10 insikter för att framgångsrikt implementera informationssystem för hantering av miljö, hälsa och säkerhet

När vi förbereder oss för vårt kommande årliga forum för tankeledare för informationssystem för hantering av miljö, hälsa och säkerhet, reflekterar vi över insikterna från förra årets program. De bästa hjärnorna och ledande företag som använder EHS MIS samlades för att dela med sig av bästa praxis, utforska gemensamma utmaningar och ta upp lärdomar. Det var tydligt att dessa insikter främst fokuserade på människor och processer, snarare än mjukvara, för att framgångsrikt implementera förvaltningsinformationssystem och ta sin organisation till nästa nivå av informationsdriven prestanda.

Vi vill dela med oss av våra tio viktigaste lärdomar från forumet 2017 för alla som planerar eller leder företagsinterna MIS-program inom EHS, hållbarhet, kvalitet eller risk.

De tio viktigaste lärdomarna

1. Tänk på helheten.

Fråga dig själv var din organisation kommer att befinna sig om tio år, och låt svaren hjälpa till att driva ditt program. System införs enbart för att uppnå affärsmålen. Klarhet om dessa mål kommer att styra processen. Håll kontakten med affärsenheter och divisioner för att se till att de är i linje med dessa mål.

2. Utöka ditt nätverk.

Tala med andra i din bransch eller grupp av jämnåriga om produkter, lösningar och leverantörer som har fungerat för dem – och de som inte har fungerat. Det är dock viktigt att komma ihåg att bara för att en produkt, ett system eller en leverantör fungerade bra eller dåligt för en av dina kollegor betyder det inte att samma sak kommer att hända för din implementering. Förstå roten till dina kamraters svårigheter på deras resa, eftersom alla implementeringar är olika.

3. Sök efter förbättringar innan du byter ut dem.

Lärdomar som du lärt dig och intern poängsättning kan vara till hjälp när du överväger alternativ för lösningar. Begränsa fältet av lösningar innan man fortsätter dialogen med hjälp av ett datadrivet tillvägagångssätt. Börja med ett företags ”önskelista” för förbättringar och förändringar av det befintliga systemet innan man överväger att byta ut det helt och hållet – detta minskar oron och förbättrar förändringshanteringen. Denna process för att skapa en önskelista kallas ofta för en gapanalys. Överväg flera lösningar snarare än en stor, komplex lösning som kan lämna vissa problem bakom sig.

4. Dokumentera din resa.

Att hålla en bra dokumentation – helst skapad av processägare och ämnesexperter – under hela implementeringsprocessen ger historik och sammanhang för längre fram. Dessa anteckningar möjliggör transparens för alla intressentgrupper, kontinuerlig förbättring under hela processen och efteråt samt utveckling av lärdomar och strategier för förändringshantering.

5. Leda djärvt.

Starka ledare bör lyfta hinder och fatta de svåra men nödvändiga besluten. Ledare spelar en avgörande roll när det gäller att forma kulturen genom uttalade och outtalade ord. Avsaknaden av starkt ledarskap är den främsta förutsägelsen för misslyckade systemprogram.

6. Var agil.

Användning av en agil liknande metod – hålla konfigurationsgranskningar tidigt och ofta för att identifiera områden som kräver konfiguration och kundanpassning – sparar tid och arbete från början till slut. De flesta företag har liknande behov av sin EHS MIS-programvara, och de flesta kommersiella standardalternativ uppfyller de grundläggande behoven ”out of the box”, vilket möjliggör enkel kundanpassning som en förlängning av standardfunktionaliteten.

7. Använda sig av användarberättelser.

Som en del av en ”agil-liknande” process för att inrätta ett EHS-system, gör det att förvärva användarberättelser – i stället för tekniska systemkrav – det möjligt för projektteamet att identifiera behov och baslinjer. När användarberättelser har tagits fram bör teamet rangordna berättelserna efter prioritet och fråga: ”Vilka berättelser är mest kritiska? Vilka berättelser uppfylls och vilka uppfylls inte av de nuvarande systemen? Hur kan nuvarande processer effektiviseras med det nya systemet?”

8. Ta en ny titt på dina processer och data.

Sök efter flexibla data för att anpassa ditt system till dina befintliga processer. Överväg hur du kan effektivisera processerna och minska insatserna genom att utvärdera nödvändiga resultat – om data inte visas i rapporteringen, varför registreras de då? Mycket tid och pengar går åt till att samla in, hantera och integrera data som aldrig används.

9. Inför en stark programstyrning.

En stark programstyrning definierar roller och ansvarsområden som är avgörande i organisationsöverskridande team. Syftet med ett styrningsprogram är att beskriva de specifika rollerna och ansvarsområdena för programledningen och dess intressenter, med fokus främst på myndighetsnivå och beslutsstrukturer. Det omfattar ofta:

• Övervakning av programresultat och säkerställande av att accepterad god praxis följs.
• Övervakningsåtgärder som fokuserar på strategisk anpassning, investeringsbedömning, övervakning och kontroll av riskmöjligheter och hot som är acceptabla för organisationen samt säkerställande av att de förväntade fördelarna är i linje med den ursprungliga affärsplanen.

Att identifiera funktionella superanvändare underlättar förändringshanteringsprocessen genom att ha lokala, interna, betrodda ”evangelister” för det nya systemet. Detta är avgörande för användarnas godkännande.

.