Hur du kan förbättra ditt affärsskrivande

Du skriver förmodligen hela tiden på jobbet: förslag till kunder, PM till högre chefer, ett konstant flöde av e-postmeddelanden till kollegor. Men hur kan du se till att du skriver så tydligt och effektivt som möjligt? Hur får du din kommunikation att sticka ut?

Vad experterna säger
Överarbetade chefer med lite tid kan tycka att det är en tråkig eller till och med lättsinnig uppgift att förbättra sitt skrivande. Men att veta hur man utformar en intressant och intelligent mening är avgörande för att kunna kommunicera effektivt, vinna affärer och särskilja sig själv. ”Som Marvin Swift minnesvärt sa, innebär tydligt skrivande ett tydligt tänkande”, säger Kara Blackburn, lektor i ledningskommunikation vid MIT Sloan School of Management. ”Du kan ha alla fantastiska idéer i världen, men om du inte kan kommunicera dem kommer ingen att höra dem.” Lyckligtvis har alla förmågan att förbättra sig, säger Bryan Garner, författare till The HBR Guide to Better Business Writing. Effektivt skrivande ”är inte en gåva som man föds med”, säger han. ”Det är en färdighet som man odlar.” Så här skriver du enkelt, tydligt och exakt.

Tänk efter innan du skriver
För att sätta pennan på pappret eller händerna på tangentbordet ska du fundera på vad du vill säga. ”Det misstag som många människor gör är att de börjar skriva i förtid”, säger Garner. ”De utarbetar tankarna medan de skriver, vilket gör att deras skrivande blir mindre strukturerat, slingrande och repetitivt.” Fråga dig själv: Vad ska min publik veta eller tänka efter att ha läst det här e-postmeddelandet, förslaget eller rapporten? Om svaret inte är omedelbart tydligt går du för fort fram. ”Ta ett steg tillbaka och ägna mer tid åt att samla dina tankar”, råder Blackburn.

Var direkt
Förklara din ståndpunkt direkt. Många upptäcker att den skrivstil och struktur de utvecklade i skolan inte fungerar lika bra i affärsvärlden. ”En av de stora sjukdomarna i affärsskrivande är att skjuta upp budskapet till mitten av skrivandet”, säger Garner. Genom att kortfattat presentera din huvudidé först sparar du tid åt läsaren och vässar ditt argument innan du börjar med huvuddelen av din text. När du skriver längre PM och förslag föreslår Garner att du anger problemet och den föreslagna lösningen i ”högst 150 ord” högst upp på första sidan. ”Lär dig en förmåga att sammanfatta”, säger han. ”Om din öppnare inte är bra kommer hela skriften inte att vara bra.”

Skär ner på det stora hela
Använd inte ”tre ord när ett ord skulle räcka”, säger Blackburn. Läs ditt skrivande med kritiska ögon, och se till att varje ord fungerar i riktning mot din större poäng. Skär bort varje onödigt ord eller mening. Det finns ingen anledning att till exempel säga ”allmän konsensus om åsikterna” när ”konsensus” räcker. ”I samma ögonblick som läsarna känner att en text är spretig börjar de stänga av den”, säger Garner. Han föreslår att man stryker prepositioner (point of view blir viewpoint), ersätter -ion-ord med handlingsverb (provided protection to blir protected), använder sammandragningar (don’t i stället för do not och we’re i stället för we are) och byter ut is, are, was och were mot starkare verb (indicates snarare än is indicative of).

Undervik jargong och 10-dollarsord
Företagsskriverier är fulla av branschspecifika buzzwords och akronymer. Och även om dessa termer ibland är oundvikliga och ibland kan vara användbara som stenografi, tyder de ofta på lata eller röriga tankegångar. Om du använder för många kommer läsaren att tro att du är på autopilot – eller ännu värre, att du inte förstår vad du säger. ”Jargong ger inget mervärde”, säger Blackburn, men ”klarhet och koncisitet går aldrig ur tiden”. Garner föreslår att man skapar en ”svart lista med modeord” med ord som man bör undvika, inklusive termer som ”actionable”, ”core competency”, ”impactful” och ”incentivize”. Du bör också undvika att använda ett storslaget språk. Författare tror ofta felaktigt att det är ett tecken på intelligens att använda ett stort ord när ett enkelt ord räcker. Det är det inte.

Läs vad du skriver
Sätt dig i din läsares skor. Är din poäng tydlig och välstrukturerad? Är meningarna raka och koncisa? Blackburn föreslår att du läser passager högt. ”Det är där som bristerna visar sig: luckorna i dina argument, den klumpiga meningen, avsnittet som är två stycken för långt”, säger hon. Och var inte rädd för att be en kollega eller vän – eller ännu bättre, flera kollegor och vänner – att redigera ditt arbete. Ta emot deras feedback, ta inte illa vid dig av den. ”Att redigera är en vänskapshandling”, säger Garner. ”Det är inte en aggressiv handling.”

Öva varje dag
”Att skriva är en färdighet”, säger Blackburn, ”och färdigheter förbättras med övning.” Garner föreslår att man läser välskrivet material varje dag och är uppmärksam på ordval, meningsstruktur och flöde. ”Börja uppmärksamma stilen i Wall Street Journal”, säger han. Investera i en stil- och grammatikguide som referens – Garner rekommenderar Fowler’s Modern English Usage. Viktigast av allt är att du tar in tid i ditt schema för redigering och omarbetning. ”Det är när du skriver och omarbetar dina egna texter som förändringarna sker, och det går inte snabbt”, säger Blackburn. ”Tiden är väl investerad eftersom bra skribenter utmärker sig på jobbet.”

Principer att komma ihåg:

Gör:

• Planera vad du ska säga för att göra ditt skrivande mer direkt och effektivt.
• Använd ord sparsamt och håll meningarna korta och till punkt och pricka.
• Undvik jargong och ”tjusiga” ord. Sträva i stället efter tydlighet.

Du ska inte:

• Arggera att du helt enkelt inte kan skriva. Vem som helst kan bli en bättre författare med övning.
• Föreställ dig att ditt första utkast är perfekt, eller ens godkänt. Varje dokument kan förbättras.
• Gör dig av med dina argument. Presentera din huvudidé så snart som möjligt.

Fallstudie nr 1: Var inte rädd för att dela med dig
När David McCombie började arbeta som managementkonsult på McKinsey & Company insåg han genast att den skrivstil som han hade finslipat på Harvard Law School inte var väl lämpad för kommunikation på ledningsnivå. ”Det var strukturen på mina argument”, säger David. ”Jag fick feedback om att jag behövde komma till saken snabbare.”

Med juridiskt eller akademiskt skrivande ”börjar du i allmänhet med att bygga upp argumentationen och lägger huvudpoängen helt i slutet”, säger han. ”Men i affärskommunikation är det bäst att börja med slutsatsen först.”

För att göra sitt skrivande mer direkt och effektivt bad David flera ledande kollegor om alla deras tidigare presentationer och rapporter så att han kunde efterlikna viktiga delar av deras format och stil. Han kopierade också betrodda kollegor som var särskilt skickliga kommunikatörer på viktiga e-postmeddelanden och bad om deras feedback.

David har överfört dessa metoder till det private equity-företag som han grundade i Miami, McCombie Group. ”Jag skickar allt som är viktigt till min partner och han läser igenom det”, säger David och tillägger att han vet bättre än att ta redigeringen personligt. ”Vi pratar om huruvida det finns ett bättre sätt att förmedla en idé, hur vi kan vara mer kortfattade.”

Att förbättra sitt skrivande har haft en direkt effekt på Davids förmåga att bli en inflytelserik röst inom sitt område. Han håller för närvarande på att skriva en bok om sitt riskkapitalföretags nischmarknad, The Family Office Practitioner’s Guide to Direct Investments.

”Även om jag redan från början kunde skriva bra affärstexter tror jag att det är helt avgörande för att lyckas att ständigt förbättra sitt skrivande och ta det till nästa nivå”, säger David. ”Ju mer du gör det, desto lättare blir det.”

Fallstudie nr 2: Studera bra skrivande
Tim Glowa hade redan byggt upp en framgångsrik karriär som strategisk marknadsföringskonsult när han bestämde sig för att sätta sina ambitioner lite högre. ”Jag ville uppfattas som en tankeledare”, säger Tim, ”och för att göra det behövde jag ha en åsikt och jag behövde föra fram den åsikten offentligt.”

Han visste att det var nyckeln till att förbättra sitt yrkesmässiga rykte att skriva smarta, lättförståeliga debattartiklar och forskningsartiklar. Hans texter var redan väl mottagna av kolleger och kollegor, men en stor del av hans erfarenhet hade sina rötter i akademiskt skrivande. Han började därför läsa affärspublikationer, som McKinsey Quarterly, för att lära sig mer om stilen. ”Jag studerade hur de kommunicerar”, säger Tim, ”och ansträngde mig för att göra mitt eget skrivande mer direkt och kortfattat.”

Han införde också en ritual med att skriva utkast i sitt skrivande. Innan han skriver rapporter och PM börjar han nu med en kort sammanfattning av de tre huvudmålen. ”Man kan inte bara börja skriva och förvänta sig att komma någonstans”, säger han. ”Det är som att ta en promenad utan att veta vart man ska.”

Tim, som nu är medgrundare av ett företag för marknadsföringsanalys som heter Bug Insights, tror att insatserna har gjort honom till en effektivare kommunikatör, och att han inte bara har förbättrat sina längre texter, utan även sina e-postmeddelanden och till och med sina röstbrevlådor. ”Det påverkar praktiskt taget all min kommunikation”, säger han. Och hans arbete har fått en publik. Flera av hans artiklar har laddats ner mer än 100 000 gånger, och ett Fortune 50-företag använde nyligen en av hans artiklar i ett internt utbildnings- och utvecklingsprogram.

Tim är nöjd med sina framsteg, men säger att han inte tänker sluta anstränga sig extra. ”Man måste jobba på det”, säger han. ”Varje gång man utvecklar en ny färdighet måste man studera den.”