2020 års guide till online-inbjudningar – recensioner, priser och mer

Den allmänna idén bakom online-inbjudningar har förblivit oförändrad sedan början – ge folk den information de behöver för att fatta sitt beslut och (förhoppningsvis) ett sätt att skicka in en RSVP om de planerar att komma!

Men alla inbjudningar på nätet är inte lika bra. Vissa är gratis, vissa är avgiftsbelagda och vissa lämpar sig bättre för vissa typer av evenemang än andra. Här är några frågor att tänka på innan du bestämmer dig för vilken online-inbjudningsmakare du ska använda:

• Vilken typ av evenemang planerar du?
• Är det ett litet evenemang med endast inbjudna? Eller är det en stor fest med öppen inbjudan?
• Hur viktigt är det att du får ett korrekt antal deltagare i förväg?
• Om du tar betalt av gästerna för att delta (dvs. säljer biljetter)?
• Vilka detaljer behöver dina gäster? Men också, vad mer kan de vilja ha?

Här finns en lista över alla RSVP-webbplatser online som nämns i den här rapporten. Klicka på någon av dessa för att bläddra till avsnittet Online Invitation Comparison längst ner på den här sidan, som innehåller skärmdumpar, prisinformation och deras anmärkningsvärda funktioner.

• Evite
• Eventbrite
• Facebook Events
• Guestboard
• Greenvelope
• Hobnob
• Paperless Post
• Punchbowl
• RSVPify

Välja en onlineinbjudan baserat på evenemangstyp

”Just Show Up”-evenemang

Majoriteten av de evenemang som du skickar ut en inbjudan till är vad vi klassificerar som ”just show up”-evenemang, som inte kräver någon större insats från gästerna. Kanske behöver de ta med sig en maträtt eller en present, men i allmänhet behöver de bara dyka upp och ha kul. Exempel kan vara:

• Förlossningsfester
• Baby shower
• Baptismen
• Bruncher/middagssällskap
• Föreläsningsfester
• Högtidsfester (nyår, 4:e juli, Thanksgiving, etc. etc.).)
• Sport/superbowl-fester

Inbjudningsalternativ:

Punchbowl, Evite och Greenvelope är de bästa alternativen här (och alla är ganska lika i stil och funktionalitet) om du letar efter gratis inbjudningar online. Du kan välja mellan hundratals vackra, ”roliga” mönster, ladda in din gästlista och du är klar.

Paperless Post erbjuder en snyggare upplevelse och en mer ”modern” landningssida för evenemang som kan innehålla en karta, förbättrade RSVP-funktioner med mera. Skönheten har dock ett pris – ibland kostar den nästan 0,80 dollar per inbjudan. Men om du bara behöver en snabb RSVP kan du ta en titt på deras Flyer-produkt, som är iögonfallande och rolig.

Slutligt, om du föredrar att göra allting via din telefon, kan du kolla in Hobnob, där du kan skicka inbjudningar och samla in RSVP via SMS. Hobnob har animerade, väldesignade (och mobiloptimerade) inbjudningsbakgrunder att välja mellan och är perfekt för sociala sammankomster.

Evenemang som kräver… lite mer

Vissa evenemang kräver lite mer gruppkommunikation – särskilt om de sträcker sig över flera dagar eller innehåller många rörliga delar, som t.ex:

• Svensexa
• Svensexa
• Campingresor
• Gruppresor
• Retreats (företagsresor, wellness, yoga, etc)
• Sammankomster
• Seminarier & Toppmöten
• Mindre konferenser/festivaler
• Bröllop & mer

Du märker direkt att dessa evenemang är mer komplexa för både arrangören OCH gästerna. Och om du använder en inbjudan till ett online-evenemang där du bara dyker upp måste du kommunicera fram och tillbaka med din gästlista på andra sätt, t.ex. genom ett långvarigt massmejl eller en separat webbplats för evenemanget. Hur skickar du ut resplanen? Hur är det med packlistor? Information om flyg/hotell/resor? Vad händer om folk har frågor?

Inbjudningsalternativ:

Ta en titt på Guestboard (hey, det är vi!) för att hantera inbjudningar till stora grupper och hålla all kommunikation centraliserad. Du kan aktivera valfritt antal praktiska verktyg (widgets), t.ex. en anslagstavla för organiserade konversationstrådar, en checklista för samarbete, ett fullständigt schema/ritplan och en plats för att lägga upp delade resurser eller viktiga länkar. Guestboard har också ett bibliotek med fotobaserade RSVP-inbjudningar, som framstår som lite mer moderna/professionella än de inbjudningsmallar som finns på Evite eller Punchbowl. Du kan naturligtvis också ladda upp ditt eget foto (eller en gif!).

Evenemang som kräver biljettköp för att delta:

En evenemangsplattform för försäljning av biljetter är en hel värld i sig, och det finns bokstavligen dussintals alternativ för att både vara värd för en evenemangssida och samla in betalning före inträde. Listan med exempel skulle kunna fortsätta i all oändlighet, men några uppenbara exempel kan vara:

• Benefitmiddagar/Fundraisers
• Konserter
• Konferenser &Mässor
• Matfestivaler

Inbjudningsalternativ:

Om du planerar ett evenemang som kräver en inträdesavgift, har du troligtvis flera marknadsföringskanaler för att marknadsföra länken till din evenemangssida. Men om du har en befintlig gästlista att bjuda in är Eventbrite det ledande namnet inom biljettförsäljning för evenemang. Du kan skicka dina inbjudningar online, skapa en tydlig och offentlig evenemangssida på några minuter och inkludera en beskrivning i långt format av vad en deltagare behöver veta.

Det finns dock inget bra sätt att interagera på Eventbrite, så det lämpar sig bäst för att marknadsföra ditt evenemang, driva biljettförsäljning och spåra nyckeltal.

Ett intressant alternativ till Eventbrite är RSVPify, som har lätt att skapa gratis RSVP-inbjudningar, +1-funktioner och även biljettförsäljning, om du behöver det. Om du är en evenemangsplanerare eller en noggrann bröllopsguru kanske du gillar deras verktyg för sittplatskartor!

Vad gästerna behöver och vad de vill ha

Det är lätt att bli överväldigad av alla ansvarsområden som du har som evenemangsarrangör (ALLA stora evenemang kräver mer ansträngning än vad folk tror). Men genom att tidigt tänka ur gästernas perspektiv kan du spara dig en enorm huvudvärk senare.

Tänk på vad du tänker på som gäst som bjuds in till ett nytt evenemang. Om resor är inblandade, var kommer de att bo? Vad ska de ta med sig/förbereda? Vilken tid kommer allt att avslutas? Och slutligen, om du var gäst, skulle du realistiskt sett ta dig tid att läsa en händelsebeskrivning på åtta stycken? Förmodligen inte. Håll därför inbjudningarna informativa men korta.

Den ytterligare information som du kanske vill lägga till i inbjudan:

• Svar på vanliga frågor som kan vara vanliga – parkeringssituation, klädkod osv.
• Synlig gästlista – så att gästerna kan samordna sig med andra som de kanske känner
• Länkar till användbara resurser – information om platsen, schema, kartor etc.

Översikt över online-inbjudningar (med priser)

Det är viktigt att notera att var och en av dessa webbplatser för inbjudan till evenemanget är fullmatade med funktioner – från hantering av gästlistor till avancerade e-postfunktioner. Vi noterar några definierande funktioner, men inte alla som de erbjuder!

• Pris
• Bäst lämpad för:

	Pris	Bäst lämpad för:
Evite	Gratis (med annonser), 14.99 – 79,99 dollar per evenemang för Premium	Gratis inbjudningar online. BBQs, familjesammankomster, unga födelsedagar.
Eventbrite	Startar på 2 % biljettavgift + 0 dollar.79/ea, men denna avgift kan föras vidare till köparen	Sälja biljetter till ett evenemang eller sprida kännedom om ett gratis evenemang
Facebook-evenemang	Gratis med ett Facebook-konto	Promotera ett offentligt, lokalt evenemang livemusikshower, demonstrationer osv.
Guestboard	Gratis upp till 30 accepterade gäster, så lågt som 0,30/gäst för evenemang med mer än 30 deltagare.	Evenemang som behöver en enkel inbjudan + mer. Gruppkommunikation &organiserad planering Retreater, konferenser, gruppresor, bröllop, flerdagarsevenemang osv.
Greenvelope	39$ för upp till 40 gäster, 124$ för 150 gäster	Skickar digitala inbjudningar som matchar din färgskala &Stödjer oberoende grafiska formgivare
Hobnob	Först från $3.99/mo, upp till $47.99/mo	Sänd inbjudningar direkt från din telefon via sms eller länk Fester med vänner, happy hours, grillfester
Paperless Post	$10 för 25 mynt, $50 för 400 mynt.	Stilfulla inbjudningar och Save-the-dates som ser ut som på riktigt
Punchbowl	En del gratis upp till 50 gäster, 5,99$/månad för upp till 100 gäster, 7,99$/månad för upp till 500.	Barnfester, födelsedagsfester, baby shower.
RSVPify	Gratis upp till 100 gäster (grundplan), $29+ för fler gäster/ökade funktioner, $189+ för professionella evenemang	Inhämtning av svarsbekräftelser, +1, sittplatskartor, gästhantering

.