Hur du balanserar kassaskåpet som en chef

Balansering av kassaskåpet är en viktig del av den dagliga rutinen i ditt företag. Precis som att borsta tänderna bör du också balansera din kassalåda dagligen.

Om du kämpar med att balansera din kassalåda är du inte ensam. Läs vidare för att lära dig hur du balanserar din kassalåda samt tips och tricks för att hålla lådan i skick.

Vad är en kassalåda?

För att du ska kunna läsa om hur du balanserar en kassalåda måste du lära dig lite bakgrundsinformation om den.

Din kassalåda, som också kallas för kassa, förvarar kontanter, mynt, checkar och andra värdeföremål (t.ex, kuponger) vid försäljningsstället.

I slutet av varje dag, skift eller period måste du balansera kassalådan för att redovisa alla inkommande transaktioner. Transaktioner omfattar inte bara kontanter och checkar, utan även kreditkortsbetalningar och dricks (om tillämpligt).

Det är bäst om du ger utsedda anställda eller chefer i uppdrag att balansera kassalådan. På så sätt har du betrodda anställda som arbetar med dina inkommande kontanter i stället för flera personer.

De företag som vanligtvis ansvarar för att balansera en kassalåda är bland annat:

• Kläderbutiker
• Supermarknader
• Restauranger
• Bagerier
• Andra detaljhandelsbutiker

Hur ofta ska man balansera en kassalåda?

För att hålla dina böcker så korrekta som möjligt bör du balansera kassan varje dag eller efter varje skift. På så sätt kan du snabbt (och enkelt) göra korrigeringar om något inte stämmer.

Korrigera något från några dagar, en vecka eller till och med veckor tillbaka kan vara tidskrävande och komplicerat eftersom du måste gå tillbaka och kontrollera varje dag individuellt för att hitta fel. Att balansera dagligen bidrar till att minska smärtan med att spåra avvikelser i kassalådan.

Steg för att balansera kassalådan

När det gäller att balansera kassalådan kan dina steg skilja sig från ett annat företags. Ett större företag kan till exempel behöva göra flera insättningar under dagen. Eller så kanske ett mindre företag bara har en kassaskåpet att räkna.

Oavsett hur litet eller stort ditt företag är, finns här fyra steg för att få dig på rätt spår när det gäller att balansera kassaskåpet.

Hämta kassarapporten

För att du ska kunna balansera kassaskåpet och redovisa inkommande kassaflöden, måste du skriva ut eller få tillgång till en kassarapport som beskriver hur mycket du bör ha i kassan.

En POS-rapport delar upp totalbeloppen per kategori, till exempel kontanter, checkar och kreditkortstransaktioner.

Räkna kontanter

När du väl har din POS-rapport till hands är det dags att räkna dina kontanter.

Du bör ha en jämn summa pengar i kassan i början av varje dag eller skift, till exempel 100 dollar. Detta säkerställer att du har tillräckligt med kontanter för att ge växel till dina kunder.

När du räknar kassan i slutet av varje skift eller dag ska du räkna dina kontanter och summera dina checkar, kreditkortskvitton och andra transaktioner.

För att göra processen mindre tråkig kan du överväga att investera i en räknemaskin. Med en räknemaskin behöver du inte oroa dig för att manuellt räkna kontanter eller växelpengar för hand.

Se till att även dra av ditt startkontantsaldo från ditt nuvarande kontantsaldo (t.ex. subtrahera 100 dollar).

Registrera hur mycket kassan har i kontanter, checkar, kuponger, krediter osv. Här är ett exempel på hur du kan hålla reda på dina summor:

När du räknat ihop dina kreditkortskvitton, checkar och kontanter, jämför summan med kassarapporten. Stämmer de överens? Om så är fallet är du redo att gå igång! Om inte har du en del att gräva i.

Räta ut diskrepanser

Har du en diskrepans i kassaskåpet? Ingen fara! Detta händer småföretagare hela tiden.

De flesta diskrepanser orsakas av mänskliga misstag, till exempel genom att du ger fel växel till en kund eller förlägger ett kreditkortskvitto.

När du balanserar din kassalåda ska du hålla utkik efter både över- och underskott. Ett överskott är när din låda ligger över det belopp som kassarapporten säger att du borde ha. Ett underskott är när det saknas pengar i kassan.

Underskott kan betyda att kontanter antingen har försvunnit, stulits eller räknats felaktigt. Ett överskott innebär vanligtvis att dina kunder har fått för lite pengar.

När du försöker lösa avvikelser ska du utföra följande steg:

1. Räkna om dina kontanter, checkar, kuponger, kreditkortskvitton osv.
2. Kontrollera i och runt din låda och kassa för att se om det saknas information (t.ex,
3. Granska kassatransaktioner för information, t.ex. kreditkortstransaktioner (om tillämpligt)

Säkerställ att någon registrerar avvikelser i kontanter på ditt småföretags resultaträkning (P&L). Lägg till en rad i dina P&L-utdrag för att redovisa avvikelser i kassan.

Registrera transaktioner i kassaskåpet

När du har räknat ditt kassaskåp och kontrollerat eventuella avvikelser, ska du registrera transaktionerna i kassaskåpet i din bokföring.

När du registrerar summan av kassasummorna ska du se till att redovisa ditt ingående saldo (t.ex. 100 dollar). Registrera alla kontanter, krediter, butikskredit (om tillämpligt), checkar, kuponger och annan försäljning i dina böcker.

Om det finns några diskrepanser som du inte kunde lösa, redovisar du över- eller underskott i en separat kolumn.

Ta en titt på ett exempel på ett balanserat kassaregister nedan:

Så hur ser det ut om din kassarapport och dina räkningar inte stämmer överens? Ta en titt på en låda med några avvikelser.

Som ni kan se saknas det i lådan ovan 17,78 dollar i kontanter och kuponger till ett värde av 2,50 dollar.

Kassan har dessutom ytterligare 12,78 dollar i checkar som inte har registrerats i försäljningen. När checkförsäljningen är lägre än de totala checkarna som samlats in kan det bero på att en anställd har bokfört en transaktion med en felaktig betalningsmetod.

Tips för att balansera kassaskåpet

Avvägning av kassaskåpet behöver inte vara komplicerat. Använd tipsen nedan för att hålla din låda i toppskick.

Har en person per låda

När det gäller din kassalåda är det bättre ju färre personer som har tillgång till den. Överväg att begränsa antalet personer som använder varje låda. Begränsningar gör att du kan undvika diskrepanser i kassalådan och kan hjälpa dig att undvika stölder på arbetsplatsen.

Den samma idén bör gälla för din chef för kassalådan. Begränsa hur många personer som balanserar kassorna och sköter kassaskåpsredovisningen i ditt företag.

Ansätt arbetsuppgifter

För ansvarsskyldighetens skull bör du ge en eller två betrodda anställda i uppdrag att balansera din eller dina kassaskåp. Du kan ge en person i uppdrag att räkna lådan medan en annan anställd förbereder bankinsättningen. Be anställda som hanterar kassalådor skriva under en rapport som visar att de balanserat lådan.

I början av nästa dag eller följande skift räknar du om kontanterna i varje låda för att kontrollera att saldot i början är korrekt. Om din verksamhet använder flera lådor, tilldela denna uppgift till varje kassörska och låt dem räkna sin individuella låda.

Använd försäljningsrapporter

Om du har ett kassasystem ska du inte vara rädd för att använda försäljningsrapporter till din fördel. Du kan använda rapporterna för att se en lådas saldo i början, för tillfället och i slutet av dagen. Försäljningsrapporter kan hjälpa dig:

• Avvik att ha för mycket kontanter i en låda
• Verifiera om en kund har blivit för lite pengar
• Påpeka anställdas stölder

Försäljningsrapporter kan också ge dig en glimt av ditt kassaflöde för dagen. Om du vill se hur försäljningen går, ta fram en försäljningsrapport.

Lämna in kontanter under dagen

För att hålla din kassalåda snygg och prydlig kan du överväga att rensa den under dagen. Hur kan du göra det? Insättningar.

Om du märker att din kassalåda svämmar över under dagen kan du göra flera små insättningar i ditt kassaskåp eller på banken för att hålla kassans kontantantal nere. Annars kan du få problem med en oorganiserad låda och felplacerade eller stulna pengar.

Gör insättningar under långsammare tider under dagen. På så sätt slipper du kämpa för att ta bort och räkna kontanter.

Avhängigt av storleken på din verksamhet och dina inkommande kontanter kan du behöva göra flera insättningar under dagen. Om ditt företag är mindre kan du förmodligen hoppa över detta steg helt och hållet.

Se upp för konsekventa diskrepanser

Om du börjar lägga märke till diskrepanser i kassaskåpet gång på gång kan det vara något på gång. Du kan ha att göra med stulna pengar om kontanterna konsekvent inte stämmer överens med dina kassarapporter.

Var uppmärksam på mönster, t.ex. rutinmässiga brister. Om du till exempel märker att det ständigt saknas 20 dollar i en anställds låda kan du behöva gräva lite mer och observera.

Behövs du redogöra för kassans kassaflöde? Inga problem! Med Patriots bokföringsprogram kan du enkelt registrera ditt företags inkomster och utgifter. Kom igång med din självguidade demo idag!

Gillar du vad du läser? Låt oss ta kontakt, kompis! Gilla oss på Facebook och låt oss börja prata.

Detta är inte avsett som juridisk rådgivning; för mer information, klicka här.