Roteiro do Projeto: O que é e como criar um para gerenciar as expectativas das partes interessadas?

Neste artigo, você aprenderá como criar um roteiro de projeto para gerenciar as expectativas das partes interessadas e manter sua equipe no caminho certo para cumprir os prazos.

Também vamos olhar para:

• O que é um roteiro de projeto?
• Como é diferente de um plano de projeto?
• Razões pelas quais você deve criar um roadmap
• Modelos de roadmap de projetos
• Como criar um cronograma de roadmap?
• Como manter as partes interessadas atualizadas com roadmaps?

Como gerente de projeto, seu trabalho é manter as partes interessadas atualizadas sem focar nos detalhes do dia-a-dia. Ao mesmo tempo, você quer manter sua equipe focada nas tarefas do dia-a-dia.

Ao final deste artigo, você aprenderá como manter esse equilíbrio usando um roteiro para o seu projeto.

Vamos começar.

O que é um roteiro de projeto?

Um roteiro de projeto é uma visão geral visual de alto nível de um projeto. Tipicamente representado em uma linha do tempo, um roteiro consiste em:

• Escopo do projeto: O escopo do projeto representa a grande visão do que você deseja alcançar no final do projeto.
• Deliverables: Os Deliverables são o resultado ou o resultado final das atividades de um projeto. Entregas podem ser qualquer coisa – um documento, software, ou mesmo um produto físico acabado.
• Cronograma de projeto de alto nível: O cronograma descreve a ordem cronológica em que as atividades do projeto são feitas e os marcos alcançados.
• Marcos do projeto: Marcos são eventos na linha de tempo do projeto que indicam uma mudança na fase do projeto.
• Riscos: Riscos são desafios com atividades do projeto, membros da equipe, recursos ou fatores externos que podem fazer com que o projeto se desvie de seu cronograma ou orçamento.

Por que você precisa de um roteiro do projeto?

Aqui estão cinco razões pelas quais você deve considerar a criação de um roteiro:

Descolar um projeto

Os primeiros dias de um projeto são frequentemente preenchidos com incerteza.

Isso é porque não há detalhes suficientes disponíveis. Nenhum plano concreto de projeto pode ser criado e nenhum recurso pode ser atribuído. Conseqüentemente, os membros da equipe podem se sentir perdidos ou as partes interessadas podem perder o interesse.

Um roteiro do projeto está em um nível suficientemente alto para gerenciar a incerteza. Ao mesmo tempo, ele ajuda a identificar tarefas suficientes para iniciar o projeto.

Estar no topo das metas do projeto

De acordo com uma pesquisa de gerenciamento de projetos realizada pela KPMG, apenas 33% das organizações entregam projetos que provavelmente alcançarão as metas originais ou os objetivos do negócio.

As partes interessadas geralmente esperam que as equipes acomodem pequenas mudanças durante a execução de um projeto. Mas, muitas vezes, essas pequenas mudanças somam-se e desviam o projecto dos seus objectivos originais. Consequentemente, os projectos não cumprem os objectivos de negócio.

Os roteiros dos projectos ajudam a gerir estas situações. Como resultado, todos os stakeholders do projeto permanecem focados nas metas do projeto.

Conhecer as expectativas dos stakeholders

A mesma pesquisa da KPMG também descobriu que apenas uma em cada 3 organizações entrega projetos que provavelmente alcançarão a satisfação dos stakeholders.

Roteiros de projetos mantêm as partes interessadas atualizadas sobre os objetivos do projeto, progresso e bloqueios de estradas. Dessa forma, as partes interessadas podem tomar decisões no momento certo para manter um projeto no caminho certo.

Insular os membros da equipe das partes interessadas

Algumas partes interessadas gostam de uma abordagem prática para gerenciar projetos.

Embora o envolvimento das partes interessadas seja crucial, o microgerenciamento das partes interessadas pode deixar a equipe desconfortável.

Tal situação também pode levar a confusão com os membros da equipe que se reportam e recebem instruções de múltiplos gerentes.

Roteiros de alto nível ajudam a manter a equipe a salvo da interferência das partes interessadas. Ao mesmo tempo, as partes interessadas permanecem focadas no roteiro sem se preocuparem com as atividades diárias do projeto.

Criar fundações para o plano do projeto

Um plano de projeto não é nada além de um plano granular, de nível de tarefa, para atingir um marco definido no roteiro. Uma vez que todos os interessados aprovem o roteiro, expandir o roteiro para um plano é fácil.

Obter um plano de projeto fora de um roteiro mantém tanto os interessados quanto a equipe na mesma página. Isto significa que as entregas do projecto estão mais alinhadas com as expectativas das partes interessadas.

Plano do Projecto vs Roteiro do Projecto: Qual é a diferença?

Agora que você sabe o propósito de um roteiro, vamos olhar o que torna um roteiro diferente de um plano de projeto.

Um plano de projeto é um documento detalhado que comunica:

• Que tarefas precisam ser feitas?
• Por quando?
• E por quem?

Mais interno, ajuda os gerentes de projeto a comunicar tarefas aos membros da equipe e rastrear o progresso do marco.

Planos de projeto podem ser criados e gerenciados usando listas de tarefas, quadros Kanban, ou linhas de tempo.

Um roteiro, por outro lado, fornece uma visão geral do projeto sem entrar em detalhes. É útil para os gestores de projecto manter as partes interessadas actualizadas.

Em resumo, o roadmap fornece uma perspectiva macro do projecto. Já o plano do projeto fornece uma visão mais micro-nível.

Alguns são artefactos importantes da gestão do projecto, onde o plano do projecto se desenvolve a partir de um roadmap.

Modelos de roadmap do projecto: Prós & Cons

Um modelo de roteiro do projeto é uma planilha ou documento de apresentação pronto para ser usado. Você pode editar um modelo e criar seu próprio roadmap.

Existem toneladas de modelos disponíveis online que você pode começar a usar imediatamente.

But, estes modelos não estão sem desvantagens:

• Templates ficam cada vez mais difíceis de gerenciar à medida que você adiciona mais detalhes do projeto.
• Fazer mudanças rápidas em um modelo não é fácil ou intuitivo.
• Trabalhar colaborativamente em templates é quase impossível sem muita coisa para fazer e fazer.

Considerando usar ferramentas de planejamento de projeto em vez de

Em vez de templates inflexíveis, você pode usar uma ferramenta simples de planejamento de projeto como o Toggl Plan. O Toggl Plan é a solução perfeita para todas as necessidades de mapeamento de estradas do seu projeto.

• Vem com uma linha temporal de gráficos de Gantt para um processo de mapeamento detalhado mas simples do projecto.
• Você pode facilmente estabelecer a estrutura para o projecto, partilhá-la e trabalhar em colaboração com todos na sua equipa.
• Você pode clicar e adicionar detalhes a tarefas específicas, código de cores para melhor representação visual, e quebrar um projeto longo e complicado usando marcos.
• E uma vez que você tenha configurado o roteiro, você pode expandi-lo para um plano detalhado do projeto. E gerenciar a execução do seu projeto rastreando o progresso da tarefa usando placas Kanban.

Roadmap template resources

Se você ainda precisar de um template de roadmap do projeto para inspiração ou para usá-lo em suas ferramentas de escritório, aqui estão três recursos para ajudá-lo a começar:

• Modelos de cronograma para MS office
• Modelos de roteiro do projeto de fonte aberta
• Modelos de gráficos para Google Sheets

Como criar um roteiro do projeto?

Até agora, já vimos o que é um roadmap e o seu propósito. Vamos agora ver como criar um roadmap.

Aqui estão os passos:

1. Realizar uma reunião de lançamento do projeto.
2. Colher informações necessárias do projeto.
3. Criar uma linha do tempo do roadmap.

Realizar uma reunião de lançamento do projeto.

A reunião de lançamento do projeto é o tiro de arma no início de uma corrida. Em outras palavras, o objetivo da reunião é:

• Introduzir os participantes e conhecer a equipe.
• Entender as expectativas dos participantes.
• Clarificar quaisquer perguntas ou lacunas iniciais no projeto.

Colher as informações necessárias do projeto

Terá que coletar todas as informações que podem afetar um projeto antes de poder pular para criar um roadmap. Isso inclui os objetivos do projeto, resultados, marcos, pessoas envolvidas, recursos necessários, riscos, dependências, etc.

• Escopo do projeto e resultados para ajudar a priorizar a entrega.
• Acordar marcos para ajudar a equipe a cumprir os prazos.
• Membros e recursos da equipe para o projeto e sua disponibilidade durante o cronograma do projeto.
• Riscos que podem fazer com que o projeto se desvie do cronograma ou do orçamento.

Crie o roteiro do projeto

Você sempre pode criar um roteiro usando uma planilha ou um modelo. No entanto, criar um roadmap torna-se realmente fácil usando uma ferramenta visual de planejamento de projeto como o Toggl Plan.

Aqui está como um simples roadmap de projeto de website fica na linha de tempo do Plano Toggl.

Criar um roadmap:

• Priorizar os resultados do projeto com base nas dependências e objetivos comerciais.
• Estimar o esforço e tempo necessários para cada resultado. Lembre-se de considerar a disponibilidade de recursos e equipe, bem como quaisquer riscos que possam atrasar o projeto.
• Adicionar marcos para cada entrega.
• Dispor as tarefas de alto nível que levarão até o marco na linha do tempo.

Aqui está um vídeo rápido que mostra como criar um roteiro usando o Toggl Plan.

Conhecendo as expectativas das partes interessadas

Agora que você tenha um roteiro do projeto pronto, vamos entender como você pode manter as partes interessadas felizes. Eis como:

• Envolver as partes interessadas para criar um roteiro de colaboração. Isto assegura que as partes interessadas estejam conscientes do que está a acontecer quando, mesmo antes do início do projecto.
• Actualize o roadmap frequentemente. Os cronogramas do projeto mudam com novos avanços ou riscos. Portanto, quaisquer mudanças devem ser atualizadas no roteiro imediatamente e compartilhadas com as partes interessadas.
• Comunicar os riscos do projeto com antecedência. Como gerente de projeto, você está constantemente lutando e mitigando os riscos. Manter as partes interessadas no ciclo evita surpresas e desagradáveis de última hora.

Com o Toggl Plan, há duas maneiras de manter as partes interessadas atualizadas.

Primeiro, você pode adicionar partes interessadas na sua equipe. Dessa forma, eles podem colaborar com você na criação do roteiro. Eles também podem ser notificados por e-mail quando algo muda.

A linha do tempo no Toggl Plan é fácil de usar e intuitiva. Ainda menos interessados em tecnologia vão achar fácil de usar.

Segundo, você pode compartilhar uma visão somente de leitura da linha do tempo com os interessados. Dessa forma eles podem acompanhar o que está acontecendo no projeto sem serem incomodados com os detalhes de detalhes de grandiosidade.

Sumário

Um roteiro do projeto ajuda a dar início a um projeto e gerenciar as expectativas das partes interessadas. Também ajuda a manter sua equipe motivada para cumprir os prazos.

Criar um roteiro envolve três etapas:

• Realizar uma reunião de pontapé de saída.
• Reunir informações do projeto (objetivos, escopo, resultados, marcos, riscos, etc.).
• Criar a cronologia do roteiro.

Você pode fazer um roteiro para um projeto com qualquer ferramenta de software de escritório. Mas, usando uma ferramenta de linha do tempo visual como o Plano Toggl torna super simples criar e atualizar um roadmap.

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