Articles

Scrierea bună

On septembrie 28, 2021 by

4.3 Scrierea bună

Obiective de învățare

  1. Identificați șase calități de bază care caracterizează o bună scriere de afaceri.
  2. Identificați și explicați elementele retorice și strategiile cognitive care contribuie la o bună scriere.

O preocupare frecventă este aceea de a răspunde pur și simplu la întrebarea, ce este o scriere bună? Pe măsură ce vom progresa în studiul comunicării scrise de afaceri, vom încerca să răspundem la ea. Dar recunoașteți că, deși întrebarea poate fi simplă, răspunsul este complex. Edward P. BaileyBailey, E. (2008). Scrierea și vorbirea. New York, NY: McGraw-Hill. oferă câteva puncte cheie de reținut.

Un scris de afaceri bun

  • respectă regulile,
  • este ușor de citit și
  • atrage cititorul.

Să examinăm aceste calități mai în profunzime.

Primul punct al lui Bailey este unul care generează destul de multe dezbateri. Care sunt regulile? „Regulile” depind de așteptările publicului sau de standardele industriei, de ceea ce te-a învățat profesorul tău de engleză sau sunt ele reflectate în scrisul uimitor al autorilor pe care i-ai putea indica drept exemple pozitive? Răspunsul este „toate cele de mai sus”, cu un punct de clarificare. Este posibil să considerați că este necesar să găsiți un echilibru între așteptările publicului și standardele industriei pentru un document și poate fi necesar să găsiți un echilibru sau un compromis. BaileyBailey, E. (2008). Scrierea și vorbirea. New York, NY: McGraw-Hill. indică bunul simț ca fiind un criteriu de bază al unei bune scrieri, dar bunul simț este un produs al experienței. Atunci când se caută echilibrul, înțelegerea cititorului este factorul decisiv. Este posibil ca utilizarea corectă a punctului și virgulei să nu fie ceea ce este necesar pentru a face ca o propoziție să funcționeze. Publicul cititor ar trebui să poarte o atenție sporită în tot ceea ce scrieți pentru că, fără el, nu veți mai avea multe sarcini de scris.

Când spunem că un scris bun respectă regulile, nu vrem să spunem că un scriitor nu poate fi creativ. Așa cum un student la arte trebuie să știe cum să deseneze o scenă în perspectivă corectă înainte de a putea „încălca regulile” prin „îndoirea” perspectivei, tot așa un scriitor trebuie să cunoască regulile limbii. Faptul de a ști cum să folosească corect cuvintele, să formeze propoziții cu o gramatică adecvată și să construiască paragrafe logice sunt abilități pe care scriitorul le poate folosi indiferent de temă. Chiar dacă unele medii de afaceri pot solicita o scriere conservatoare, există alte domenii în care creativitatea nu numai că este permisă, dar este impusă. Imaginați-vă că lucrați pentru o agenție de publicitate sau o firmă de dezvoltare de software; în astfel de situații, succesul vine din exprimarea unor idei noi, neexperimentate. Respectând regulile limbii și ale scrierii corecte, un scriitor poate exprima acele idei creative într-o formă care să iasă în evidență în mod clar și să favorizeze înțelegerea.

În mod similar, un scris ușor de citit nu este același lucru cu un scris „prostesc” sau simplist. Ce este ușor de citit? Pentru un public tânăr, s-ar putea să fie nevoie să folosiți termeni direcți și simpli, dar a ignora utilizarea limbajului de către aceștia înseamnă a crea o barieră artificială și inutilă. Un exemplu care se referă la Miley Cyrus poate funcționa cu un anumit public cititor și să cadă în dizgrație cu altul. Termenii specifici profesiei pot avea un scop valoros atunci când scriem despre concepte precise. Nu toată lumea va înțelege toți termenii unei profesii, dar dacă publicul dvs. este în mare parte alfabetizat în termenii din domeniu, folosirea termenilor din industrie vă va ajuta să stabiliți o relație cu cititorii dvs.

Scriitorul cu adevărat excelent este cel care poate explica idei complexe într-un mod pe care cititorul îl poate înțelege. Uneori, ușurința lecturii poate proveni din alegerea de către scriitor a unui exemplu ilustrativ strălucit pentru a transmite un punct de vedere. În alte situații, poate fi vorba de încorporarea de către scriitor a definițiilor în text, astfel încât sensul cuvintelor necunoscute să fie clar. De asemenea, poate fi vorba de alegerea unor verbe dinamice, specifice, care să clarifice ce se întâmplă și cine desfășoară acțiunea.

Cel de-al treilea punct al lui Bailey se referă la interesul cititorului. Va dori acesta să o citească? Această întrebare ar trebui să ghideze o mare parte din ceea ce scrieți. Obținem din ce în ce mai multe informații din mediul nostru înconjurător prin canale vizuale, auditive și multimedia, de la YouTube la streaming audio și la vizionarea știrilor online. Unii susțin că acest lucru a dus la o scădere a capacității de atenție pentru lectură, ceea ce înseamnă că scriitorii trebuie să atragă cititorii cu propoziții scurte, percutante și fraze captivante. Cu toate acestea, există încă o mulțime de oameni cărora le place să se cufunde în lectura unui articol interesant, a unei propuneri sau a unui articol de marketing.

Poate că cea mai universal utilă strategie pentru a capta atenția cititorului este să precizați modul în care scrierea dvs. poate satisface nevoile cititorului. Dacă documentul dvs. oferă informații pentru a răspunde la o întrebare, pentru a rezolva o problemă sau pentru a explica cum să creșteți profiturile sau să reduceți costurile, este posibil să doriți să precizați acest lucru la început. Deschizând cu strategia „ce am eu de câștigat”, oferiți publicului dumneavoastră un motiv pentru a fi interesat de ceea ce ați scris.

Mai multe calități ale unei scrieri bune

La lista de mai sus a lui Bailey, să adăugăm câteva calități suplimentare care definesc o scriere bună. Scrisul bun

  • împlinește așteptările cititorului,
  • este clar și concis,
  • este eficient și eficace.

Pentru a satisface așteptările cititorului, scriitorul trebuie să înțeleagă cine este cititorul vizat. În unele situații de afaceri, scrieți doar unei singure persoane: șeful dumneavoastră, un coleg din alt departament sau un client sau un furnizor individual. Dacă cunoașteți bine persoana respectivă, s-ar putea să vă fie la fel de ușor să îi scrieți ca și cum i-ați scrie un bilet părintelui sau colegului de cameră. Dacă nu cunoașteți persoana, puteți cel puțin să faceți câteva presupuneri rezonabile despre așteptările sale, pe baza funcției pe care o deține și a relației sale cu munca dumneavoastră.

În alte situații, este posibil să scrieți un document care să fie citit de un grup sau o echipă, de un întreg departament sau chiar de un număr mare de persoane total străine. Cum puteți anticipa așteptările acestora și să vă adaptați scrisul în consecință? În mod firesc, doriți să aflați cât mai multe despre publicul dumneavoastră probabil. Cât de mult puteți afla și ce fel de informații puteți afla va varia în funcție de situație. Dacă scrieți conținutul unui site web, de exemplu, este posibil să nu-i întâlniți niciodată pe cei care vor vizita site-ul, dar puteți prezice de ce vor fi atrași de site și ce se vor aștepta să citească acolo. Dincolo de învățarea despre publicul dumneavoastră, înțelegerea clară a sarcinii de redactare și a scopului acesteia vă va ajuta să satisfaceți așteptările cititorilor.

Aducerea celui de-al cincilea punct referitor la redactarea clară și concisă reflectă tendința tot mai mare în redactarea de afaceri de a elimina erorile. Erorile le pot include pe cele asociate cu producția, de la redactare la editare, și răspunsul cititorului. Obiectivele dvs. gemene de scriere clară și concisă indică un obiectiv central în întreaga comunicare: fidelitatea. Acest concept implică obiectivul nostru de a comunica cu acuratețe toate informațiile vizate, cu un minim de întreruperi sau interpretări greșite ale semnalului sau mesajului. Proiectarea documentelor dumneavoastră, inclusiv a scrierii și prezentării, pentru a reduce defalcarea mesajului este o parte importantă a unei comunicări de afaceri eficiente.

Acest lucru ne conduce discuția noastră către eficiență. Există doar douăzeci și patru de ore într-o zi și ni se cere din ce în ce mai mult să facem mai mult cu mai puțin, cu termene mai scurte aproape garantate. În calitate de redactor, cum răspundeți așteptărilor din ce în ce mai mari? Fiecare sarcină de redactare necesită o înțelegere clară a obiectivelor și a rezultatelor dorite, iar atunci când oricare dintre aceste două aspecte nu este clar, eficiența scrierii dumneavoastră poate fi compromisă. Rescrierile necesită timp pe care s-ar putea să nu îl aveți, dar pe care va trebui să îl faceți dacă sarcina nu a fost făcută corect de prima dată.

După cum am discutat anterior, crearea unui obicei de a citi documente similare înainte de a începe procesul de scriere vă poate ajuta să stabiliți un șablon mental al produsului dorit. Dacă puteți vedea cu ochii minții ceea ce doriți să scrieți și dacă aveți perspectiva unor documente similare combinată cu nevoile publicului, puteți scrie mai eficient. Documentele dvs. scrise sunt produse și vor fi solicitate după un program care are impact asupra colegilor dvs. și asupra afacerii. Abilitatea dumneavoastră de a produce documente eficiente în mod eficient este un set de abilități care va contribui la succesul dumneavoastră.

Cel de-al șaselea punct al nostru întărește această idee, punând accentul pe eficacitate. Ce este scrierea eficientă? Este un scris care reușește să își atingă scopul. Înțelegerea scopului, a obiectivelor și a rezultatelor dorite ale lucrării de scris vă va ajuta să obțineți acest succes. Este posibil ca angajatorul dumneavoastră să dorească ca o scrisoare introductivă de vânzări să aibă ca rezultat o creștere a numărului de clienți potențiali sau a contactelor potențiale pentru o urmărire care să conducă la vânzări. Este posibil ca audiența dvs. să nu vadă documentul din această perspectivă, ci va citi în schimb cu mentalitatea: „Cum mă ajută acest lucru să rezolv problema X?”. Dacă îndepliniți ambele obiective, scrierea dvs. se apropie de eficacitate. Aici, eficacitatea este calificată cu cuvântul „se apropie” pentru a sublinia faptul că scrisul este atât un proces, cât și un produs, iar scrisul dvs. va necesita în mod continuu efort și atenție pentru revizuire și îmbunătățire.

Elemente retorice și strategii conlocuitoare

O altă abordare pentru a defini un scris bun este de a analiza modul în care acesta îndeplinește obiectivele a două sisteme bine cunoscute în comunicare. Unul dintre aceste sisteme cuprinde cele trei elemente clasice ale retoriciiArta de a prezenta un argument, sau arta de a prezenta un argument. sau arta de a prezenta un argument. Aceste elemente sunt logos (logică), ethos (etică și credibilitate) și pathos (apel emoțional), propuse pentru prima dată de profesorul grec antic Aristotel. Deși retorica este adesea aplicată comunicării orale, în special vorbitului în public, ea este, de asemenea, fundamentală pentru o bună scriere.

Un al doilea set de obiective implică ceea ce se numește strategii de cunoaștereModalități de încadrare, exprimare și reprezentare a unui mesaj către un public. sau modalități de promovare a înțelegerii,Kostelnick, C., & Roberts, D. (1998). Proiectarea limbajului vizual: Strategii pentru comunicatorii profesioniști (p. 14). Needham Heights, MA: Allyn & Bacon. dezvoltate în ultimele decenii de Charles Kostelnick și David Rogers. La fel ca și elementele retorice, strategiile de cunoaștere pot fi aplicate la vorbirea în public, dar sunt utile și în dezvoltarea unei bune scrieri. Tabelul 4.2. „Elemente retorice și strategii cognate” descrie aceste obiective, scopurile lor și exemple de modul în care pot fi realizate în scrisul de afaceri.

Tabelul 4. „Elemente retorice și strategii cognate”.2 Rhetorical Elements and Cognate Strategies

Aristotle’s Rhetorical Elements Cognate Strategies Focus Exemplu în Business Writing
Logos Claritate Înțelegere clară Un anunț va fi făcut către companie în cursul săptămânii, dar am vrut să vă anunț personal că, începând cu data de 1 a lunii viitoare, voi părăsi postul meu pentru a accepta o misiune de trei ani în biroul nostru din Singapore. De îndată ce vor fi disponibile mai multe detalii despre gestionarea contului dumneavoastră, vi le voi împărtăși.
Concordanță Puncte cheie În teleconferința de mâine, Sean dorește să prezinte noii membri ai echipei, să schițeze programul și bugetul proiectului și să clarifice responsabilitățile fiecărei persoane în atingerea obiectivelor noastre.
Aranjament Ordine, ierarhie, plasare Departamentul nostru are o structură matricială. Avem trei grupuri de dezvoltare a produselor, câte unul pentru fiecare categorie de produse. Avem, de asemenea, un grup de fabricație, un grup financiar și un grup de vânzări; diferiți membri ai grupului sunt repartizați pentru fiecare dintre cele trei categorii de produse. În cadrul matricei, structura noastră este plată, ceea ce înseamnă că nu avem lideri de grup. Toată lumea îi raportează lui Beth, managerul departamentului.
Ethos Credibilitate Caracter, încredere Cunoscându-l și lucrând cu Jesse de mai bine de cinci ani, îl pot recomanda cu căldură pentru a-mi lua locul de consilier. În plus față de faptul că are calificări superbe, Jesse este cunoscut pentru dedicarea, onestitatea și atitudinea sa grijulie. El va face întotdeauna un efort suplimentar pentru clienții săi.
Așteptări Norme și rezultate anticipate Cum este tipic în industria noastră, expediem toate mărfurile FOB în depozitul nostru. Prețurile nu includ nicio taxă federală, de stat sau locală. Condițiile de plată sunt de 30 de zile net de la data facturii.
Referințe Surse și cadre de referință Potrivit unui articol din Business Week din 15 octombrie 2009, Doosan este unul dintre cele mai mari conglomerate de afaceri din Coreea de Sud.
Pathos Ton Expresie Nu am cuvinte să exprim cât de recunoscător sunt pentru tot sprijinul pe care mi l-ați acordat mie și familiei mele în acest moment de nevoie. Sunteți cei mai buni.
Accentuare Relevență A fost inconștient ca un membru al organizației noastre să strige o întrerupere în timp ce președintele vorbea. Ceea ce trebuie să se întâmple acum – și permiteți-mi să fiu clar în această privință – este o scuză imediată.
Angajament Relații Soldații credincioși se angajează să nu părăsească niciodată un camarad căzut pe câmpul de luptă.

Key Takeaway

Un scris bun se caracterizează prin corectitudine, ușurință în citire și atractivitate; de asemenea, răspunde așteptărilor cititorului și este clar, concis, eficient și eficace. Elementele retorice (logos, ethos și pathos) și strategiile cognate (claritate, concizie, aranjament, credibilitate, așteptare, referință, ton, emfază și implicare) sunt obiective care sunt atinse într-o bună scriere de afaceri.

Exerciții

  1. Alegeți o scriere de afaceri care să vă atragă interesul. Ce v-a determinat să o citiți? Împărtășiți-vă gândurile cu colegii de clasă.
  2. Alegeți o scriere de afaceri și evaluați-o în funcție de calitățile unei scrieri bune prezentate în această secțiune. Credeți că scrierea se califică drept „bună”? De ce sau de ce nu? Discutați opinia dumneavoastră cu colegii de clasă.
  3. Identificați ethosul, pathosul și logosul într-un document. Împărtășiți și comparați cu colegii de clasă.

.

Lasă un răspuns

Adresa ta de email nu va fi publicată.