Elon University

1.0 Syfte

Syftet med denna policy är att se till att Elons tjänster för elektronisk post (e-post) förblir tillgängliga och tillförlitliga för universitetsgemenskapen och används för ändamål som är lämpliga för universitetets uppdrag.

2.0 Tillämpningsområde

Denna policy gäller alla medlemmar av Elon-gemenskapen som använder e-postsystemet.

3.0 Policy

3.1 Användning av Elon Universitys e-postadresser och -konton

Elons e-post är ett sätt att kommunicera officiellt med personer som är medlemmar av Elon-gemenskapen. Som sådan bör universitetets officiella kommunikationsmekanismer (inklusive, men inte begränsat till, officiell bulkmail och kursmail) läsas regelbundet eftersom de kan påverka dagliga aktiviteter och ansvarsområden. Distributionslistor för massutskick av e-post till alla studenter, alla lärare och/eller all personal hanteras av Instructional and Campus Technologies (I&CT) på grundval av listor över nuvarande lärare och personal som tillhandahålls av Human Resources och nuvarande studenter som tillhandahålls av Registrar’s Office. Det finns ingen bestämmelse om opt-out för dessa listor.

E-post är ett privilegium, och vissa skyldigheter är knutna till dess användning. Alla användare förväntas hålla sig till anständighet, lag, etik, sunt förnuft och god smak i e-postkommunikation. En användare av Elon’s Electronic Mail bör upprätthålla sitt konto genom att inte spara stora filer eller stora mängder e-post. För att säkerställa fortsatt tillgång till diskutrymme bör e-postmeddelanden inte sparas i systemet längre än 90 dagar. Om det är nödvändigt att behålla ett meddelande längre än 90 dagar bör användaren ladda ner meddelandet till sin dator.

För att garantera säkerheten för e-postkonton måste alla lösenord ändras en gång om året, men alla uppmanas att ändra lösenordet var 120:e dag. Ett lösenord ska vara komplext och svårt att gissa – se Elon Universitys lösenordspolicy. Användaren bör säkerhetskopiera alla viktiga meddelanden och filer för att förhindra att information går förlorad och bör omedelbart rapportera eventuella säkerhetsproblem till Campus Technology Support på 278-5200.

3.2 Skydd av elektroniska kommunikationstjänster

Elon Universitys system skannar inkommande och utgående e-post för innehåll som kan karakteriseras som skräppost. Om skräppostkaraktärer hittas kan meddelandet märkas eller sättas i karantän. Elon skannar också rutinmässigt all e-post för virus. Skanningen för virus kan också leda till en ändring av e-postens rubriker eller till ytterligare konsekvenser, vilket förklaras nedan.

På grund av den potentiellt skadliga karaktären hos innehållet i många meddelanden eller bilagor, levererar Instructional & Campus Technologies för närvarande:

• Inte meddelanden som innehåller bilagor som har identifierats som maskar av vårt nuvarande anti-virus system.
• Raderar bilagor som identifierats som innehållande virus av vår nuvarande antivirusleverantör och ersätter dem med en fil som heter ”deleted.txt”
• Blockerar meddelanden från externa avsändare som inte tillhandahåller korrekt identifiering per DNS (vissa spammare använder sig av felaktigt konfigurerade SMTP-servrar i ett försök att maskera sin verkliga identitet).

Elons universitet förbehåller sig rätten att blockera annan inkommande e-post som uppvisar kännetecken av skräppost, virus, trojaner eller något annat som kan hota campusets nätverksinfrastruktur eller tjänster.

Elons e-posttjänster begränsar också storleken på inkommande meddelanden till 15 MB (inklusive bilagor).

Elons universitet äger e-postsystemet och förbehåller sig rätten att undersöka all e-post eller filer. Systemadministratörer ska avstå från att granska e-post och filer och behandla dem som konfidentiella om inte rektor, provost, vice rektor för affärsverksamhet, ekonomi och teknik eller biträdande vice rektor för teknik/CIO ger instruktioner om detta.

Utgående e-post

– All utgående e-post måste dirigeras via universitetets e-postrelaytjänster.
– Meddelanden som är upp till 15 MB stora (inklusive bilagor) kan skickas via Elons e-posttjänster.

3.3 Integritet

Personlig information bör inte överföras elektroniskt via Elon Universitys e-postsystem. Personlig information definieras som en individs för- och efternamn kopplat till något av följande:

• Socialförsäkringsnummer
• Förarlegitimationsnummer
• Finansiellt kontonummer
• Kredit- eller betalkortsnummer
• Någon säkerhetskod eller något lösenord som skulle kunna ge tillgång till en individs finansiella konto

Användare bör iaktta yttersta försiktighet när de använder e-post för att kommunicera konfidentiella eller känsliga frågor och bör inte anta att e-post är privat och konfidentiellt. Det är särskilt viktigt att användarna är noga med att skicka meddelanden endast till den eller de avsedda mottagarna. Särskild försiktighet bör iakttas när man använder kommandona ”reply” eller ”reply all” under e-postkorrespondens.

3.4 Missbruk av e-post

Elonuniversitetets e-posttjänster får inte användas för att skicka kommersiella eller oönskade massutskick. De får inte användas för att skicka meddelanden (t.ex. stora mängder e-postmeddelanden eller extremt stora enskilda e-postmeddelanden) med avsikt att störa en server eller en persons konto på en server.

För att skydda tillgängligheten till e-posttjänsterna vid Elon bör användarna avstå från att skicka kedjebrev, julkort eller liknande till mer än ett fåtal personer. Obehöriga meddelanden som skickas till stora grupper kan påverka e-posttjänsterna på ett negativt sätt. Om en användare har frågor om huruvida han eller hon ska skicka ett meddelande till en stor distribution eller inte, bör den personen kontrollera med en handledare eller kontakta den biträdande vice rektorn för teknik.

Nedan följer en icke uttömmande förteckning över exempel på e-postmissbruk:

• Överdriven personlig användning
• Inblandning i andras användning av e-post
• Oavsiktlig obehörig åtkomst till andras e-post
• Sändning av ”spams”, kedjebrev, brevbomber eller någon annan typ av omfattande distribution av oönskad e-post
• Förfalskning av e-post
• Ge intryck av att du representerar universitetet om du inte är auktoriserad att göra det
• Användning av e-post för kommersiell verksamhet
• Sändning av stötande eller kränkande meddelanden
• Uppförande av olaglig verksamhet
• Spoofing, förfalskning, ändring eller borttagning av rubriker för elektronisk post är också förbjudet
• Använd inte en annan användares konto

Informera omedelbart om eventuella problem med e-post till Campus Technology Support på [email protected] eller ring (336) 278-5200. Överträdelser bör rapporteras till systemadministratören på [email protected] eller till Assistant Vice President for Technology/CIO.

Överträdelse av denna eller någon annan policy från Elon University kan resultera i disciplinära åtgärder, upp till och med avstängning eller uppsägning.