Taxele de întârziere și dobânzile aplicate la facturile scadente

O factură este un document utilizat pentru a factura clienții. Odată primită, o factură obligă o persoană sau o întreprindere să plătească pentru bunurile sau serviciile prestate. Dar ce se întâmplă dacă cineva refuză să plătească o factură? După ce furnizează unei întreprinderi sau unei persoane fizice o notificare scrisă, organizația care a emis factura poate percepe penalități de întârziere sau dobânzi datorate pentru plata cu întârziere. Cu toate acestea, în mod special, normele și legile locale au un impact asupra taxelor de întârziere și a dobânzilor calculate pentru facturile întârziate.

Calcularea taxelor de întârziere și a dobânzilor.

Ce sunt taxele de întârziere?

Companiile au libertatea de a percepe o taxă sau un comision suplimentar atunci când o factură este lăsată neplătită pentru o perioadă de timp extinsă. Pe lângă această taxă, companiile pot percepe o rată suplimentară a dobânzii la suma neplătită.

De ce percepeți taxe de întârziere?

Taxele de întârziere sunt stimulente pentru ca clienții să plătească pentru serviciile primite și să plătească într-un timp rezonabil. În caz contrar, companiile care furnizează aceste servicii vor suferi întreruperi și, eventual, complicații în fluxul lor de numerar. În cele din urmă, acest lucru poate duce la complicații financiare, în special pentru întreprinderile mici.

Ce generează o taxă de întârziere?

Taxele de întârziere și dobânzile evaluate la facturile întârziate depind de perioada de timp pe care o companie a acordat-o unui client sau abonat pentru a plăti o factură. Data standard de scadență a unei facturi este de 30 de zile de la primirea facturii, dar poate fi orice dată stabilită de o companie.

Dacă există o factură neplătită după timpul alocat, companiile pot percepe sume de penalități de întârziere pentru întreprinderi și persoane fizice. De obicei, clauza contractuală privind termenul de plată a unei companii va conține o clauză privind structura de plată și orice penalități pentru plățile întârziate. Aceasta poate include o rată zilnică a dobânzii penalizatoare sau alte taxe de întârziere standard.

Taxele de întârziere standard nu sunt reglementate de state sau de guvernul federal. Cu toate acestea, există plafoane de stat pentru dobânzi. Ratele dobânzilor sunt de obicei cotate ca procent anual, dar pot fi calculate anual, lunar, zilnic sau chiar orice perioadă de timp.

Legile locale afectează dobânzile percepute pentru facturile întârziate

Câteva state au un procentaj pentru contractele cu acorduri scrise preexistente care conțin rate de dobândă explicite și un alt procentaj pentru acordurile care nu se referă la penalitățile de întârziere. De exemplu, Alabama are o rată maximă legală a dobânzii de 8% pe an pentru acordurile scrise și o rată maximă de 6% pe an pentru acordurile care nu conțin o clauză specifică.

Iată câteva exemple de rate legale ale statelor:

• California restricționează rata contractului la 12%.
• Massachusetts la 6%, cu excepția cazului în care există un contract.
• Colorado la 8% dacă nu există un contract și un maxim de 45%, una dintre cele mai mari limite de dobândă din țară.
• Nevada nu are o limită pentru ratele de dobândă contractate, în caz contrar, există o rată preferențială la cea mai mare bancă din Nevada plus 2%.

Este lăsat la latitudinea unei companii dacă percepe clienților o taxă fixă sau un procent din suma neplătită la termen. Comisioanele de întârziere și dobânzile de întârziere sunt executorii numai dacă contractul inițial, sau acordul creat între părți, conține o clauză explicită și clară privind comisioanele de întârziere sau dobânzile.

Un exemplu de clauză clară poate fi „Conturile neplătite în termene sunt supuse unei taxe de finanțare lunare de %.” Această clauză ar trebui să fie afișată într-un font lizibil, cu caractere îngroșate, pe contract, în apropierea liniei de semnătură, pentru a evita orice conflicte.

Determinarea unei taxe de întârziere

O companie poate determina taxa de întârziere și poate atașa o scrisoare de cerere la următoarea factură cu noua sumă datorată. Pentru a determina o taxă de întârziere, există un calculator online care necesită introducerea numărului de zile (sau luni) de întârziere a plății, valoarea facturii inițiale și rata dobânzii specificată în contract.

Pentru calcularea taxelor de întârziere cu adăugarea ratei dobânzii, împărțiți rata anuală la 12 pentru a ține cont de cele 12 luni ale anului. Dacă un stat permite 12% pe an, aceasta echivalează cu 1% pe o lună. Dacă aveți o factură care este de 1.000 de dolari, dobânda pentru acea lună este de 10 dolari.

Când să aplicați o taxă de întârziere

Cea mai bună practică este să trimiteți un memento de plată întârziată unui client înainte de a percepe taxa de întârziere sau de perceperea dobânzii. Acest lucru oferă o perioadă de grație pentru clienți, în special atunci când nu se cunoaște motivul pentru care clientul a întârziat cu o plată sau este necaracteristic pentru client să întârzie cu o plată.

Este important să se cântărească avantajele și dezavantajele aplicării unei taxe de întârziere unui client. Există adesea motive circumstanțiale pentru care clienții întârzie cu plățile. Prima obligație a unei întreprinderi ar trebui să fie aceea de a desfășura afaceri corecte și adevărate și de a întreține relații de afaceri amiabile, caz în care, aplicarea unui comision de întârziere imediat ce o plată este întârziată sau ratată nu va face decât să provoace turbulențe și ar putea costa un client.

Când sunt percepute comisioanele de întârziere?

O taxă de întârziere poate fi percepută în orice moment după ce o plată este scadentă (adică după perioada de facturare de 30 de zile). Cu toate acestea, o companie care prețuiește relațiile cu clienții săi va oferi o perioadă de grație între momentul în care plata este scadentă și cel în care percepe taxa de întârziere evaluată.

Aprovizionarea cu dobândă a facturilor scadente

Prin perceperea dobânzii la facturile neplătite este o practică standard în majoritatea industriilor. Companiile au dreptul legal de a percepe rata dobânzii. Dar acest tip de dobândă este aplicabil numai dacă există un acord existent între companie și client cu privire la penalitățile de întârziere cu privire la termenii de plată și condițiile de aplicare a dobânzii la facturile neplătite. Dacă nu există un acord existent, clientul nu este obligat să plătească nicio dobândă la facturile neplătite.

Deși ratele dobânzilor nu sunt direct reglementate, unele state limitează suma pe care o companie o poate percepe ca majorări de întârziere și limitează procentul ratei dobânzii. În mod obișnuit, companiile nu ar trebui să perceapă mai mult de 10% pe an pentru penalități de întârziere și facturi. Cu toate acestea, organizațiile ar trebui să verifice reglementările de stat corespunzătoare pentru a confirma ce rată procentuală este permisă în jurisdicția lor.

Cum să evitați comisioanele de întârziere și ratele de dobândă

Poate fi o pierdere de timp și de resurse să urmăriți clienții pentru facturi, și mai ales pentru facturi neplătite. Pentru a evita să fie nevoite să evalueze taxele de întârziere și ratele dobânzilor la facturi, companiile ar trebui să ofere un stimulent financiar pentru plata facturilor la timp. Organizațiile ar putea lua în considerare posibilitatea de a oferi o reducere pentru plata integrală în avans sau în perioada de plată a facturii. Aceasta este o tactică de succes pentru a evita să fie nevoiți să se confrunte cu taxe de întârziere sau taxe de dobândă împotriva clienților și să riște o relație de afaceri.

Pentru a se asigura că nu lasă neintenționat facturi neplătite, întreprinderile ar trebui să investească în sisteme de contabilitate bune. Luați în considerare crearea de memento-uri și notificări electronice pentru a vă ajuta să vă organizați și să efectuați plățile la timp. Configurarea plăților sau a transferurilor electronice poate facilita, de asemenea, efectuarea de tracte direct din contul dvs. de afaceri către companie sau furnizor de servicii.

Desigur, niciuna dintre aceste informații nu ar trebui să fie luată ca un sfat juridic sau financiar și nici nu ar trebui să vă descurajeze să solicitați asistența unui avocat licențiat, a unui contabil sau a unui profesionist în domeniul serviciilor financiare. Dar dacă doriți să vă asigurați că politicile companiei dvs. cu privire la penalitățile de întârziere sau dobânzile calculate pentru facturile scadente sunt în concordanță cu cele mai bune practici, acesta este un bun punct de plecare!

Calculator de dobânzi lunare și zilnice pentru calcularea dobânzilor la facturile neplătite.

.