Universitatea Elon

1.0 Scop

Scopul acestei politici este de a se asigura că serviciile de poștă electronică (e-mail) ale Elon rămân disponibile și fiabile pentru comunitatea universitară și sunt utilizate în scopuri corespunzătoare misiunii Universității.

2.0 Domeniul de aplicare

Această politică se aplică tuturor membrilor comunității Elon care utilizează sistemul de e-mail.

3.0 Politica

3.1 Utilizarea adreselor și conturilor de e-mail ale Universității Elon

E-mailul Elon este un mijloc de comunicare oficială cu persoanele care sunt membri ai comunității Elon. Ca atare, mecanismele oficiale de comunicare ale Universității (inclusiv, dar fără a se limita la, e-mailurile oficiale în masă și e-mailurile de curs) trebuie citite în mod regulat, deoarece acestea pot afecta activitățile și responsabilitățile zilnice. Listele de distribuire a e-mailurilor în masă către toți studenții, toate cadrele didactice și/sau tot personalul sunt gestionate de către Instructional and Campus Technologies (I&CT), pe baza listelor de cadre didactice și de personal actuale furnizate de către Resurse umane și de studenți actuali furnizate de către Biroul de înregistrare. Nu există nicio dispoziție de excludere pentru aceste liste.

Emailul este un privilegiu și anumite responsabilități sunt atașate utilizării acestuia. Se așteaptă ca toți utilizatorii să respecte limitele decenței, legii, eticii, bunului simț și bunului gust în comunicarea prin e-mail. Un utilizator al Elon’s Electronic Mail ar trebui să își mențină contul prin faptul că nu păstrează fișiere mari sau cantități mari de e-mail. Pentru a asigura disponibilitatea continuă a spațiului pe disc, mesajele de e-mail nu trebuie păstrate în sistem mai mult de 90 de zile. Dacă este necesar să păstreze un mesaj mai mult de 90 de zile, utilizatorul trebuie să descarce mesajul pe calculatorul său.

Pentru a asigura siguranța și securitatea conturilor de e-mail, toate parolele trebuie schimbate o dată pe an, dar toată lumea este încurajată să schimbe parola la fiecare 120 de zile. O parolă trebuie să fie complexă și greu de ghicit – consultați politica de parole a Universității Elon. Utilizatorul ar trebui să facă o copie de rezervă a tuturor mesajelor și fișierelor importante pentru a preveni pierderea de informații și ar trebui să raporteze imediat orice problemă de securitate către Campus Technology Support la 278-5200.

3.2 Protecția serviciilor de comunicații electronice

Sistemele Universității Elon scanează e-mailurile primite și trimise pentru a detecta conținutul care poate fi caracterizat ca fiind spam. În cazul în care se găsesc caractere de spam, mesajul poate fi etichetat sau pus în carantină. De asemenea, Elon scanează în mod curent toate mesajele de e-mail pentru viruși. Scanarea pentru viruși poate duce, de asemenea, la o modificare a antetului e-mailului sau la alte consecințe, după cum se explică mai jos.

Din cauza naturii potențial dăunătoare a conținutului multor mesaje sau atașamente, Instructional & Campus Technologies în prezent:

• Nu livrează mesaje care conțin atașamente care au fost identificate ca fiind viermi de către sistemul nostru antivirus actual.
• Eliminează atașamentele care sunt identificate ca conținând viruși de către furnizorul nostru actual de antivirus și le înlocuiește cu un fișier numit „deleted.txt”
• Blochează mesajele de la expeditorii externi care nu furnizează identificarea corespunzătoare prin DNS (Unii spammeri folosesc servere SMTP configurate necorespunzător în încercarea de a-și masca adevărata identitate).

Universitatea Elon își rezervă dreptul de a bloca alte e-mailuri primite care prezintă caracteristici de spam, viruși, troieni sau orice altceva care ar putea amenința infrastructura sau serviciile de rețea ale campusului.

Serviciile de e-mail ale Elon limitează, de asemenea, dimensiunea mesajelor primite la 15 MB (inclusiv atașamentele).

Universitatea Elon deține sistemul de e-mail și își rezervă dreptul de a examina orice e-mailuri sau fișiere. Administratorii de sistem se vor abține de la examinarea e-mailurilor și a fișierelor și le vor trata ca fiind confidențiale, cu excepția cazului în care primesc instrucțiuni din partea președintelui, a prorectorului, a vicepreședintelui pentru afaceri, finanțe și tehnologie sau a vicepreședintelui adjunct pentru tehnologie/CIO.

Mesajele electronice de ieșire

– Toate mesajele electronice de ieșire trebuie să fie direcționate prin serviciile de releu de e-mail ale Universității.
– Mesajele cu o dimensiune de până la 15 MB (inclusiv atașamentele) pot fi trimise prin serviciile de e-mail ale Elon.

3.3 Confidențialitate

Informațiile personale nu trebuie transmise electronic prin intermediul sistemului de e-mail al Universității Elon. Informațiile personale sunt definite ca fiind numele și prenumele unei persoane conectate la oricare dintre următoarele:

• Numărul de securitate socială
• Numărul permisului de conducere
• Numărul contului financiar
• Numărul cardului de credit sau de debit
• Carecare cod de securitate sau parolă care ar putea oferi acces la contul financiar al unei persoane

Utilizatorii trebuie să fie extrem de precauți atunci când folosesc e-mailul pentru a comunica chestiuni confidențiale sau sensibile și nu trebuie să presupună că e-mailul este privat și confidențial. Este deosebit de important ca utilizatorii să fie atenți să trimită mesaje numai destinatarului (destinatarilor). Trebuie să se acorde o atenție deosebită atunci când se utilizează comenzile „reply” sau „reply all” în timpul corespondenței prin e-mail.

3.4 Utilizarea abuzivă a e-mailului

Serviciile de e-mail ale Universității Elon nu pot fi utilizate pentru a trimite e-mailuri comerciale sau e-mailuri în masă nesolicitate. Ele nu pot fi utilizate pentru a trimite mesaje (cum ar fi volume mari de mesaje de e-mail sau mesaje de e-mail individuale extrem de mari) cu intenția de a perturba un server sau contul unei persoane de pe un server.

Pentru a proteja disponibilitatea serviciilor de e-mail de la Elon, utilizatorii trebuie să se abțină de la trimiterea de scrisori în lanț, felicitări de sărbători sau articole similare la mai mult de câteva persoane. Mesajele neautorizate trimise către grupuri mari pot avea un impact negativ asupra serviciilor de e-mail. În cazul în care un utilizator are întrebări cu privire la oportunitatea de a trimite sau nu un mesaj unei distribuții mari, persoana respectivă ar trebui să se consulte cu un supervizor sau să îl contacteze pe vicepreședintele adjunct pentru tehnologie.

Cele ce urmează reprezintă o listă neexhaustivă de exemple de abuzuri de e-mail:

• Utilizarea personală excesivă
• Interferența în utilizarea e-mailului de către alte persoane
• Accesul neautorizat intenționat la e-mailul altor persoane
• Întoarcerea de „spams”, scrisori în lanț, scrisori bombă sau orice alt tip de distribuire pe scară largă a e-mailurilor nesolicitate
• Falsificarea e-mailurilor
• Darea impresiei că reprezentați Universitatea, cu excepția cazului în care sunteți autorizat să faceți acest lucru
• Utilizarea e-mailului pentru activități comerciale
• Întoarcerea de mesaje ofensatoare sau abuzive
• Conducerea de activități ilegale
• Spoofing, falsificarea, modificarea sau ștergerea antetelor de e-mail este, de asemenea, interzisă
• Nu utilizați contul altui utilizator

Raportați imediat orice problemă cu e-mailul la Campus Technology Support la [email protected] sau sunați la (336) 278-5200. Încălcările trebuie raportate administratorului de sistem la [email protected] sau vicepreședintelui adjunct pentru tehnologie/CIO.

Încălcarea acestei politici sau a oricărei alte politici a Universității Elon poate duce la măsuri disciplinare, până la și inclusiv la suspendare sau concediere.

.