Bästa metoder för småföretagens registerhållning

Jag tror inte att Marie Kondo pratade om företagsregister här, men det är definitivt tillämpligt: ”

Företagsregister är ett bevis på affärstransaktioner och aktiviteter. Att odla ett framgångsrikt företag kräver organisation på alla nivåer, inklusive dina affärshandlingar.

Ett effektivt dokumenthanteringssystem tar inte mycket tid att underhålla och effektiviserar bokföring, skatteberedning och finansiella revisioner.

Följ de här tipsen för att skapa ett dokumenthanteringssystem som håller blodtrycket nere under skattedeklarationssäsongen.

Implementera ett dokumenthanteringssystem

Alla affärstransaktioner bör dokumenteras, vare sig det är på papper eller elektroniskt. I takt med att ditt företag växer ökar också högen av papper och filer som ditt företag måste lagra.

Först ska du bli papperslös så att alla dina dokument är lättillgängliga. Implementera sedan ett digitalt dokumenthanteringssystem som organiserar dina affärshandlingar. Lägg sedan till ett dokumentkontrollsystem som beskriver hur ofta dokumenten ska granskas och uppdateras.

Kontrollera om det finns mandat för bevarande av dokument

Registrering handlar inte bara om att få ditt skatteombud att le. Det handlar också om att uppfylla kraven på dokumentförvaring.

IRS och Department of Labor (DOL) krav på dokumentförvaring varierar mellan två och sex år, beroende på dokumentet. Oavsett detta ska du bevara alla affärshandlingar i minst sju år.

Vissa affärshandlingar, som till exempel en ideell förenings skattebefriade certifikat eller ett företags skatte-ID, blir aldrig irrelevanta, så håll dem alltid nära till hands.

IRS regler för bevarande av handlingar gäller för handlingar som har hjälpt dig att beräkna eller rättfärdiga företagsinkomster, skatteavdrag eller skattelättnader. DOL kräver att du behåller alla dokument som hjälper dig att sköta löner.

Institutionen (IRS) kan granska ditt företags ekonomiska register upp till sju år bakåt i tiden och till och med längre bakåt i tiden om du inte lämnar in någon skattedeklaration eller om du är misstänkt för bedrägeri. De flesta revisorer säger att du ska spara alla affärshandlingar i minst sju år efter det att de inte längre är relevanta.

De vanligaste affärshandlingarna är bland annat:

• Anställdas namn, adresser och kontaktuppgifter
• Anställdas tidrapporter
• Anställdas lönekuvert
• Alla skatteblanketter som lämnats in till skattemyndigheten
• Bankavdrag
• Försäkringshandlingar
• Kontrakt, inklusive lån och inteckningar
• Köpkvitton
• Kundfakturor
• Skattedeklarationer
• Finansiella redogörelser
• Avskrivningsscheman
• Företagsregistreringshandlingar
• Protokoll från styrelsemöten
• Rättsliga handlingar
• E-postmeddelanden

Staterna kan ytterligare specificera regler för bevarande av dokument, så kolla på din delstats finansdepartementets webbplats för mer detaljerad information.

Välj bokförings- och löneprogram som genererar register

Låt programvaran leda arbetet med att skapa bokföringsposter för småföretag, som kundfakturor och lönebeskattningsblanketter.

De flesta bokföringsprogram kan generera kundfakturor. Programvaran ska också automatiskt hjälpa dig med bokföringens grunder, som att registrera kundfordringar när du fakturerar en kund.

De flesta bokföringsprogram kan generera kundfakturor. Källa: Xero.

Ditt löneprogram bör ta hand om att skapa register för löneskatt, t.ex:

• Formulär W-2
• Formulär W-3
• Formulär 1099-MISC
• Formulär 1099-NEC, nytt 2020
• Formulär 941

Löneprogramvaran genererar och arkiverar dessa formulär hos lämplig myndighet, vare sig det gäller skattemyndigheten IRS, socialförsäkringsmyndigheten (Social Security Administration, SSA) eller båda. Du kan enkelt söka efter dessa blanketter i ditt löneprogram när du behöver dem.

Matcha poster med transaktioner under bankavstämningar

Bokföring 101 lär oss att ha dokumentation för alla affärstransaktioner. Bemästra bokföringens grunder genom att göra journalföring till en del av ditt småföretags bokföring.

Bankavstämningar hjälper småföretag att upptäcka fel och förstå sin finansiella ställning. Det är också den idealiska tidpunkten för att se till att du har dokumentation för alla affärstransaktioner.

Under den månatliga bankavstämningen ska du matcha varje transaktion i ditt bokföringsprogram med en post. När du går igenom dina affärstransaktioner, se till att du har en matchande faktura, kvitto eller kontrakt.

Om din programvara tillåter det, kan du lagra dina affärshandlingar i ditt bokföringsprogram. Med Intuit QuickBooks Online kan användare bifoga dokument till varje transaktion, så att alla som öppnar din bokföring kan se den tillhörande posten.

Förbind poster direkt med affärstransaktioner i ditt bokföringsprogram. Källa: Google: Intuit.

Backupera och säkra dina poster

Vi lever i en tid där dataintrång och naturkatastrofer är vanliga. Ta dig tid att säkerhetskopiera och säkra dina register för att undvika katastrofer.

Register som lagras på papper eller på en hårddisk bör säkerhetskopieras till minst en annan plats. Digitalisera alla dokument för att bevara information som kan gå förlorad, stjälas eller förstöras.

Lagring av dokument i molnbaserad programvara minskar risken för att förlora dem, men ökar risken för stöld. Dina affärshandlingar innehåller känslig information, t.ex. anställdas personnummer.

När du lagrar affärshandlingar online ska du säkra ditt konto med ett unikt och starkt lösenord och aktivera tvåfaktorsautentisering.