Hur man skriver uppföljningsmeddelanden som praktiskt taget garanterar ett svar (med mallar!) – Mindmaven.com

Hur man skriver uppföljningsmeddelanden som praktiskt taget garanterar ett svar (med mallar!)

Har du någonsin tillbringat en evighet med att skriva det ”perfekta” e-postmeddelandet, bara för att få inget annat än radiotystnad i retur? Om du är som de flesta människor har du förmodligen gjort det.

En nyligen genomförd studie visade att en genomsnittlig person får ungefär 141 e-postmeddelanden per dag men skickar bara 40.

Det krävs ingen matematiker för att inse att det betyder att 3/4 av de e-postmeddelanden som någon får aldrig får något svar. Frågan är hur du kan lägga ut allt till din fördel för att öka oddsen för att vara en del av den eftertraktade 1/4:e?

Självklart: Hur du skriver ditt första e-postmeddelande spelar en stor roll för det, och vi har redan talat ganska utförligt om hur man skriver e-postmeddelanden som får svar.

Men i slutändan är ditt första e-postmeddelande bara halva slaget. Även om du gör allting rätt kanske du ändå inte får något svar. Och när det händer ligger lyckan i uppföljningen.

Problemet är att många människor inte vet hur eller när de ska skicka uppföljningsmejl. Denna osäkerhet gör dem obekväma och som ett resultat slutar de ofta med att inte skicka något (eller så skickar de något som i bästa fall är ineffektivt).

I dag kommer vi att prata om tre beprövade mallar för uppföljningsmejl som du kan använda för att praktiskt taget garantera ett svar från din mottagare.

Anm.: Det här blogginlägget är en del av vårt nya onlineprogram, The Email Response & Opportunity Generation Course. Klicka här för att lära dig mer!

Första sakerna först: Get Over Yourself-It Isn’t Personal

Men innan vi kommer dit är det något viktigt jag vill påpeka. Om du skickar ett e-postmeddelande som inte får något svar, ta det inte personligt.

En avsaknad av svar betyder inte nödvändigtvis att det var något fel på ditt e-postmeddelande, och det betyder inte heller nödvändigtvis att den andra personen avsiktligt ignorerar dig.

Enligt min erfarenhet är det sällan så.

Sanningen är att mottagaren troligen såg ditt e-postmeddelande och hade för avsikt att svara. Bara, senare. När saker och ting saktat ner. Problemet är – trots deras bästa intentioner – att de helt enkelt glömde bort det när saker och ting äntligen saktades ner timmar (eller till och med dagar) senare.

Jag vet att jag har gjort det, och du kanske också är skyldig till det.

Så tänk på det: Så länge ditt ursprungliga e-postmeddelande kommer från en plats där du ger den andra personen ett genuint värde, har du inget att oroa dig för.

De ignorerar dig inte och du stör dem inte genom att skicka ett uppföljningsmeddelande (om du gör det på rätt sätt). Om du verkligen är övertygad om det värde du tror att du kan ge den här personen skulle du faktiskt göra dem en björntjänst genom att inte följa upp.

Så ta dig igenom det inledande obehaget, och jag tror att du kommer att märka att många människor faktiskt uppskattar påminnelsen.

Den fyra veckors uppföljningsplan för e-post

Och med det sagt, låt oss gå in på uppföljningsplanen.

Underför hittar du tre separata uppföljningsmeddelanden. Observera att dessa e-postmeddelanden inte är tänkta att vara utbytbara – de är en sekvens som bör äga rum under en 4-veckorsperiod (oroa dig inte, jag ger dig rekommendationer om timing).

En snabb anmärkning: Dessa mallar har bevisats gång på gång både i min erfarenhet och i erfarenheterna hos många av mina kunder. Så även om du säkert vill anpassa innehållet så att det känns som om det kommer från dig, rekommenderar jag att du inte avviker för mycket från de ursprungliga meddelandena.

Följande e-postmeddelande nr 1: Den snabba återkopplingen

Detta första uppföljningsmeddelande bör skickas 5 dagar efter det första e-postmeddelandet, och det tjänar ett enda syfte: Att föra ditt namn tillbaka till toppen av deras inkorg.

Det ska vara kort, lätt att pressa och utan skuldkänslor. Ur ett innehållsperspektiv är allt du gör att sammanfatta innehållet i ditt första e-postmeddelande i en enda mening eller två.

Det är också en bra idé att inkludera ditt ursprungliga meddelande längst ner i detta uppföljningsmeddelande så att din mottagare inte behöver gräva i sin inkorg för att hitta det. Till exempel:

Subject:

Hej John,

Jag ville bara följa upp det e-postmeddelande jag skickade för ett tag sedan om att vi skulle träffas för en snabb intervju. Du hittar det ursprungliga e-postmeddelandet under min signatur. Är det något du skulle vara intresserad av?

Chefs,

Anne

I de flesta fall tror jag att det räcker med ett enda uppföljningsmeddelande som det ovan för att du ska få det svar du vill ha. Men om det inte gör det …

Följande e-postmeddelande nr 2: Den vänliga incheckningen

Det andra uppföljningsmeddelandet bör komma 7 dagar efter det vänliga återkopplingsmeddelandet.

Likt det första är ditt mål här inte att ge den andra personen skuldkänslor eller skuldbelägga den andra personen. Faktum är att det här e-postmeddelandet bör göra raka motsatsen. Ge din mottagare en chans att tvivla och anta att dina meddelanden helt enkelt försvinner någonstans. Till exempel:

Subject: Jag ville skicka ett snabbt meddelande för att följa upp mitt mejl om att få en kort intervju.

Då jag inte har hört av mig ännu undrar jag om du fick mejlen från början och jag ville försäkra mig om att de inte hamnade mellan stolarna (jag vet att jag säkert har missat några mejl som av misstag sorterats i skräppost). Det skulle vara bra om du kunde skicka mig en snabb ping för att låta mig veta att du har fått den. Jag har inkluderat det ursprungliga e-postmeddelandet nedan.

Hälsningar,

Anne

Jag rekommenderar återigen att du behåller det här e-postmeddelandet i samma tråd som det ursprungliga uppföljningsmeddelandet, så att de har allt sammanhang och all information som de behöver för att svara direkt på det här e-postmeddelandet.

Följande e-postmeddelande nr 3: Sista chansen

Det sista uppföljande e-postmeddelandet bör sändas 14 dagar efter den vänskapliga incheckningen. Vid det här laget har det gått nästan 30 dagar, så det är dags att ändra på tillvägagångssättet lite.

Med det här meddelandet vill du skapa en känsla av brådska genom att ta bort ditt erbjudande från bordet. Låt mig ge dig ett exempel först, sedan bryter jag ner det i dess huvuddelar:

Subjekt: Eftersom jag inte har haft någon större framgång med att nå dig via e-post tänkte jag prova en annan kanal. Jag lämnade just ett röstmeddelande till dig för att följa upp e-postmeddelandet om forskningsprojektet från några veckor sedan.

Om jag inte fått något svar från dig antar jag att det inte är det bästa tillfället just nu och slutar följa upp ärendet. Om jag missuppfattat situationen och du är intresserad, skicka en snabb ping till mig. Jag har inkluderat det ursprungliga e-postmeddelandet nedan för att underlätta för dig.

Hälsningar,

Anne

Som du kan se har det här e-postmeddelandet två primära komponenter:

• För det första förutsätter det att du har försökt nå mottagaren på annat sätt. Kanske är e-post helt enkelt inte deras föredragna kommunikationsmetod, deras skräppostfilter är lite för högt ställda eller deras inkorg är helt enkelt för full. Du kan lösa detta potentiella problem helt enkelt genom att prova en ny uppsökande metod, till exempel telefonsamtal, sms eller sociala medier.
• För det andra skapar det en känsla av brådska och knapphet med raden: ”Om jag inte har hört av dig kommer jag att anta att det inte är det bästa tillfället just nu och sluta följa upp den här frågan.” Om mottagaren är intresserad av det du erbjuder eller ber om är det nästan garanterat att en sådan rad får ett svar.

Vänta: Vad händer om jag fortfarande inte får något svar efter dessa e-postmeddelanden?

Fakten är att även med rätt inledande meddelande och den ovan beskrivna spelplanen för uppföljningsmejl kommer du fortfarande inte att få svar på alla mejl du skickar (särskilt inte när vi pratar om kalla mejl).

Om du inte har fått något svar efter att ha skickat de här tre mejlen är det oftast säkert att anta att det inte är en bra tidpunkt för dem. Jag rekommenderar att du lägger dina uppsökande försök på hyllan i 3-6 månader – beroende på relationen och sammanhanget – och sedan försöker igen.

Trots allt: Tills du får ett tydligt ”nej” kan du alltid anta att de fortfarande är intresserade.

Förmånen ligger i uppföljningen, men …

Håll i minnet att de tre e-postmeddelandena ovan bygger på antagandet att du skrev ett första e-postmeddelande som är värt att svara på från början.

Om du är som jag och många av mina kunder är e-post en grundläggande del av affärsverksamheten – så det är viktigt att se till att du får ut så mycket värde ur detta medium som möjligt.

För det ändamålet lanserade mitt team och jag nyligen vårt nyaste onlineprogram, The Email Response and Opportunity Generation Course.

I det dyker jag djupare in i de tre tipsen ovan, och introducerar dig till en mängd annan värdefull information. Du kommer att lära dig …

• De 3 faktorer som bestämmer sannolikheten för att få ett e-postsvar, och hur du kan påverka dem för att uppnå högre svarsfrekvenser.
• Vikten av att anpassa din ”fråga” till din mottagare, och hur du identifierar din ”ultimata fråga” för att uppnå banbrytande svarsfrekvenser.
• Hur du nästan garanterar e-postsvar med en handlingsbar, mallad uppföljningsplan (okej, vi har redan gjort det här … Men det är därför du får det här med rabatt!)

Ovanpå det får du tillgång till över 20 verkliga e-postexempel för att hjälpa dig att skriva det perfekta e-postmeddelandet för att generera de möjligheter du behöver för att lyckas.

Normalt sett kostar tillgången till den här kursen 29,99 dollar – men eftersom du redan har slutfört en del av innehållet genom det här blogginlägget erbjuder vi den till den kraftigt rabatterade kursen på endast 7 dollar.

Om det låter som något som skulle vara värdefullt för dig, uppmanar jag dig att antingen klicka här för att lära dig mer, eller klicka på bilden nedan för att registrera dig nu.

Hursomhelst hoppas jag att detta har varit värdefullt för dig. Lycka till med e-post!