En balansräkning för småföretag

Denna del av Factor Finders startserie kommer att ägnas åt ett av de viktigaste dokumenten som småföretagare måste lära sig att fylla i – balansräkningen.

Balansräkningen är en av de grundläggande finansiella rapporterna för alla företag. Balansräkningen, som ibland kallas för ”rapport över finansiell ställning”, sammanfattar ett företags tillgångar och skulder vid en viss tidpunkt.

Balansräkningen ger en småföretagare en ögonblicksbild av sitt företags finansiella ställning vid en viss tidpunkt under konjunkturcykeln. Observera att en balansräkning inte rapporterar om ett företags fluktuerande finansiella ställning under en viss tidsperiod – t.ex. en månad, ett kvartal eller ett år – utan snarare ett specifikt ögonblick (t.ex. den 15 december 2016). Balansräkningar återspeglar kulminationen av alla transaktioner som har genomförts fram till den dag då den sammanställdes – återigen, tänk ”ögonblicksbild”.

Balansräkning vs. resultaträkning

Du kanske säger: ”Vänta lite – det här låter bekant. Läste jag inte just om något liknande i artikeln om resultaträkningar i Startup Series?”

Det gjorde du på sätt och vis. De två är sammankopplade men ändå olika dokument som hjälper företagare och fordringsägare att få en korrekt bedömning av ett företags ekonomiska status. De två formerna skiljer sig åt i sina respektive tidsramar och specifika funktioner.

En resultaträkning ger inte en ögonblicksbild av ett företags ekonomiska ställning – den följer snarare svängningarna i inkomster och förluster under en viss tidsperiod. Resultaträkningen är användbar eftersom den låter startup-ägare ta en titt på vilka transaktionskostnader och fördelar de har, så att de kan ändra sina strategier i enlighet med detta. Balansräkningar fyller inte denna funktion – i stället för att spåra den finansiella ställningen under en tidsperiod visar den startup-ägare hur deras ekonomi ser ut den dagen. Balansräkningar är inte bekymrade över specifika kostnader eller intäkter. I stället fokuserar den på den övergripande finansiella ställningen.

Balansräkningar är avgörande för nystartade småföretag när de söker finansiering. Kreditgivare och långivare frågar ofta efter balansräkningar innan de gör affärer med nystartade företag. Det är därmed mycket viktigt att förstå hur man gör en sådan.

Balansräkningens komponenter

Vi ska bli lite mer tekniska. Vad består en balansräkning av?

Det finns tre olika finansiella kategorier som utgör en balansräkning – tillgångar, skulder och ägarens (aktieägarens) eget kapital. Som ett nystartat litet företag kommer den sistnämnda kategorin inte att gälla för dig. Låt oss därför dela upp de två kategorier som du behöver förstå: tillgångar och skulder.

Aktiva

Aktiva är resurser som ett företag har och som har något slags ekonomiskt värde. Småföretagens balansräkningar listar ett företags tillgångar uppifrån och ner enligt deras likviditet (dvs. hur lätt de kan bytas ut mot pengar).

Det finns två typer av tillgångar, omsättningstillgångar och långfristiga tillgångar. Omsättningstillgångar kan omvandlas till kontanter inom ett år eller mindre, medan långfristiga tillgångar skulle kräva mer tid för att göra det. Enligt Investopedia är den allmänna ordningen för konton inom kategorin omsättningstillgångar följande:

• Kassa
• Kasseekvivalenter (som statsskuldväxlar)
• Marknadsförda värdepapper
• Förfallna fordringar
• Förråd
• Förskottsbetalda kostnader

Långsiktiga tillgångar består däremot av:

• Långsiktiga investeringar
• Fasta tillgångar
• Intangibla tillgångar

Skulder

Skulder är summan av de pengar som ett företag är skyldigt externa aktörer. Även skulder är uppdelade i kort- och långfristiga delar. Enligt Investopedia omfattar kortfristiga skulder bl.a:

• Somedelbara segment av långfristiga skulder
• Bankskulder
• Räntebetalningar
• Lönebetalningar
• Hyror
• Skatter
• Skatter
• Nyttoförbrukningsvaror
• Kundbetalningar i förskott

Långfristiga skulder består av:

• Alla former av långfristiga skulder
• Pensionskasseskulder för anställda
• Utränad skatt

Balansräkningen kommer i slutändan att återspegla summan av ditt företags tillgångar och skulder. För att få ett sammanhang kring den information som presenteras i det här avsnittet rekommenderar vi att du tar en titt på några exempel på balansräkningar på internet. Genom att undersöka hur andra småföretag sköter sin bokföring kan du lära dig att läsa en balansräkning på ett bekvämt sätt och kommer i slutändan att förbereda dig för att göra din egen.

Hur man gör en balansräkning för ett litet företag

Är du redo att göra din egen balansräkning? Tack vare gratis mallar från företag som Google och Microsoft är det faktiskt en mycket enkel uppgift. Följ den här processen i tre steg:

Hitta en enkel balansräkningsmall

Det finns många gratis balansräkningsmallar för småföretag ute på internet. Hitta den som fungerar bäst för dig. Här är tre exempel på starka balansräkningar att använda:

• Google Docs- Google erbjuder en gratis balansräkningsmall för småföretag som är enkel, molnbaserad och lättillgänglig var som helst. Allt du behöver för att arbeta med din balansräkning är ett Google-konto och en internetuppkoppling.
• QuickBooks- dotterbolaget Intuit har ett kalkylblad som du kan ladda ner gratis, förutsatt att du redan har Microsoft Office installerat på din dator.
• Microsoft Excel- Microsoft erbjuder sin egen tolkning av en balansräkningsmall för Excel och Excel Online. Om du redan har Microsoft Office kan du kolla in den.

Inför dina uppgifter

Uppfyll mallen. Detta steg kräver att du upprätthåller bra bokföringsmetoder under varje affärscykel.

Tolka resultaten

Ja, välj bara en mall, sätt in siffrorna och analysera – ingen aritmetik behövs. Mallarna gör det åt dig.

Det går snabbt och enkelt att göra en företagsbalansräkning. När du har fått dina resultat kan du använda din balansräkning för finansiell analys eller för att ansöka om lån, krediter osv. Om du vill ha fler tips om hur du blir en framgångsrik ägare av ett nystartat företag kan du ta del av de andra artiklarna i serien om nystartade företag. För fler tips om hur du finansierar ditt nystartade företag (även om du inte har den bästa kreditvärdigheten), ge Factor Finders ett samtal och lär dig mer om fakturafactoringlösningar.