Cum să vă echilibrați sertarul de numerar ca un șef
On octombrie 6, 2021 by adminEchilibrarea sertarului de numerar este o parte esențială a rutinei zilnice a afacerii dumneavoastră. La fel ca atunci când vă spălați pe dinți, ar trebui, de asemenea, să vă echilibrați zilnic sertarul casei de marcat.
Dacă vă luptați să vă echilibrați sertarul de numerar, nu sunteți singur. Citiți mai departe pentru a afla cum să vă echilibrați sertarul de numerar, precum și sfaturi și trucuri pentru a vă menține sertarul în perfectă stare.
Ce este un sertar de numerar?
Înainte de a aprofunda cum să echilibrați un sertar de numerar, trebuie să aflați câteva informații de bază despre acesta.
Sertarul dvs. de numerar, numit și casă de marcat sau casierie, stochează numerar, monede, cecuri și alte obiecte de valoare (de ex, cupoane) la punctul de vânzare (POS).
La sfârșitul fiecărei zile, ture sau perioade, trebuie să vă echilibrați sertarul de numerar pentru a contabiliza toate tranzacțiile primite. Tranzacțiile nu includ numai numerar și cecuri, ci și plăți cu cardul de credit și bacșișuri (dacă este cazul).
Este mai bine dacă desemnați angajați sau manageri desemnați pentru a echilibra sertarul de numerar. În acest fel, aveți angajați de încredere care lucrează cu numerarul care intră în casă față de mai multe persoane.
Business-urile care sunt de obicei responsabile pentru echilibrarea unui sertar de numerar includ:
- Magazine de îmbrăcăminte
- Supermarketuri
- Restaurante
- Patiserii
- Alte magazine cu amănuntul
Cât de des ar trebui să echilibrați un sertar de numerar?
Pentru a păstra evidențele contabile cât mai exacte, ar trebui să vă echilibrați casa de marcat în fiecare zi sau după fiecare schimb. În acest fel, puteți face rapid (și ușor) corecții dacă ceva nu se potrivește.
Corectarea a ceva de acum câteva zile, o săptămână sau chiar săptămâni poate fi consumatoare de timp și complexă, deoarece trebuie să vă întoarceți și să verificați fiecare zi în parte pentru a găsi erori. Echilibrarea zilnică ajută la reducerea durerii legate de urmărirea discrepanțelor din sertarul de numerar.
Pași pentru echilibrarea sertarului de numerar
Când vine vorba de echilibrarea sertarului de numerar, pașii dvs. pot fi diferiți de cei ai unei alte afaceri. De exemplu, o afacere mai mare ar putea fi nevoită să facă mai multe depozite în timpul zilei. Sau, o afacere mai mică ar putea avea doar un singur sertar de numerar de numărat.
Indiferent cât de mică sau mare este afacerea dumneavoastră, iată patru pași pentru a porni cu dreptul atunci când vine vorba de echilibrarea sertarului de numerar.
Obțineți raportul POS
Înainte de a începe să vă echilibrați sertarul de numerar și să contabilizați orice flux de numerar care intră, trebuie să imprimați sau să accesați un raport POS care detaliază cât de mult ar trebui să aveți în casierie.
Un raport POS va defalca totalurile pe categorii, cum ar fi numerar, cecuri și tranzacții cu carduri de credit.
Contează numerarul
După ce aveți raportul POS la îndemână, este timpul să vă numărați numerarul.
Ar trebui să păstrați o sumă consistentă de bani în casa dvs. de marcat la începutul fiecărei zile sau ture, cum ar fi 100 de dolari. Acest lucru vă asigură că aveți suficienți bani pentru a da rest clienților dumneavoastră.
Când vă numărați casa de marcat la sfârșitul fiecărei ture sau zile, numărați banii în numerar și însumați cecurile, chitanțele de card de credit și alte tranzacții.
Pentru a face procesul mai puțin plictisitor, luați în considerare investiția într-o mașină de numărat. Cu o mașină de numărat, nu trebuie să vă faceți griji cu privire la numărarea manuală a numerarului sau a mărunțișului de mână.
Asigurați-vă că deduceți, de asemenea, soldul inițial de numerar din soldul actual de numerar (de exemplu, scădeți 100 de dolari).
Înregistrați cât de mult are casa de marcat în numerar, cecuri, cupoane, credit, etc. Iată un exemplu de cum ați putea ține evidența totalurilor dvs:
| Încasări | Vânzări | Total |
|---|---|---|
| Încasări inițiale | $100 | |
| Încasări Vânzări | $500 | |
| Vânzări cu cardul de credit | 600$ | |
| Vânzări totale | $1,100 | |
| Vânzări pe credit | 0$ | |
| Cash Received | 500$ | |
| Total numerar în casă | 600$ |
După ce ați totalizat încasările de pe cardul de credit, cecurile și numerarul, comparați totalul cu raportul POS. Se potrivesc? Dacă da, sunteți gata de plecare! Dacă nu, trebuie să faceți niște săpături.
Cercetați discrepanțele
Așa că aveți o discrepanță în sertarul de numerar? Nu vă faceți griji! Acest lucru se întâmplă tot timpul proprietarilor de afaceri mici.
Cele mai multe discrepanțe sunt cauzate de erori umane, cum ar fi să dai restul incorect unui client sau să rătăcești o chitanță de card de credit.
Când echilibrați sertarul de numerar, fiți atenți atât la surplusuri, cât și la lipsuri. O depășire este atunci când sertarul dvs. este peste suma pe care raportul POS spune că ar trebui să o aveți. Un deficit este atunci când totalul din casa dvs. de marcat este mai mic.
Scăderile ar putea însemna că numerarul a fost fie pierdut, fie furat, fie numărat incorect. O depășire înseamnă, de obicei, că clienții dvs. au fost înșelați.
Când încercați să rezolvați discrepanțele, parcurgeți următorii pași:
- Recontați numerarul, cecurile, cupoanele, chitanțele de carduri de credit, etc.
- Verificați în interiorul și în jurul sertarului și al casei de marcat pentru informații lipsă (de ex, chitanțe)
- Revizuiți tranzacțiile POS pentru informații, cum ar fi tranzacțiile cu carduri de credit (dacă este cazul)
Asigură-te că cineva înregistrează discrepanțele de numerar în declarația de profit și pierdere a micii tale afaceri (P&L). Adăugați un rând la declarațiile P&L pentru a contabiliza discrepanțele de numerar.
Înregistrați tranzacțiile din sertarul de numerar
După ce ați numărat sertarul și ați verificat orice discrepanțe, înregistrați tranzacțiile din sertarul de numerar în registrele dumneavoastră.
Când înregistrați totalurile din casa de marcat, asigurați-vă că țineți cont de soldul inițial (de exemplu, 100 de dolari). Înregistrați orice numerar, credit, credit de magazin (dacă este cazul), cecuri, cupoane și alte vânzări în registrele dumneavoastră.
Dacă există discrepanțe pe care nu le-ați putut rezolva, contabilizați excesele sau lipsurile într-o coloană separată.
Consultați mai jos un exemplu de casă de marcat echilibrată:
| Bani încasați | Vânzări înregistrate | Diferență (+/-) | ||||
|---|---|---|---|---|---|---|
| Bani încasați | $425.00 | Vânzări în numerar | 425.00$ | 0.00$ | ||
| Checuri încasate | 53.25$ | Vânzări cu cecuri | 53.25$ | Vânzări cu cecuri | 53$.25 | 0,00$ |
| Credite de magazin colectate | 233,55$ | Vânzări de credite de magazin | 233,55$ | 0$.00 | ||
| Cărți de credit încasate | 657,48$ | Vânzări carduri de credit | 657,48$ | 0,00$ | ||
| Cupoane încasate | 11$.00 | Vânzări de cupoane | 11,00$ | 0,00$ | ||
| Total colectat | 1.380,28$ | Total înregistrat | 1.380,28$ | .28 | $0.00 |
Atunci, cum arată dacă raportul POS și numărătoarea nu se potrivesc? Aruncați o privire la un sertar cu unele discrepanțe.
| Bani încasați | Vânzări înregistrate | Diferență (+/-) | ||
|---|---|---|---|---|
| Bani încasați | 350,00$ | Vânzări în numerar | 367$.78 | – 17,78 $ |
| Checuri încasate | 85,33 $ | Vânzări cu cecuri | 72,55 $ | +12 $.78 |
| Credit magazin încasat | 247,52$ | Vânzări credit magazin | 247,52$ | 0$.00 |
| Cărți de credit încasate | 776,38$ | Vânzări carduri de credit | 776,38$ | 0$.00 |
| Cupoane încasate | 0,00$ | Vânzări de cupoane | 2,50$ | -$2,50 |
| Total încasat | 1.459$.23 | Total înregistrat | 1.453,95$ | +5,28$ |
După cum vă puteți da seama, din sertarul de mai sus lipsesc 17,78$ în numerar și cupoane în valoare de 2,50$.
Casa de marcat are, de asemenea, încă 12,78$ în cecuri neînregistrate în vânzări. Atunci când vânzările de cecuri sunt mai mici decât totalul cecurilor încasate, s-ar putea să se datoreze faptului că un angajat a înregistrat o tranzacție cu o metodă de plată incorectă.
Consiliere pentru echilibrarea sertarelor
Echilibrarea sertarelor de numerar nu trebuie să fie complicată. Folosiți sfaturile de mai jos pentru a vă ajuta să vă păstrați sertarul în cea mai bună formă.
Aveți o singură persoană pentru fiecare sertar
Când vine vorba de sertarul dvs. de numerar, cu cât mai puține persoane îl accesează, cu atât mai bine. Luați în considerare limitarea numărului de persoane care utilizează fiecare sertar. Limitările vă permit să evitați discrepanțele din sertarul de numerar și vă pot ajuta să evitați furtul la locul de muncă.
Aceeași idee ar trebui să fie valabilă și pentru managerul sertarului dvs. de numerar. Limitați numărul de persoane care echilibrează casele de marcat și se ocupă de contabilitatea sertarelor de numerar în afacerea dumneavoastră.
Asemnați sarcini
În scopul responsabilizării, desemnați unul sau doi angajați de încredere pentru a vă echilibra sertarul (sertarele) de numerar. Puteți desemna o persoană să numere sertarul în timp ce un alt angajat pregătește depozitul bancar. Cereți angajaților care gestionează sertarele de numerar să semneze un raport care să indice că au echilibrat sertarul.
La începutul zilei următoare sau al turei următoare, numărați din nou numerarul din fiecare sertar pentru a verifica dacă soldul inițial este corect. Dacă afacerea dvs. utilizează mai multe sertare, atribuiți această sarcină fiecărui casier și puneți-i să numere sertarul lor individual.
Utilizați rapoartele de vânzări
Dacă aveți un sistem POS, nu vă temeți să folosiți rapoartele de vânzări în avantajul dvs. Puteți folosi rapoartele pentru a vedea soldurile de început, curente și de sfârșit de zi ale unui sertar. Rapoartele de vânzări vă pot ajuta:
- Evitați să aveți prea mulți bani într-un sertar
- Verificați dacă un client a fost tras pe sfoară
- Descoperiți furtul angajaților
Rapoartele de vânzări vă pot oferi, de asemenea, o imagine a fluxului de numerar pentru ziua respectivă. Dacă doriți să vedeți cum merg vânzările, accesați un raport de vânzări.
Depozitați numerar în timpul zilei
Pentru a vă păstra sertarul de numerar frumos și ordonat, luați în considerare curățarea acestuia în timpul zilei. Deci, cum puteți face acest lucru? Depozite.
Dacă vi se pare că sertarul dvs. de numerar se revarsă pe parcursul zilei, faceți mai multe depozite mici în seif sau în bancă pentru a menține scăzut numărul de numerar din casierie. În caz contrar, v-ați putea confrunta cu un sertar dezorganizat și cu bani rătăciți sau furați.
Faceți depozite în momentele mai lente din timpul zilei. În acest fel, nu vă grăbiți să scoateți și să numărați numerarul.
În funcție de mărimea afacerii dvs. și de numerarul care intră, este posibil să fie nevoie să faceți mai multe depozite pe parcursul zilei. Dacă afacerea dvs. este mai mică, probabil că puteți sări peste acest pas cu totul.
Fiți atenți la discrepanțe consistente
Dacă începeți să observați discrepanțe în sertarul de numerar din nou și din nou, s-ar putea să se întâmple ceva. S-ar putea să aveți de-a face cu fonduri furate dacă numerarul nu se potrivește în mod constant cu rapoartele POS.
Atenție la tipare, cum ar fi lipsurile de rutină. De exemplu, dacă observați că în sertarul unui angajat lipsesc în mod constant 20 de dolari, s-ar putea să trebuiască să faceți mai multe săpături și să observați.
Trebuie să contabilizați fluxul de numerar al sertarului dumneavoastră? Nici o problemă! Software-ul de contabilitate de la Patriot vă permite să înregistrați cu ușurință veniturile și cheltuielile afacerii dvs. Începeți astăzi cu o demonstrație autoghidată!
Vă place ce ați citit? Hai să ne conectăm, prietene! Apreciați-ne pe Facebook și haideți să discutăm.
Acesta nu este un sfat juridic; pentru mai multe informații, vă rugăm să faceți clic aici.
Lasă un răspuns