Cum se întocmește un buget de numerar

Biblioteca Digitală > Achiziționarea și administrarea finanțelor > Bugetare „Cum se întocmește un buget de numerar”

La nivelul cel mai elementar, un buget este un plan al proprietarilor și managerilor pentru a-și atinge obiectivele pentru companie pe o anumită perioadă de timp. Învățați conceptele fundamentale ale bugetelor de numerar și să vă evaluați bugetul de la o lună la alta.

CE AȘTEPTAȚI

Acest Business Builder vă va prezenta conceptele fundamentale ale bugetelor de numerar și va sublinia pașii necesari pentru a pregăti un buget de numerar pentru afacerea dumneavoastră. De asemenea, vă va arăta cum să vă evaluați bugetul de la o lună la alta. Acest Business Builder pornește de la premisa că pentru afacerea dumneavoastră au fost pregătite o declarație de venituri și un bilanț. Informațiile din aceste situații financiare sunt o parte integrantă a creării unui buget. Fără aceste informații, este posibil ca acest Business Builder să nu fie atât de util pe cât ar putea fi.

Ce trebuie să știți înainte de a începe

La cel mai elementar nivel, un buget este un plan. Este un plan pentru ca proprietarii și managerii să își atingă obiectivele pentru companie pe parcursul unei anumite perioade de timp.

Întocmirea unui buget de numerar este o sarcină importantă de management. În timp ce unele întreprinderi mici pot fi capabile să supraviețuiască o perioadă de timp fără întocmirea bugetului, proprietarii de afaceri pricepuți își vor da seama de importanța acestuia. Un buget de numerar poate proteja o companie să nu fie nepregătită pentru fluctuațiile sezoniere ale fluxului de numerar sau poate pregăti o companie pentru a profita de reduceri cantitative neașteptate din partea furnizorilor.

În timp ce există și alte tipuri de bugete care pot fi pregătite, cum ar fi situațiile financiare proiectate sau pro forma, un buget de numerar este un plan de management pentru cel mai important factor al viabilității unei companii – poziția sa de numerar. Poziția de numerar a unei companii determină modul în care vor fi plătiți furnizorii, modul în care un bancher va răspunde la o cerere de împrumut, cât de repede se poate dezvolta o companie, precum și influențarea directă a dividendelor, a creșterilor capitalului propriu și a profitabilității.

Multe întreprinderi mici consideră că este util să pregătească bugete lunare de numerar și să analizeze lunar orice variație între sumele bugetate și cele reale. Acest lucru le permite proprietarilor și managerilor de afaceri mici să rămână la curent cu orice utilizare neașteptată a numerarului.

Atenție la…Crearea unui buget de numerar necesită să faceți estimări (sau cele mai bune presupuneri) cu privire la multe aspecte diferite ale companiei dumneavoastră și ale mediului în care aceasta funcționează. Vânzările viitoare vor depinde de multe lucruri, printre care, nu în ultimul rând, concurența, climatul economic local și propriile dvs. operațiuni și capacități interne. În plus, după ce vânzările sunt estimate, trebuie să se deducă și costurile potențiale. Ceea ce este important de reținut atunci când se ajunge la aceste cifre este că experiența anterioară este importantă, dar și intuiția. Estimările pe care va trebui să le elaborați trebuie să se bazeze pe realitate și totuși să conțină o doză de creativitate și, dacă se justifică, de optimism.

Există și alte bugete, în afară de bugetul de numerar, care sunt importante pentru compania dumneavoastră. Cu toate acestea, bugetul de numerar este un prim pas bun dacă sunteți nou în domeniul bugetării.

Un buget de numerar nu poate fi creat în vid. Înainte și în timpul procesului de întocmire a bugetului, proprietarii de afaceri trebuie să se consulte cu managerii ierarhici, cu furnizorii și cu personalul cheie pentru a face cea mai bună presupunere posibilă cu privire la relația dintre obiectivele pentru perioada respectivă și efectul lor asupra încasărilor și cheltuielilor de numerar.

De ce să pregătim un buget de numerar?

Un buget de numerar este important dintr-o varietate de motive. În primul rând, vă permite să luați decizii de management în ceea ce privește poziția dvs. de numerar (sau rezerva de numerar). Fără tipul de monitorizare impus de procesul de întocmire a bugetului, este posibil să nu fiți conștient de ciclul de numerar prin afacerea dumneavoastră. La sfârșitul unui an sau al unui ciclu de afaceri, o serie de bugete lunare de numerar vă va arăta exact cât de mult numerar intră în compania dvs. și modul în care acesta este utilizat. Fluctuațiile sezoniere vor fi puse în evidență.

Un buget de numerar vă permite, de asemenea, să evaluați și să vă planificați nevoile de capital. Bugetul de numerar vă va ajuta să evaluați dacă există perioade în timpul ciclului dvs. operațional în care ați putea avea nevoie de împrumuturi pe termen scurt. De asemenea, vă va ajuta să evaluați orice nevoi de împrumut pe termen lung. Practic, un buget de trezorerie este un instrument de planificare pentru deciziile de management.

CUM SE CREEAZĂ UN BUGET DE TREZORERIE

Există trei componente principale necesare pentru crearea unui buget de trezorerie. Acestea sunt:

• Perioada de timp
• Situația de numerar dorită
• Vânzări și cheltuieli estimate

Perioada de timp

Prima decizie care trebuie luată atunci când se pregătește un buget de numerar este de a decide perioada de timp pentru care se va aplica bugetul. Adică, pregătiți un buget pentru următoarele trei luni, șase luni, douăsprezece luni sau pentru o altă perioadă? În acest Business Builder, vom pregăti un buget pe trei luni. Cu toate acestea, instrucțiunile date sunt aplicabile pentru orice perioadă de timp pe care ați putea-o selecta.

Situația de numerar

Cantitatea de numerar pe care doriți să o păstrați la îndemână va depinde de natura afacerii dvs., de predictibilitatea creanțelor și de probabilitatea unor oportunități care apar rapid (sau a unor evenimente nefericite) care ar putea necesita să aveți o rezervă semnificativă de numerar.

S-ar putea să vă gândiți la rezerva dvs. de numerar în termeni de un anumit număr de zile de vânzări. Procesul de întocmire a bugetului vă va ajuta să determinați dacă, la sfârșitul perioadei, aveți o rezervă de numerar adecvată.

Vânzări și cheltuieli estimate

Conceptul fundamental al unui buget de numerar este estimarea tuturor încasărilor și cheltuielilor viitoare de numerar care vor avea loc în perioada de timp. Cea mai importantă estimare pe care o veți face, totuși, este o estimare a vânzărilor. Odată ce aceasta este decisă, restul bugetului de numerar se poate pune la punct.

Dacă se dorește și se așteaptă o creștere a vânzărilor de, de exemplu, 10 procente, trebuie ajustate diverse alte conturi în bugetul dumneavoastră. Materiile prime, stocurile și costurile bunurilor vândute trebuie revizuite pentru a reflecta creșterea vânzărilor. În plus, trebuie să vă întrebați dacă este necesar să adăugați ceva la cheltuielile de vânzare sau la cele generale și administrative, sau dacă vânzările crescute pot fi gestionate de capacitatea excedentară actuală? De asemenea, cum va afecta creșterea vânzărilor cheltuielile cu salariile și cu orele suplimentare?

În loc de a crește fiecare articol de cheltuieli cu 10 procente, trebuie să se ia în considerare în mod serios anumite economii de scară care s-ar putea dezvolta. Cu alte cuvinte, poate că un furnizor oferă o reducere dacă măriți cantitățile în care cumpărați un anumit articol sau, poate, creșterea vânzărilor poate fi ușor adaptată de actuala forță de vânzări; toate aceste tipuri de considerații trebuie luate în considerare înainte de a începe elaborarea bugetului. Fiecare tip de cheltuială (așa cum apare în contul de profit și pierdere) trebuie evaluat în funcție de potențialul său de a crește sau de a scădea. Estimările dvs. trebuie să se bazeze pe experiența dvs. în gestionarea afacerii și pe obiectivele pe care le aveți pentru afacerea dvs. în intervalul de timp pentru care se creează bugetul. Trebuie luate în considerare cel puțin următoarele categorii de încasări și plăți în numerar preconizate:

• Soldul de numerar:
• Încasări în numerar preconizate
• Vânzări în numerar
• Încasări din creanțe
• Alte venituri
• Cheltuieli în numerar preconizate:
• Materii prime (stocuri)
• Contribuții salariale
• Alte cheltuieli directe:
• Publicitate
• Cheltuieli de vânzare
• Cheltuieli administrative
• Cheltuieli cu instalațiile și echipamentele
• Alte plăți

În continuare este prezentată o descriere a fiecărui post:

Soldul de numerar. Soldul de numerar reprezintă numerarul pe care îl aveți la îndemână. Acesta include ceea ce se află în conturile dvs. de cecuri, conturile de economii, banii mărunți și orice alte conturi de numerar pe care le-ați putea avea.

Vânzări în numerar. După ce se ajunge la o cifră de bază a vânzărilor în numerar, aceasta trebuie ajustată pentru orice reduceri comerciale sau de altă naturăși pentru eventualele returnări. După cum s-a spus anterior, nivelul de bază al vânzărilor (și al creanțelor) va fi determinat de proiecțiile, obiectivele și experiența anterioară a companiei.

Încasarea creanțelor. După ce se stabilește un nivel de bază al creanțelor (pe baza proiecțiilor de vânzări), acesta trebuie ajustat pentru a reflecta suma care va fi plătită efectiv pe parcursul perioadei de timp. Ajustările tipice pentru o afacere mică ar putea fi să se presupună că 90 la sută din creanțele de încasat vor fi încasate în trimestrul în care au loc vânzările, 9 la sută vor fi încasate în trimestrul următor, iar 1 la sută vor rămâne nerecuperabile. Desigur, experiența trecută va fi cel mai fiabil indicator pentru efectuarea acestor ajustări.

Alte venituri. Poziția dumneavoastră de numerar poate fi afectată pozitiv de alte venituri decât cele primite din vânzări. Poate că există investiții, dividende sau un împrumut preconizat care vor introduce numerar în companie în perioada respectivă. Aceste tipuri de surse de numerar sunt denumite „alte venituri.”

Cheltuieli de numerar preconizate:

• Materiale brute (inventar).

Pentru comercianții cu amănuntul și producătorii din întreprinderile mici, cea mai mare cheltuială de numerar este, de obicei, suma cheltuită pentru inventar sau materii prime. Din nou, experiența trecută va fi cel mai bun indicator al viitoarelor cheltuieli de numerar. Dar nu uitați să luați în calcul orice creștere necesară pentru a ține pasul cu vânzările preconizate. De asemenea, este posibil să doriți să vă consultați cu furnizorii dvs. pentru a afla dacă sunt așteptate modificări ale prețurilor.

• Payroll.

Salariile sunt, de obicei, al doilea cel mai mare element de cheltuieli în timpul unei perioade contabile. Nu uitați să includeți estimări pentru toate taxele locale, de stat și federale corespunzătoare.

• Alte cheltuieli directe.

Folosiți această rubrică pentru orice cheltuială suplimentară care nu se încadrează convenabil în celelalte rubrici. Dacă efectuați plăți pentru un împrumut, includeți-le aici.

• Publicitate.

Rolul publicității variază în funcție de tipul de afacere. Dacă preconizați o creștere a vânzărilor, există o campanie de marketing sau de publicitate care să o însoțească? Aceste costuri trebuie să fie incluse în buget. Includeți orice cheltuieli pentru print (broșuri, pliante și anunțuri în ziare), radio sau alte servicii de publicitate.

• Cheltuieli de vânzare.

Cheltuielile de vânzare tipice includ salariile și comisioanele pentru personalul de vânzări și cheltuielile biroului de vânzări. Cu toate acestea, acest post poate include, de asemenea, orice cheltuieli de deplasare sau alte cheltuieli legate de vânzări care nu sunt acoperite în altă parte.

• Cheltuieli administrative.

Aici sunt incluse cheltuielile generale de birou. Aceasta va include utilitățile, telefonul, copiile și cheltuielile zilnice de birou. Cu excepția cazului în care sunt în curs de desfășurare schimbări mari, experiența trecută vă va ghida în evaluarea cheltuielilor administrative viitoare.

• Instalații și echipamente.

Plățile în numerar pentru împrumuturi de echipamente, ipoteci, reparații sau alte lucrări de întreținere ar trebui să fie incluse aici. Experiența trecută va fi, din nou, ghidul dumneavoastră.

• Alte plăți.

Dacă există plăți în numerar pe care vă așteptați să le faceți și care nu sunt acoperite în lista de mai sus, includeți-le aici. (Dacă acestea se repetă, puteți lua în considerare adăugarea unui articol separat.) Totuși, în mod obișnuit, plățile de dobânzi și impozitele se încadrează aici.

Iată un exemplu de buget de numerar pentru o mică afacere:

BUGETUL DE NUMERAR AL UNEI MICI AFACERI
Pentru cele trei luni care se vor încheia la 31 martie 200x

ArticolIanFebMartieSold de numerar inițial15,000-13,50020,000 Încasări preconizate: Vânzări în numerar 20,00025,00030,000Încasarea creanțelor45,00055,00070,000Alte venituri005,000Total numerar încasat80,00066,500125,000 Plăți în numerar așteptate: Materii prime (sau stocuri)50,00011,0005,000Salarii10,40010,40010,40010,400Alte cheltuieli directe2,0002,0002,0002,000Publicitate10,00000Cheltuieli de vânzare6,0008,0006,000Cheltuieli administrative4,5004,5004,5004,500Cheltuieli pentru instalații și echipamente10,00010,00010,000Alte plăți600600600600600Total cheltuieli în numerar93,50046,50038,500Excedent (sau deficit) de numerar -13,500*20,000*86,500

* Soldul de numerar final devine soldul de numerar inițial pentru perioada următoare.

Pasul 1: Creați un buget de numerar pentru compania dumneavoastră pentru o perioadă de trei luni.

CUM ANALIZAȚI UN BUGET DE NUMERAR

Întocmirea unui buget de numerar este doar primul pas spre un bun management financiar. Următorul pas este analiza pentru a vedea cât de aproape este performanța companiei de așteptări. Au apărut ieșiri de numerar neașteptate? Dacă da, poziția financiară a companiei este serios afectată?

O metodă simplă de monitorizare a bugetului de numerar este de a pregăti în fiecare lună un raport buget vs. real al cheltuielilor efective și bugetate. Acest tip de raport este format din trei coloane. Prima coloană arată sumele bugetate, a doua coloană arată performanțele reale ale companiei, iar a treia coloană arată diferența în termeni de procent.

Mai jos este un exemplu de raport de buget de sfârșit de lună pentru compania fictivă Turtle Company.

Raport buget versus real
Pentru luna mai 200x

ArticolBugetRealVariațieBilanț de numerar 5,0005,0000% Încasări: Vânzări în numerar20,00022,000110%Încasarea creanțelor15,00013,50090%Alte venituri00 Total numerar40,00040,500101% Plăți în numerar: Materii prime (sau stocuri)15,00015,000100%Contribuții salariale7,2009,400130%Alte cheltuieli directe500500100%Publicitate5001,000200%Cheltuieli de vânzare1,5001,40093%Cheltuieli administrative500500100%Cheltuieli pentru instalații și echipamente5,0007,500150%Alte plăți00 Total cheltuieli în numerar30,20035,300116%Excedent (sau deficit)9,8005,20053%

După cum se poate observa, cheltuielile în numerar pentru salarii, publicitate și instalații și echipamente au depășit sumele bugetate pentru compania Turtle. Dar, deoarece compania analizează aceste cifre lunar, se pot face schimbări înainte ca cheltuielile crescute să devină imposibil de gestionat. Utilizarea unui raport buget vs. real permite proprietarilor să identifice modul în care intrările și ieșirile efective de numerar diferă de așteptări și să facă ajustări.

Pasul 2: Dacă datele sunt disponibile, construiți un raport buget vs. real pentru afacerea dumneavoastră.

CONCLUZIE

Acest Business Builder se concentrează pe crearea unui buget de numerar pentru afacerea dumneavoastră. Deși există mai multe alte tipuri de bugete care pot fi pregătite, proprietarii de afaceri mici ar trebui să acorde o atenție deosebită poziției lor de numerar și să creeze un buget de numerar pentru compania lor. Pregătirea unui raport lunar buget vs. real va oferi proprietarilor de afaceri mici informațiile de care au nevoie pentru a lua decizii importante cu privire la poziția de numerar a companiei lor.

LISTA DE VERIFICARE

___ Atunci când ați pregătit bugetul de numerar, v-ați amintit să faceți din soldul de numerar final soldul de numerar inițial pentru perioada următoare?

___ Atunci când ați estimat cheltuielile în numerar, v-ați amintit să luați în calcul orice cheltuieli suplimentare cu materialele, forța de muncă sau alte cheltuieli pentru vânzările preconizate?

___ Este obiectivul dumneavoastră de vânzări pentru perioada respectivă realist?

___ V-ați amintit să ajustați conturile de încasat pentru eventualele sume necolectabile?

___ Cheltuielile pentru salarii includ și impozitele?

RESURSE

Cărți

Cartete

Decizii financiare: A CPA/Attorney’s Perspective by David L. Fraley. (PSI Research/Oasis Press, 1998).

Fundamentals of Financial Management, 11th ed. de James C. Van Horne și John Martin Wachowicz. (Prentice Hall, 2001).

Handbook of Budgeting, ed. a 4-a de Robert Rachlin. (Wiley, 2000).

Handbook of Financial Analysis for Corporate Managers, ed. revizuită de Vincent Muro. (AMACOM, 1998).

Scriitor: Prof. dr: E. Bond

.