Electronic Data Interchange (EDI)

EDI (Electronic Data Interchange) este transferul de date de la un sistem informatic la altul prin formatarea standardizată a mesajelor, fără a fi nevoie de intervenție umană. EDI permite mai multor companii – eventual din țări diferite – să facă schimb de documente pe cale electronică. Datele pot fi schimbate prin intermediul legăturilor seriale și al rețelelor peer-to-peer, deși majoritatea schimburilor se bazează în prezent pe Internet pentru conectivitate.

Un mesaj EDI conține un șir de elemente de date, fiecare dintre acestea reprezentând un fapt singular, cum ar fi un preț, un număr de model de produs și așa mai departe, separate de un delimitator. Întregul șir se numește un segment de date. Unul sau mai multe segmente de date încadrate de un antet și un trailer formează un set de tranzacții, care este unitatea EDI de transmisie (echivalentă cu un mesaj). Un set de tranzacții constă adesea din ceea ce ar fi de obicei conținut într-un document sau formular tipic de afaceri.

Când se trimite un document EDI, ambele părți sau parteneri comerciali trebuie să respecte același set de reguli. Aceste standarde definesc unde și cum vor fi găsite informațiile din document. Software-ul de traducere procesează informațiile în mod diferit pentru mesajele trimise și primite și efectuează un audit complet al fiecărei etape pentru a se asigura că informațiile sunt trimise sau primite în format EDI. Atunci când traducătorul de pe computerul de recepție citește un document, acesta știe unde să găsească numele companiei cumpărătorului, numărul comenzii, articolele de achiziție și prețul, de exemplu. Aceste informații sunt apoi trimise către sistemul de introducere a comenzilor al destinatarului, fără a fi nevoie de introducerea manuală a comenzilor.

EDI se aplică unor documente cum ar fi ordinele de cumpărare, facturile, avizele de expediere și rapoartele de vânzări la comision, precum și altor informații importante sau clasificate. De exemplu, o companie de asigurări poate verifica dacă un solicitant are permis de conducere prin intermediul unui schimb EDI.

EDI este utilizat în principal de companiile mari pentru a avea un sistem de procesare uniform, permițând eficiență. Costul, viteza, acuratețea și eficiența sunt principalele beneficii ale EDI. Implementarea sistemului este costisitoare și, de obicei, necesită ajutorul unui consultant specializat în domeniu.

EDI concurează cu XML, care se bazează pe etichete pentru a organiza datele. De asemenea, poate concura cu interfețele de programare a aplicațiilor – codul care permite ca două programe software să comunice. Deși asemănătoare cu EDI, API nu are un standard pentru utilizatori, ceea ce face ca diferite întreprinderi să aibă dificultăți în a face schimb de informații prin intermediul API-urilor.

Utilizarea sistemelor EDI elimină necesitatea – și, prin urmare, costurile – de a tipări, arhiva, stoca, posta și prelua documente pe hârtie. Scopul este de a scăpa de hârtii și de a face ca toată lumea să lucreze cu aceeași factură, astfel încât informațiile să fie procesate și citite cu ușurință.

Cei mai mulți utilizatori, cum ar fi medicii care transmit informații medicale, pot considera că EDI este mai împovărător decât hârtia, dar standardizarea și conversia electronică aduce dividende pe termen lung.

Automatizarea sarcinilor pe hârtie îmbunătățește calitatea datelor, iar tranzacțiile sunt schimbate în câteva secunde sau minute, în loc de zile sau săptămâni. EDI eliberează timpul personalului pentru a lucra la sarcini mai importante. Datele critice pentru afaceri sunt trimise la timp și urmărite în timp real prin automatizarea transferului de date între aplicații de-a lungul unui lanț de aprovizionare.

Diferite standarde EDI răspund nevoilor unor industrii sau regiuni specifice sau altor specificații. ANSI ASC X12 (X12) este utilizat în mod curent în S.U.A., iar EDIFACT (Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport) este utilizat în afara S.U.A. De asemenea, numeroase alte standarde se referă la industrii specifice, cum ar fi VDA pentru industria auto germană.

The Data Interchange Standards Association (DISA), o companie care dezvoltă și proliferează standardele pentru schimbul de afaceri electronice în mai multe industrii, susține ASC X12. X12. De trei ori pe an, membrii X12 lucrează împreună în diverse verticale industriale, cum ar fi finanțele și asistența medicală, pentru a dezvolta noi versiuni ale standardului.

Sisteme EDI

Diferite tipuri de EDI sunt implementate pentru a se potrivi nevoilor, capacităților și bugetului afacerii – asistarea mai multor parteneri de afaceri consecvenți, sprijinirea partenerilor din întreaga lume sau în alte situații. Metodele includ EDI direct (punct-la-punct); EDI prin intermediul VAN sau al unui furnizor de servicii de rețea EDI; EDI prin E S2; EDI prin FTP/VPN, SFTP sau FTPS; Web și EDI mobil; și externalizarea EDI.

EDI direct: Cu EDI direct, se creează o singură conexiune între doi parteneri de afaceri. Întreprinderile mai mari ar putea alege această metodă dacă au numeroase tranzacții cu același partener pe zi.

EDI prin VAN (rețea cu valoare adăugată), furnizor de servicii de rețea EDI: Acest model protejează întreprinderile de complicațiile care decurg din susținerea numeroaselor protocoale de comunicare care sunt necesare atunci când se tratează cu mai mulți parteneri de afaceri. Este o rețea securizată în care documentele sunt transmise între partenerii de afaceri.

EDI prin Declarația de aplicabilitate versiunea 2 (AS2): Acest protocol de comunicare face schimb securizat de date pe internet. Două calculatoare (un client și un server) se conectează într-un mod punct-la-punct prin Internet. AS2 este trimis în siguranță într-un plic care utilizează certificate digitale și criptare.

EDI prin FTP/VPN, SFTPS, FTPS: Protocolul de transfer de fișiere (FTP) prin rețeaua privată virtuală (VPN), Protocolul securizat de transfer de fișiere (SFTP) sau Protocolul securizat de transfer de fișiere (FTPS) face schimb de documente prin Internet, conectând direct partenerii de afaceri. Aceste protocoale codifică datele în timpul transmiterii de la o întreprindere la alta, pentru a proteja informațiile sensibile. Datele sunt decriptate la sosire.

Web EDI: EDI este direcționat prin intermediul unui browser de internet, duplicând documentele pe suport de hârtie în formulare web care conțin câmpuri în care utilizatorii introduc informații. Acestea sunt apoi convertite automat într-un mesaj EDI și trimise prin protocoale de internet securizate.

Mobile EDI: Această metodă permite transmiterea de documente prin intermediul dispozitivelor mobile.

Managed Services: Sistemele de servicii gestionate externalizează controlul documentelor EDI către un furnizor terț.

Nevoile și procesele de afaceri determină ce sistem EDI trebuie implementat. Înainte de a trece la EDI în organizația dumneavoastră, stabiliți o structură managerială. Membrii echipei ar trebui să aibă experiență EDI și de conducere. În continuare, stabiliți prioritățile pentru adoptare și apoi analizați ce domenii ale afacerii vor beneficia cel mai mult de EDI. Selectați un furnizor de rețele EDI care se concentrează pe necesitățile afacerii dumneavoastră. Apoi, asimilați EDI și datele în cadrul afacerii.

Pentru a evidenția modul în care datele din tranzacția EDI se corelează cu datele din sistemul intern, creați o hartă care va determina unde merge fiecare câmp de intrare și dacă datele trebuie reformatate. Testați sistemul înainte de a-l implementa live.

.