2-minutersregeln och varför du bör lägga mer tid på att göra de enkla sakerna rätt

Om du är intresserad av personlig produktivitet har du troligen hört talas om Getting Things Done (GTD) – ett produktivitetssystem som är utformat för att flytta alla uppgifter, idéer och projekt som för närvarande finns i huvudet (där de tenderar att stressa dig och bubblar upp när du försöker fokusera) till ett organiserat yttre system.

Som hela GTD-systemet är värt att dyka ner i, innehåller det en ofta förbisedd strategi som kan förbättra din produktivitet, ditt fokus och din tidshantering enormt: 2-minutersregeln.

Vad är 2-minutersregeln för produktivitet?

För att förstå kraften i 2-minutersregeln måste vi först förstå hur den passar in i GTD.

Vi har tidigare skrivit om grunderna i GTD-systemet, men kortfattat kan man säga att systemet består av fem steg:

1. Fånga. Skriv ner allt du behöver göra i ett centralt arkiv. Detta kan vara ett papper, Google Doc eller ett projektledningsverktyg.
3. Klargör. Bryt ner varje uppgift till ett handlingsbart nästa steg. Med andra ord, vad är nästa sak du behöver göra för att komma närmare målet?
5. Organisera. Flytta varje åtgärdbar uppgift till en särskild lista:
   • Aktion: Saker att göra härnäst
   • Vänta på: Uppgifter eller projekt som du har delegerat eller väntar på andra personer för
   • Projekt: Större uppgifter som du delar upp i flera nästa steg
   • Someday: Uppgifter som du är intresserad av men som har låg prioritet just nu
6. Reflektera. Avsätt tid för att omvärdera dina prioriteringar och uppdatera dina listor varje vecka eller dagligen.
7. Engagera dig. Börja arbeta igenom din åtgärdslista i ordning.

Det finns mycket mer i GTD än bara dessa fem steg. Det vi dock vill fokusera på just nu är steg 2. Under förtydligandet föreslår Allen att ”om det tar mindre än två minuter, gör det då nu.”

Varför det?

Två minuter är oftast en godtycklig siffra. Vad Allen egentligen föreslår är att om ansträngningen att fortsätta komma ihåg en uppgift är större än att bara få den ur vägen nu, så gör det.

Och även om detta kan tyckas vara ett uppenbart uttalande finns det en dold kraft i det.

Kraften i att få ordning på de små sakerna

Förutom att ge dig tillåtelse att spränga igenom e-postmeddelanden eller komma ikapp med ärenden, hjälper 2-minutersregeln också till att rensa upp i ditt sinne.

Vi vet redan att människor inte kan multitaska. Och att det tar oss uppåt 23 minuter att fokusera efter att ha växlat mellan olika uppgifter. Men vad vi inte tänker tillräckligt mycket på är vad som faktiskt får oss att försöka multitaska.

Tänk tillbaka på den senaste gången du blev distraherad när du utförde ett meningsfullt arbete. Bortsett från avbrott var det troligen någon liten, till synes brådskande uppgift som dök upp i ditt huvud och drog bort din uppmärksamhet.

Istället för att hålla fast vid alla dessa potentiella uppgifter som du måste göra vid något tillfälle, får du dem ur vägen så att du kan fokusera mer på det som är viktigt.

Om du rensar bort kvarstående saker från din att-göra-lista får du mer mentalt utrymme för att verkligen kunna fokusera på uppgiften som är aktuell. Lär dig hur du kan öka din produktivitet med 2-minutersregeln. Click To Tweet

Men mer än att bara hjälpa dig att fokusera finns det ytterligare fördelar med att avsluta små uppgifter:

• Att fixa saker är stärkande. Det finns en anledning till att vi känner sådan tillfredsställelse av att göra enkla uppgifter. Enligt konsulten och författaren John Brubaker ökar eller minskar vårt självförtroende baserat på vår förmåga att göra framsteg. Ju fler saker vi gör, desto mer självsäker blir vi och desto mer ser vi oss själva som ”produktiva människor.”
• Alla framsteg bygger momentum (och ditt humör): Oavsett hur liten uppgiften är – oavsett om det handlar om att svara på ett mejl eller att undersöka hur man ska namnge en blogg – har studier visat att om du stryker det från din att-göra-lista får du en skjuts av drivkraft och förbättrar ditt humör.
• Små steg förvandlas till vanor: När en uppgift är lätt att göra och snabbt klaras av är det mycket lättare att göra den till en vana. Som Atomic Habits-författaren James Clear förklarar: ”När du väl har börjat göra rätt sak är det mycket lättare att fortsätta göra det”.

Det svåra med små uppgifter: Vad händer om du inte vet hur lång tid det kommer att ta att göra något?

Det här är förstås lättare än det låter. Människor är notoriskt dåliga på att uppskatta hur lång tid en uppgift kommer att ta, även om vi har gjort uppgiften tidigare (psykologer kallar detta för planeringsfelet).

När du försöker tillämpa 2-minutersregeln kan det hända att du ägnar timmar åt det ”enkla” mejl som du ville skriva. Även om detta är något du kan bli bättre på med tiden finns det några sätt att hjälpa dig att mer exakt uppskatta hur lång tid en uppgift kommer att ta att utföra.

För det första vill du ändra ditt tankesätt genom att använda det som psykologer kallar ”referensklassprognoser”. Detta är i princip ett fint ord för att ändra ditt tillvägagångssätt från att fråga ”hur lång tid har det här tagit för mig tidigare?” till ”hur lång tid tar den här typen av projekt för personer som jag?”

Nästan, för att hålla dig själv ärlig, kan du använda ett verktyg som RescueTime för att berätta exakt var din tid går varje dag.

Din rapport om applikationer & webbplatser i RescueTime kan till och med dela upp din digitala tid efter specifika appar, webbplatser och till och med dokumentnamn och fönster som du använder (så att du kan se hur lång tid du spenderar på specifika projekt eller e-postmeddelanden).

(Glöm inte de mindre uppgifterna också. Vi har tidigare skrivit om hur du kan identifiera och bearbeta dina ”long tail”-uppgifter. Det är saker som du bara lägger några minuter per dag/vecka på, men som tillsammans utgör en stor del av tiden.)

3 små saker du kan göra just nu för att ge dig mer mentalt utrymme och fokus

Fixa små saker är ett av de bästa sätten att rensa upp i huvudet, ge dig mer utrymme för att fokusera och till och med bygga upp ditt självförtroende, din drivkraft och ditt humör.

Som AirBnB-utvecklaren Jonathan White berättade för oss:

”Ju mer man tittar på de mest produktiva människorna, desto mer inser man att de inte bara jobbar hårt, utan att de börjar med att optimera de små saker de gör varje dag.”

Här är tre små saker som du kan göra redan nu för att bygga upp vanor som ger dig mer utrymme och tid varje dag.

Svar på ”varför” och ”vad” för vart och ett av dina regelbundet schemalagda möten

Möten är ett av de ”nödvändiga onda” på de flesta arbetsplatser. Även om mötesarrangörens avsikter vanligtvis är goda (dvs. att hålla alla uppdaterade). Resultaten motsvarar inte alltid den ansträngning, tid och energi som tas bort.

Enligt British Psychological Society står improduktiva möten faktiskt för hela 37 miljarder dollar i förluster för amerikanska företag varje enskilt år. Som tur är kan du bidra till att lösa problemet med improduktiva möten på mindre än 2 minuter.

Här förklarar Michael Lopp, VP of Engineering på Slack, det på sin blogg. Titta först på din kalender och fråga dig: ”Vilket värde skapas av varje möte?”

Om en sekund bör du kunna svara på den frågan. Om du inte kan det är det stor chans att mötet bör ställas in eller omvandlas till något annat (t.ex. ett mejl eller telefonsamtal).

Nästan, för varje möte, skriv tre frågor som du skulle vilja få svar på. Detta bör ta mindre än en minut och uppnår två viktiga resultat. Som Lopp förklarar:

”För det första ramar det in mina mål för det här mötet. Vad är viktigast för mig och vad kommer jag att fråga när jag får chansen?

”För det andra, om jag inte lyckas komma på tre frågor, frågar jag mig själv: ”Varför går jag till det här mötet? Möten är ett virus. De infekterar och förökar sig. Ju längre de existerar, desto större är sannolikheten att människorna glömmer varför mötet kallades.

”Om det tar mer än 30 sekunder att tänka på mina tre frågor eller om jag inte kan komma på en enda fråga som jag vill ställa, tackar jag nej till mötet med en tydlig förklaring.”

Sätt kontorstider för avbrott, e-post och samtal

Såsom du kan använda 2-minutersregeln för att ta dig igenom små uppgifter och frigöra din tid och ditt fokus, kan en snabb schemaförändring göra detsamma för möten, avbrott och distraktioner.

När vi undersökte hundratals RescueTime-användare om avbrott på jobbet fann vi att 98 % av personerna inte kan ta sig igenom dagen utan att bli avbrutna åtminstone några gånger (52 % säger att de blir avbrutna ofta!)

Däremot hade bara 13 % ens pratat med en chef eller kollega om detta problem.

Istället för att vara utlämnad åt oväntade avbrott eller klaga på dem utan att få en lösning, varför inte ta några minuter och avsätta en specifik tid för dem varje dag?

Tänk på detta som dina personliga ”kontorstimmar” – tider under dagen eller veckan då du är tillgänglig för allt som inte är ditt huvudsakliga arbete. När någon kontaktar dig under dagen med en förfrågan eller vill ”snabbt prata om en idé”, skicka dem en länk till dina kontorstider.

Detta gör att du inte bara slipper hantera oväntade avbrott under dagen, utan du vet också exakt hur du ska hantera alla förfrågningar som kommer in utan att de får ditt fokus att spåra ur.

Rensa upp ditt skrivbord (och ditt skrivbord)

Vi påverkas otroligt mycket av vår omgivning. Och även om få människor tänker på att uppgradera sin arbetsmiljö som ett genomförbart produktivitetshack, kan några enkla förändringar ha en djupgående inverkan på din förmåga att fokusera och få saker gjorda.

Först ska du tänka på din fysiska plats. Enligt neurovetenskapsmän vid Princeton University konkurrerar fysisk oreda i din omgivning om din uppmärksamhet och kan leda till sämre prestationer och ökad stress.

Detta innebär inte bara att städa upp på ditt skrivbord. Utan att vara uppmärksam på vilka påminnelser du placerar i ditt direkta synfält varje dag. Finns det en hög med böcker som du har tänkt ta itu med? Eller klisterlappar som påminner dig om uppgifter?

Som Michael Lopp skriver kan det hjälpa dig på lång sikt att ta några minuter för att ”åtgärda små trasiga saker”.

”Det finns ytterligare fem små trasiga saker på mitt skrivbord som jag – på mindre än tio minuter – skulle kunna åtgärda. Det här är små trasiga saker som jag har stirrat på och stressat över i en månad, och på 10 minuter är den sammansatta skulden bättre. De tio minuterna gjorde det mer glädjande att stå vid mitt skrivbord.”

Samma råd om att rensa upp gäller även för våra digitala enheter:

• Hur många flikar har du för närvarande öppna i din webbläsare?
• Hur är det med verktyg som du växlar fram och tillbaka med varje dag?
• Är ditt skrivbord och din nedladdningsmapp fyllda till bristningsgränsen?

Använd några minuter för att minska din digitala oreda och fokusera din arbetsmiljö. Om du behöver hjälp kan RescueTime ge dig en exakt bild av vilka verktyg du använder varje dag och vad som tar din uppmärksamhet.

Du kan förändra ditt liv (och din produktivitet) på 2 minuter

Det är lätt att falla i fällan och tro att de små sakerna inte spelar någon roll. Men inte varje större förändring av ditt dagliga schema eller din väg behöver vara en stor ansträngning. Faktum är att det ibland är de små förändringarna som har en långtgående och djupgående effekt på hur vi arbetar och lever.

Så ta några minuter och se var du kan tillämpa 2-minutersregeln i ditt eget liv. Du kommer att bli förvånad över hur mycket tid och mental energi du kan spara genom att ständigt åtgärda små saker.