Bra skrivande
On september 28, 2021 by admin4.3 Bra skrivande
Lärandemål
- Identifiera sex grundläggande egenskaper som kännetecknar bra skrivande i affärssammanhang.
- Identifiera och förklara de retoriska element och liknande strategier som bidrar till bra skrivande.
En vanlig fråga är vad som är bra skrivande. Allt eftersom vi fortskrider i vår studie av skriftlig affärskommunikation kommer vi att försöka besvara den. Men inse att även om frågan kan vara enkel är svaret komplext. Edward P. BaileyBailey, E. (2008). Att skriva och tala. New York, NY: McGraw-Hill. erbjuder flera viktiga punkter att komma ihåg.
Godt affärsskrivande
- följer reglerna,
- är lättläst och
- tilltalar läsaren.
Låtsas vi undersöka dessa egenskaper närmare.
Baileys första punkt är en punkt som ger upphov till en hel del debatt. Vad är reglerna? Beror ”reglerna” på publikens förväntningar eller branschstandarder, på vad din engelsklärare lärde dig, eller återspeglas de i det fantastiska skrivandet hos författare som du kan peka på som positiva exempel? Svaret är ”allt detta”, med ett förtydligande. Det kan hända att du måste hitta en balans mellan publikens förväntningar och industrins normer för ett dokument, och du kan behöva hitta en balans eller en kompromiss. BaileyBailey, E. (2008). Att skriva och tala. New York, NY: McGraw-Hill. pekar på sunt förnuft som ett grundläggande kriterium för bra skrivande, men sunt förnuft är en produkt av erfarenhet. När man söker efter balans är det läsarens förståelse som är den avgörande faktorn. Den korrekta användningen av ett semikolon kanske inte är det som behövs för att få en mening att fungera. Din läsande publik bör bära extra uppmärksamhet i allt du skriver eftersom du utan dem inte kommer att få många fler skrivuppdrag.
När vi säger att bra skrivande följer reglerna menar vi inte att en författare inte kan vara kreativ. Precis som en konststuderande måste veta hur man ritar en scen i rätt perspektiv innan han kan ”bryta mot reglerna” genom att ”böja” perspektivet, så måste en författare känna till språkets regler. Att vara väl förtrogen med hur man använder ord på rätt sätt, bildar meningar med korrekt grammatik och bygger logiska stycken är färdigheter som författaren kan använda sig av oavsett vilken uppgift han eller hon har. Även om vissa affärsmiljöer kräver ett konservativt skrivande finns det andra områden där kreativitet inte bara är tillåten utan obligatorisk. Föreställ dig att du arbetar för en reklambyrå eller ett programvaruutvecklingsföretag; i sådana situationer är det viktigt att uttrycka nya, oprövade idéer för att nå framgång. Genom att följa språkets regler och korrekt skrivning kan en skribent uttrycka dessa kreativa idéer i en form som framträder klart och tydligt och främjar förståelsen.
På samma sätt är en skrivning som är lättläst inte detsamma som en ”fördummad” eller förenklad skrivning. Vad är lättläst? För en ung publik kan du behöva använda raka och enkla termer, men att ignorera deras användning av språket är att skapa en konstgjord och onödig barriär. Ett exempel som hänvisar till Miley Cyrus kan fungera för en läsande publik och falla platt för en annan. Yrkesspecifika termer kan tjäna ett värdefullt syfte när vi skriver om exakta begrepp. Alla kommer inte att förstå alla termer inom ett yrke, men om din publik i stort sett är insatt i termerna inom området, kommer användningen av branschspecifika termer att hjälpa dig att etablera en relation med dina läsare.
Den verkligt utmärkta författaren är den som kan förklara komplexa idéer på ett sätt som läsaren kan förstå. Ibland kan lättlästheten bero på att författaren väljer ett lysande illustrativt exempel för att få fram en poäng. I andra situationer kan det vara författarens införlivande av definitioner i texten så att innebörden av okända ord blir tydlig. Det kan också handla om att välja dynamiska, specifika verb som gör det tydligt vad som händer och vem som utför handlingen.
Baileys tredje punkt handlar om läsarens intresse. Kommer de att vilja läsa den? Denna fråga bör styra mycket av det du skriver. Vi får alltmer information från vår omgivning genom visuella, auditiva och multimediala kanaler, från YouTube till strömmande ljud och till att titta på nyheter på nätet. Vissa hävdar att detta har lett till en minskad uppmärksamhetsspännvidd för läsning, vilket innebär att författare måste tilltala läsarna med korta, slagkraftiga meningar och catchy fraser. Det finns dock fortfarande gott om människor som älskar att fördjupa sig i att läsa en intressant artikel, ett förslag eller en marknadsföringsartikel.
Den kanske mest universellt användbara strategin för att fånga läsarens uppmärksamhet är att ange hur din skrift kan uppfylla läsarens behov. Om ditt dokument innehåller information för att besvara en fråga, lösa ett problem eller förklara hur man kan öka vinsten eller sänka kostnaderna, kan du ange detta i början. Genom att inleda med en ”what’s in it for me”-strategi ger du din publik en anledning att vara intresserad av det du har skrivit.
Mer kvaliteter för bra skrivande
Till ovanstående lista från Bailey kan vi lägga till ytterligare några kvaliteter som definierar bra skrivande. Bra skrivande
- möter läsarens förväntningar,
- är klart och koncist,
- är effektivt och ändamålsenligt.
För att möta läsarens förväntningar måste skribenten förstå vem den tilltänkta läsaren är. I vissa affärssituationer skriver du bara till en person: din chef, en kollega på en annan avdelning eller en enskild kund eller leverantör. Om du känner personen väl kan det vara lika lätt för dig att skriva till honom eller henne som att skriva en lapp till din förälder eller rumskamrat. Om du inte känner personen kan du åtminstone göra några rimliga antaganden om hans eller hennes förväntningar, baserat på den position han eller hon innehar och dess relation till ditt arbete.
I andra situationer kan du skriva ett dokument som ska läsas av en grupp eller ett team, en hel avdelning eller till och med ett stort antal helt främmande personer. Hur kan du förutse deras förväntningar och anpassa ditt skrivande därefter? Naturligtvis vill du lära dig så mycket som möjligt om din troliga målgrupp. Hur mycket du kan lära dig och vilken typ av information varierar beroende på situationen. Om du till exempel skriver innehåll till en webbplats kanske du aldrig kommer att träffa de personer som kommer att besöka webbplatsen, men du kan förutsäga varför de skulle lockas till webbplatsen och vad de skulle förvänta sig att läsa där. Förutom att lära dig mer om din målgrupp kommer din tydliga förståelse av skrivuppgiften och dess syfte att hjälpa dig att uppfylla läsarens förväntningar.
Vårt tillägg av den femte punkten om tydligt och kortfattat skrivande återspeglar den ökande tendensen inom affärsskrivande att eliminera fel. Fel kan inkludera sådana som är förknippade med produktion, från skrivning till redigering, och läsarens respons. Era dubbla mål om tydlig och koncis skrivning pekar på ett centralt mål för hela kommunikationen: trohet. Detta begrepp innefattar vårt mål att korrekt kommunicera all avsedd information med ett minimum av signal- eller meddelandeförstöring eller misstolkning. Att utforma dina dokument, inklusive skrivning och presentation, för att minska meddelandetabbrott är en viktig del av effektiv affärskommunikation.
Detta leder vår diskussion till effektivitet. Det finns bara tjugofyra timmar på en dag och vi ombeds i allt högre grad att göra mer med mindre, med kortare tidsfrister nästan garanterat. Hur kan du som skribent uppfylla de ständigt ökande förväntningarna? Varje skrivuppdrag kräver en tydlig förståelse för målen och de önskade resultaten, och när någon av dessa två aspekter är oklar kan effektiviteten i ditt skrivande äventyras. Omskrivningar kräver tid som du kanske inte har, men som du måste göra om uppgiften inte gjordes korrekt första gången.
Som vi har diskuterat tidigare kan en vana att läsa liknande dokument innan du påbörjar din skrivprocess hjälpa till att skapa en mental mall av din önskade produkt. Om du kan se i ditt sinne vad du vill skriva och har perspektivet från liknande dokument i kombination med publikens behov kan du skriva effektivare. Dina skriftliga dokument är produkter och kommer att krävas enligt ett schema som påverkar dina medarbetare och din verksamhet. Din förmåga att producera effektiva dokument på ett effektivt sätt är en färdighet som kommer att bidra till din framgång.
Vår sjätte punkt förstärker denna idé med betoning på effektivitet. Vad är effektivt skrivande? Det är ett skrivande som lyckas uppnå sitt syfte. Om du förstår syftet, målen och de önskade resultaten för ditt skrivuppdrag kommer du att kunna uppnå denna framgång. Din arbetsgivare kanske vill att ett inledande säljbrev ska resultera i en ökning av antalet säljledningar eller potentiella kontakter för uppföljning som leder till försäljning. Din publik kanske inte ser dokumentet ur det perspektivet, utan läser istället med tankesättet ”Hur hjälper det här mig att lösa X problem?”. Om du uppfyller båda målen närmar sig ditt skrivande effektivitet. Här kvalificeras effektivitet med ordet ”närmar sig” för att påpeka att skrivande är både en process och en produkt, och ditt skrivande kommer kontinuerligt att kräva ansträngning och uppmärksamhet på revidering och förbättring.
Retoriska element och kognitiva strategier
Ett annat tillvägagångssätt för att definiera ett bra skrivande är att titta på hur det uppfyller målen för två välkända system inom kommunikation. Ett av dessa system omfattar de tre klassiska elementen i retorikenThe art of presenting an argument. eller the art of presenting an argument. Dessa element är logos (logik), ethos (etik och trovärdighet) och pathos (känslomässigt tilltal), som först föreslogs av den antike grekiske läraren Aristoteles. Även om retorik ofta tillämpas på muntlig kommunikation, särskilt offentligt tal, är den också grundläggande för bra skrivande.
En andra uppsättning mål omfattar vad som kallas kognitiva strategierSätt att formulera, uttrycka och representera ett budskap för en publik. eller sätt att främja förståelse,Kostelnick, C., & Roberts, D. (1998). Utformning av visuellt språk: Strategier för professionella kommunikatörer (s. 14). Needham Heights, MA: Allyn & Bacon. som under de senaste decennierna utvecklats av Charles Kostelnick och David Rogers. Liksom retoriska element kan kognatstrategier tillämpas på offentligt tal, men de är också användbara för att utveckla ett bra skrivande. I tabell 4.2 ”Retoriska element och kognata strategier” beskrivs dessa mål, deras syften och exempel på hur de kan genomföras i affärsskrivande.
Tabell 4.2 Retoriska element och kognata strategier
| Aristoteles retoriska element | Kognata strategier | Fokus | Exempel i. Business Writing | |
|---|---|---|---|---|
| Logos | Klarhet | Klar förståelse | Ett meddelande kommer att lämnas till företaget senare i veckan, men jag vill personligen berätta för er att jag från och med den första nästa månad kommer att lämna min tjänst för att acceptera ett treårigt uppdrag på vårt kontor i Singapore. Så snart ytterligare detaljer om hanteringen av ditt konto finns tillgängliga kommer jag att dela med mig av dem till dig. | |
| Samtal | Nyckelpunkter | I morgondagens telefonkonferens vill Sean presentera de nya teammedlemmarna, skissera upp tidsplanen och budgeten för projektet och klargöra var och ens ansvarsområden när det gäller att nå våra mål. | ||
| Arrangemang | Ordning, hierarki, placering | Vår avdelning har matrisstruktur. Vi har tre produktutvecklingsgrupper, en för varje produktkategori. Vi har också en tillverkningsgrupp, en ekonomigrupp och en försäljningsgrupp; olika gruppmedlemmar är tilldelade var och en av de tre produktkategorierna. Inom matrisen är vår struktur platt, vilket innebär att vi inte har några gruppledare. Alla rapporterar till Beth, avdelningschefen. | ||
| Ethos | Kredibilitet | Karaktär, förtroende | Efter att ha känt och arbetat med Jesse i mer än fem år kan jag varmt rekommendera honom att ta min plats som din rådgivare. Förutom att han har utmärkta kvalifikationer är Jesse känd för sitt engagemang, sin ärlighet och sin omtänksamma attityd. Han kommer alltid att göra det lilla extra för sina kunder. | |
| Förväntningar | Normer och förväntade resultat | Som vanligt i vår bransch skickar vi alla varor FOB vårt lager. Priserna är exklusive alla federala, statliga eller lokala skatter. Betalningsvillkor är netto 30 dagar från fakturadatum. | ||
| Referens | Källor och referensramar | Enligt en artikel i Business Week daterad den 15 oktober 2009 är Doosan ett av de största affärskonglomeraten i Sydkorea. | ||
| Pathos | Ton | Ton | Uttryck | Jag saknar verkligen ord för att uttrycka hur tacksam jag är för allt stöd ni har gett mig och min familj i denna stund av nöd. Ni är de bästa. |
| Understrykning | Relevans | Det var samvetslöst av en medlem av vår organisation att ropa ett avbrott medan presidenten talade. Det som måste ske nu – och låt mig vara tydlig med detta – är en omedelbar ursäkt. | ||
| Engagemang | Relation | Trogna soldater lovar att aldrig lämna en stupad kamrat på slagfältet. |
Key Takeaway
Godt skrivande kännetecknas av korrekthet, lättläst och attraktivt; det uppfyller också läsarens förväntningar och är tydligt, koncist, effektivt och ändamålsenligt. Retoriska element (logos, ethos och pathos) och liknande strategier (klarhet, koncisitet, arrangemang, trovärdighet, förväntan, referens, ton, betoning och engagemang) är mål som uppnås i bra affärsskrivande.
Övningar
- Välj ett affärsskrivande som väcker ditt intresse. Vad fick dig att vilja läsa den? Dela dina tankar med dina klasskamrater.
- Välj en affärsartikel och utvärdera den enligt de egenskaper som kännetecknar bra skrivande och som presenteras i det här avsnittet. Tycker du att skrivandet kvalificerar sig som ”bra”? Varför eller varför inte? Diskutera din åsikt med dina klasskamrater.
- Identifiera ethos, pathos och logos i ett dokument. Dela och jämför med klasskamraterna.
Lämna ett svar