtle Company.

Budget kontra faktisk rapport
För maj 200x

PostBudgetAktuellAvvikelseKassabalans 5 0005 0000% Kassainbetalningar: Kontantförsäljning20,00022,000110%Inbetalning av fordringar15,00013,50090%Andra inkomster00 Summa kontanter40,00040,500101% Kontantbetalningar: Råvaror (eller lager)15,00015,000100%Löner7,2009,400130%Andra direkta kostnader500500100%Reklam5001,000200%Säljkostnader1,5001,40093%Administrativa kostnader500500100%Anläggnings- och utrustningsutgifter5,0007,500150%Övriga betalningar00 Totala kontantutgifter30,20035,300116%Kontantöverskott (eller underskott)9,8005,20053%

Som du kan se översteg kontantutgifterna för löner, reklam och anläggningar och utrustning de budgeterade beloppen för sköldpaddsföretaget. Men eftersom företaget analyserar dessa siffror varje månad kan förändringar göras innan de ökade utgifterna blir ohanterliga. Användningen av en rapport om budget jämfört med faktiska utgifter gör det möjligt för ägarna att fastställa hur de faktiska inflödena och utflödena av likvida medel avviker från förväntningarna och att göra justeringar.

Steg 2: Om uppgifterna är tillgängliga, konstruera en rapport om budgeterade utgifter jämfört med faktiska utgifter för ditt företag.

KONKLUSION

Denna Business Builder fokuserar på skapandet av en likviditetsbudget för ditt företag. Även om det finns flera andra typer av budgetar som kan utarbetas, bör småföretagare vara mycket uppmärksamma på sin kassaposition och skapa en kassabudget för sitt företag. Genom att utarbeta en månatlig rapport om budget jämfört med faktiska förhållanden får småföretagare den information de behöver för att fatta viktiga beslut om företagets likviditetssituation.

KONTROLLISTA

___ När du utarbetade din likviditetsbudget, kom du ihåg att göra det utgående kassasaldot till det begynnande kassasaldot för nästa period?

___ När du uppskattade kontantutgifterna, kom du ihåg att ta hänsyn till eventuella extra material-, arbets- eller andra utgifter för den förväntade försäljningen?

___ Är ditt försäljningsmål för perioden realistiskt?

___ Kom du ihåg att justera kundfordringar för eventuella obetalda belopp?

___ Inkluderar utgifterna för löner skatter?

RESURSER

Böcker

Finansiellt beslutsfattande: A CPA/Attorney’s Perspective av David L. Fraley. (PSI Research/Oasis Press, 1998).

Fundamentals of Financial Management, 11th ed. av James C. Van Horne och John Martin Wachowicz. (Prentice Hall, 2001).

Handbook of Budgeting, 4th ed. av Robert Rachlin. (Wiley, 2000).

Handbook of Financial Analysis for Corporate Managers, Revised ed. av Vincent Muro. (AMACOM, 1998).

Författare: E. Bond