Ghidul 2020 pentru invitații online – recenzii, prețuri și mai mult

Ideea generală din spatele invitațiilor online a rămas neschimbată încă de la început – oferiți oamenilor informațiile de care au nevoie pentru a lua o decizie și (sperăm) o modalitate de a trimite un RSVP dacă plănuiesc să vină!

Dar nu toate RSVP-urile online sunt create la fel. Unele sunt gratuite, altele sunt plătite, iar unele sunt mai potrivite pentru anumite tipuri de evenimente decât pentru altele. Iată câteva întrebări pe care trebuie să le luați în considerare înainte de a vă decide asupra producătorului de invitații online pe care să îl folosiți:

• Ce tip de eveniment planificați?
• Este un eveniment mic, doar pe bază de invitație? Sau o petrecere mare, cu invitații deschise?
• Cât de important este să primiți din timp o numărătoare exactă a participanților?
• Vă cereți invitaților să participe (adică vindeți bilete)?
• De ce detalii au nevoie invitații dumneavoastră? Dar, de asemenea, ce altceva și-ar mai putea dori?

Iată o listă cu toate site-urile RSVP online care sunt menționate în acest raport. Faceți clic pe oricare dintre acestea pentru a derula până la secțiunea de comparare a invitațiilor online din partea de jos a acestei pagini, care include capturi de ecran, informații despre prețuri și caracteristicile lor notabile.

• Evite
• Eventbrite
• Facebook Events
• Guestboard
• Greenvelope
• Hobnob
• Paperless Post
• Punchbowl
• RSVPify

Alegerea unei invitații online în funcție de tipul de eveniment

Evenimentele „Just Show Up”

Majoritatea evenimentelor pentru care ați trimite o invitație sunt cele pe care le clasificăm ca fiind evenimente „Just Show Up”, care nu necesită prea multe informații din partea invitaților dvs. Poate că aceștia trebuie să aducă un fel de mâncare sau un cadou, dar, în general, trebuie doar să apară și să se distreze. Exemplele ar putea include:

• Părți de naștere
• Baby Showers
• Baptismele
• Brunches/Dinner Parties
• Părți de absolvire
• Părți de sărbători (Anul Nou, 4 iulie, Ziua Recunoștinței etc. etc. etc.)
• Feste sportive/Superbowl Parties

Opțiuni de invitații:

Punchbowl, Evite și Greenvelope sunt alegerile de top aici (și toate destul de asemănătoare ca stil și funcționalitate) dacă sunteți în căutarea unor invitații online gratuite. Puteți alege din sute de modele frumoase și „distractive”, încărcați lista de invitați și sunteți gata.

Paperless Post oferă o experiență mai elegantă și o pagină de destinație a evenimentului mai „modernă”, care poate include o hartă, capabilități îmbunătățite de RSVP și multe altele. Cu toate acestea, frumusețea vine cu un preț – uneori costă aproape 0,80 dolari pe invitație. Dar dacă aveți nevoie doar de un RSVP rapid, aruncați o privire la produsul lor Flyer, care sunt atrăgătoare și amuzante.

În cele din urmă, dacă preferați să faceți totul prin telefon, aruncați o privire la Hobnob, unde puteți trimite invitații și colecta RSVP prin mesaje text. Hobnob are fundaluri de invitații animate, bine concepute (și optimizate pentru mobil) din care puteți alege și este excelent pentru întâlniri sociale.

Evenimente care necesită… un pic mai mult

Certe evenimente necesită un pic mai multă comunicare de grup – mai ales dacă se întind pe mai multe zile sau includ multe părți în mișcare, cum ar fi:

• Petrecerile burlacilor
• Petrecerile burlăcițelor
• Excursii cu cortul
• Excursii de grup
• Rezervații (corporate, wellness, yoga, etc)
• Reuniuniuni
• Seminarii & Reuniuni la vârf
• Conferințe/Festivaluri mai mici
• Nunti& mai multe

Vă veți da seama imediat că aceste evenimente sunt mai complexe atât pentru organizator, cât și pentru invitați. Iar dacă folosiți o invitație online la un eveniment de tip „just show up”, veți fi nevoit să comunicați cu lista dvs. de invitați în alte moduri – cum ar fi un e-mail în masă îndelungat sau un site web separat pentru eveniment. Cum trimiteți itinerariul? Cum rămâne cu listele de bagaje? Informații despre zboruri/hoteluri/călătorii? Ce se întâmplă dacă oamenii au întrebări?

Opțiuni de invitație:

Aruncați o privire la Guestboard (hei, suntem noi!) pentru gestionarea invitațiilor pentru grupuri mari și pentru a păstra toată comunicarea centralizată. Puteți activa orice număr de instrumente practice (widget-uri), cum ar fi un panou de mesaje pentru fire de conversație organizate, o listă de verificare colaborativă, un program/itinerar complet și un loc pentru a posta resurse comune sau link-uri importante. Guestboard dispune, de asemenea, de o bibliotecă de invitații RSVP bazate pe fotografii, care par a fi puțin mai moderne/profesionale decât modelele de invitații găsite pe Evite sau Punchbowl. Desigur, puteți, de asemenea, să vă încărcați propria fotografie (sau un gif!).

Evenimente care necesită achiziționarea unui bilet pentru a participa:

O platformă de evenimente pentru vânzarea de bilete este o întreagă lume în sine, și există literalmente zeci de opțiuni atât pentru a găzdui o pagină de eveniment, cât și pentru a colecta plata înainte de intrare. Lista de exemple ar putea continua la nesfârșit, dar câteva exemple evidente ar putea fi:

• Dineuri de binefacere / strângeri de fonduri
• Concerte
• Conferințe & Expoziții comerciale
• Festivaluri alimentare

Opțiuni de invitație:

Sunt șanse ca, dacă planificați un eveniment care necesită o taxă de intrare, cel mai probabil veți avea mai multe canale de marketing pentru a promova link-ul către pagina dvs. de eveniment. Dar dacă aveți o listă de invitați preexistentă pe care să o invitați, Eventbrite este numele principal în spațiul de ticketing pentru evenimente. Puteți să trimiteți invitațiile online, să creați o pagină de eveniment clară și publică în câteva minute și să includeți o descriere în format lung a ceea ce trebuie să știe un participant.

Nu există însă o modalitate foarte bună de a interacționa pe Eventbrite, așa că este cel mai potrivit pentru a vă promova evenimentul, pentru a conduce vânzările de bilete și pentru a urmări parametrii cheie.

O alternativă interesantă la Eventbrite este RSVPify, care oferă invitații RSVP gratuite ușor de creat, capabilități +1 și, de asemenea, vânzări de bilete, dacă aveți nevoie. Dacă sunteți un planificator de evenimente sau un guru meticulos al nunților, s-ar putea să vă placă instrumentul lor de diagramă a locurilor!

Ce au nevoie oaspeții și ce își doresc

Este ușor să vă simțiți copleșit de toate responsabilitățile pe care le aveți în calitate de organizator de evenimente (TOATE evenimentele de orice dimensiune necesită mai mult efort decât cred oamenii). Dar dacă vă gândiți din perspectiva invitaților încă de la început, vă puteți scuti de o mare durere de cap mai târziu.

Gândiți-vă la ceea ce vă trece prin minte în calitate de oaspete invitat la un nou eveniment. Dacă este implicată călătoria, unde vor sta? Ce ar trebui să aducă/pregătească? La ce oră se va încheia totul? Și, în cele din urmă, dacă ați fi un invitat, v-ați face timp, în mod realist, să citiți o descriere a evenimentului de 8 paragrafe? Probabil că nu. Așa că păstrați lucrurile informative, dar scurte.

Detalii suplimentare pe care ați putea dori să le adăugați la invitație:

• Răspunsuri la întrebări potențial comune – situația parcării, codul vestimentar, etc.
• Lista de invitați vizibilă – astfel încât invitații să se poată coordona cu alte persoane pe care le cunosc
• Link-uri către resurse utile – informații despre locație, program, hărți, etc.

Vizualizare generală a invitațiilor online (cu prețuri)

Este important să rețineți că fiecare dintre aceste site-uri de invitații la evenimente sunt pline de caracteristici – de la gestionarea listei de invitați la capacități avansate de e-mail. Notăm câteva caracteristici definitorii, dar nu toate pe care le oferă!

• Preț
• Cel mai potrivit pentru:

	Preț	Cel mai potrivit pentru:	Cel mai potrivit pentru:
Evitați	Gratuit (cu anunțuri), 14.99 – 79,99 $ per eveniment pentru invitații online Premium	Gratuit. BBQ-uri, întâlniri de familie, zile de naștere ale tinerilor.
Eventbrite	Începând de la 2% taxă de bilet + 0 $.79/ea, dar această taxă poate fi transferată cumpărătorului	Vânzarea de bilete la un eveniment sau răspândirea conștientizării unui eveniment gratuit
Evenimente Facebook	Gratuit cu un cont de Facebook	Promovarea unui eveniment public, local spectacole de muzică live, demonstrații, etc.
Guestboard	Gratuit până la 30 de invitați acceptați, la fel de mic ca 0.30/invitat pentru evenimente cu peste 30 de participanți.	Evenimente care au nevoie de o invitație fără complicații + mai mult. Comunicare de grup & planificare organizată Retreceri, Conferințe, Călătorii de grup, Nunți, Evenimente de mai multe zile, etc.
Greenvelope	39$ pentru până la 40 de invitați, 124$ pentru 150 de invitați	În trimiterea de invitații digitale care se potrivesc cu schema dvs. de culori & susținerea designerilor grafici independenți
Hobnob	Începând de la 3$.99 $/lună, până la 47,99 $/lună	În trimiterea de invitații direct de pe telefon prin SMS sau link Părți cu prietenii, happy hours, grătare
Paperless Post	10 $ pentru 25 de monede, 50 $ pentru 400 de monede.	Invitații elegante și save-the-dates care arată ca și cum ar fi cele reale
Punchbowl	Sunt gratuite până la 50 de invitați, 5,99$/lună pentru până la 100 de invitați, 7,99$/lună pentru până la 500.	Părți pentru copii, petreceri aniversare, baby showers.
RSVPify	Gratuit până la 100 de invitați (plan de bază), 29$+ pentru mai mulți invitați/funcționalități sporite, 189$+ pentru evenimente profesionale	Colectarea de RSVP, +1’s, diagrame de locuri, gestionarea invitaților

.