Qual é a Ferramenta Mais Popular de Faturamento e Gerenciamento de Prática Terapeuta?

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SimplesPractice, Office Ally, and TherapyNotes compõem a maioria do mercado.

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Junto, as três principais ferramentas de gestão de facturação e prática online – SimplePractice, Office Ally, e TherapyNotes – representam 61% de todos os métodos de gestão de facturação e prática utilizados. SimplePractice (34%) captou a liderança, seguido pelo Office Ally (16%), e TherapyNotes (11%).

Os terapeutas escolhem SimplePractice e TherapyNotes para facilidade de uso, e Office Ally e sistemas offline baseados em papel para custo e acessibilidade.

Por que os terapeutas escolhem cada plataforma? Parece um trade-off entre facilidade de uso e custo.

SimplePractice e TherapyNotes na facilidade de uso.

90% dos terapeutas citaram “facilidade de uso” como a principal característica tanto do SimplePractice como do TherapyNotes.

O que faz a escolha #1, SimplePractice, única e fácil de usar? Falamos com terapeutas Zencare e aprendemos que eles adoram as aplicações móveis da plataforma, o processo de entrada totalmente electrónico e a estética amigável.

SimplePractice tem tanto aplicações móveis iOS como Android – na loja de aplicações iOS, ostenta 4.289 críticas com média de 4.7 de 5 estrelas.

Image cortesia do SimplePractice

“Eu gosto e uso o aplicativo móvel do SimplePractice o tempo todo”, diz o Dr. Ruben Hopwood, um Psicólogo Licenciado em Cambridge, Massachusetts.

O Dr. Hopwood cita estas características como benefícios no aplicativo SimplePractice:

• Cheque em quaisquer itens/documentos pendentes
• Envie e receba mensagens instantâneas seguras dos clientes (ex. clientes podem alertá-lo diretamente quando estiverem atrasados)
• Processar pagamentos
• Checar e alterar calendário
• Interface entre o computador e a aplicação móvel torna o trabalho fácil e acessível

Kristen Acciari, uma Assistente Social Clínica Licenciada em Warwick, Rhode Island, diz que a razão determinante pela qual ela selecionou SimplePractice em vez de qualquer outra ferramenta é o seu processo de entrada totalmente eletrônico. “É um valor indispensável – como uma prática em grupo com seis clínicos, não há nenhuma maneira de podermos gerenciar nosso volume atual de clientes com nosso antigo formulário de papel e processo de transcrição de dados”

Aestética também pode ser outra razão pela qual os provedores escolhem o SimplePractice – 31% dos usuários pesquisados gostam da aparência geral do SimplePractice.

Image cortesia do SimplePractice

“O software é fácil de usar, muito interativo e agradável aos olhos”, diz a Dra. Sarah Karytko, uma psicóloga que usa SimplePractice em sua prática em Brookline, Massachusetts.

TherapyNotes, por outro lado, pode não ter um aplicativo (ainda!), mas os usuários parecem satisfeitos com o produto em geral. “Eu tenho usado Therapy Notes há mais de um ano, e tenho estado muito satisfeito com sua funcionalidade e facilidade de uso”, diz Jamie Bloom, uma Assistente Social Clínica Licenciada no Brooklyn, Nova York.

Image cortesia da TherapyNotes

TheraNest, que 5% dos terapeutas pesquisados usam, tem uma aplicação iOS – embora com apenas 9 revisões na loja App no momento de escrever, ela pode ser (literalmente!) subestimada. Stephanie Saklad, uma Terapeuta de Artes Criativas Licenciada em Queens, Nova Iorque, tem usado alegremente o TheraNest há cerca de dois anos. Como terapeuta de arte, ela aprecia que “há uma parte em que eu posso digitalizar documentos para que eu possa digitalizar a arte do cliente, bem como a papelada de entrada deles”.

Office Ally e outras ferramentas grátis ganham no custo.

Três quartos dos terapeutas indicaram o “custo/acessibilidade” como a melhor coisa que eles gostam no Office Ally.

E isso faz sentido – porque a maior parte do Office Ally é grátis! (Com uma taxa de não-par, que se aplica quando 50% ou mais do volume mensal de reclamações é para não-par pagadores).

Image cortesia do Office Ally/Vimeo

Isso se compara a uma taxa base de $39-$59/mês para SimplePractice e $49-$59/mês para TherapyNotes – e isso antes de taxas adicionais para processamento de reclamações, taxas de cartão de crédito e recursos adicionados como tele-terapia.

Similiarmente, terapeutas que usam seus próprios sistemas ou sistemas baseados em papel escolhem esse caminho para os benefícios de custo.

Claudia Giolitti, uma psicoterapeuta licenciada em Nova York, usa o Google Sheets da G-Suite para sua prática. A G-Suite é a versão orientada aos negócios dos produtos Google, e oferece a opção de assinar um Acordo de Associados Empresariais (BAA) para ser HIPAA seguro; o Google Sheets funciona como o Excel, permitindo aos utilizadores construir e gerir folhas de cálculo.

Giolitti adora poder gerir o seu trabalho de administração de negócios gratuitamente – mas em termos de estética e facilidade de utilização, ela não é tão vendida. “Seria ótimo se ela tivesse a função de autocorreção, ou modelos de diferentes formas úteis”, diz ela. “Por exemplo, um formulário de template para fins de impostos, despesas, rendimentos, registo de serviços aos pacientes, etc. Além disso, uma opção segura de senha para compartilhar formulários entre terapeutas na mesma prática, e uma melhor aparência. É bastante simples e verde!”

Os terapeutas estão geralmente satisfeitos com as suas escolhas!

Os terapeutas dominam a arte de ser feliz? Na maioria das vezes, eles são clientes satisfeitos! Quase metade dos usuários das três principais plataformas online indicaram estar satisfeitos com sua plataforma de escolha.

Quase metade dos terapeutas que usam o SimplePractice (47%) indicaram estar satisfeitos e não tiveram nenhuma reclamação. Pouco mais de um terço dos usuários (37%) desejava que a plataforma fosse mais acessível, seguido por 17% dos terapeutas que acharam o serviço ao cliente não útil ou acessível.

Características do sonho: os terapeutas desejavam que suas plataformas tivessem e-mail em lote seguro, a capacidade dos clientes de carregar documentos e mais capacidades de praticar a marca.

Facturação e ferramentas de software podem querer tomar nota: Os terapeutas têm muitas ideias para melhorar!

“Gostaria de poder usar o envio seguro de mensagens para enviar um e-mail completo a todos os pacientes de uma só vez sobre actualizações práticas”, diz o Dr. Karytko, o cliente SimplePractice, que de resto está satisfeito. “Atualmente, eu posso enviar mensagens individuais com segurança aos pacientes, mas uma explosão de e-mail seria preferencial”

Dr. Hopwood também tem algumas idéias para o SimplePractice. “Um item que eu realmente preciso que esteja indisponível atualmente é a capacidade dos clientes de carregar documentos que eu solicito, tais como cópias de relatórios de avaliação, informações médicas, sumários de alta ou testes e formulários de liberação de informações”. Outro desejo (auto-admitadamente menor)? “O meio de ter formulários que são formatados com meu papel de carta e/ou logotipo”

Brennan Mallonee, uma Conselheira de Saúde Mental Licenciada em Somerville, Massachusetts, usa MyClientsPlus – e enquanto ela aprecia o atendimento ao cliente infalivelmente caloroso, ela vê espaço para melhorias em termos de recursos. “Agendamento, alertas de consultas e cartão de crédito em arquivo são feitos através da Jituzu, que aparentemente era uma empresa separada do MyClientsPlus. Alguma da integração entre os dois sistemas ainda é um pouco pesada”

G-Suite usuário Giolitti acrescenta uma última característica de sonho: a capacidade de “configurar lembretes de compromissos para clientes e enviar e-mails automáticos quando é seu aniversário”

Sistemas baseados em papel, offline ainda é a escolha #3!

A gestão baseada em papel ainda é coisa do passado? Ainda não, ao que parece – dos terapeutas entrevistados, 13% indicaram que ou gerem a sua facturação offline ou com um sistema baseado em papel. Isto torna a gestão baseada em papel #3 nas opções preferidas, entre Office Ally (16%) e TherapyNotes (11%).

Por que é que alguns terapeutas optam por ficar offline? 85% indicam o custo e a acessibilidade como a coisa número um que eles gostam em ficar sem tecnologia. Mas os terapeutas também parecem habituados ao sistema que desenvolveram – 70% indicam a facilidade de utilização como a razão pela qual gostam de ficar em papel, incluindo comentários como:

• “Falta de problemas que experimentei com ferramentas baseadas em tecnologia”
• “Estou habituado a isso”
• “Sem risco de segurança digital”

Gritar por diversão: Um terapeuta partilhou que o seu “marido faz a minha facturação” e que preferem este método porque “ele não comete erros e acompanha os reembolsos tardios”. Estamos a adorar o trabalho de equipa! E um terapeuta tinha “auto-criado” a sua própria plataforma – espírito empreendedor ali mesmo!

Muitos poucos terapeutas subcontratam a um profissional de facturação.

Apesar dos seus horários atarefados, quase todos os terapeutas inquiridos geriram a sua própria gestão de facturação e prática, com apenas 4% a trabalharem com um profissional de facturação contratado. O #hustle é real!

Os terapeutas de NYC, Boston e Rhode Island têm escolhas semelhantes quando se trata de plataformas de gestão prática – mas os terapeutas de Rhode Island são um pouco mais diversificados nas suas preferências.

As plataformas preferidas diferem por geografia? Os resultados não diferiram muito entre as três regiões pesquisadas, com diferenças muito pequenas na ordem da plataforma superior.

Para os terapeutas de NYC, SimplePractice ganhou mais de um terço dos terapeutas (37%), seguido por offline/paper-based (16%), Office Ally (14%), e TherapyNotes (9%).

A maior parte dos terapeutas de Boston mostraram sua fidelidade ao SimplePractice (45%), seguidos pelo Office Ally (20%), offline/paper-based (15%), e TherapyNotes (10%).

Terapeutas de Rhode Island estavam mais distribuídos em seus métodos preferidos, com a opção mais popular, SimplePractice, capturando menos de um terço dos terapeutas; isto foi seguido por Office Ally (15%), um empate entre TherapyNotes e Therapy Appointment (13% cada), e offline/paper-based (8%).

Conclusion? SimplePractice ganha em facilidade de uso e abundância de recursos, Office Ally ganha em custo e acessibilidade, e TherapyNotes pode ser uma jóia sub-representada – com uma pontuação de satisfação paralela à SimplePractice.

Aprenda mais sobre cada plataforma de gerenciamento de faturamento e prática através de nossa análise de recursos e custos para TherapyNotes, TheraNest, Office Ally, e SimplePractice, incluindo análises de fornecedores Zencare. Aqui está como escolher entre SimplePractice vs. TherapyNotes, e uma comparação entre as plataformas de gestão de facturação e prática do terapeuta, também.

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Nossa pesquisa foi enviada a mais de 500 terapeutas da rede Zencare em Nova York, Rhode Island e Massachusetts de 18 a 21 de janeiro de 2019. Nossa análise foi conduzida nas 102 respostas que recebemos dos provedores.