Förseningsavgifter och ränta på förfallna fakturor

En faktura är ett dokument som används för att fakturera kunder. När en faktura har mottagits förpliktar den en person eller ett företag att betala för varor eller tjänster som utförts. Men vad händer om någon vägrar att betala en faktura? Efter att ha gett företaget eller personen ett skriftligt meddelande kan den organisation som utfärdat fakturan ta ut förseningsavgifter eller dröjsmålsränta på grund av den sena betalningen. Noterbart är dock att lokala regler och lagar påverkar förseningsavgifter och ränta som tas ut på förfallna fakturor.

Beräkning av förseningsavgifter och ränta.

Vad är förseningsavgifter?

Företagen har friheten att ta ut en extra avgift eller en tilläggsavgift när en faktura lämnas obetald under en längre tid. Utöver denna avgift kan företagen ta ut en extra ränta på det obetalda beloppet.

Varför tar man ut förseningsavgifter?

Förseningsavgifter är ett incitament för kunderna att betala för de tjänster de fått och att betala inom en rimlig tid. Annars kommer företag som tillhandahåller dessa tjänster att drabbas av avbrott och eventuellt komplikationer i sitt kassaflöde. I slutändan kan detta leda till ekonomiska komplikationer, särskilt för små företag.

Vad skapar en förseningsavgift?

Sena avgifter och ränta som tas ut på förfallna fakturor beror på hur lång tid ett företag har gett en kund eller abonnent för att betala en faktura. Standardförfallodagen för en faktura är 30 dagar efter mottagandet av fakturan men kan vara vilket datum som helst som företaget bestämmer.

Om det finns en obetald faktura efter den tilldelade tiden kan företag ta ut förseningsavgifter för företag och privatpersoner. Vanligtvis innehåller ett företags avtalsklausul om betalningsvillkor en klausul om betalningsstrukturen och eventuella påföljder för sena betalningar. Detta kan inkludera en daglig straffränta eller några andra standardiserade förseningsavgifter.

Standardiserade förseningsavgifter regleras inte av delstater eller den federala regeringen. Det finns dock delstatliga tak för räntor. Räntesatser anges vanligtvis som en årlig procentsats, men kan beräknas årligen, månadsvis, dagligen eller egentligen vilken tidsperiod som helst.

Lokala lagar påverkar ränta som tas ut på förfallna fakturor

En del stater har en procentsats för avtal med redan existerande skriftliga överenskommelser som innehåller uttryckliga räntesatser och en annan procentsats för överenskommelser som är tysta om förseningsavgifter. Alabama har till exempel en lagstadgad högsta räntesats på 8 % per år för skriftliga avtal och en högsta räntesats på 6 % per år för avtal som inte innehåller någon särskild klausul.

Här är några exempel på delstaternas lagstadgade räntesatser:

• Kalifornien begränsar avtalsräntan till 12 %.
• Massachusetts till 6 %, om det inte finns ett avtal.
• Colorado på 8 % om det inte finns något avtal och maximalt 45 %, en av de högsta räntegränserna i landet.
• Nevada har ingen begränsning för avtalsräntor, i annat fall finns det en prime rate hos största banken i Nevada plus 2 %.

Det är upp till ett företags bedömning om de tar ut en fast avgift av kunderna eller en procentuell andel av det obetalda förfallna beloppet. Dröjsmålsavgifter och dröjsmålsränta är endast verkställbara om det ursprungliga kontraktet, eller avtalet, som skapats mellan parterna innehåller en uttrycklig och tydlig klausul om dröjsmålsavgifter eller dröjsmålsränta.

Ett exempel på en tydlig klausul kan vara ”Räkningar som inte betalas inom tidsfristerna är föremål för en månatlig finansieringsavgift på %”. Detta bör visas i en läsbar, fet stil på kontraktet nära signaturraden för att undvika konflikter.

Fastställande av förseningsavgift

Ett företag kan fastställa förseningsavgiften och bifoga ett kravbrev till nästa faktura med det nya förfallna beloppet. För att fastställa en förseningsavgift finns det en online-kalkylator som kräver att man anger antalet dagar (eller månader) som betalningen är försenad, beloppet för den ursprungliga fakturan och den räntesats som ditt avtal anger.

För att beräkna förseningsavgifter med tillägg av räntesatsen, dividerar du årsräntan med 12 för att ta hänsyn till de 12 månaderna på året. Om en stat tillåter 12 % per år motsvarar det 1 % per månad. Om du har en faktura på 1 000 dollar är räntan för den månaden 10 dollar.

När du ska tillämpa en förseningsavgift

Det är bästa tillvägagångssättet att skicka en påminnelse om försenad betalning till en kund innan du tar ut förseningsavgiften eller ränteavgifterna. Detta ger en tidsfrist för kunderna, särskilt när det är okänt varför kunden är sen med en betalning eller om det är ovanligt för kunden att vara sen med en betalning.

Det är viktigt att väga för- och nackdelarna med att tillämpa en förseningsavgift för en kund. Det finns ofta omständliga skäl till varför klienter är sena med betalningar. Ett företags första skyldighet bör vara att bedriva en rättvis och sann affärsverksamhet och upprätthålla vänskapliga affärsrelationer.Att tillämpa en förseningsavgift så snart en betalning är försenad eller uteblir kommer i så fall bara att orsaka turbulens och kan kosta en kund.

När tas förseningsavgifter ut?

En förseningsavgift kan tas ut när som helst efter det att en betalning har förfallit till betalning (dvs. efter fakturaperioden på 30 dagar). Ett företag som värdesätter sina kundrelationer kommer dock att erbjuda en tidsfrist mellan den tidpunkt då betalningen förfaller till betalning och den tidpunkt då de tar ut den beräknade förseningsavgiften.

Ränta på förfallna fakturor

Ränta på obetalda fakturor är standardpraxis i de flesta branscher. Företag har laglig rätt att ta ut ränta. Men denna typ av ränta är endast verkställbar om det finns ett befintligt avtal om förseningsavgifter mellan företaget och kunden om betalningsvillkoren och villkoren för ränta på obetalda fakturor. Om det inte finns något befintligt avtal är kunden inte skyldig att betala ränta på obetalda fakturor.

Och även om räntesatser inte är direkt reglerade begränsar vissa stater det belopp som ett företag kan ta ut i förseningsavgifter och sätter ett tak för ränteprocenten. Typiskt sett bör företag inte ta ut mer än 10 % per år på förseningsavgifter och fakturor. Organisationer bör dock kontrollera med lämpliga statliga bestämmelser för att bekräfta vilken procentsats som är tillåten i deras jurisdiktion.

Hur man undviker förseningsavgifter och räntesatser

Det kan vara ett slöseri med tid och resurser att spåra upp kunder för fakturor, och särskilt för obetalda fakturor. För att undvika att behöva bedöma förseningsavgifter och räntor på fakturor bör företag ge ett ekonomiskt incitament för att betala fakturor i tid. Organisationer kan överväga att erbjuda en rabatt för full betalning i förväg eller inom fakturans betalningstid. Detta är en framgångsrik taktik för att undvika att behöva ta ut förseningsavgifter eller ränteavgifter mot kunder och riskera en affärsrelation.

För att säkerställa att de inte oavsiktligt lämnar fakturor obetalda bör företag investera i bra redovisningssystem. Överväg att skapa påminnelser och elektroniska meddelanden för att hjälpa till att hålla sig organiserad och göra betalningar i tid. Att inrätta elektroniska betalningar eller överföringar kan också göra det enkelt att dra direkt från ditt företagskonto till företaget eller tjänsteleverantören.

Integen av denna information ska naturligtvis tas som juridisk eller finansiell rådgivning och den ska inte heller avskräcka dig från att söka hjälp av en licensierad advokat, revisor eller en yrkesverksam inom finansiella tjänster. Men om du vill försäkra dig om att ditt företags riktlinjer för förseningsavgifter eller ränta som tas ut på förfallna fakturor överensstämmer med bästa praxis, är detta ett bra ställe att börja!

Månads- och dagsräntekalkylator för att beräkna ränta på obetalda fakturor.