Cum să scrieți e-mailuri de urmărire care garantează practic un răspuns (cu șabloane!) – Mindmaven.com

Cum să scrieți e-mailuri de urmărire care garantează practic un răspuns (cu șabloane!)

Ați petrecut vreodată ceea ce vi s-a părut a fi o veșnicie pentru a redacta e-mailul „perfect”, doar pentru a nu primi nimic altceva decât tăcere radio în schimb? Dacă semănați cu majoritatea oamenilor, probabil că ați făcut-o.

La urma urmei, un studiu recent a constatat că o persoană medie primește aproximativ 141 de e-mailuri pe zi, dar trimite doar 40.

Nu este nevoie de un matematician pentru a realiza că asta înseamnă că 3/4 din e-mailurile pe care le primește cineva nu primesc niciodată un răspuns. Întrebarea este: cum puteți aranja lucrurile în favoarea dvs. pentru a crește șansele de a face parte din acea râvnită 1/4 parte?

Sigur: modul în care vă scrieți e-mailul inițial joacă un rol important în acest sens, iar noi am vorbit deja destul de mult despre cum să scrieți e-mailuri care să primească răspunsuri.

Dar, la sfârșitul zilei, e-mailul dvs. inițial reprezintă doar jumătate din bătălie. Chiar dacă faci totul cum trebuie, tot s-ar putea să nu primești un răspuns. Iar când se întâmplă asta, norocul stă în follow-up.

Problema este că mulți oameni nu știu cum sau când să trimită e-mailuri de follow-up. Această incertitudine îi face să se simtă inconfortabil și, ca urmare, de multe ori sfârșesc prin a nu trimite nimic (sau trimit ceva care, în cel mai bun caz, este ineficient).

Astăzi, vom vorbi despre trei șabloane de e-mailuri de follow-up dovedite pe care le puteți folosi pentru a garanta practic un răspuns din partea destinatarului.

Nota: Această postare pe blog face parte din noul nostru program online, The Email Response & Opportunity Generation Course. Faceți clic aici pentru a afla mai multe!

Primele lucruri mai întâi: Treceți peste voi înșivă – nu este ceva personal

Dar înainte de a ajunge acolo, există ceva important pe care vreau să îl subliniez. Dacă trimiteți un e-mail care nu primește un răspuns, nu o luați personal.

O lipsă de răspuns nu înseamnă neapărat că a fost ceva în neregulă cu e-mailul dvs. și nici nu înseamnă neapărat că cealaltă persoană vă ignoră în mod intenționat.

Din experiența mea, acesta este rareori cazul.

Adevărul este că, probabil, destinatarul a văzut e-mailul dvs. și a avut intenția de a vă răspunde. Doar că, mai târziu. Când lucrurile s-au mai liniștit. Problema este – în ciuda celor mai bune intenții ale lor – în momentul în care lucrurile au încetinit în cele din urmă, ore (sau chiar zile) mai târziu, pur și simplu au uitat.

Știu că am făcut asta și s-ar putea ca și dvs. să fiți vinovat de asta.

Așa că țineți cont de asta: Atâta timp cât e-mailul dvs. original vine dintr-un loc în care oferiți o valoare autentică celeilalte persoane, nu aveți de ce să vă faceți griji.

Nu vă ignoră, iar dvs. nu îi deranjați prin trimiterea unui e-mail de follow-up (dacă o faceți corect). De fapt, dacă sunteți cu adevărat încrezător în valoarea pe care credeți că o puteți oferi acestei persoane, i-ați face un deserviciu dacă nu îi dați curs.

Așa că treceți peste acest disconfort inițial și cred că veți descoperi că mulți oameni chiar apreciază acest memento.

The 4-Week Follow Up Email Game Plan

Și cu asta spus, haideți să intrăm în planul de urmărire.

Mai jos, veți găsi trei e-mailuri de urmărire separate. Rețineți că aceste e-mailuri nu ar trebui să fie interschimbabile – ele reprezintă o secvență care ar trebui să aibă loc pe o perioadă de 4 săptămâni (nu vă faceți griji, vă voi da recomandări de sincronizare).

O scurtă notă: Aceste șabloane au fost dovedite de nenumărate ori atât în experiența mea, cât și în experiențele multora dintre clienții mei. Așa că, deși cu siguranță doriți să personalizați conținutul pentru a face să se simtă ca și cum ar veni de la dumneavoastră, vă recomand să nu vă îndepărtați prea mult de mesajele originale.

Follow-Up Email #1: The Quick Re-Ping

Acest prim mesaj de follow-up ar trebui trimis la 5 zile după e-mailul inițial și are un singur scop: Să vă readucă numele în fruntea căsuței lor de primire.

Ar trebui să fie scurt, fără presiune și fără vinovăție. Din punct de vedere al conținutului, tot ceea ce faceți este să rezumați conținutul e-mailului dvs. inițial într-o singură propoziție sau două.

Este, de asemenea, o idee bună să includeți mesajul dvs. original în partea de jos a acestui e-mail de follow-up, astfel încât destinatarul dvs. să nu fie nevoit să scotocească prin căsuța de primire pentru a-l găsi. De exemplu:

Subiect: Touching Base

Bună, John,

Am vrut doar să dau curs e-mailului pe care l-am trimis cu ceva timp în urmă despre o întâlnire pentru un interviu rapid. Veți găsi e-mailul original sub semnătura mea. Este ceva ce te-ar interesa?

Salut,

Anne

În cele mai multe cazuri, cred că vei găsi că un singur mesaj de urmărire ca cel de mai sus va fi tot ce este nevoie pentru a obține răspunsul pe care îl cauți. Dar dacă nu …

Mesajul de urmărire nr. 2: The Friendly Check-In

Cel de-al doilea mesaj de urmărire ar trebui să vină la 7 zile după mesajul de urmărire Friendly Re-Ping.

Ca și primul, scopul tău aici nu este de a culpabiliza sau de a da vina pe cealaltă persoană. De fapt, acest e-mail ar trebui să facă exact opusul. Oferiți destinatarului dvs. beneficiul îndoielii și presupuneți că mesajele dvs. sunt pur și simplu pierdute undeva. De exemplu:

Subiect: A ajuns e-mailul meu la destinație?

Bună, John,

Am vrut să trimit un mesaj rapid pentru a da curs e-mailului meu despre conectarea pentru un scurt interviu.

Din moment ce nu am primit încă un răspuns, mă întreb dacă ai primit e-mailurile în primul rând și am vrut să mă asigur că nu au căzut prin fisuri (știu că am ratat cu siguranță câteva e-mailuri care au fost sortate din greșeală în spam). Ar fi grozav dacă mi-ați putea trimite un ping rapid pentru a mă anunța că l-ați primit. Am inclus e-mailul original mai jos.

Salut,

Anne

Încă o dată, vă recomand să păstrați acest e-mail în același fir de discuție cu mesajul dvs. original de follow-up, astfel încât să aibă tot contextul și informațiile de care au nevoie pentru a răspunde direct la acest e-mail.

Follow-Up Email #3: The Last Chance

E-mailul final de follow-up ar trebui să fie trimis la 14 zile după Friendly Check-In. În acest moment, au trecut aproape 30 de zile; așa că este timpul să schimbați puțin abordarea.

Cu acest mesaj, căutați să creați un sentiment de urgență prin scoaterea ofertei dumneavoastră de pe masă. Permiteți-mi să vă dau mai întâi un exemplu, apoi îl voi descompune în elementele sale de bază:

Subiect: Checking in one more time

Bună John,

Din moment ce nu am avut prea mult noroc să dau de tine prin e-mail, m-am gândit să încerc un canal diferit. Tocmai ți-am lăsat un mesaj vocal ca urmare a e-mailului cu privire la proiectul de cercetare de acum câteva săptămâni.

Dacă nu am primit răspuns de la dvs., voi presupune că nu este cel mai bun moment acum și voi înceta să mai dau curs acestei chestiuni. Dacă am interpretat greșit situația și sunteți interesat, trimiteți-mi un ping rapid. Am inclus e-mailul original mai jos pentru comoditatea dumneavoastră.

Salut,

Anne

După cum puteți vedea, acest e-mail are două componente principale:

• În primul rând, presupune că ați încercat un alt mijloc de a ajunge la destinatar. Poate că e-mailul pur și simplu nu este metoda lor preferată de comunicare, că filtrele lor de spam sunt turate un pic prea sus sau căsuța lor de primire este pur și simplu prea aglomerată. Puteți depăși această potențială problemă pur și simplu încercând o nouă metodă de contactare, cum ar fi un apel telefonic, mesaje text sau social media.
• În al doilea rând, creează un sentiment de urgență și de raritate cu linia: „Dacă nu am primit un răspuns de la dumneavoastră, voi presupune că nu este cel mai bun moment acum și nu voi mai urmări această chestiune”. Dacă destinatarul este interesat de ceea ce oferiți sau cereți, o astfel de replică este aproape garantat că va obține un răspuns.

Așteptați: Ce se întâmplă dacă tot nu primesc un răspuns după aceste e-mailuri?

Realitatea este că – chiar și cu mesajul inițial corect și cu planul de joc de e-mailuri de urmărire de mai sus – tot nu veți primi un răspuns la fiecare e-mail pe care îl trimiteți (mai ales când vorbim de e-mailuri la rece).

Dacă nu ați primit un răspuns după ce ați trimis aceste trei e-mailuri, este de obicei sigur să presupunem că acum nu este un moment bun pentru ele. Vă recomand să vă puneți în raft încercările de sensibilizare timp de 3-6 luni – în funcție de relație și context – și apoi să încercați din nou.

La urma urmei: Până când primiți un „nu” clar, puteți presupune întotdeauna că sunt încă interesați.

The Fortune’s in the Follow Up, But …

Rețineți, cele trei e-mailuri de mai sus sunt construite pe presupunerea că ați scris un e-mail inițial la care merită să răspundeți în primul rând.

Dacă sunteți la fel ca mine și ca mulți dintre clienții mei, e-mailul este o parte fundamentală pentru a face afaceri – deci este important să vă asigurați că obțineți cât mai multă valoare din acest mediu.

În acest scop, echipa mea și cu mine am lansat recent cel mai nou program online al nostru, The Email Response and Opportunity Generation Course.

În el, mă scufund mai adânc în cele trei sfaturi de mai sus și vă prezint o mulțime de alte informații valoroase. Veți învăța …

• Cei 3 factori care determină probabilitatea de a primi un răspuns prin e-mail și cum să îi influențați pentru a obține rate de răspuns mai mari.
• Importanța alinierii „cererii” dvs. la destinatar și cum să vă identificați „Cererea supremă” pentru a obține rate de răspuns revoluționare.
• Cum să garantați aproape garantat răspunsurile prin e-mail cu un plan de joc de urmărire acționabil, modelat (bine, am făcut deja asta aici … Dar de aceea primiți acest lucru cu o reducere!)

În plus, veți avea acces la peste 20 de exemple de e-mailuri din lumea reală pentru a vă ajuta să scrieți e-mailul perfect pentru a genera oportunitățile de care aveți nevoie pentru a reuși.

În mod normal, accesul la acest curs este de 29,99 $ – dar pentru că ați finalizat deja o parte din conținut prin această postare pe blog, vi-l oferim la un preț cu mare reducere de numai 7 $.

Dacă sună ca ceva care ar fi valoros pentru tine, te îndemn fie să dai click aici pentru a afla mai multe, fie să dai click pe imaginea de mai jos pentru a te înscrie acum.

În orice caz, sper că acest lucru a fost valoros pentru tine. Emailing fericit!