Hur du skapar en positiv arbetsmiljö för ditt företag

Har ditt företag en positiv arbetsmiljö? Är dina anställda glada och stolta över att arbeta för dig?

Om svaret är ”nej” eller om du inte är säker, läs då vidare för att ta reda på vad som kännetecknar en positiv arbetsmiljö, varför det är viktigt och hur du kan gå till väga för att skapa en mer positiv miljö för dina anställda, oavsett om det är på en kontors-, detaljhandels- eller industriarbetsplats.

Om du gör det kommer det att ge påtagliga resultat för ditt företag, som till exempel högre produktivitet, lägre personalomsättning och till och med lägre sjukvårdskostnader.

Men det är inte så lätt som det låter. Som chef kan du inte övertala folk att le eller bara säga att de ska vara mer positiva. Du måste använda en hel uppsättning olika tillvägagångssätt som tillsammans bidrar till att skapa en positiv arbetsmiljö. I den här handledningen får du lära dig exakt hur du gör det.

Varför en positiv arbetsmiljö är viktig

Innan vi går in på detaljerna kring hur man skapar en positiv arbetsmiljö ska vi titta på fördelarna.

Vetenskapen är tydlig: en mer positiv arbetsmiljö leder till högre produktivitet. I en artikel i Harvard Business Review konstateras följande:

”En stor och växande mängd forskning om positiv organisationspsykologi visar att inte bara är en hård miljö skadlig för produktiviteten med tiden, utan att en positiv miljö kommer att leda till dramatiska fördelar för arbetsgivare, anställda och slutresultatet.”

Dessa fördelar kan se ut på flera olika sätt:

1. Glada anställda som arbetar i en positiv miljö tenderar att vara mer engagerade och att göra ett bättre jobb.
2. Positiva arbetsplatser har lägre sjukfrånvaro.
3. Människor är mindre benägna att sluta när de arbetar någonstans med en bra arbetsmiljö, vilket innebär lägre omsättningskostnader för företaget.
4. På positiva arbetsplatser är människor mindre stressade, vilket innebär lägre sjukvårdskostnader om du erbjuder sjukförsäkring för dina anställda.
5. Positiva medarbetare ger en mycket bättre upplevelse för dina kunder, vilket leder till högre kundnöjdhet och återkommande affärer.

Som de fördelar som finns i slutändan finns förstås de mindre påtagliga belöningarna. När du skapar eller leder ett företag är du ansvarig för att skapa den miljö där dussintals eller kanske hundratals människor kommer att tillbringa en stor del av sina liv.

Du kan välja hur den upplevelsen ska se ut. Vill du att den ska vara rädd och misstänksam, med en kultur där man skyller på varandra och skjuter skulden över på andra? Jag tvivlar på det. Du vill förmodligen att människor ska tycka om att komma till jobbet, att de ska känna stolthet och lojalitet över att arbeta för dig och att de ska skapa nära relationer med sina kollegor.

Hur uppnår du det? Vi ska titta på 12 beprövade tekniker i nästa avsnitt.

Vad skapar en positiv arbetsmiljö

När vi nu har sett varför det är viktigt att skapa en positiv arbetsmiljö, ska vi titta på hur man uppnår det. I det här avsnittet kommer du att upptäcka 12 tekniker för att främja en positiv arbetsmiljö där dina anställda känner sig nöjda, uppskattade och fullt engagerade.

Förbättra den fysiska arbetsytan

Vilken färgtemperatur har din kontorsbelysning? Det är okej om du inte vet – det är inte något som de flesta företagare tänker på. Men forskning har visat att svalare ljus gör människor mer produktiva, medan varmare ljus får dem att känna sig mer bekväma och avslappnade.

Överväg därför att ha svalare ljus i huvudarbetsutrymmet och varmare ljus i pausrum eller cafeterior. Du kan uppnå svalare ljus antingen genom att öka mängden naturligt ljus eller genom att installera speciella ”blåberikade” glödlampor, medan varmare ljus kommer från orange eller gula glödlampor.

Tänk också på saker som luftkvalitet – kontrolleras dina luftkonditionerings- eller värmesystem regelbundet och rengörs filtren? Dålig luftkvalitet kan påverka koncentrationen och sänka energinivåerna.

Anordna personalvänliga lokaler

Som att åtgärda den huvudsakliga arbetsmiljön bör man också överväga att tillhandahålla lokaler som syftar till att förbättra välbefinnandet. Du kan till exempel erbjuda barnomsorg, gym, yogaklasser, hälsosam mat och dryck osv.

Du kanske tänker att dessa saker låter dyra, men du kan genomföra en del av dem även med små budgetar. Även om du inte kan sträcka dig till ett fullt utrustat gym kan du till exempel ta ett mötesrum och utrusta det med träningsmattor och lite grundläggande utrustning till en låg kostnad. Du kanske till och med har någon anställd som kan leda yoga- eller meditationskurser vid lunchtid, eller så kan du anlita någon utan att det kostar dig pengar. Och även om ni inte kan bygga en komplett cafeteria kan ni beställa frukt och hälsosamma snacks från en lokal leverantör.

En liten del räcker långt här. Det viktiga är inte att ha toppmodern utrustning, utan att visa att du bryr dig om dina anställda som människor, inte bara som produktionsinstrument, och att du gör ditt bästa för att tillhandahålla lokaler som främjar deras välbefinnande.

Giv autonomi

Ett av de bästa sätten att skapa en positiv arbetsmiljö är att ge dina anställda autonomi. Undvik att mikromanagera dem och ge dem i stället lite utrymme och frihet att fatta beslut, bidra med idéer, hantera sin egen arbetsbelastning och arbeta utan ständig övervakning. Resultatet blir gladare och mer engagerade medarbetare som bidrar till en mer positiv arbetsplats.

Vill du ha några bevis för det? En studie av 20 000 arbetstagare under två år visade att de som hade mer autonomi upplevde större arbetstillfredsställelse och välbefinnande.

Du kan behöva göra denna förändring gradvis. Om människor har vant sig vid nära övervakning kan en plötslig övergång till fullständig autonomi orsaka förvirring och försämrad arbetsmoral. Men om du gradvis luckrar upp tyglarna och låter människor ta mer ansvar för hur de utför sina egna jobb kommer du att se en positiv inverkan på arbetsplatskulturen.

Förbättra kommunikationen

Dålig kommunikation är roten till så många problem för företag både små och stora. En undersökning visade att 86 % av de tillfrågade gav bristande samarbete eller ineffektiv kommunikation skulden för misslyckanden på arbetsplatsen.

När människor inte vet vad som förväntas av dem eller vad företagets inriktning är, så svävar de och blir oengagerade. När de inte kommunicerar bra med varandra uppstår missförstånd och arbetsplatsklimatet blir inte särskilt positivt.

Tyvärr finns det mycket man kan göra för att förbättra kommunikationen, från att använda tekniska verktyg till att inrätta återkopplingsmekanismer och öva på konfliktlösning. Om du vill lära dig mer om alla dessa tekniker kan du läsa den här handledningen:

• Kommunikation
  Small Business HR: How to Communicate With Employees Better
  Andrew Blackman

Skapa utbildning & Utvecklingsmöjligheter

Gissa vad? Dina anställda kommer inte att vara särskilt positiva till att arbeta för dig om de inte har möjlighet att lära sig och utveckla sina färdigheter.

Vis dem å andra sidan att du värdesätter dem och vill hjälpa dem att förbättra sig och gå vidare i sin karriär, och du kommer att få en mycket gladare arbetskraft. En undersökning från Bridge visade att en kultur av lärande i en organisation var den främsta drivkraften för medarbetarnas engagemang och lojalitet.

Utbildning behöver inte heller vara dyrt. Visst kan du anlita dyra utbildningsföretag eller sponsra anställdas skolavgifter om du har budget för det. Men om du inte har det kan du välja mindre kostsamma alternativ som intern utbildning, mentorskap och prisvärda onlineutbildningsprogram som Envato Tuts+.

För att lära dig mer om alla dessa alternativ, samt de steg som krävs för att skapa individuella färdighetsinventeringar och utbildningsplaner för varje anställd, se följande handledning:

• Small Business
  Hur man gör en bra utbildningsplan för anställda (för småföretag)
  Andrew Blackman

Att erkänna prestationer

När människor gör ett bra jobb vill de bli erkända för det. En arbetsplatskultur där både chefer och medarbetare regelbundet erkänner människors prestationer är sannolikt en positiv arbetsplats.

Var dock försiktig med hur du gör det. En intressant studie från Harvard Business School visade att ett belöningsprogram för god närvaro på ett industriföretag ledde till en generell minskning av produktiviteten med 1,4 %. Vissa anställda hittade sätt att manipulera systemet och vinna priserna, medan anställda som redan hade perfekt närvaro demotiverades av att se andra vinna priser för vad de betraktade som normalt beteende.

Lärdomen: Var försiktig med hur du utformar program för erkännande och tänk på effekten inte bara på de personer som erkänns, utan också på dem som inte erkänns.

För mer information om detta och andra HR-frågor, se följande handledning:

• Small Business
  15 Important HR Basics for Every Small Business Owner
  Andrew Blackman

Giv konkreta belöningar

Forskning har visat att många anställda inte i första hand motiveras av pengar, men det betyder inte att pengar inte är viktiga. Att belöna människor ordentligt för deras arbete är ett sätt att visa respekt för vad de gör och kommunicera till dem att de är uppskattade som anställda. Och att få en löneförhöjning eller en bonus är nästan garanterat ett leende på läpparna!

Som med erkännande är det viktigt att göra det på rätt sätt. Om du bara delar ut generella löneförhöjningar kan du sända ut budskapet att prestationer inte är viktiga och demotivera dina bästa medarbetare. Det är bättre att koppla lönen till prestationen och använda höjningar och bonusar som verktyg för att belöna goda prestationer. Du kan också koppla den till företagets resultat som helhet, t.ex. genom att starta ett vinstdelningsprogram så att de anställda gynnas när företaget går bra.

För mer information om att erbjuda konkurrenskraftiga löner, se följande handledning:

• Små företag
  Hur man erbjuder konkurrenskraftiga löner för småföretag &Förmåner
  Andrew Blackman

Gör det möjligt med flexibla arbetsformer

Balans mellan arbetsliv och privatliv är ett hett ämne inom näringslivet, och det är av goda skäl. När människor har en bra balans mellan arbete och resten av livet tenderar de att prestera bättre, vara i bättre fysisk form och vara mer positiva till sitt arbete.

Det finns många tekniker för att uppnå en bättre balans mellan arbete och privatliv, men att låta anställda utnyttja flexibla arbetsarrangemang är en av de mest effektiva. Genom att låta människor anpassa sitt arbete till andra åtaganden kan du hjälpa dem att leva ett fylligare och rikare liv, att göra det som är viktigt för dem och att bidra till en positiv arbetsmiljö.

För mer information, se följande handledning:

• Produktivitet
  Hur man förbättrar balansen mellan arbete och privatliv i ett litet företag
  Marc Schenker

Förstärkande av starkare relationer

Vi är sociala varelser (även de av oss som är introverta!), och vi trivs bäst när vi har starka, sunda relationer med andra medlemmar i vilken grupp vi än befinner oss. Så det borde inte komma som en överraskning att det kommer att ha en positiv inverkan på arbetsmiljön om du uppmuntrar dina anställda att utveckla vänskapsrelationer.

Detta är förstås inte lätt att göra. Du kan inte tvinga människor att tycka om varandra. Men du kan skapa möjligheter för att vänskapsrelationer ska kunna utvecklas. Du kan till exempel ordna evenemang och utflykter eller uppmuntra de anställda att träffas i andra informella sammanhang utanför arbetet. Du kan betala för att teamet ska äta lunch på en bra lokal restaurang (kanske utan cheferna närvarande eller i mindre grupper om det skulle hjälpa folk att känna sig mer avslappnade).

Försök att ordna ett brett utbud av evenemang för att tilltala olika personer. Det är till exempel bra med afterwork drinkar på fredagar, men försök också att tillgodose människor som inte dricker alkohol eller som har familjeåtaganden som gör det svårt att stanna ute sent.

Förbättra mångfalden & Inkludering

Hur kan man ha en positiv arbetsmiljö när vissa typer av människor är uteslutna eller får känna sig ovälkomna?

Det är viktigt att se till att dina ansträngningar för att skapa en bättre arbetsplats tar hänsyn till behoven hos alla dina anställda, oavsett ålder, ras, kön och andra dimensioner av mångfald.

Det kanske inte är lätt i början, men det kommer att leda till en mer positiv, inkluderande arbetsplats i det långa loppet. Detta är ett stort ämne, men du kan läsa mycket mer om det i vår serie om att förbättra mångfalden i ditt företag.

Berätta för dem varför

Forskning visar att mening och syfte är viktigt för att främja en positiv arbetsmiljö. På jobbet som i livet är människor lyckligare och mer engagerade när de har en meningsfull vision av framtiden och en känsla av syfte.

Det är därför viktigt att se till att de anställda vet hur deras arbete passar in i helheten. Det innebär inte bara att kommunicera med dem om strategin, utan också att deras mål ska anpassas till företagets större mål, så att alla kan se hur de bidrar. Om de förstår det är det troligt att de är mer positiva till sitt arbete.

Till exempel kan det verka abstrakt och meningslöst att arbeta med att underhålla och uppdatera ett datorsystem, men om den anställde förstår att systemets hälsa är avgörande för att företaget ska kunna nå sina mål och att många anställda och kunder är beroende av det, då får arbetet mer mening och syfte, och den anställde är mer benägen att närma sig det med en positiv attityd.

Lyssna!

I den här handledningen har jag presenterat några vanliga tekniker för att skapa en positiv arbetsmiljö. Dessa tekniker bör fungera i en mängd olika företag och branscher.

Men det kan också finnas några specifika saker som skulle förbättra miljön i just ditt företag. Det bästa sättet att ta reda på vilka dessa saker är är att lyssna på dina egna anställda. Istället för att ge dem vad du tror att de vill ha, fråga dem vad de vill ha.

Du kan göra detta genom regelbundna medarbetarundersökningar, informella feedbackmöten, anonyma förslag och andra tekniker. Dina anställda är de som upplever din arbetsplats varje dag och vet vad som skulle förbättra den, så lyssna på dem och låt deras förslag leda dina ansträngningar att förbättra arbetsmiljön.

Slutsats

I den här handledningen har du upptäckt 12 tekniker för att skapa en positiv arbetsmiljö. Du har sett vad som gör en positiv arbetsmiljö till att börja med och varför det är så viktigt att ha en sådan i ditt företag.

Nästa steg är att gå vidare och implementera några av dessa idéer i ditt eget företag. De flesta av dem är ganska enkla att göra till en låg kostnad, medan andra kan ta lite längre tid men kan påbörjas redan idag.

Så vad väntar du på? Testa några av dessa idéer och se om du kan skapa en bättre, gladare och mer produktiv arbetsplats.