Regula celor 2 minute și de ce ar trebui să petreceți mai mult timp pentru a face lucrurile ușoare cum trebuie

Dacă sunteți interesat de productivitatea personală, mai mult ca sigur ați auzit cel puțin de Getting Things Done (GTD) – sistemul de productivitate conceput pentru a muta fiecare sarcină, idee și proiect care se află în prezent în capul dvs. (unde sunt predispuse să vă streseze și să apară atunci când încercați să vă concentrați) într-un sistem exterior organizat.

În timp ce întregul sistem GTD merită să vă scufundați în el, acesta conține o strategie adesea trecută cu vederea care vă poate îmbunătăți masiv productivitatea, concentrarea și gestionarea timpului: Regula celor 2 minute.

Ce este regula celor 2 minute în productivitate?

Pentru a înțelege puterea regulii celor 2 minute, trebuie mai întâi să înțelegem cum se potrivește în GTD.

Am mai scris înainte despre elementele de bază ale sistemului GTD, dar, pe scurt, sistemul se reduce la 5 pași:

1. Capturați. Scrieți tot ceea ce trebuie să faceți într-un depozit central. Acesta poate fi o bucată de hârtie, un Google Doc sau un instrument de gestionare a proiectului.
2. Clarificați. Descompuneți fiecare sarcină într-un pas următor acționabil. Cu alte cuvinte, care este următorul lucru pe care trebuie să îl faceți pentru a vă apropia de acest obiectiv?
3. Organizați. Mutați fiecare dintre aceste sarcini acționabile pe o listă specifică:
   • Acțiune: Lucruri de făcut în continuare
   • Așteptând: Sarcini sau proiecte pe care le-ați delegat sau pe care le așteptați de la alte persoane
   • Proiecte: Sarcini mai mari pe care le împărțiți în mai mulți pași următori
   • Someday: Sarcini care vă interesează, dar care au o prioritate scăzută în acest moment
5. Reflectați. Rezervați-vă timp pentru a vă reevalua prioritățile și actualizați-vă listele săptămânal sau zilnic.
6. Implică-te. Începeți să lucrați prin lista de acțiuni în ordine.

Există mult mai mult în GTD decât acești 5 pași. Cu toate acestea, ceea ce vrem să ne concentrăm acum este Pasul 2. În timpul procesului de clarificare, Allen sugerează că „dacă durează mai puțin de două minute, atunci fă-o acum.”

De ce este așa?

Două minute este în mare parte un număr arbitrar. Ceea ce sugerează de fapt Allen este că, dacă efortul de a continua să vă amintiți o sarcină este mai mare decât să o scoateți din drum acum, atunci faceți-o.

În timp ce aceasta ar putea părea o afirmație evidentă, există o putere ascunsă în ea.

Puterea de a face lucrurile mărunte cum trebuie

Puțin mai mult decât să vă dea permisiunea de a da drumul la e-mailuri sau de a vă pune la punct cu comisioanele, regula celor 2 minute ajută, de asemenea, la dezordinea minții.

Știm deja că ființele umane nu pot face mai multe lucruri în același timp. Și că ne ia peste 23 de minute să ne concentrăm după ce trecem de la o sarcină la alta. Dar ceea ce nu ne gândim suficient de mult este ceea ce ne determină de fapt să încercăm să facem mai multe lucruri în același timp.

Gândiți-vă la ultima dată când ați fost distras în timp ce făceați o muncă semnificativă. Lăsând la o parte întreruperile, cel mai probabil a fost o sarcină mică, aparent urgentă, care v-a venit în minte și v-a distras atenția.

În loc să vă țineți de toate aceste sarcini potențiale pe care trebuie să le faceți la un moment dat, le dați la o parte, astfel încât să vă puteți concentra mai mult pe ceea ce contează.

Ștergerea elementelor persistente de pe lista de lucruri de făcut vă oferă mai mult spațiu mental pentru a vă concentra cu adevărat pe sarcina în cauză. Aflați cum să vă supraîncărcați productivitatea cu regula celor 2 minute. Click To Tweet

Dar mai mult decât să vă ajute să vă concentrați, există câteva beneficii suplimentare pentru a termina sarcinile mici:

• Repararea lucrurilor este împuternicitoare. Există un motiv pentru care simțim o astfel de satisfacție făcând sarcini simple. Potrivit consultantului și autorului John Brubaker, încrederea noastră crește sau scade în funcție de capacitatea noastră de a face progrese. Cu cât facem mai multe lucruri, cu atât devenim mai încrezători și cu atât ne vedem mai mult ca „oameni productivi.”
• Orice progres construiește un impuls (și starea dumneavoastră de spirit): Indiferent cât de mică este sarcina – fie că este vorba de a răspunde la un e-mail sau de a cerceta cum să numești un blog – studiile au arătat că bifarea acesteia de pe lista de lucruri de făcut vă dă un impuls și vă îmbunătățește starea de spirit.
• Pașii mici se transformă în obiceiuri: Atunci când o sarcină este ușor de făcut și se finalizează rapid, este mult mai ușor să o transformați într-un obicei. După cum explică autorul Atomic Habits, James Clear: „Odată ce ați început să faceți ceea ce trebuie, este mult mai ușor să continuați să faceți acest lucru”.

Ceea ce este greu la sarcinile mici: Ce se întâmplă dacă nu știți cât timp va dura ceva de făcut?

Desigur, acest lucru este mai ușor decât pare. Este cunoscut faptul că oamenii nu știu să estimeze cât timp va dura o sarcină, chiar dacă am mai făcut acea sarcină înainte (psihologii numesc acest lucru eroare de planificare).

Când încercați să implementați regula celor 2 minute, s-ar putea să vă treziți că petreceți ore întregi cu acel e-mail „ușor” pe care ați vrut să-l scrieți. Deși acesta este un lucru la care vă puteți perfecționa cu timpul, există câteva modalități de a vă ajuta să estimați cu mai multă acuratețe cât timp va dura o sarcină.

În primul rând, doriți să vă schimbați mentalitatea folosind ceea ce psihologii numesc „prognoza clasei de referință”. Acesta este practic un cuvânt sofisticat pentru a vă schimba abordarea de la întrebarea „cât timp mi-a luat acest lucru în trecut?” la „cât timp le ia acest tip de proiect oamenilor ca mine?”

În continuare, pentru a vă păstra onestitatea, puteți folosi un instrument precum RescueTime pentru a vă spune exact unde se duce timpul dvs. în fiecare zi.

Raportul tău Applications & Websites (Aplicații & Site-uri web) din RescueTime poate chiar să defalce timpul tău digital în funcție de aplicațiile specifice, site-urile web și chiar numele documentelor și ferestrele pe care le folosești (astfel încât să poți vedea cât timp petreci pe anumite proiecte sau e-mailuri).

(Și nu uitați și de sarcinile mai mici. Am mai scris înainte despre cum puteți identifica și lucra cu sarcinile „long tail”. Acestea sunt lucrurile pentru care petreceți doar câteva minute pe zi/săptămână, dar care însumează o mare parte din timp atunci când sunt adunate împreună.)

3 lucruri mici pe care le puteți face chiar acum pentru a vă oferi mai mult spațiu mental și concentrare

Repararea lucrurilor mici este una dintre cele mai bune modalități de a vă elibera mintea, de a vă oferi mai mult spațiu pentru a vă concentra și chiar de a vă spori încrederea, impulsul și starea de spirit.

Cum ne-a spus Jonathan White, dezvoltator AirBnB:

„Cu cât te uiți mai mult la cei mai productivi oameni, cu atât mai mult îți dai seama că aceștia nu doar muncesc din greu, ci încep prin a optimiza lucrurile mici pe care le fac în fiecare zi.”

Iată 3 lucruri mici pe care le puteți face chiar acum pentru a construi obiceiuri care vă vor oferi mai mult spațiu și timp în fiecare zi.

Răspundeți la „de ce” și „ce” pentru fiecare dintre întâlnirile programate în mod regulat

Reuniunile sunt unul dintre „relele necesare” ale majorității locurilor de muncă. În timp ce intențiile celui care organizează ședințele sunt de obicei bune (de exemplu, ținerea la curent a tuturor). Rezultatele nu sunt întotdeauna pe măsura efortului, timpului și energiei pe care le răpesc.

De fapt, conform Societății Britanice de Psihologie, întâlnirile neproductive sunt responsabile de pierderi de 37 de miliarde de dolari pentru companiile americane în fiecare an. Din fericire, puteți ajuta la rezolvarea problemei ședințelor neproductive în mai puțin de 2 minute.

Iată cum explică Michael Lopp, vicepreședinte al departamentului de inginerie la Slack, pe blogul său. În primul rând, aruncați o privire la calendarul dvs. și întrebați-vă: „Care este valoarea creată de fiecare întâlnire?”

Într-o secundă, ar trebui să puteți răspunde la această întrebare. Dacă nu puteți, există o șansă bună ca acea întâlnire să fie anulată sau transformată în altceva (cum ar fi un e-mail sau un apel telefonic).

În continuare, pentru fiecare întâlnire, scrieți trei întrebări la care ați dori să vi se răspundă. Acest lucru ar trebui să dureze mai puțin de un minut și să obțină două rezultate importante. După cum explică Lopp:

„În primul rând, îmi încadrează obiectivele pentru această întâlnire. Ce este prioritar pentru mine și ce voi întreba atunci când voi avea ocazia?

„În al doilea rând, dacă nu reușesc să găsesc trei întrebări, mă întreb: „De ce mă duc la această întâlnire?”. Întâlnirile sunt un virus. Ele infectează și se înmulțesc. Cu cât există mai mult timp, cu atât este mai probabil ca oamenii să uite de ce a fost convocată întâlnirea.

„Dacă îmi ia mai mult de 30 de secunde să mă gândesc la cele trei întrebări ale mele sau dacă nu mă pot gândi la o singură întrebare pe care vreau să o pun, refuz întâlnirea cu o explicație clară.”

Stabilește orele de birou pentru întreruperi, e-mailuri și conversații

La fel cum poți folosi regula celor 2 minute pentru a rezolva sarcini mici și a-ți elibera timpul și concentrarea, o schimbare rapidă a programării poate face același lucru pentru întâlniri, întreruperi și distrageri.

Când am intervievat sute de utilizatori RescueTime cu privire la întreruperile de la locul de muncă, am constatat că 98% dintre oameni nu pot trece ziua fără să fie întrerupți de cel puțin câteva ori (52% dintre ei spunând că sunt întrerupți frecvent!)

Cu toate acestea, doar 13% dintre ei au vorbit măcar cu un șef sau cu un coleg de muncă despre această problemă.

În loc să fiți la mila întreruperilor neașteptate sau să vă plângeți de ele fără să găsiți o soluție, de ce să nu vă luați câteva minute pentru a vă rezerva un timp specific pentru ele în fiecare zi?

Gândiți-vă la acest lucru ca la „Orele de birou” personale – momente din timpul zilei sau al săptămânii în care sunteți disponibil pentru tot ceea ce nu este munca dvs. de bază. Atunci când cineva vă contactează în timpul zilei cu o solicitare sau vrea să „discute rapid despre o idee”, trimiteți-le un link către orele dvs. de birou.

Nu numai că vă va scuti de a vă ocupa de întreruperi neașteptate în timpul zilei, dar veți ști exact cum să tratați orice solicitare care vine fără ca aceasta să vă deraieze concentrarea.

Curățați-vă biroul (și desktop-ul)

Suntem incredibil de influențați de ceea ce ne înconjoară. Și în timp ce puțini oameni se gândesc la modernizarea mediului de lucru ca la un hack viabil de productivitate, câteva schimbări simple pot avea un impact profund asupra capacității dvs. de a vă concentra și de a face lucruri.

În primul rând, luați în considerare locația dvs. fizică. Potrivit neuroștiințelor de la Universitatea Princeton, dezordinea fizică din mediul înconjurător concurează pentru atenția dvs. și poate duce la scăderea performanței și la creșterea stresului.

Acest lucru nu înseamnă doar curățarea biroului dvs. Ci să fiți atenți la ce memento-uri plasați în vedere directă în fiecare zi. Există un teanc de cărți de care ați vrut să vă ocupați? Sau notițe autocolante care să vă amintească de sarcini?

Așa cum scrie Michael Lopp, să vă luați câteva minute pentru a „repara lucruri mici și stricate” vă poate ajuta pe termen lung.

„Există încă cinci lucruri mici și stricate pe biroul meu pe care – în mai puțin de 10 minute – aș putea să le repar. Sunt lucruri mici și stricate la care mă holbez și mă stresez de o lună de zile, iar în 10 minute această vinovăție compusă este mai bună. Acele 10 minute au făcut ca statul la biroul meu să fie mai vesel.”

Același sfat de de-cluttering se aplică și dispozitivelor noastre digitale:

• Câte file aveți deschise în prezent în browserul dumneavoastră?
• Ce ziceți de instrumentele cu care treceți de la una la alta în fiecare zi?
• Sunt biroul dvs. și dosarul de descărcări pline până la refuz?

Pasați câteva minute pentru a vă reduce dezordinea digitală și a vă concentra mediul de lucru. Dacă aveți nevoie de ajutor, RescueTime vă poate oferi o imagine exactă a instrumentelor pe care le utilizați în fiecare zi și a ceea ce vă răpește atenția.

Vă puteți schimba viața (și productivitatea) în 2 minute

Este ușor să cădeți în capcana de a crede că lucrurile mărunte nu contează. Dar nu orice schimbare majoră a programului sau a traseului tău zilnic trebuie să reprezinte un efort uriaș. De fapt, uneori, micile schimbări sunt cele care au un efect profund și de anvergură asupra modului în care lucrăm și trăim.

Așa că ia-ți câteva minute și vezi unde poți aplica regula celor 2 minute în viața ta. Veți fi surprins de cât timp și energie mentală puteți economisi prin repararea continuă a lucrurilor mici.

.