Electronic Data Interchange (EDI)

EDI (Electronic Data Interchange) är överföring av data från ett datorsystem till ett annat med hjälp av standardiserad meddelandeformatering, utan behov av mänsklig inblandning. EDI gör det möjligt för flera företag – eventuellt i olika länder – att utbyta dokument elektroniskt. Data kan utbytas via seriella länkar och peer-to-peer-nätverk, även om de flesta utbyten för närvarande förlitar sig på Internet för anslutning.

Ett EDI-meddelande innehåller en sträng av dataelement som vart och ett representerar ett enskilt faktum, t.ex. ett pris, ett produktmodellnummer och så vidare, åtskilda av en avgränsare. Hela strängen kallas ett datasegment. Ett eller flera datasegment som inramas av en rubrik och en eftertext bildar en transaktionsuppsättning, som är EDI-överföringsenheten (motsvarande ett meddelande). En transaktionsuppsättning består ofta av det som vanligtvis skulle ingå i ett typiskt affärsdokument eller formulär.

När ett EDI-dokument skickas måste båda parter eller handelspartner följa samma uppsättning regler. Dessa standarder definierar var och hur informationen från dokumentet ska hittas. Översättningsprogram bearbetar informationen på olika sätt för skickade och mottagna meddelanden och utför en fullständig granskning av varje steg för att säkerställa att informationen skickas eller tas emot i EDI-format. När översättaren på den mottagande datorn läser ett dokument vet den till exempel var köparens företagsnamn, ordernummer, inköpsposter och pris ska finnas. Denna information skickas sedan till mottagarens orderinmatningssystem utan att manuell orderinmatning är nödvändig.

EDI gäller dokument som inköpsorder, fakturor, fraktmeddelanden och kommissionsförsäljningsrapporter samt annan viktig eller sekretessbelagd information. Ett försäkringsbolag kan till exempel kontrollera att en sökande har ett körkort genom ett EDI-utbyte.

EDI används främst av stora företag för att ha ett enhetligt behandlingssystem, vilket möjliggör effektivitet. Kostnad, snabbhet, noggrannhet och effektivitet är de största fördelarna med EDI. Systemet är dyrt att införa och kräver vanligtvis hjälp av en konsult som är specialiserad på området.

EDI konkurrerar med XML, som bygger på taggar för att organisera data. Det kan också konkurrera med gränssnitt för tillämpningsprogrammering – kod som gör det möjligt för två programvaror att kommunicera. Även om det liknar EDI saknar API en standard för användare, vilket gör det svårt för olika företag att dela information via API:er.

Användning av EDI-system eliminerar behovet — och därmed kostnaderna — av att skriva ut, arkivera, lagra, posta och hämta pappersdokument. Målet är att bli av med papper och att alla ska arbeta med samma faktura så att informationen kan behandlas och läsas enkelt.

Vissa användare, t.ex. läkare som överför hälsovårdsinformation, kan tycka att EDI är mer betungande än papper, men standardiseringen och den elektroniska konverteringen lönar sig i längden.

Automatisering av pappersbaserade arbetsuppgifter förbättrar datakvaliteten, och transaktionerna utbyts inom några sekunder eller minuter i stället för dagar eller veckor. EDI frigör tid för personalen som kan ägna sig åt viktigare uppgifter. Affärskritiska data skickas i tid och spåras i realtid genom att dataöverföringen mellan tillämpningar i en leveranskedja automatiseras.

Diverse EDI-standarder tillgodoser behoven hos specifika branscher eller regioner eller andra specifikationer. ANSI ASC X12 (X12) används rutinmässigt i USA och EDIFACT (Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport) används utanför USA. Det finns också många andra standarder som rör specifika branscher, t.ex. VDA för den tyska bilindustrin.

Data Interchange Standards Association (DISA), ett företag som utvecklar och sprider standarderna för utbyte av elektroniska affärer inom flera branscher, stöder ASC X12. X12. Tre gånger om året arbetar X12-medlemmar tillsammans inom olika vertikala branscher som finans och hälsovård för att utveckla nya versioner av standarden.

EDI-system

Differentierade typer av EDI implementeras för att passa företagets behov, kapacitet och budget – för att hjälpa flera konsekventa affärspartners, stödja partners runt om i världen eller i andra situationer. Metoderna omfattar direkt EDI (punkt-till-punkt), EDI via VAN eller EDI-nätverkstjänsteleverantör, EDI via E S2, EDI via FTP/VPN, SFTP eller FTPS, webb- och mobil EDI samt EDI-outsourcing.

Direkt EDI: Med direkt EDI skapas en förbindelse mellan två affärspartner. Större företag kan välja denna metod om de har många transaktioner med samma partner per dag.

EDI via VAN (value-added network), EDI Network Services Provider: Den här modellen skyddar företagen från de komplikationer som uppstår när man stöder de många kommunikationsprotokoll som krävs när man har att göra med flera affärspartner. Det är ett säkert nätverk där dokument överförs mellan affärspartner.

EDI via Applicability Statement version 2 (AS2): Detta kommunikationsprotokoll utbyter data på ett säkert sätt via Internet. Två datorer (en klient och en server) ansluts i ett punkt-till-punkt-läge via Internet. AS2 skickas säkert i ett kuvert som använder digitala certifikat och kryptering.

EDI via FTP/VPN, SFTPS, FTPS: File Transfer Protocol (FTP) via Virtual Private Network (VPN), Secure File Transfer Protocol (SFTP) eller File Transfer Protocol Secure (FTPS) utbyter dokument via Internet och förbinder affärspartner direkt. Dessa protokoll kodar data under överföringen från ett företag till ett annat för att skydda känslig information. Data dekrypteras vid ankomsten.

Web EDI: EDI styrs via webbläsaren på Internet och kopierar pappersbaserade dokument till webbformulär som innehåller fält där användarna skriver in information. Det omvandlas sedan automatiskt till ett EDI-meddelande och skickas via säkra Internetprotokoll.

Mobile EDI: Denna metod gör det möjligt att överföra dokument via mobila enheter.

Managed Services: Managed services-system lägger ut EDI-dokumentkontrollen på en tredjepartsleverantör.

Företagets behov och processer avgör vilket EDI-system som ska implementeras. Innan du övergår till EDI i din organisation bör du upprätta en ledningsstruktur. Medlemmarna i teamet bör ha EDI- och ledarerfarenhet. Därefter ska du fastställa prioriteringar för införandet och sedan analysera vilka delar av verksamheten som kommer att gynnas mest av EDI. Välj en EDI-nätverksleverantör som fokuserar på dina affärsbehov. Sedan assimilera EDI och data i verksamheten.

För att beskriva hur data i EDI-transaktionen korrelerar med data i det interna systemet, skapa en karta som bestämmer var varje inkommande fält hamnar och om data behöver formateras om. Testa systemet innan du implementerar det live.