Cum să vă îmbunătățiți scrisul de afaceri

Probabil că scrieți tot timpul la locul de muncă: propuneri către clienți, memo-uri către directorii executivi, un flux constant de e-mailuri către colegi. Dar cum vă puteți asigura că scrisul dvs. este cât mai clar și mai eficient posibil? Cum puteți face ca comunicările dvs. să iasă în evidență?

Ce spun experții
Managerii suprasolicitați și cu puțin timp ar putea crede că îmbunătățirea scrisului lor este un exercițiu plictisitor sau chiar frivol. Dar să știi cum să modelezi o propoziție interesantă și inteligentă este esențial pentru a comunica eficient, pentru a câștiga afaceri și pentru a te diferenția. „Așa cum a spus Marvin Swift în mod memorabil, un scris clar înseamnă o gândire clară”, a declarat Kara Blackburn, lector senior în comunicare managerială la MIT Sloan School of Management. „Poți avea toate ideile grozave din lume și, dacă nu poți comunica, nimeni nu le va auzi.” Din fericire, toată lumea are capacitatea de a se îmbunătăți, spune Bryan Garner, autorul cărții The HBR Guide to Better Business Writing. Scrierea eficientă „nu este un dar cu care te naști”, spune el. „Este o abilitate pe care o cultivi”. Iată cum să scrieți simplu, clar și precis.

Gândiți-vă înainte de a scrie
Înainte de a pune stiloul pe hârtie sau mâinile pe tastatură, gândiți-vă la ceea ce vreți să spuneți. „Greșeala pe care o fac mulți oameni este că încep să scrie prematur”, spune Garner. „Își elaborează gândurile pe măsură ce scriu, ceea ce face ca scrisul lor să fie mai puțin structurat, meandrat și repetitiv.” Întrebați-vă: Ce ar trebui să știe sau să creadă publicul meu după ce citește acest e-mail, propunere sau raport? Dacă răspunsul nu este imediat clar, înseamnă că vă mișcați prea repede. „Faceți un pas înapoi și petreceți mai mult timp adunându-vă gândurile”, vă sfătuiește Blackburn.

Să fiți direct
Spuneți-vă punctul de vedere chiar de la început. Mulți oameni constată că stilul și structura de scriere pe care le-au dezvoltat la școală nu funcționează la fel de bine în lumea afacerilor. „Una dintre marile boli ale scrisului de afaceri este amânarea mesajului pentru partea de mijloc a scrierii”, spune Garner. Prin prezentarea succintă a ideii principale mai întâi, îi economisiți timp cititorului dvs. și vă ascuțiți argumentul înainte de a vă arunca în cea mai mare parte a scrierii. Atunci când scrieți memo-uri și propuneri mai lungi, Garner sugerează să expuneți problema și soluția propusă în „nu mai mult de 150 de cuvinte” în partea de sus a primei pagini. „Dobândiți abilitatea de a rezuma”, spune el. „Dacă deschiderea dvs. nu este bună, atunci întreaga scriere nu va fi bună.”

Tăiați din grăsime
Nu „folosiți trei cuvinte când unul ar fi suficient”, spune Blackburn. Citiți-vă scrisul cu ochi critici și asigurați-vă că fiecare cuvânt lucrează în direcția punctului dumneavoastră mai mare. Tăiați fiecare cuvânt sau propoziție inutilă. Nu este nevoie să spuneți „consensul general de opinie”, de exemplu, când „consens” este suficient. „În clipa în care cititorii simt că un text este verbos, încep să se deconecteze”, spune Garner. El sugerează eliminarea prepozițiilor (point of view devine viewpoint); înlocuirea cuvintelor în -ion cu verbe de acțiune (provided protection to devine protected); folosirea de contracții (don’t în loc de do not și we’re în loc de we are); și înlocuirea lui is, are, was și were cu verbe mai puternice (indicates în loc de is indicative of).

Evitați jargonul și cuvintele de 10 dolari
Scrisul de afaceri este plin de cuvinte de actualitate și acronime specifice industriei. Și în timp ce acești termeni sunt uneori inevitabili și pot fi ocazional de ajutor ca stenogramă, ei indică adesea o gândire leneșă sau dezordonată. Aruncați prea multe, iar cititorul dvs. va presupune că sunteți pe pilot automat – sau, mai rău, nu va înțelege ceea ce spuneți. „Jargonul nu adaugă nicio valoare”, spune Blackburn, dar „claritatea și concizia nu se demodează niciodată”. Garner sugerează crearea unei „liste negre a cuvintelor în vogă” de cuvinte de evitat, inclusiv termeni precum „acționabil”, „competență de bază”, „de impact” și „stimulent”. De asemenea, ar trebui să evitați utilizarea unui limbaj grandios. Scriitorii cred adesea, în mod eronat, că folosirea unui cuvânt mare atunci când unul simplu este suficient este un semn de inteligență. Nu este așa.

Citiți ceea ce scrieți
Puneți-vă în locul cititorului dumneavoastră. Este punctul tău de vedere clar și bine structurat? Propozițiile sunt simple și concise? Blackburn sugerează să citiți pasaje cu voce tare. „Acolo se dezvăluie acele defecte: lacunele din argumentele tale, propoziția greoaie, secțiunea care este prea lungă cu două paragrafe”, spune ea. Și nu vă fie teamă să cereți unui coleg sau prieten – sau, mai bine, mai multor colegi și prieteni – să vă editeze lucrarea. Primiți cu bucurie feedback-ul lor; nu-l resimțiți. „Editarea este un act de prietenie”, spune Garner. „Nu este un act de agresiune.”

Practicați în fiecare zi
„Scrisul este o abilitate”, spune Blackburn, „iar abilitățile se îmbunătățesc prin practică.” Garner sugerează să citiți zilnic materiale bine scrise și să fiți atenți la alegerea cuvintelor, la structura propozițiilor și la cursivitate. „Începeți să acordați atenție stilului din The Wall Street Journal”, spune el. Investiți într-un ghid de stil și gramatică de referință – Garner recomandă Modern English Usage al lui Fowler. Cel mai important este să vă rezervați timp în programul dumneavoastră pentru editare și revizuire. „Scrierea și refacerea propriei scrieri este locul în care se produce schimbarea, iar aceasta nu este rapidă”, spune Blackburn. „Timpul este bine cheltuit pentru că scriitorii buni se disting la locul de muncă.”

Principii de reținut:

Faceți:

• Planificați ceea ce veți spune pentru a vă face scrisul mai direct și mai eficient.
• Utilizați cuvintele cu moderație și păstrați propozițiile scurte și la obiect.
• Evitați jargonul și cuvintele „fanteziste”. Străduiți-vă în schimb să căutați claritatea.

Nu:

• Argumentați că pur și simplu nu puteți scrie. Oricine poate deveni un scriitor mai bun cu ajutorul practicii.
• Pretindeți că prima dvs. schiță este perfectă, sau chiar pasabilă. Orice document poate fi îmbunătățit.
• Îngropați-vă argumentul. Prezentați-vă ideea principală cât mai curând posibil.

Studiu de caz nr. 1: Nu vă fie teamă să împărtășiți
Când David McCombie a început să lucreze ca consultant în management la McKinsey & Company, și-a dat seama imediat că stilul de scriere pe care și-l perfecționase la Facultatea de Drept de la Harvard nu era potrivit pentru comunicările la nivel executiv. „Era vorba de structura argumentelor mele”, spune David. „Primeam feedback că trebuie să ajung mai repede la subiect.”

Cu o scriere juridică sau academică, „în general, vei începe cu construirea cazului și vei pune punctul principal până la sfârșit”, spune el. „Dar în comunicările de afaceri, cel mai bine este să începi mai întâi cu concluzia.”

Pentru a-și face scrierile mai directe și mai eficiente, David le-a cerut mai multor colegi seniori toate prezentările și rapoartele lor anterioare, astfel încât să poată imita elementele cheie ale formatului și stilului lor. De asemenea, a copiat pe e-mailurile importante colegii de încredere care erau comunicatori deosebit de pricepuți și le-a cerut feedback-ul.

David a transpus aceste practici în firma de private equity pe care a fondat-o în Miami, McCombie Group. „Îi trimit orice este important partenerului meu și el îl citește”, spune David, adăugând că știe că nu trebuie să ia editările personal. „Discutăm dacă există o modalitate mai bună de a transmite o idee, cum putem fi mai succint.”

Îmbunătățirea scrisului său a avut un efect direct asupra capacității lui David de a deveni o voce influentă în domeniul său. În prezent, el scrie o carte despre piața de nișă a firmei sale de private equity, The Family Office Practitioner’s Guide to Direct Investments.

„Chiar dacă știam să scriu bine despre afaceri de la bun început, cred că îmbunătățirea continuă a scrisului tău și trecerea la nivelul următor este absolut esențială pentru succes”, spune David. „Cu cât o faci mai mult, cu atât devine mai ușor.”

Studiul de caz nr. 2: Studiați scrisul bun
Tim Glowa își construise deja o carieră de succes ca și consultant în marketing strategic când a decis să își fixeze ambițiile un pic mai sus. „Am vrut să fiu perceput ca un lider de opinie”, spune Tim, „iar pentru a face acest lucru, trebuia să am un punct de vedere și trebuia să expun acest punct de vedere în public.”

El știa că redactarea unor articole de opinie și lucrări de cercetare inteligente și digerabile era esențială pentru a-și îmbunătăți reputația profesională. Scrisul său era deja bine primit de către colegi și colegi, dar o mare parte din experiența sa era înrădăcinată în scrisul academic. Așa că a început să citească publicații de afaceri, cum ar fi McKinsey Quarterly, pentru stil. „Am studiat modul în care acestea comunică”, spune Tim, „și am făcut un efort pentru ca propria mea scriere să fie mai directă și mai concisă.”

De asemenea, a încorporat un ritual de schițare în scrisul său. Înainte de a scrie rapoarte și memo-uri, el începe acum cu o scurtă schiță a celor trei obiective principale. „Nu poți pur și simplu să începi să tastezi și să te aștepți să ajungi undeva”, spune el. „Este ca și cum ai pleca la o plimbare și nu știi unde este destinația.”

Tim, acum cofondator al unei firme de analiză de marketing numită Bug Insights, crede că aceste eforturi l-au făcut un comunicator mai eficient, îmbunătățindu-și nu doar scrierile mai lungi, ci și e-mailurile și chiar mesajele vocale. „Se filtrează în aproape toată comunicarea mea”, spune el. Iar munca sa își găsește un public. Câteva dintre lucrările sale au fost descărcate de peste 100.000 de ori, iar o companie Fortune 50 a folosit recent una dintre lucrările sale într-un program intern de formare și dezvoltare.

Tim este mulțumit de progresele sale, dar spune că nu va înceta să depună eforturi suplimentare. „Trebuie să muncești pentru asta”, spune el. „De fiecare dată când dezvolți o nouă abilitate, trebuie să o studiezi.”

.