10 idei pentru a implementa cu succes sistemele informatice de management EHS

În timp ce ne pregătim pentru viitorul nostru Forum anual al liderilor de opinie privind sistemele informatice de management al mediului, sănătății și siguranței, reflectăm asupra ideilor din programul de anul trecut. Cele mai bune minți și cele mai importante companii care utilizează MIS EHS s-au reunit pentru a împărtăși cele mai bune practici, a explora provocările comune și a aborda lecțiile învățate. A fost clar că aceste idei s-au axat în principal pe oameni și procese, mai degrabă decât pe software, pentru a implementa cu succes sistemele de informații de management și pentru a-și duce organizația la următorul nivel de performanță bazată pe informații.

Am dori să împărtășim cele mai importante 10 lecții învățate de la forumul din 2017 pentru oricine planifică sau conduce programe MIS pentru întreprinderi în domeniul EHS, al sustenabilității, al calității sau al riscului.

Top Ten Lessons Learned

1. Considerați imaginea de ansamblu.

Întrebați-vă unde va fi organizația dvs. peste zece ani și permiteți ca aceste răspunsuri să vă ajute să vă ghideze programul. Sistemele sunt implementate din singurul motiv de a atinge obiectivele de afaceri. Claritatea cu privire la aceste obiective va conduce procesul. Rămâneți în legătură cu unitățile și diviziile de afaceri pentru a asigura alinierea cu acele obiective.

2. Extindeți-vă rețeaua.

Să vorbiți cu alte persoane din industria dumneavoastră sau din grupul de colegi despre produsele, soluțiile și furnizorii care au funcționat pentru ei – și cei care nu au funcționat. Cu toate acestea, este important să vă amintiți că, doar pentru că un produs, un sistem sau un furnizor a funcționat bine sau rău pentru unul dintre colegii dvs., nu înseamnă că același lucru se va întâmpla și în cazul implementării dvs. Înțelegeți rădăcina luptelor colegilor dvs. în călătoria lor, deoarece toate implementările sunt diferite.

3. Vizați îmbunătățirea înainte de înlocuire.

Lecțiile învățate și punctajul intern pot fi utile în luarea în considerare a opțiunilor pentru soluții. Restrângeți câmpul de soluții înainte de a continua dialogurile folosind o abordare bazată pe date. Începeți cu o „listă de dorințe” a companiei pentru îmbunătățiri și modificări ale sistemului existent înainte de a lua în considerare înlocuirea completă – acest lucru reduce anxietatea și îmbunătățește gestionarea schimbării. Acest proces de formare a unei liste de dorințe se numește adesea analiză a lacunelor. Luați în considerare mai multe soluții, mai degrabă decât o soluție mare și complexă care poate lăsa în urmă unele probleme.

4. Documentați-vă călătoria.

Menținerea unei documentații bune – în mod ideal creată de proprietarii de procese și experții în domeniu – pe tot parcursul procesului de implementare oferă istoric și context pentru mai târziu. Aceste note permit transparența între toate grupurile de părți interesate, îmbunătățirea continuă pe tot parcursul procesului și după, precum și dezvoltarea lecțiilor învățate și a strategiilor de gestionare a schimbării.

5. Lucideți cu îndrăzneală.

Liderii puternici ar trebui să ridice barierele și să ia deciziile dificile, dar necesare. Liderii joacă un rol critic în modelarea culturii prin cuvinte rostite și nespuse. Absența unei conduceri puternice este predictorul numărul unu al eșecurilor programelor de sistem.

6. Să fim agili.

Utilizarea unei metode de tip agile – organizarea de revizuiri ale configurației devreme și des pentru a identifica zonele care necesită configurare și personalizare pentru client – economisește timp și efort de la început până la sfârșit. Cele mai multe companii au nevoi similare de la software-ul MIS EHS, iar majoritatea opțiunilor comerciale din comerț răspund nevoilor de bază „out of the box”, ceea ce permite o personalizare ușoară a clientului ca o extensie a funcționalității standard.

7. Utilizați poveștile utilizatorilor.

Ca parte a unui proces „agil” de configurare a unui sistem EHS, dobândirea poveștilor utilizatorilor – mai degrabă decât a cerințelor tehnice ale sistemului – permite echipei de proiect să identifice nevoile și punctele de referință. Odată ce au fost elaborate poveștile utilizatorilor, echipa ar trebui să clasifice poveștile în funcție de prioritate, întrebând: „Care povești sunt cele mai critice? Ce povești sunt îndeplinite și care nu sunt îndeplinite de sistemele actuale? Cum pot fi raționalizate procesele actuale cu noul sistem?”

8. Aruncă o privire nouă asupra proceselor și datelor tale.

Cercetați date flexibile pentru a vă alinia sistemul cu procesele existente. Luați în considerare modalități de eficientizare a proceselor și de reducere a intrărilor prin evaluarea ieșirilor necesare – dacă datele nu apar în rapoarte, de ce sunt capturate? Se cheltuiesc mult timp și bani pentru colectarea, gestionarea și integrarea datelor care nu sunt niciodată utilizate.

9. Implementați o guvernanță puternică a programului.

O guvernanță puternică a programului definește rolurile și responsabilitățile care sunt cruciale în echipele inter-organizaționale. Scopul unui program de guvernanță este de a descrie rolurile și responsabilitățile specifice ale managementului programului și ale părților interesate, concentrându-se în primul rând pe nivelul de autoritate și pe structurile decizionale. Acesta include adesea:

• Monitorizarea rezultatelor programului și asigurarea respectării bunelor practici acceptate.
• Măsuri de monitorizare care se concentrează pe alinierea strategică; evaluarea investițiilor; monitorizarea și controlul oportunităților de risc și al amenințărilor acceptabile pentru organizație; și asigurarea că beneficiile așteptate sunt în conformitate cu planul de afaceri inițial.

Identificarea super-utilizatorilor funcționali ajută procesul de gestionare a schimbării prin existența unor „evangheliști” locali, interni, de încredere ai noului sistem. Această împuternicire este esențială pentru adoptarea de către utilizatori.

.