10 trucuri pentru a repara foile de calcul Excel lente (Speed-up Excel)

Dacă există un lucru care ne unește pe toți, acesta trebuie să fie frustrarea de a ține pasul cu o foaie de calcul Excel lentă.

În timp ce impactul asupra performanței poate fi neglijabil atunci când există mai puține date, acesta devine mai profund pe măsură ce adăugați din ce în ce mai multe date/calcule în registrul de lucru.

De 9 din 10 ori, un utilizator Excel se va plânge de foile de calcul Excel lente. Și nu se poate face aproape nimic în legătură cu asta.

Bine, acest lucru NU este complet adevărat.

Modul în care a fost făcut Excel, acesta devine lent cu seturi mari de date. Cu toate acestea, există multe trucuri de accelerare pe care le puteți folosi pentru a îmbunătăți performanța unei foi de calcul Excel lente.

10 sfaturi pentru a gestiona foile de calcul Excel lente

Iată 10 sfaturi pentru a da foii de calcul Excel lente un mic impuls de viteză și pentru a vă economisi ceva timp și frustrare (faceți clic pentru a trece la secțiunea respectivă).

1. Evitați funcțiile volatile (trebuie).
2. Utilizați coloane ajutătoare.
3. Evitați formulele Array (dacă puteți).
4. Utilizați formatarea condițională cu prudență.
5. Utilizați tabelele Excel și intervalele numite.
6. Convertiți formulele nefolosite în valori.
7. Păstrați toate datele de referință într-o singură foaie.
8. Evitați utilizarea întregului rând/coloană în referințe.
9. Utilizați modul de calcul manual.
10. Utilizați tehnici de formulare mai rapide.

Evitați formulele volatile

Formulele volatile sunt numite astfel dintr-un motiv. Funcții precum NOW, TODAY, INDIRECT, RAND, OFFSET etc. se recalculează de fiecare dată când are loc o modificare în foaia de lucru.

De exemplu, dacă folosiți funcția NOW într-o celulă, de fiecare dată când are loc o modificare în foaia de lucru, formula va fi recalculată și valoarea celulei se va actualiza.

Acest lucru necesită o viteză de procesare suplimentară și veți ajunge să aveți o foaie de lucru Excel lentă.

Ca regulă generală, evitați formulele volatile. Și dacă nu puteți, încercați să le reduceți la minimum utilizarea.

Utilizați coloane ajutătoare

Columnele ajutătoare sunt una dintre cele mai puțin apreciate construcții de proiectare din Excel. Am văzut mulți oameni care se feresc să creeze coloane ajutătoare.

Nu faceți asta.

Cel mai mare beneficiu al utilizării „Helper Columns” este că vă poate ajuta să evitați formulele de matrice.

Acum nu mă înțelegeți greșit. Nu sunt împotriva formulelor de matrice. Mai degrabă cred că acestea ar putea fi minunate în anumite situații. Dar atunci când încercați să le faceți pe toate cu o singură formulă lungă, aceasta are un impact asupra performanței cărții de lucru Excel. Câteva formule array aici și acolo nu ar trebui să facă rău, dar în cazul în care trebuie să le folosiți în mai multe locuri, luați în considerare folosirea coloanelor ajutătoare.

Iată câteva exemple în care sunt folosite coloane ajutătoare:

• Sortare automată a datelor în ordine alfabetică folosind o formulă.
• Filtru dinamic Excel – Extrageți datele pe măsură ce tastați.
• Crearea de liste derulante multiple în Excel fără repetiție.

Evitați formulele array

Formulele array au propriile merite – dar viteza nu este una dintre ele.

După cum am explicat mai sus, formulele array pot prelua o mulțime de date (referințe de celule), le analizează și vă oferă rezultatul. Dar pentru a face acest lucru este nevoie de timp.

Dacă există o modalitate de a evita formulele array (cum ar fi utilizarea coloanei ajutătoare), luați întotdeauna acel drum.

Utilizați formatarea condiționată cu prudență

Îmi place la nebunie formatarea condiționată. Face ca datele fade să arate atât de frumos. În loc să faci tu însuți comparația, acum poți pur și simplu să te uiți la culoarea sau la pictograma unei celule și ai ști cum se compară cu celelalte.

Dar… aici este problema.

Nu mulți utilizatori Excel știu că formatarea condiționată Excel este volatilă. În timp ce s-ar putea să nu observați diferența cu seturi mici de date, poate duce la o foaie de calcul Excel lentă dacă este aplicată pe seturi mari de date, sau aplicată de mai multe ori.

Un sfat – Folosiți-o cu prudență.

Utilizați tabelele Excel și intervalele numite

Tabelele Excel și intervalele numite sunt două caracteristici uimitoare care păstrează datele dvs. și fac referințele foarte ușor. Poate dura ceva timp să vă obișnuiți cu ele, dar când începeți să le folosiți, viața devine ușoară și rapidă.

În crearea de tablouri de bord bazate pe date, este aproape întotdeauna o idee bună să vă convertiți datele într-un tabel Excel.

Acesta are, de asemenea, avantajul suplimentar de a vă face formulele mai ușor de înțeles.

De exemplu, ce este mai ușor de înțeles?

=Preț de vânzare-Preț de cost OR =SUM(A1:A10)-SUM(G1:G10)

Convertiți formulele nefolosite în valori statice

Acest lucru este de la sine înțeles. Când nu aveți nevoie de ea, nu o păstrați.

O mulțime de formule ar avea ca rezultat un registru de lucru Excel lent. Și dacă aveți formule care nici măcar nu sunt folosite – știți pe cine să dați vina. Ca regulă generală, dacă nu aveți nevoie de formule, este mai bine să le convertiți într-o valoare statică (prin lipire ca valori).

Read More: How to quickly convert formulas to values.

Păstrați toate datele de referință într-o singură foaie

Este posibil ca acest lucru să nu fie întotdeauna posibil, dar dacă puteți face acest lucru, vă garantez că foaia dvs. Excel ar deveni mai rapidă.

Logica este simplă – formulele din foaia dvs. de lucru nu trebuie să meargă departe pentru a obține datele atunci când acestea se află chiar lângă ele în aceeași foaie.

Evitați să folosiți întregul rând/coloană ca referință (A:A)

Singurul motiv pentru care îl am pe acesta pe listă este că văd o mulțime de oameni care folosesc referința întregului rând/coloană în formule. Aceasta este o practică proastă și ar trebui evitată.

În timp ce dumneavoastră vă puteți gândi că rândul/coloana are doar câteva celule cu date, Excel nu gândește în acest fel. Atunci când faceți referire la un întreg rând/coloană, Excel se comportă ca un bun servitor și îl verifică oricum. Acest lucru necesită mai mult timp pentru calcule.

9. Folosiți modul de calcul manual

Sunt doar o repetare a ceea ce milioane de oameni au spus deja în diverse forumuri și bloguri. Utilizarea modului de calcul manual vă oferă flexibilitatea de a-i spune lui Excel când să calculeze, mai degrabă decât Excel să ia propriile decizii. Acest lucru nu este ceva care vă accelerează registrul de lucru Excel, dar dacă aveți o foaie de calcul Excel lentă, cu siguranță economisește timp prin faptul că nu îl face pe Excel să recalculeze din nou și din nou.

• Pentru a trece la modul manual, mergeți la Formula Tab -> Calculation Options -> Manual (apăsați tasta F9 pentru a recalcula)

Utilizați tehnici de formulare mai rapide

Excel vă oferă o mulțime de formule și combinații de formule pentru a face același lucru. Cel mai bine este să le identificați și să le folosiți pe cele mai rapide.

Iată câteva exemple:

• Utilizați IFERROR în loc de combinația IF și ISERROR (cu excepția cazului în care folosiți Excel 2003 sau mai devreme, care nu are IFERROR).
• Utilizați MAX(A1,0) în loc de IF(A1>0,A1,0) – Acesta este un sfat grozav pe care l-am învățat de la domnul Excel aka Bill Jelen. Cercetările sale arată că opțiunea MAX este cu 40% mai rapidă decât opțiunea IF (și sunt gata să iau această statistică la valoarea sa nominală).
• Utilizați combinația INDEX/MATCH, în loc de VLOOKUP – Acest lucru poate ridica o mulțime de sprâncene, dar adevărul este că nu există nicio posibilitate ca VLOOKUP să fie mai rapid dacă aveți 100 de coloane de date. Lumea se îndreaptă spre INDEX/MATCH, iar dumneavoastră ar trebui să faceți și voi această schimbare.
  .
• Utilizați – (dublu negativ) pentru a converti TRUE și FALSE în 1 și 0 (în loc să le înmulțiți cu 1 sau să le adăugați 0). Îmbunătățirea vitezei este vizibilă în seturi mari de date.

Este aceasta o listă exhaustivă? Categoric NU. Acestea sunt câteva bune care cred că merită să fie împărtășite ca punct de plecare. Dacă doriți să stăpâniți tehnicile Excel-Speed-Up, există câteva lucrări bune realizate de o mulțime de experți Excel.

Iată câteva surse pe care le puteți găsi utile:

• 75 Sfaturi de accelerare a vitezei de către Chandoo (inteligent realizate prin crowdsourcing).
• Decision Models Website.
• Mr. Excel Message Board (explorați acest lucru și veți găsi tone de sfaturi).

Sunt sigur că aveți, de asemenea, multe sfaturi care vă pot ajuta să abordați foile de calcul Excel lente. Împărtășiți-le cu noi aici, în secțiunea de comentarii.

Am și eu o cerere. Durerea de a lucra cu o foaie de calcul excel lentă este un lucru pe care mulți dintre noi îl experimentăm zilnic. Dacă găsiți aceste tehnici utile. împărtășiți-l cu alții. Ușurați-le durerea și câștigați niște bunătăți 🙂

S-ar putea să vă placă și următoarele linkuri Excel:

• 24 de trucuri Excel pentru a vă face să navigați prin munca de zi cu zi.
• 10 moduri super îngrijite de a curăța datele din foile de calcul Excel.
• 10 sfaturi de introducere a datelor în Excel pe care nu vă puteți permite să le ratați.
• Crearea și utilizarea unei liste derulante în Excel.
• Reducerea dimensiunii fișierelor Excel.
• Cum să recuperați fișierele Excel nesemnate.
• Formare online gratuită în Excel (curs video în 7 părți)

.