10 idérika idéer för företagets volontärdag

För att komma igång

Se över företagets värderingar: Volontärarbete är mer givande om det stämmer överens med företagets vision och värderingar. Som vi har skrivit tidigare på TINYpulse lägger värderingar grunden för hur anställda närmar sig och tänker på det arbete de utför dagligen. Volontärarbete är inte annorlunda.

Det är till exempel mjukvaruföretaget Moz som samarbetade med Unloop, en organisation som gör det möjligt för fängslade befolkningsgrupper att skaffa sig färdigheter och utbildning för att påbörja en karriär inom teknikbranschen. På TINYcon 2018 berättade Moz vd Sarah Bird att Moz var en tidig samarbetspartner till Unloop och tog emot deras första akademiker som praktikant. Detta gav Moz-anställda möjlighet att ge tillbaka till befolkningsgrupper som vanligtvis är underrepresenterade inom teknik.

Giv alla en röst: Precis som många andra företagsbeslut är det viktigt att de anställda är delaktiga när man beslutar om en volontärverksamhet. Eftersom detta är en aktivitet som omfattar hela företaget bör ledningen se till att anställda från alla nivåer i företaget har en chans att väga in beslutet.

Med hjälp av ett verktyg som TINYpulse kan ditt företag skapa undersökningar för att pulsa vilka orsaker eller organisationer som de anställda är intresserade av att arbeta frivilligt med. Detta kan även omfatta logistisk information: Föredrar de att göra volontärarbete utanför eller på kontoret? Hur ofta vill de arbeta som volontärer? Vissa anställda kanske redan arbetar frivilligt med en lokal organisation utanför arbetet – om så är fallet kan du fråga om du kan använda deras kontakter för att inleda en konversation om möjligheter till företagssponsring eller volontärarbete.

På samma sätt bör ditt företag också bestämma vem som ska ansvara för logistiken i samband med den här aktiviteten. Vem ska sköta planeringen? Vilka kommer att vara de slutliga beslutsfattarna? Organisationer som redan har en kulturkommitté som leds av medarbetarna brukar inkludera företags volontärarbete som en del av dessa aktiviteter. Att delegera detta till en kommitté som inkluderar anställda från flera nivåer i organisationen säkerställer att planeringen är transparent och inkluderande.

Om du är en organisation som är stor och har flera kontor, kan du överväga att låta varje kontor genomföra en egen volontärevenemang kring ett centralt tema. På så sätt blir planeringen av dessa evenemang mer lokalt fokuserad och lättare att genomföra för teamet på plats i samhället. Det kan vara svårt att hitta ett tillfälle som kan involvera stora grupper av människor, men genom att dela upp det i regioner eller kontor skapas fler möjligheter.

Begynna din sökning: När du har identifierat specifika orsaker som överensstämmer med ditt företags värderingar kan du använda följande verktyg för att söka efter möjligheter som matchar dem och som också finns inom din organisations geografiska område:

• VolunteerMatch
• Points of Light
• United We Serve
• Taproot Foundation

Dessa källor bör ge dig alternativ för att kontakta dessa organisationer, antingen direkt eller via själva webbplatsen. Om du är tveksam till några av organisationerna – kanske har du aldrig hört talas om dem tidigare och vill försäkra dig om att de är legitima – är GuideStar en databas med profiler av granskade ideella organisationer. Här finns till och med skattedeklarationer, om du är nyfiken på hur mycket den ideella organisationen samlar in pengar och vart dessa medel går.

Logistik: När ditt företag har identifierat några ideella organisationer är det dags att tänka på logistik och struktur.

• Vad är strukturen för volontärarbetet? Om ditt mål med volontärarbetet är att bygga upp kommunikation eller teambuilding, uppnår aktiviteten det målet? Finns det någon specifik färdighet som dina anställda besitter och som kan passa särskilt bra i denna aktivitet? Samarbeta med din kontaktperson på den ideella organisationen för att avgöra vilka typer av aktiviteter som kan passa bra för ditt företag.
• Kommer denna möjlighet att äga rum på ditt kontor eller utanför? Beroende på aktivitetens och den ideella organisationens karaktär kan vissa organisationer skicka en anställd till ditt kontor för att underlätta en aktivitet. Om volontärverksamheten sker utanför kontoret ska du se till att den ideella organisationen har ett utrymme av lämplig storlek för det antal anställda du har. Bestäm också om du planerar att tillhandahålla transport för dina anställda, och om du inte gör det, ge dem tydliga alternativ. Fråga också om det kommer att krävas någon form av försäkring, ansvarsfrihet eller inköp av material före evenemanget, eller om den ideella föreningen täcker det?
• Hur lång tid kommer aktiviteten att pågå, och hur ofta? Om det här är ditt första volontärarbete på företaget kan en engångsföreteelse vara en bättre utgångspunkt. När ditt företag väl har vant sig vid dessa aktiviteter kan du dock ha mer frekventa tillfällen med samma eller flera ideella organisationer, kanske kvartalsvis eller månadsvis.
• Hur kommer du att garantera de anställdas närvaro? Vissa organisationer kan göra det till ett krav, medan andra försöker ge incitament eller spela in upplevelsen. Om ditt företag till exempel genomför en insamling av matdonationer på kontoret kanske olika avdelningar kan tävla mot varandra för att vinna ett pris.

Marknadsföring: Som Mike Volpe, vd för Lola.com, berättade på TINYcon 2018: ”Om du vill rekrytera stjärnor måste du räkna ut deras väg till din dörr”. Och ofta innebär en nyanställds väg till din dörr någon typ av marknadsföring – något som du måste ha i åtanke när du gör någon typ av företagsgemensam aktivitet.

Frivilligarbete bland personalen är ett utmärkt tillfälle för ditt företag att dela med sig av sin kultur. Samarbeta med företagets marknadsföringsteam för att skapa en plan för att marknadsföra evenemanget och för att täcka det (foton, video osv.) på dagen. Använd dessa tillgångar för att främja din personalkultur och, i förekommande fall, för att ytterligare visa ditt företags engagemang för en sak och dina värderingar. Denna typ av marknadsföring kan visa potentiella anställda hur din organisation sticker ut från sina kollegor.

Kontrollera interna fördomar: Som vi har skrivit om tidigare här på TINYpulse fungerar initiativ för mångfald och inkludering bäst när det pågår kontinuerliga, öppna samtal om förutfattade meningar om ras, kön, sexualitet, socioekonomisk status och funktionshinder på arbetsplatsen. Med tanke på att volontärarbete sannolikt kommer att beröra ett (eller flera) av dessa ämnen bör ditt företags inställning till volontärarbete inte vara annorlunda. Som en del av era fortlöpande utbildningar om mångfald och inkludering kan ni samarbeta med personalavdelningen för att belysa hur dessa riktlinjer även gäller för volontärarbete – kanske i en verktygslåda eller en sida som är lätt åtkomlig för de anställda före evenemanget.

Idéer till volontärarbete

1. Större matbutiker/distributionscentraler för donationer: Det är troligare att lagerlokaler kan ta emot stora grupper, och de är troligen också redan bekanta med logistiken kring planeringen av en aktivitet.
2. Parker/strandstädningar: Även om dessa aktiviteter är väderberoende ger de anställda möjlighet att tillbringa lite tid utomhus med mindre begränsningar när det gäller gruppstorlek. Vissa ideella organisationer ger också ditt företag material för städningen, t.ex. sopsäckar och plasthandskar.
3. Mentorskap: Oavsett om det sker på ditt kontor eller i en skola underlättar vissa ideella organisationer mentorskap mellan dina anställda och elever eller medlemmar i missgynnade samhällen. Dessa möjligheter kan vara en bra källa till fortlöpande aktiviteter för personalen, eftersom de sannolikt är mer frekventa under hela året.
4. Eventpersonal: Vissa ideella organisationer kan ha större evenemang som dina anställda kan arbeta frivilligt med, t.ex. ett 5-kilometerslopp, en festival eller en föreläsningsserie. Personalen kan hjälpa till med att sätta upp evenemanget, städa upp eller utföra andra uppgifter. Vid större evenemang, till exempel Relay for Life, kan ditt företag sätta ihop ett team som deltar i vandringen och samlar in pengar.
5. Pro bonoarbete: Identifiera möjligheter att erbjuda din produkt pro bono (kostnadsfritt) till ideella organisationer och/eller underförsörjda samhällen. Accessibility Internet Rally är till exempel ett endagsevenemang i Austin, Texas, där frivilliga webbutvecklare under en dag bygger webbplatser för lokala ideella organisationer.
6. Var värd för en välgörenhetsinsamling: Har ditt kontor ett stort utrymme som lämpar sig för att anordna ett offentligt evenemang? Om så är fallet kan du erbjuda dig att sponsra ett insamlingsevenemang för den ideella organisationen i ditt utrymme. De anställda kan också hjälpa till att förbereda eller bemanna evenemanget.
7. Crowdfunding: Även om det är ett mer virtuellt alternativ har vissa ideella organisationer möjligheter till crowdfunding, dvs. enskilda personer som samlar in pengar för den ideella organisationens räkning via sociala medier eller andra offentliga donationsplattformar. Detta kan verka mycket mer autentiskt och personligt, eftersom de anställda kan visa varför de samlar in pengar för ändamålet.
8. Insamla donationer: Övervaka en insamling av konserver, kläder, leksaker eller hygienartiklar på ditt kontor. Under semestern ger vissa organisationer och postkontor enskilda personer möjlighet att adoptera en familj som de kan köpa presenter till.
9. Aktiviteter på kontoret: Vissa ideella organisationer låter dig göra aktiviteter tillsammans med dem i dina egna lokaler. Det kan handla om att skriva brev eller pyssla med aktiviteter som stöder organisationens uppdrag, till exempel att göra djurleksaker av donerade material till ett lokalt djurhem.
10. Hälsoarrangemang: Samarbeta med samhällsbaserade organisationer för att anordna en blodinsamling eller vaccinationsdag för att stödja välbefinnande lokalt. De anställda kan hjälpa till att bemanna och marknadsföra evenemanget i samordning med andra organisationer.

Efter evenemanget

När aktiviteten avslutas slutar inte arbetet där. För att fortsätta medarbetarnas engagemang i processen kan du cirkulera en enkät efter volontärverksamheten för att se hur medarbetarna tycker att evenemanget gick. Vad fungerade bra? Vad kan förbättras? Detta ger ditt företag viktig vägledning för aktivitetsplanering i framtiden.

Överväg också hur du kan vårda relationen med denna ideella organisation för ytterligare partnerskap i framtiden. Detta öppnar inte bara dörren för mer volontärarbete, utan även för andra ömsesidigt fördelaktiga möjligheter i samband med företagssponsring och tjänster i framtiden.