Project Roadmap: Ce este și cum să creați una pentru a gestiona așteptările părților interesate?

În acest articol, veți învăța cum să creați o foaie de parcurs a proiectului pentru a gestiona așteptările părților interesate și pentru a vă menține echipa pe drumul cel bun pentru a respecta termenele limită.

De asemenea, vom examina:

• Ce este o foaie de parcurs a proiectului?
• Cum se deosebește de un plan de proiect?
• Motive pentru care ar trebui să creați o foaie de parcurs
• Modeluri de foaie de parcurs a proiectului
• Cum să creați un calendar al foii de parcurs?
• Cum să țineți părțile interesate la curent cu foile de parcurs?

În calitate de manager de proiect, sarcina dvs. este de a ține părțile interesate la curent fără a vă concentra asupra detaliilor de zi cu zi. În același timp, doriți să vă mențineți echipa concentrată pe sarcinile de zi cu zi.

Până la sfârșitul acestui articol, veți învăța cum să mențineți acest echilibru folosind o foaie de parcurs pentru proiectul dumneavoastră.

Să începem.

Ce este o foaie de parcurs a proiectului?

O foaie de parcurs a proiectului este o imagine de ansamblu vizuală, de nivel înalt, a unui proiect. Reprezentată în mod obișnuit pe o linie de timp, o foaie de parcurs constă din:

• Domeniul de aplicare al proiectului: Sfera de cuprindere a proiectului reprezintă viziunea de ansamblu a ceea ce doriți să realizați la sfârșitul proiectului.
• Produse livrabile: Livrabilele reprezintă producția sau rezultatele finale ale activităților unui proiect. Livrabilele pot fi orice – un document, un software sau chiar un produs fizic finit.
• Programarea proiectului la nivel înalt: Calendarul descrie ordinea cronologică în care sunt realizate activitățile proiectului și în care sunt atinse reperele.
• Reperele proiectului: Reperele de etapă sunt evenimente de pe calendarul proiectului care indică o schimbare în faza proiectului.
• Riscuri: Riscurile sunt provocări legate de activitățile proiectului, de membrii echipei, de resurse sau de factori externi care pot face ca proiectul să se abată de la programul sau bugetul său.

De ce aveți nevoie de o foaie de parcurs a proiectului?

Iată cinci motive pentru care ar trebui să luați în considerare crearea unei foi de parcurs:

Dă startul unui proiect

Primele zile ale unui proiect sunt adesea pline de incertitudine.

Aceasta se datorează faptului că nu sunt disponibile suficiente detalii. Nu pot fi create planuri concrete de proiect și nu pot fi alocate resurse. În consecință, membrii echipei se pot simți pierduți sau părțile interesate își pot pierde interesul.

O foaie de parcurs a proiectului se află la un nivel suficient de ridicat pentru a gestiona incertitudinea. În același timp, ajută la identificarea unor sarcini suficiente pentru a demara proiectul.

Să rămânem la nivelul obiectivelor proiectului

Potrivit unui sondaj de management de proiect realizat de KPMG, doar 33 la sută dintre organizații livrează proiecte care au șanse de a îndeplini scopurile inițiale sau obiectivele de afaceri.

De multe ori, părțile interesate se așteaptă ca echipele să se adapteze la mici schimbări în timpul execuției unui proiect. Dar, de multe ori, astfel de schimbări mici se adună și deraiază proiectul de la obiectivele sale inițiale. În consecință, proiectele nu îndeplinesc obiectivele de afaceri.

Hărțile de parcurs ale proiectelor ajută la gestionarea acestor situații. Ca urmare, toate părțile interesate de proiect rămân concentrate pe obiectivele proiectului.

Îndeplinește așteptările părților interesate

Același sondaj KPMG a constatat, de asemenea, că doar una din 3 organizații livrează proiecte care au șanse să obțină satisfacția părților interesate.

Hărțile de parcurs ale proiectului țin părțile interesate la curent cu obiectivele, progresul și blocajele proiectului. Astfel, părțile interesate pot lua decizii la momentul potrivit pentru a menține un proiect pe drumul cel bun.

Inscrieți membrii echipei față de părțile interesate

Unor părți interesate le place o abordare practică a gestionării proiectelor.

În timp ce implicarea părților interesate este crucială, micromanagementul părților interesate poate face ca echipa să se simtă inconfortabil.

O astfel de situație poate duce, de asemenea, la confuzie, membrii echipei raportând și primind instrucțiuni de la mai mulți manageri.

Fisele de parcurs la nivel înalt ajută echipa să fie ferită de intervenția părților interesate. În același timp, părțile interesate rămân concentrate pe foaia de parcurs fără a se îngrijora de activitățile zilnice ale proiectului.

Crearea bazelor pentru planul de proiect

Un plan de proiect nu este altceva decât un plan granular, la nivel de sarcină, pentru a atinge o etapă definită în foaia de parcurs. Odată ce toate părțile interesate aprobă foaia de parcurs, extinderea foii de parcurs într-un plan este ușoară.

Creșterea unui plan de proiect pornind de la o foaie de parcurs menține atât părțile interesate, cât și echipa pe aceeași pagină. Acest lucru înseamnă că livrările proiectului sunt mai aliniate la așteptările părților interesate.

Plan de proiect vs. foaie de parcurs a proiectului: Care este diferența?

Acum că știți scopul unei foi de parcurs, haideți să ne uităm la ceea ce face ca o foaie de parcurs să fie diferită de un plan de proiect.

Un plan de proiect este un document detaliat care comunică:

• Ce sarcini trebuie făcute?
• Până când?
• Și de către cine?

În mare parte intern, acesta ajută managerii de proiect să comunice sarcinile membrilor echipei și să urmărească progresul etapelor.

Planurile de proiect pot fi create și gestionate folosind liste de sarcini, panouri Kanban sau termene.

O foaie de parcurs, pe de altă parte, oferă o imagine de ansamblu a proiectului fără a intra în detalii. Este utilă pentru managerii de proiect pentru a ține la curent părțile interesate.

În concluzie, foaia de parcurs oferă o perspectivă macro a proiectului. În timp ce planul de proiect oferă o perspectivă mai mult la nivel micro.

Ambele sunt artefacte importante ale managementului de proiect, în care planul de proiect se dezvoltă pornind de la o foaie de parcurs.

Project Roadmap Templates: Pro & Contra

Un șablon de foaie de parcurs a proiectului este o foaie de calcul sau un document de prezentare gata de utilizare. Puteți să editați un șablon și să vă creați propria foaie de parcurs.

Există tone de șabloane disponibile online pe care puteți începe să le folosiți imediat.

Dar, aceste șabloane nu sunt lipsite de dezavantaje:

• Șabloanele devin din ce în ce mai dificil de gestionat pe măsură ce adăugați mai multe detalii ale proiectului.
• Facerea de modificări rapide la un șablon nu este ușoară sau intuitivă.
• Lucrul în colaborare pe șabloane este aproape imposibil fără o mulțime de du-te și vino.

Considerați să folosiți în schimb instrumente de planificare a proiectelor

În loc de șabloane inflexibile, puteți folosi un instrument simplu de planificare a proiectelor, cum ar fi Toggl Plan. Toggl Plan este soluția perfectă pentru toate nevoile dvs. de trasare a proiectului.

• Vine cu o cronologie cu diagrama Gantt pentru un proces detaliat, dar simplu, de trasare a proiectului.
• Puteți stabili cu ușurință cadrul proiectului, îl puteți partaja și lucra în colaborare cu toți cei din echipa dvs.
• Puteți să faceți clic și să adăugați detalii la sarcini specifice, să aplicați coduri de culori pentru o mai bună reprezentare vizuală și să descompuneți un proiect lung și complicat cu ajutorul etapelor.
• Și odată ce ați stabilit foaia de parcurs, o puteți extinde într-un plan de proiect detaliat. Și să vă gestionați execuția proiectului prin urmărirea progresului sarcinilor folosind panouri Kanban.

Resurse pentru șabloane de foaie de parcurs

Dacă mai aveți nevoie de un șablon de foaie de parcurs a proiectului pentru inspirație sau pentru a le folosi în instrumentele dvs. de birou, iată trei resurse care vă vor ajuta să începeți:

• Timeline templates for MS office
• Open-source project roadmap templates
• Gantt chart templates for Google Sheets

Cum să creați o foaie de parcurs a proiectului?

Până acum, am văzut ce este o foaie de parcurs și care este scopul ei. Să vedem acum cum să creăm o foaie de parcurs.

Iată care sunt pașii:

1. Organizați o ședință de lansare a proiectului.
2. Colectați informațiile necesare despre proiect.
3. Creați o cronologie a foii de parcurs.

Organizați o ședință de lansare a proiectului

Ședința de lansare este focul de armă la startul unei curse. Cu alte cuvinte, scopul întâlnirii este de a:

• Prezentați părțile interesate și faceți cunoștință cu echipa.
• Înțelegeți așteptările părților interesate.
• Clarificați orice întrebări sau lacune timpurii ale proiectului.

Colectați informațiile necesare despre proiect

Trebuie să colectați toate informațiile care pot afecta un proiect înainte de a vă apuca să creați o foaie de parcurs. Acestea includ obiectivele proiectului, livrabilele, etapele, persoanele implicate, resursele necesare, riscurile, dependențele etc.

• Domeniul de aplicare al proiectului și livrabilele pentru a ajuta la prioritizarea livrării.
• Etapele convenite pentru a ajuta echipa să rămână pe drumul cel bun pentru a respecta termenele limită.
• Membrii echipei și resursele pentru proiect și disponibilitatea lor în timpul calendarului proiectului.
• Riscuri care pot face ca proiectul să devieze de la program sau de la buget.

Creați foaia de parcurs a proiectului

Puteți crea întotdeauna o foaie de parcurs folosind o foaie de calcul sau un model. Cu toate acestea, crearea unei foi de parcurs devine foarte ușoară folosind un instrument vizual de planificare a proiectului, cum ar fi Toggl Plan.

Iată cum arată o foaie de parcurs a unui proiect simplu de proiectare a unui site web pe cronologia Toggl Plan.

Pentru a crea o foaie de parcurs:

• Să prioritizați livrabilele proiectului pe baza dependențelor și a obiectivelor de afaceri.
• Să estimați efortul și timpul necesar pentru fiecare livrabilă. Nu uitați să țineți cont de disponibilitatea resurselor și a echipei, precum și de orice riscuri care ar putea întârzia proiectul.
• Adaugați repere pentru fiecare livrabil.
• Dispuneți sarcinile de nivel înalt care vor conduce la reperele de pe linia de timp.

Iată un video rapid care arată cum să creați o foaie de parcurs folosind Toggl Plan.

Îndeplinirea așteptărilor părților interesate

Acum că aveți o foaie de parcurs a proiectului pregătită, haideți să înțelegem cum puteți să-i mulțumiți pe cei interesați. Iată cum:

• Implicați părțile interesate pentru a crea în mod colaborativ o foaie de parcurs. Acest lucru asigură faptul că părțile interesate sunt conștiente de ceea ce se întâmplă când, chiar înainte de începerea proiectului.
• Actualizați foaia de parcurs în mod frecvent. Programele de proiect se schimbă odată cu noi descoperiri sau riscuri. Prin urmare, orice modificări ar trebui să fie actualizate imediat pe foaia de parcurs și împărtășite cu părțile interesate.
• Comunicați din timp riscurile proiectului. În calitate de manager de proiect, luptați și atenuați în mod constant riscurile. Păstrarea părților interesate în buclă evită surprizele de ultim moment și neplăcerile.

Cu Toggl Plan, există două modalități prin care puteți ține la curent părțile interesate.

În primul rând, puteți adăuga părțile interesate în echipa dvs. În acest fel, aceștia pot lucra în colaborare cu dvs. atunci când creați foaia de parcurs. De asemenea, ei pot fi notificați prin e-mail atunci când se schimbă ceva.

Cronologia din Toggl Plan este ușor de utilizat și intuitivă. Chiar și părțile interesate mai puțin pricepute la tehnologie o vor găsi ușor de utilizat.

În al doilea rând, puteți partaja o vizualizare doar pentru citire a cronologiei cu părțile interesate. În acest fel, aceștia pot ține pasul cu ceea ce se întâmplă în cadrul proiectului, fără a fi deranjați cu detaliile esențiale.

Rezumat

O foaie de parcurs a proiectului ajută la demararea unui proiect și la gestionarea așteptărilor părților interesate. De asemenea, vă ajută să vă mențineți echipa motivată pentru a respecta termenele limită.

Crearea unei foi de parcurs implică trei pași:

• Menținerea unei ședințe de lansare.
• Colectarea informațiilor despre proiect (obiective, domeniu de aplicare, livrabile, repere, riscuri etc.).
• Crearea calendarului foii de parcurs.

Puteți realiza o foaie de parcurs pentru un proiect cu orice instrument software de birou. Dar, folosind un instrument de cronologie vizuală precum Toggl Plan, este foarte simplu să creați și să actualizați o foaie de parcurs.

Înscrieți-vă pentru un cont gratuit Toggl Plan

.