Cele mai bune practici de păstrare a înregistrărilor pentru întreprinderile mici

Nu cred că Marie Kondo se referea aici la înregistrările de afaceri, dar cu siguranță se aplică: „A pune lucrurile în ordine înseamnă să-ți pui și trecutul în ordine.”

Înregistrările de afaceri dovedesc tranzacțiile și activitățile de afaceri. Dezvoltarea unei afaceri de succes necesită organizare la toate nivelurile, inclusiv a înregistrărilor dvs. de afaceri.

Un sistem eficient de gestionare a înregistrărilor nu necesită mult timp pentru a fi întreținut și simplifică evidența contabilă, pregătirea impozitelor și auditurile financiare.

Să urmați aceste sfaturi pentru a crea un sistem de păstrare a înregistrărilor care să vă mențină tensiunea arterială scăzută în timpul sezonului de depunere a declarațiilor fiscale.

Implementați un sistem de gestionare a documentelor

Toate tranzacțiile de afaceri ar trebui să fie documentate, fie pe hârtie, fie în format electronic. Pe măsură ce afacerea dvs. crește, crește și teancul de hârtii și fișiere pe care afacerea dvs. trebuie să le stocheze.

În primul rând, renunțați la hârtii, astfel încât toate înregistrările dvs. să fie ușor accesibile. Apoi, implementați un sistem de gestionare a documentelor digitale care să vă organizeze documentele de afaceri. Apoi, adăugați un sistem de control al documentelor care să sublinieze cât de des trebuie să revizuiți și să actualizați documentele.

Verificați dacă există mandate de păstrare a documentelor

Menținerea documentelor nu înseamnă doar să puneți un zâmbet pe fața specialistului dvs. în pregătirea fiscală. Este, de asemenea, pentru a respecta mandatele de păstrare a documentelor.

Mandatele de păstrare a documentelor de către IRS și Departamentul Muncii (DOL) variază între doi și șase ani, în funcție de document. Indiferent de aceasta, păstrați toate înregistrările de afaceri timp de cel puțin șapte ani.

Câteva înregistrări de afaceri, cum ar fi certificatele de scutire de impozit ale unei organizații nonprofit sau ID-ul fiscal al unei afaceri, nu devin niciodată irelevante, așa că păstrați-le întotdeauna la îndemână.

Reguli de păstrare a înregistrărilorIRS se aplică înregistrărilor care v-au ajutat să calculați sau să justificați venitul de afaceri, deducerile fiscale sau creditele fiscale. DOL vă cere să păstrați toate documentele care vă ajută să efectuați salarizarea.

IRS poate verifica înregistrările financiare ale afacerii dvs. până la șapte ani în trecut și chiar și mai mult atunci când nu depuneți o declarație fiscală sau sunteți suspectat de fraudă. Majoritatea contabililor vă spun să păstrați toate documentele de afaceri timp de cel puțin șapte ani după ce nu mai sunt relevante.

Cele mai comune înregistrări de afaceri includ:

• Numele, adresele și informațiile de contact ale angajaților
• Filele de pontaj ale angajaților
• Toturile de plată ale angajaților
• Toate formularele de impozit depuse la IRS
• Situațiile bancare
• Documentele de asigurare
• Contracte, inclusiv împrumuturi și ipoteci
• Contracte de achiziție
• Facturi de la clienți
• Declarații fiscale
• Situații financiare
• Programe de amortizare

.

• Documente de înregistrare a afacerii
• Procese-verbale ale ședințelor consiliului de administrație
• Dosare juridice
• E-mail-uri

Statele pot specifica și alte reguli de păstrare a documentelor, așa că verificați site-ul web al departamentului de trezorerie al statului dumneavoastră pentru informații mai detaliate.

Alegeți un software de contabilitate și de salarizare care generează înregistrări

Lăsați software-ul să conducă la crearea de înregistrări contabile pentru întreprinderile mici, cum ar fi facturile clienților și formularele de impozit pe salarii.

Majoritatea programelor de contabilitate pot genera facturi pentru clienți. De asemenea, software-ul ar trebui să vă ajute în mod automat cu elementele de bază ale contabilității, cum ar fi înregistrarea creanțelor atunci când facturați un client.

Majoritatea programelor de contabilitate pot genera facturi de la clienți. Sursa: Xero.

Programul dvs. de salarizare ar trebui să se ocupe de crearea înregistrărilor privind impozitul pe salarii, cum ar fi:

• Formularele W-2
• Formularele W-3
• Formularele 1099-MISC
• Formularele 1099-NEC, nou în 2020
• Formularele 941

Software-ul de salarizare generează și depune aceste formulare la autoritatea competentă, fie că este vorba de IRS, de Administrația de Securitate Socială (SSA), sau de ambele. Puteți căuta cu ușurință aceste formulare în software-ul de salarizare ori de câte ori aveți nevoie de ele.

Corelați înregistrările cu tranzacțiile în timpul reconcilierilor bancare

Contabilitatea 101 ne învață să avem documente pentru toate tranzacțiile de afaceri. Stăpâniți elementele de bază ale contabilității făcând ca evidența să facă parte din contabilitatea afacerii dvs. mici.

Concordanțele bancare ajută întreprinderile mici să depisteze erorile și să înțeleagă poziția lor financiară. Este, de asemenea, momentul ideal pentru a vă asigura că aveți documentație pentru toate tranzacțiile de afaceri.

În timpul reconcilierii bancare lunare, potriviți fiecare tranzacție din software-ul de contabilitate cu o înregistrare. Pe măsură ce parcurgeți tranzacțiile de afaceri, asigurați-vă că aveți o factură, o chitanță sau un contract corespunzător.

Dacă software-ul dvs. vă permite, stocați înregistrările de afaceri în software-ul dvs. de contabilitate. Intuit QuickBooks Online permite utilizatorilor să atașeze documente la fiecare tranzacție, astfel încât oricine deschide registrele dvs. să poată vizualiza înregistrarea asociată.

Ajustați înregistrările direct la tranzacțiile de afaceri din software-ul dvs. de contabilitate. Sursa: Intuit.

Realizați o copie de siguranță și asigurați-vă înregistrările

Trăim într-o perioadă în care breșele de date și dezastrele naturale sunt frecvente. Luați-vă timp pentru a face o copie de rezervă și a vă securiza înregistrările pentru a evita o catastrofă.

Înregistrările stocate pe hârtie sau pe un hard disk ar trebui să fie salvate în cel puțin o altă locație. Digitalizați toate documentele pentru a păstra informațiile care ar putea fi pierdute, furate sau distruse.

Stocarea înregistrărilor pe un software bazat pe cloud scade riscul de a le pierde, dar crește riscul de furt. Înregistrările afacerii dvs. includ informații sensibile, cum ar fi numerele de securitate socială (SSN) ale angajaților.

Când stocați înregistrările afacerii online, securizați contul dvs. cu o parolă unică și puternică și activați autentificarea cu doi factori.

.