Introducere în afaceri

Decisii, decizii: Management Support Systems

Sistemele de procesare a tranzacțiilor automatizează procesele de rutină și plictisitoare din back-office, cum ar fi contabilitatea, procesarea comenzilor și raportarea financiară. Ele reduc cheltuielile de birou și furnizează rapid informații operaționale de bază. Sistemele de sprijinire a managementului (MSS) utilizează baza de date principală internă pentru a efectua analize de nivel înalt care îi ajută pe manageri să ia decizii mai bune.

Tehnologiile informaționale, cum ar fi depozitarea de date, fac parte din MSS mai avansate. Un depozit de date combină mai multe baze de date din întreaga companie într-o singură bază de date centrală care sprijină procesul decizional al managementului. Cu un depozit de date, managerii pot accesa și partaja cu ușurință datele din întreaga întreprindere pentru a obține o imagine de ansamblu mai degrabă decât doar segmente izolate de informații. Depozitele de date includ software pentru a extrage datele din bazele de date operaționale, pentru a menține datele în depozit și pentru a furniza date utilizatorilor. Acestea pot analiza datele mult mai rapid decât sistemele de procesare a tranzacțiilor. Depozitele de date pot conține mai multe marți de date, subseturi speciale ale unui depozit de date care se ocupă fiecare de o singură zonă de date. Marțurile de date sunt organizate pentru o analiză rapidă.

Companii folosesc depozitele de date pentru a aduna, securiza și analiza datele în multe scopuri, inclusiv sisteme de gestionare a relațiilor cu clienții, detectarea fraudelor, analiza liniei de produse și gestionarea activelor corporative. Comercianții cu amănuntul ar putea dori să identifice caracteristicile demografice ale clienților și modelele de cumpărături pentru a îmbunătăți răspunsurile prin corespondență directă. Băncile pot detecta mai ușor fraudele cu carduri de credit, precum și să analizeze modelele de utilizare a clienților.

Potrivit Forrester Research, aproximativ 60 la sută dintre companiile cu venituri de 1 miliard de dolari sau mai mult folosesc depozitele de date ca instrument de management. Union Pacific (UP), o companie feroviară de 19 miliarde de dolari, a apelat la tehnologia depozitelor de date pentru a-și eficientiza operațiunile de afaceri. Prin consolidarea mai multor sisteme separate, UP a obținut un sistem unificat al lanțului de aprovizionare care a îmbunătățit, de asemenea, serviciile pentru clienți. „Înainte de apariția depozitului nostru de date, aveam sisteme de tip „stovepipe””, spune Roger Bresnahan, inginer principal. „Nici unul dintre ele nu vorbea între ele. . . . Nu puteam obține o imagine de ansamblu a căii ferate.”

Crearea sistemului de depozit de date alUP a durat mulți ani și a necesitat implicarea a 26 de departamente. Rezultatele au meritat efortul: UP poate acum să facă previziuni mai precise, să identifice cele mai bune rute de trafic și să determine cele mai profitabile segmente de piață. Capacitatea de a prezice modelele sezoniere și de a gestiona mai atent costurile de combustibil a permis ca UP să economisească milioane de dolari prin optimizarea utilizării locomotivelor și a altor active și printr-o gestionare mai eficientă a echipajelor. În doar trei ani, raportează Bresnahan, sistemul de depozit de date s-a amortizat singur.

La primul nivel al unui MSS se află un sistem de raportare a informațiilor, care utilizează datele de sinteză colectate de TPS pentru a produce atât rapoarte programate periodic, cât și rapoarte speciale. Nivelul de detaliere ar depinde de utilizator. Personalul de salarizare al unei companii ar putea primi un raport săptămânal de salarizare care să arate cum a fost determinat salariul fiecărui angajat. Managerii de nivel superior ar putea primi un raport sumar de salarizare care arată costul total al forței de muncă și orele suplimentare pe departamente, precum și o comparație a costurilor curente ale forței de muncă cu cele din anul precedent. Rapoartele de excepție arată cazurile care nu respectă anumite standarde. Un raport de excepție privind conturile de încasat care enumeră toți clienții cu restanțe ar ajuta personalul de colectare să își concentreze activitatea. Rapoartele speciale sunt generate numai atunci când un manager le solicită; de exemplu, un raport care arată vânzările pe regiuni și tipuri de clienți poate evidenția motivele unei scăderi a vânzărilor.

.