Proceduri și procese de încheiere a managementului construcțiilor

Fie că tocmai ați finalizat o casă personalizată de 25.000 de metri pătrați în Beverly Hills sau o instalație comercială importantă, procedurile de încheiere a managementului construcțiilor sunt esențiale pentru o predare eficientă. O închidere de proiect completă și minuțioasă demonstrează că proiectul a fost realizat în conformitate cu documentele contractuale, toate costurile au fost facturate și plătite, clădirea respectă toate statutele și reglementările corespunzătoare, iar proprietarul poate ocupa în mod legal proprietatea fără teama de a fi grevat de sarcini. De asemenea, se asigură că clientul rămâne cu cunoștințele și resursele necesare pentru a-și întreține și exploata clădirea nouă sau renovată.
Cele mai bune practici de management al construcțiilor includ implementarea unui proces obligatoriu de închidere a proiectului ca procedură standard de operare pentru fiecare proiect. Asigurați-vă că echipa dvs. începe procesul de păstrare a copiilor documentelor relevante la începutul proiectului. Documentele cheie de închidere, cum ar fi garanțiile și manualele de instruire a sistemelor, vin în diferite formate din diverse surse pe măsură ce lucrările sunt finalizate, nu doar la sfârșitul proiectului. De exemplu, atunci când un aparat este livrat, acesta poate include informații despre garanție care trebuie predate proprietarului, adesea cu multe luni înainte de finalizarea proiectului. O atenție permanentă pentru documentația de închidere din partea echipei dvs. va evita să vă agitați în ultima clipă după documente din surse care s-ar putea să nu mai fie ușor de găsit.
Închiderea proiectului. Procesul de închidere a proiectului ar trebui să includă o combinație de sarcini la fața locului și administrative. Închiderea șantierului este în mod obișnuit coordonată de antreprenorul general (GC).
Lista de verificare a închiderii proiectului la fața locului ar trebui să includă următoarele sarcini:

• Completați toate elementele din lista de remediere. Este mult prea tipic în majoritatea proiectelor ca OG să fie nevoit să împingă subcontractanții să își finalizeze lucrările pe teren. În general, finalizarea listei de remediere este verificată de arhitectul proiectului.
• Demobilizați de pe șantier toate depozitele/ rulotele de lucru ale antreprenorilor, instalațiile și echipamentele temporare, inclusiv stâlpii de electricitate și instalațiile sanitare temporare.
• Livrați, organizați și depozitați stocul de mansardă (materiale excedentare cerute prin contract), cum ar fi acoperișuri, țiglă, filtre HVAC, plăci de tavan, etc.
• Se asigură că utilitățile permanente sunt instalate, testate și funcționale și că toate serviciile și contractele legate de proiect, de exemplu, serviciile de telefonie, apă, electricitate, gaz și internet sunt anulate.
• Asigură-te că șantierul este complet curat și pregătit pentru a fi ocupat.
• Asigură-te că toată instruirea proprietarului privind sistemele a fost finalizată.

Punerea în funcțiune a clădirii. Majoritatea proiectelor mari prevăd cerințe contractuale specifice pentru punerea în funcțiune a sistemelor. Conform Wiki, punerea în funcțiune a clădirii (Cx) este procesul de verificare în construcțiile noi a subsistemelor pentru sistemele mecanice (HVAC), sanitare, electrice, de siguranță în caz de incendiu/siguranță a vieții, învelișul clădirii, controlul, securitatea clădirii și alte sisteme pentru a îndeplini cerințele proiectului proprietarului, așa cum au fost proiectate de către arhitectul și inginerii clădirii. Domeniul de aplicare al punerii în funcțiune variază în funcție de complexitatea sistemelor și de dorința proprietarului de control și verificare a calității. În cadrul proiectelor mari, devine standard desemnarea unei autorități sau a unui agent de punere în funcțiune (CxA), care este adesea un inginer terț, pentru a supraveghea și a confirma că sistemele au fost calibrate, echilibrate și testate în mod corespunzător, că performanțele corespund criteriilor de proiectare și că proprietarul sau agenții săi au fost instruiți cu privire la utilizarea corespunzătoare. Prin urmare, punerea în funcțiune, în măsura în care este necesară, este un aspect important al închiderii proiectului în cazul proiectelor comerciale sau rezidențiale mari.

Finalizarea proiectului. La primirea unei cereri de confirmare a finalizării substanțiale de către CG, arhitectul și proprietarul ar trebui să efectueze o inspecție de parcurs pentru a determina lista de remedieri pentru finalizarea finală. De obicei, finalizarea substanțială este atinsă atunci când clădirea este utilizabilă în scopul pentru care a fost proiectată, toate utilitățile sunt funcționale, proiectul a obținut aprobarea pentru utilizare sau ocupare și lucrările sunt finalizate în proporție de peste 97,5%. În cadrul contractelor tipice ale AIA, finalizarea substanțială este o etapă importantă care declanșează începutul perioadelor de garanție. Managerul de construcții sau arhitectul determină, în general, această etapă prin emiterea unui certificat de finalizare substanțială.
Finalizarea finală semnifică faptul că construcția este finalizată în conformitate cu documentele contractuale. Aceasta înseamnă că lista de remedieri a fost finalizată, de obicei certificată de arhitectul proiectului. În plus, toate sarcinile de pe șantier au fost finalizate, iar documentele administrative prezentate, garanțiile de renunțare la privilegiul de construcție din California, documentația de închidere, manualele, as-builts etc., au fost predate proprietarului și verificate pentru a fi complete. Faceți clic pe link dacă vă întrebați ce este o renunțare la privilegii în construcții.

În cele mai multe jurisdicții, autoritatea competentă eliberează un certificat de ocupare care certifică faptul că autorizația de construcție a fost semnată și că toate inspecțiile au fost finalizate și semnifică faptul că clădirea este pregătită pentru utilizarea sau ocuparea preconizată. Plata reținerii de către proprietar către antreprenor este descrisă în contract și este legată de finalizarea finală, finalizarea substanțială sau, uneori, de certificatul de ocupare.
Obiectivul procedurilor administrative de închidere și al gestionării contractului de proiect este de a confirma că toți termenii contractuali au fost respectați, că au fost furnizate documentele de închidere și că au fost efectuate plățile de către antreprenor către toți subcontractanții și furnizorii de materiale. În timp ce produsele livrabile variază în funcție de nevoile specifice ale fiecărui proprietar, scopul este de a oferi o predare transparentă și organizată a proiectului către proprietar, inclusiv orice informații sau documente de care acesta ar putea avea nevoie în viitor pentru referință.
Următoarea este o listă de verificare a sarcinilor administrative și a documentelor care trebuie avute în vedere în timpul închiderii proiectului:

• Revizuiți toate cerințele contractuale și asigurați-vă că toți termenii au fost respectați.
• Revizuiți toate ordinele de modificare pentru a vă asigura că toate au fost contabilizate și fie anulate, fie respinse sau completate.
• Obțineți toate asigurările și garanțiile de întreținere restante, în măsura în care sunt cerute prin contract.
• Asigurați-vă că aveți Cărțile de autorizație finală, care sunt proprietatea proprietarului, împreună cu planurile de autorizare a construcției și orice alte documente de la agențiile care au jurisdicție.
• Revizuiți și asigurați-vă că desenele „as-built” sunt complete.
• Confirmați că toate manualele de operare & întreținere au fost furnizate proprietarului de către antreprenor, că proprietarul a fost instruit și știe pe cine & când să sune.
• Revizuiți toate garanțiile, inclusiv informații complete privind statutul garanției, termenii și informațiile de contact.
• Obțineți Renunțări finale necondiționate la privilegiul final de la subcontractori și furnizori – dacă aceștia au depus în mod legal o notificare preliminară. Toate celelalte dezlegări de sarcini ar fi trebuit să fie deja incluse în contabilitatea lunară.
• Să urmăriți pentru a vă asigura că toate depozitele restante, garanțiile de numerar jurisdicționale, garanțiile de bună execuție și de plată, etc., sunt eliberate sau rambursate, dacă este cazul.
• Întocmiți o notificare de finalizare la autoritatea jurisdicțională corespunzătoare în termenul prevăzut de legea statului.
• Efectuați contabilitatea finală pentru a avea o evidență completă a tuturor cheltuielilor proiectului, în scopul completării registrelor de cheltuieli și pentru a stabili o bază de cost pentru proprietate.

Un proces de închidere cu succes nu este complet până când nu se fac plățile finale și complete, nu se eliberează reținerea finală, nu se închid permisele și nu sunt satisfăcute toate părțile. Întârzierile sunt frecvente în ultimul moment în timpul procesului de închidere, atunci când trebuie urmărite informații vitale sau când ordinele de modificare în așteptare sau incomplete provoacă confuzie. Existența unui proces de ordine de modificare a construcției bine pus la punct poate reduce această confuzie.
Livrarea documentelor. Fie antreprenorul general, fie managerul de construcții va organiza toată documentația de închidere în funcție de cerințele proiectului. Majoritatea clienților preferă distribuirea electronică a majorității documentelor, deși un manual de proiect tipărit cu informații de garanție și de contact este, în general, foarte util.
Rolul managerului de construcții în timpul închiderii. Pentru proiectele mari, în special pentru cele care necesită punerea în funcțiune, un manager de construcție ar trebui să supravegheze procesul. Este important să examineze cu atenție toate pachetele de închidere, asigurându-se că echipamentele și sistemele utilizate în proiectul lor sunt complete și că proprietarul este conștient de garanție și de necesitatea unei întrețineri continue pentru a păstra aceste garanții. Le atragem atenția asupra listei de contacte și ne asigurăm că proprietarul știe pe cine să sune și când. Este foarte multă muncă implicată în închiderea proiectului pentru proiectele mari – asigurați-vă că echipa dumneavoastră are un campion care va gestiona acest proces, precum și întregul proces de construcție.
Reținerea documentației proiectului. În California, există un termen de prescripție de 10 ani pentru depunerea cererilor de despăgubire, așa că este important să păstrați toate documentele în această perioadă după finalizarea substanțială. În general, arhitecții păstrează documentele proiectului pentru perioade mai lungi. Rețineți că, în cazul în care se descoperă un viciu ascuns după încheierea unui proiect și proprietarul depune o reclamație sau un proces civil, orice documentație care stabilește că o parte și-a îndeplinit obligațiile contractuale cu diligența necesară îi va fi de folos în apărarea sa.
Beneficii ale unei închideri amănunțite a proiectului. O documentație minuțioasă protejează împotriva riscurilor potențiale generate de disputele viitoare privind domeniul de aplicare, contractele, garanțiile sau așteptările. Aceasta verifică faptul că toate cerințele proiectului au fost îndeplinite și stabilește responsabilitatea viitoare pentru întreținere și garanții. O documentație completă și bine organizată evidențiază credibilitatea echipei de proiect. Punerea în aplicare a unei abordări cuprinzătoare, pas cu pas, a procedurilor de încheiere a managementului construcției asigură predarea cu încredere a unui proiect finalizat.