Ce este cel mai popular instrument de facturare și gestionare a practicii terapeutului?

Pentru mulți terapeuți, logistica de afaceri este unul dintre cele mai puțin convingătoare aspecte ale conducerii unui cabinet privat înfloritor. Marketingul, gestionarea notelor clienților și facturarea, toate acestea distrag atenția de la ceea ce este cel mai important – petrecerea timpului cu clienții.

Noi, cei de la Zencare, ajutăm pe partea de marketing, așa că am fost curioși, în mod natural, să aflăm care sunt cele mai bune instrumente de facturare și gestionare a cabinetului. Am făcut un sondaj și am analizat rezultatele de la peste 100 de terapeuți din comunitatea Zencare pentru a afla ce instrumente de gestionare a practicii sunt preferate în rândul terapeuților din practica privată.

Citește mai departe pentru o perspectivă sinceră, de primă mână, asupra celor mai populare instrumente, inclusiv ce caracteristici apreciază cel mai mult terapeuții, caracteristicile lor de vis și discuții reale despre costuri, ușurința de utilizare și integrare.

SimplePractice este platforma preferată!

Rezultatele au venit, iar SimplePractice câștigă! Peste o treime dintre terapeuții Zencare (34%) intervievați folosesc SimplePractice, ceea ce face ca aceasta să fie platforma de facturare și de gestionare a software-ului preferată de terapeuții din rețeaua noastră.

SimplePractice a obținut o notă de 8.7/10 punctaj de satisfacție în rândul terapeuților care o folosesc, 90% dintre terapeuți citând „ușurința de utilizare” ca fiind caracteristica pe care o apreciază cel mai mult.

Terapeuții folosesc o mare varietate de instrumente de facturare și gestionare a practicii – nicio platformă nu este majoritară.

Am fost surprinși să aflăm că există atât de multe opțiuni diferite pentru serviciile și metodele de facturare și gestionare a practicii terapeutului. În sondajul nostru, terapeuții au indicat 15 moduri diferite de a gestiona facturarea și informațiile despre pacienți, inclusiv platforme online, sisteme offline/pe suport de hârtie și lucrul cu un profesionist în domeniul facturării. Nicio metodologie unică nu a capturat majoritatea pieței; în schimb, majoritatea terapeuților par să găsească un instrument și un sistem care funcționează cel mai bine pentru ei. Iată defalcarea platformelor pe care le folosesc terapeuții intervievați:

• SimplePractice (34%)
• Office Ally (16%)
• Offline/Papier-based (13%)
• TherapyNotes (11%)
• Therapy Appointment (6%)
• Theranest (5%)
• Billing professional (4%)
• My ClientsPlus (3%)
• Availity (2%)
• ShrinkRapt (2%)
• A+Delphi (1%)
• Carepaths (1%)
• CounSol (1%)
• Optum (1%)
• Therapist Helper (1%)

SimplePractice, Office Ally, și TherapyNotes reprezintă majoritatea pieței.

Împreună, primele trei instrumente online de facturare și gestionare a cabinetului – SimplePractice, Office Ally și TherapyNotes – reprezintă 61% din toate metodele de facturare și gestionare a cabinetului utilizate. SimplePractice (34%) a preluat conducerea, urmat de Office Ally (16%) și TherapyNotes (11%).

Terapeuții aleg SimplePractice și TherapyNotes pentru ușurința de utilizare, iar Office Ally și sistemele offline bazate pe hârtie pentru costuri și accesibilitate.

De ce aleg terapeuții fiecare platformă? Se pare că este un compromis între ușurința de utilizare și cost.

SimplePractice și TherapyNotes în ceea ce privește ușurința de utilizare.

90% dintre terapeuți au citat „ușurința de utilizare” ca fiind principala caracteristică atât pentru SimplePractice, cât și pentru TherapyNotes.

Ce face ca alegerea nr. 1, SimplePractice, să fie deosebit de ușor de utilizat? Am vorbit cu terapeuții Zencare și am aflat că aceștia adoră aplicațiile mobile ale platformei, procesul de admitere complet electronic și estetica prietenoasă cu utilizatorul.

SimplePractice are atât aplicații mobile pentru iOS, cât și pentru Android – în magazinul de aplicații iOS, se mândrește cu 4.289 de recenzii cu o medie de 4.7 din 5 stele.

Imagine prin amabilitatea SimplePractice

„Îmi place și folosesc aplicația mobilă pentru SimplePractice tot timpul”, spune Dr. Ruben Hopwood, un psiholog licențiat din Cambridge, Massachusetts.

Dr. Hopwood citează aceste caracteristici ca avantaje ale aplicației SimplePractice:

• Verificați orice elemente/documente în așteptare
• Întoarceți și primiți mesaje instantanee securizate de la clienți (de ex. clienții îl pot alerta direct atunci când întârzie)
• Procesează plățile
• Verifică și modifică calendarul
• Interfața dintre computer și aplicația mobilă face ca munca să fie ușoară și accesibilă

Kristen Acciari, asistent social clinic licențiat în Warwick, Rhode Island, spune că motivul definitoriu pentru care a ales SimplePractice în detrimentul oricărui alt instrument este procesul lor de admitere complet electronic. „Este o valoare indispensabilă – în calitate de cabinet de grup cu șase clinicieni, nu aveam cum să gestionăm volumul nostru actual de clienți cu vechiul nostru formular pe hârtie și procesul de transcriere a datelor.”

Estetica poate fi, de asemenea, un alt motiv pentru care furnizorii aleg SimplePractice – 31% dintre utilizatorii intervievați se bucură de aspectul general al SimplePractice.

Imagine prin amabilitatea SimplePractice

„Software-ul este ușor de utilizat, foarte interactiv și plăcut ochiului”, spune Dr. Sarah Karytko, un psiholog care utilizează SimplePractice în cabinetul său din Brookline, Massachusetts.

TherapyNotes, pe de altă parte, poate că nu are o aplicație (încă!), dar utilizatorii par mulțumiți de produsul în general. „Folosesc Therapy Notes de peste un an și am fost foarte mulțumită atât de funcționalitatea sa, cât și de ușurința de utilizare”, spune Jamie Bloom, asistent social clinic licențiat în Brooklyn, New York.

Imagine prin amabilitatea TherapyNotes

TheraNest, pe care o folosesc 5% dintre terapeuții intervievați, are o aplicație pentru iOS – deși, cu doar 9 recenzii pe App Store la momentul redactării acestui articol, este posibil să fie (la propriu!) subestimată. Stephanie Saklad, terapeut licențiat în domeniul artelor creative din Queens, New York, folosește cu plăcere TheraNest de aproximativ doi ani. În calitate de terapeut de artă, ea apreciază faptul că „există o porțiune în care pot scana documente, astfel încât să pot scana operele de artă ale clienților, precum și documentele lor de admitere”.

Office Ally și alte instrumente gratuite câștigă la cost.

Trei sferturi dintre terapeuți au indicat „costul/ accesibilitatea” ca fiind principalul lucru care le place la Office Ally.

Și asta are sens – pentru că cea mai mare parte din Office Ally este gratuită! (Cu o taxă pentru cererile de rambursare non-par, care se aplică atunci când 50% sau mai mult din volumul lunar de cereri de rambursare este către plătitori non-par).

Imagine prin amabilitatea Office Ally/Vimeo

Acesta se compară cu o taxă de bază de 39$-$59/lună pentru SimplePractice și 49$-$59/lună pentru TherapyNotes – și asta înainte de taxele suplimentare pentru procesarea cererilor de rambursare, taxele pentru carduri de credit și funcțiile adăugate, cum ar fi tele-terapia.

În mod similar, terapeuții care folosesc sisteme proprii sau sisteme bazate pe hârtie aleg această cale pentru beneficiile legate de costuri.

Claudia Giolitti, un psihoterapeut licențiat din New York City, folosește Google Sheets de la G-Suite pentru cabinetul său. G-Suite este versiunea orientată spre afaceri a produselor Google și oferă opțiunea de a semna un Acord de asociere cu asociații de afaceri (BAA) pentru a fi în siguranță HIPAA; Google Sheets funcționează ca Excel, permițând utilizatorilor să construiască și să gestioneze foi de calcul.

Giolitti adoră faptul că își poate gestiona gratuit munca de administrare a afacerii – dar în ceea ce privește estetica și ușurința de utilizare, nu este atât de convinsă. „Ar fi minunat dacă ar avea funcția de autocorectare sau șabloane de diferite formulare utile”, spune ea. „De exemplu, un șablon de formulare pentru impozite, cheltuieli, venituri, jurnalul de serviciu al pacienților etc. De asemenea, o opțiune securizată prin parolă pentru a partaja formulare între terapeuții din același cabinet și un aspect mai bun. Este destul de simplu și verde!”

Terapeuții sunt, în general, mulțumiți de alegerile lor!

Terapeuții au stăpânit arta de a fi fericiți? În cea mai mare parte, ei sunt clienți mulțumiți! Aproape jumătate dintre utilizatorii primelor trei platforme online au indicat că sunt în general mulțumiți de platforma pe care au ales-o.

Circa jumătate dintre terapeuții care utilizează SimplePractice (47%) au indicat că sunt în general mulțumiți și nu au avut nicio plângere. Puțin peste o treime dintre utilizatori (37%) și-ar fi dorit ca platforma să fie mai accesibilă din punct de vedere financiar, urmată de 17% dintre terapeuți care au considerat că serviciul pentru clienți nu este util sau accesibil.

Caracteristici de vis: terapeuții își doresc ca platformele lor să dispună de e-mailuri securizate pe loturi, posibilitatea ca clienții să încarce documente și mai multe capacități de branding al cabinetului.

Instrumentele de facturare și software ar putea dori să ia aminte: terapeuții au o mulțime de idei de îmbunătățire!

„Mi-aș dori să pot folosi mesageria securizată pentru a trimite un e-mail complet tuturor pacienților deodată despre actualizările cabinetului”, spune Dr. Karytko, clientul SimplePractice, de altfel mulțumit. „În prezent, pot trimite în mod securizat mesaje individuale pacienților, dar ar fi preferabil un e-mail fulgerător.”

Dr. Hopwood are și el câteva idei pentru SimplePractice. „Un element de care am mare nevoie și care nu este disponibil în prezent este posibilitatea ca clienții să încarce documentele pe care le solicit, cum ar fi copii ale rapoartelor de evaluare, informații medicale, rezumate de externare sau de testare și formulare de eliberare de informații.” O altă dorință (autoadmisă ca fiind minoră)? „Mijloacele de a avea formulare care să fie formatate cu antetul și/sau logo-ul meu.”

Brennan Mallonee, consilier licențiat în sănătate mintală în Somerville, Massachusetts, folosește MyClientsPlus – și, deși apreciază serviciul de relații cu clienții de o căldură infailibilă, ea vede loc de îmbunătățiri în ceea ce privește caracteristicile. „Programarea, alertele pentru întâlniri și cardul de credit la dosar se fac prin Jituzu, care se pare că era o companie separată de MyClientsPlus. O parte din integrarea dintre cele două sisteme este încă puțin greoaie.”

Utilizatorul G-Suite, Giolitti, adaugă o ultimă caracteristică de vis: posibilitatea de a „seta memento-uri de programare pentru clienți și de a trimite e-mailuri automate atunci când este ziua lor de naștere!”

Sistemele pe suport de hârtie, offline, sunt încă alegerea nr. 3!

Este managementul bazat pe hârtie un lucru de domeniul trecutului? Nu încă, se pare – dintre terapeuții intervievați, 13% au indicat că își gestionează facturarea fie offline, fie cu un sistem bazat pe hârtie. Acest lucru face ca managementul bazat pe hârtie să fie pe locul 3 în topul opțiunilor preferate, între Office Ally (16%) și TherapyNotes (11%).

De ce aleg unii terapeuți să rămână offline? 85% indică costul și accesibilitatea ca fiind cel mai important lucru care le place să rămână fără tehnologie. Dar terapeuții par, de asemenea, obișnuiți cu sistemul pe care l-au dezvoltat – 70% indică ușurința de utilizare ca fiind motivul pentru care le place să rămână pe suport de hârtie, incluzând comentarii precum:

• „Lipsa problemelor pe care le-am experimentat cu instrumentele bazate pe tehnologie”
• „M-am obișnuit cu el”
• „Nici un risc de securitate digitală”

Scrieri amuzante: Un terapeut a împărtășit faptul că „soțul lor îmi face facturile” și că preferă această metodă deoarece „nu face greșeli și urmărește rambursările întârziate”. Ne place munca în echipă! Și un respondent și-a „auto-creat” propria platformă – spirit antreprenorial chiar acolo!

Mai puțini terapeuți externalizează către un profesionist în domeniul facturării.

În ciuda programului lor încărcat, aproape toți terapeuții intervievați și-au gestionat singuri facturarea și managementul cabinetului, doar 4% lucrând cu un profesionist angajat în domeniul facturării. #hustle is real!

Terapeuții din New York, Boston și Rhode Island au alegeri similare când vine vorba de platformele de gestionare a practicii – dar cei din Rhode Island sunt puțin mai diversificați în preferințele lor.

Platformele preferate diferă în funcție de geografie? Rezultatele nu au fost foarte diferite între cele trei regiuni intervievate, cu diferențe foarte ușoare în ordinea platformei de top.

Pentru terapeuții din NYC, SimplePractice a câștigat peste o treime dintre terapeuți (37%), urmată de offline/paper-based (16%), Office Ally (14%) și TherapyNotes (9%).

Peste jumătate dintre terapeuții din Boston și-au arătat loialitatea față de SimplePractice (45%), urmat de Office Ally (20%), offline/paper-based (15%) și TherapyNotes (10%).

Terapeuții din Rhode Island au fost mai distribuiți în ceea ce privește metodele lor preferate, cu cea mai populară opțiune, SimplePractice, capturând mai puțin de o treime dintre terapeuți; aceasta a fost urmată de Office Ally (15%), o egalitate între TherapyNotes și Therapy Appointment (13% fiecare), și offline/paper-based (8%).

Concluzie? SimplePractice câștigă la ușurința de utilizare și abundența funcțiilor, Office Ally câștigă la costuri și accesibilitate, iar TherapyNotes poate fi o bijuterie subreprezentată – cu un scor de satisfacție paralel cu SimplePractice.

Aflați mai multe despre fiecare platformă de facturare și gestionare a cabinetului prin analiza noastră a funcțiilor și costurilor pentru TherapyNotes, TheraNest, Office Ally și SimplePractice, inclusiv recenzii ale furnizorilor Zencare. Iată cum să alegeți între SimplePractice vs. TherapyNotes și, de asemenea, o comparație a platformelor de facturare și gestionare a practicii pentru terapeuți.

Începi sau vrei să îți dezvolți cabinetul privat? Alăturați-vă rețelei de terapeuți Zencare pentru a face parte dintr-o comunitate solidară de furnizori verificați! Puteți pune întrebări prin intermediul serverului nostru activ de liste de e-mail, vă puteți construi o prezență online profesională și puteți primi recomandări pentru clienții care se potrivesc perfect cabinetului dumneavoastră. Programează astăzi un apel gratuit cu echipa noastră de succes pentru terapeuți pentru a afla mai multe.

Sondajul nostru a fost trimis la peste 500 de terapeuți din rețeaua Zencare din New York City, Rhode Island și Massachusetts, în perioada 18-21 ianuarie 2019. Analiza noastră a fost realizată pe baza celor 102 răspunsuri pe care le-am primit de la furnizori.

.