10 knep för att åtgärda långsamma Excel-kalkylblad (Speed-up Excel)

Om det finns något som förenar oss alla måste det vara frustrationen över att hålla jämna steg med ett långsamt Excel-kalkylblad.

Och även om påverkan på prestandan kan vara försumbar när det finns mindre data, blir den mer djupgående när du lägger till mer och mer data/beräkningar i arbetsboken.

9 av 10 gånger skulle en Excel-användare klaga på de långsamma Excel-kalkylbladen. Och det finns knappast något du kan göra åt det.

Det är INTE helt sant.

Sättet som Excel är gjort på blir det långsamt med stora datamängder. Det finns dock många snabbhetsknep som du kan använda för att förbättra prestandan hos ett långsamt Excel-kalkylblad.

10 tips för att hantera långsamma Excel-kalkylblad

Här är 10 tips för att ge ditt långsamma Excel-kalkylblad en liten hastighetsboost, och spara tid och frustration (klicka för att hoppa till det specifika avsnittet).

1. Undvik flyktiga funktioner (du måste).
2. Använd hjälpkolumner.
3. Undvik arrayformler (om du kan).
4. Använd villkorlig formatering med försiktighet.
5. Använd Excel-tabeller och namngivna intervall.
6. Konvertera oanvända formler till värden.
7. Håll alla refererade data i ett enda blad.
8. Undvik att använda hela raden/kolumnen i referenser.
9. Använd manuellt beräkningsläge.
10. Använd snabbare formeltekniker.

Undervik flyktiga formler

Flyktiga formler kallas så av en anledning. Funktioner som NOW, TODAY, INDIRECT, RAND, OFFSET etc. räknas om varje gång det sker en förändring i arbetsboken.

Om du till exempel använder funktionen NOW i en cell kommer formeln att räknas om varje gång det sker en förändring i arbetsbladet och cellvärdet uppdateras.

Detta tar ytterligare bearbetningshastighet och du får en långsam Excel-arbetsbok.

En tumregel är att undvika flyktiga formler. Och om du inte kan det, försök att minimera dess användning.

Använd hjälpkolumner

Hjälpkolumner är en av de mest underskattade konstruktionskonstruktionerna i Excel. Jag har sett många som drar sig för att skapa hjälpkolumner.

Gör inte det.

Den största fördelen med att använda ”hjälpkolumner” är att det kan hjälpa dig att undvika arrayformler.

Förstå mig inte fel. Jag är inte emot matrisformler. Jag tror snarare att dessa kan vara fantastiska i vissa situationer. Men det när du försöker göra allt med en lång formel, det påverkar prestandan i din Excel-arbetsbok. Ett par arrayformler här och där borde inte skada, men om du behöver använda det på många ställen, överväga att använda hjälpkolumner.

Här är några exempel där hjälpkolumner används:

• Automatiskt sortera data i alfabetisk ordning med hjälp av en formel.
• Dynamiskt Excel-filter – extrahera data när du skriver.
• Skapa flera rullgardinslistor i Excel utan upprepning.

Undvik arrayformler

Arrayformler har sina egna fördelar – men snabbhet är inte en av dem.

Som förklarats ovan kan arrayformler ta upp en massa data (cellreferenser), analysera dem och ge dig resultatet. Men att göra det tar tid.

Om det finns ett sätt att undvika arrayformler (t.ex. genom att använda hjälpkolumnen), ta alltid den vägen.

Använd villkorlig formatering med försiktighet

Jag älskar absolut villkorlig formatering. Det får intetsägande data att se så vackert ut. Istället för att göra jämförelsen själv kan du nu helt enkelt titta på en cells färg eller ikon och du vet hur den står sig i förhållande till andra.

Men… här är problemet.

Inte många Excel-användare vet att Excel villkorlig formatering är flyktig. Även om du kanske inte märker skillnaden med små datamängder kan det resultera i ett långsamt Excel-kalkylblad om det tillämpas på stora datamängder eller tillämpas flera gånger.

Råd – använd det med försiktighet.

Använd Excel-tabeller och namngivna intervall

Excel-tabeller och namngivna intervall är två fantastiska funktioner som håller dina data och gör det superenkelt att hänvisa till dem. Det kan ta ett tag att vänja sig vid dem, men när du börjar använda dem blir livet enkelt och snabbt.

När du skapar datadrivna instrumentpaneler är det nästan alltid en bra idé att konvertera dina data till en Excel-tabell.

Det har också den fördelen att det gör dina formler mer begripliga.

Vad är till exempel lättare att förstå?

=Säljpris-Kostnadspris ELLER =SUM(A1:A10)-SUM(G1:G10)

Konvertera oanvända formler till statiska värden

Detta är en självklarhet. När du inte behöver den, behåll den inte.

Mängder av formler skulle resultera i en långsam Excel-arbetsbok. Och om du har formler som inte ens används – vet du vem du ska skylla på. En tumregel är att om du inte behöver formlerna är det bättre att konvertera dem till ett statiskt värde (genom att klistra in dem som värden).

Read More: How to quickly convert formulas to values.

Håll alla refererade data i ett ark

Detta kanske inte alltid är möjligt, men om du kan göra det här garanterar jag att ditt Excel-ark skulle bli snabbare.

Logiken är enkel – formlerna i ditt kalkylblad behöver inte gå långt för att hämta uppgifterna när de finns precis bredvid i samma ark.

Undvik att använda hela raden/kolumnen som referens (A:A)

Den enda anledningen till att jag har med den här på listan är att jag ser många som använder hela raden/kolumnen som referens i formler. Detta är ett dåligt tillvägagångssätt och bör undvikas.

Som du kanske tror att raden/kolumnen bara har några få celler med data, tänker Excel inte på det sättet. När du refererar till en hel rad/kolumn agerar Excel som en god tjänare och kontrollerar den ändå. Det tar mer tid för beräkningar.

9. Använd manuellt beräkningsläge

Jag upprepar bara vad miljoner människor redan har sagt i olika forum och bloggar. Genom att använda Manuell beräkning får du flexibiliteten att tala om för Excel när de ska beräkna, snarare än att Excel tar sina egna beslut. Detta är inte något som snabbar upp din Excel-arbetsbok, men om du har ett långsamt Excel-kalkylblad sparar det definitivt tid genom att Excel inte behöver räkna om gång på gång.

• För att byta till manuellt läge går du till fliken Formel -> Beräkningsalternativ -> Manuellt (tryck på F9-tangenten för att räkna om)

Använd snabbare formeltekniker

Excel ger dig en massa formler och formelkombinationer för att göra samma sak. Det är bäst att identifiera och använda de snabbaste.

Här är några exempel:

• Använd IFERROR i stället för IF och ISERROR-kombinationen (om du inte använder Excel 2003 eller tidigare, som inte har IFERROR).
• Använd MAX(A1,0) i stället för IF(A1>0,A1,0) – Det här är ett coolt tips som jag lärde mig av Mr Excel, alias Bill Jelen. Hans forskning visar att MAX-alternativet är 40 % snabbare än IF-alternativet (och jag är redo att ta den här statistiken till sitt nominella värde).
• Använd INDEX/MATCH-kombinationen istället för VLOOKUP – Det här kanske får många att höja på ögonbrynen, men sanningen är den att det inte finns något sätt att VLOOKUP kan vara snabbare om du har 100-tals kolumner med data. Världen rör sig mot INDEX/MATCH, och du bör också följa med.
  .
• Använd – (dubbelnegativ) för att konvertera TRUE och FALSE till 1 och 0 (i stället för att multiplicera det med 1 eller lägga till 0). Hastighetsförbättringen är märkbar i stora datamängder.

Är detta en uttömmande lista? Absolut inte. Detta är några bra som jag tycker är värda att dela med sig av som en utgångspunkt. Om du vill behärska Excel-Speed-Up-tekniker finns det bra arbete utfört av många Excel-experter.

Här är några källor som du kan finna användbara:

• 75 Speed-up-tips av Chandoo (smart gjort genom crowdsourcing).
• Decision Models Website.
• Mr Excel Message Board (utforska detta och du skulle hitta massor av tips).

Jag är säker på att du också har många tips som kan hjälpa till att hantera långsamma Excel-kalkylblad. Dela gärna med dig av dem till oss här i kommentarsfältet.

Jag har också en begäran. Smärtan med att arbeta med ett långsamt Excel-kalkylblad är något som många av oss upplever dagligen. Om du tycker att dessa tekniker är användbara. dela det med andra. Lindra deras smärta och tjäna lite godhet 🙂

Du kanske också gillar följande Excel-länkar:

• 24 Excel-tricks för att få dig att segla genom det dagliga arbetet.
• 10 Super snygga sätt att rensa data i Excel-kalkylblad.
• 10 Excel Data Entry Tips You Can’t Afford to Miss.
• Skapa och använda en rullgardinslista i Excel.
• Minska Excel-filstorlek.
• Hur man återställer osparade Excel-filer.
• Gratis online Excel-utbildning (7-delad videokurs)