Principii de management

Fluxuri de comunicare organizațională

Informația poate circula în patru direcții într-o organizație: descendentă, ascendentă, orizontală și diagonală. Dimensiunea, natura și structura organizației dictează direcția în care circulă cea mai mare parte a informațiilor. În organizațiile mai bine stabilite și mai tradiționale, cea mai mare parte a comunicării circulă pe verticală-în jos și în sus. În firmele informale, cum ar fi start-up-urile tehnologice, informațiile tind să circule pe orizontală și pe diagonală. Aceasta, desigur, este o funcție a ierarhiei organizaționale aproape plate și a nevoii de colaborare. Comunicările neoficiale, cum ar fi cele purtate în grapevine-ul companiei, apar în ambele tipuri de organizații.

Fluxurile de comunicare descendentă

Comunicarea descendentă are loc atunci când liderii și managerii companiei împărtășesc informații cu angajații de nivel inferior. Cu excepția cazului în care este solicitat ca parte a mesajului, expeditorii nu se așteaptă de obicei (sau nu doresc în mod deosebit) să primească un răspuns. Un exemplu poate fi anunțul unui nou director general sau anunțul privind o fuziune cu un fost concurent. Alte forme de comunicare descendentă la nivel înalt includ discursurile, blogurile, podcasturile și videoclipurile. Cele mai frecvente tipuri de comunicare descendentă sunt directivele zilnice ale managerilor de departament sau ale managerilor ierarhici către angajați. Acestea pot fi chiar și sub formă de manuale de instrucțiuni sau manuale ale companiei.

Comunicarea descendentă furnizează informații care ajută la actualizarea forței de muncă cu privire la schimbări organizaționale cheie, noi obiective sau strategii; oferă feedback de performanță la nivel organizațional; coordonează inițiativele; prezintă o politică oficială (relații publice); sau îmbunătățește moralul lucrătorilor sau relațiile cu consumatorii.

Fluxurile de comunicare ascendentă

Informațiile care se deplasează de la angajații de nivel inferior la angajații de nivel înalt sunt comunicarea ascendentă (numită uneori și comunicare verticală). De exemplu, comunicarea ascendentă are loc atunci când lucrătorii raportează unui supervizor sau când șefii de echipă raportează unui director de departament. Elementele comunicate de obicei în sens ascendent includ rapoarte de progres, propuneri de proiecte, estimări bugetare, plângeri și reclamații, sugestii de îmbunătățire și preocupări legate de program. Uneori, o comunicare descendentă determină un răspuns ascendent, cum ar fi atunci când un manager solicită o recomandare pentru o piesă de schimb sau o estimare a datei la care va fi finalizat un proiect.

Un obiectiv important al multor manageri din ziua de azi este de a încuraja comunicarea ascendentă spontană sau voluntară din partea angajaților, fără a fi nevoie de a cere mai întâi. Unele companii merg atât de departe încât organizează concursuri și oferă premii pentru cele mai inovatoare și creative soluții și sugestii. Cu toate acestea, înainte ca angajații să se simtă confortabil în a face acest tip de sugestii, ei trebuie să aibă încredere că managementul le va recunoaște contribuțiile și nu le va submina sau ignora eforturile în mod neintenționat. Unele organizații au instalat chiar și linii telefonice de tip „whistleblower” care le vor permite angajaților să raporteze anonim activități periculoase, neetice sau ilegale, pentru a evita posibilele represalii din partea superiorilor din companie.

Fluxurile de comunicare orizontală și diagonală

Exemple de canale care vehiculează comunicarea externă includ briefinguri de presă, fișe informative, dosare de presă, buletine informative, reviste, broșuri, comunicate de presă, rapoarte anuale, facturi și comenzi de achiziție.

Comunicarea orizontală implică schimbul de informații între departamentele de la același nivel dintr-o organizație (de ex, comunicarea de la egal la egal). Scopul majorității comunicării orizontale este de a solicita sprijin sau de a coordona activități. Persoanele de la același nivel din organizație pot colabora pentru a lucra împreună la probleme sau aspecte în mod informal și în funcție de necesități. Managerul departamentului de producție poate colabora cu managerul de achiziții pentru a accelera sau a întârzia expedierea de materiale. Managerul financiar și managerii de inventar pot fi implicați, astfel încât organizația să obțină beneficii maxime din coordonare. Comunicarea între doi angajați care se subordonează aceluiași manager este, de asemenea, un exemplu de comunicare orizontală. Unele probleme cu comunicarea orizontală pot apărea în cazul în care un manager nu dorește sau nu este motivat să împărtășească informații sau consideră că eforturile de a lucra în comun îi amenință poziția (comportament teritorial). Într-un astfel de caz, managerul de la nivelul imediat superior va trebui să comunice în sens descendent pentru a întări valorile de cooperare ale companiei.

Comunicarea diagonală este comunicarea interfuncțională între angajații de la diferite niveluri ale organizației. De exemplu, dacă vicepreședintele de vânzări trimite un e-mail către vicepreședintele de producție întrebând când va fi disponibil un produs pentru expediere, acesta este un exemplu de comunicare orizontală. Dar dacă un reprezentant de vânzări îi trimite un e-mail vicepreședintelui departamentului de marketing, atunci a avut loc o comunicare diagonală. Ori de câte ori comunicarea trece de la un departament la un alt departament, managerul expeditorului ar trebui să facă parte din circuit. Un manager poate fi pus într-o poziție jenantă și poate părea incompetent dacă nu este la curent cu tot ceea ce se întâmplă în departamentul său. Încrederea poate fi pierdută și carierele pot fi afectate dacă nu se acordă atenție protocoalelor cheie de comunicare.

Comunicarea diagonală devine tot mai frecventă în organizațiile cu o structură aplatizată, matricială sau bazată pe produse. Avantajele includ:

• Consolidarea relațiilor între angajații de nivel superior și cei de nivel inferior din diferite părți ale organizației.
• Încurajarea unui flux informal de informații în organizație.
• Reducerea șansei ca un mesaj să fie distorsionat prin trecerea prin filtre suplimentare.
• Reducerea volumului de muncă al managerilor de nivel superior.

Fluxurile de comunicare externă

Comunicările nu încep și nu se opresc în cadrul organizației. Comunicarea externă se concentrează pe publicul din afara organizației. Conducerea superioară – cu ajutorul departamentelor specializate, cum ar fi cele de relații publice sau juridice – controlează aproape întotdeauna comunicările care au legătură cu imaginea publică sau care pot afecta situația sa financiară. Managementul de prim nivel și de nivel mediu se ocupă, în general, de comunicările de afaceri operaționale, cum ar fi achizițiile, angajările și marketingul. Atunci când comunică în afara organizației (indiferent de nivel), este important ca angajații să se comporte cu profesionalism și să nu își asume angajamente în afara sferei lor de autoritate.

Contribuie!

Îmbunătățiți această paginăÎnvățați mai mult

.