Procedimentos e Processos de Encerramento de Gestão de Construção

Quer tenha acabado de completar uma casa personalizada de 25.000 SF em Beverly Hills ou uma instalação comercial significativa, os procedimentos de encerramento de gestão de construção são críticos para uma entrega eficaz. Um encerramento completo e minucioso do projeto comprova que o projeto foi realizado de acordo com os documentos do contrato, todos os custos foram faturados e pagos, o edifício está em conformidade com todos os estatutos e regulamentos adequados e o proprietário pode ocupar legalmente a propriedade sem receio de ônus. Também assegura ao cliente os conhecimentos e recursos necessários para manter e operar o seu edifício novo ou renovado.
As melhores práticas de gestão da construção incluem a implementação de um processo obrigatório de encerramento da gestão do projecto como um procedimento operacional padrão para cada projecto. Assegura que a sua equipa inicia o processo de retenção de cópias de documentos relevantes no início do projecto. Documentos chave de encerramento como garantias e manuais de treinamento de sistemas vêm em formatos diferentes de várias fontes à medida que o trabalho é concluído, e não apenas no final de um projeto. Por exemplo, quando um aparelho é entregue, pode incluir informações de garantia que devem ser entregues ao proprietário, muitas vezes muitos meses antes da conclusão do projeto. O foco contínuo na documentação de encerramento por parte de sua equipe evitará a codificação no último minuto de documentos de fontes que podem não estar mais prontamente disponíveis.
Project Closeout. O processo de encerramento do projeto deve incluir uma combinação de tarefas no local e administrativas. O encerramento do site é normalmente coordenado pelo contratante geral (GC).
Lista de verificação de encerramento do projeto no local deve incluir as seguintes tarefas:

• Completar todos os itens da lista de tarefas. É muito típico na maioria dos projetos que a GC tenha que pressionar os subempreiteiros para finalizar o trabalho no campo. Geralmente, a finalização da lista de tarefas é verificada pelo arquiteto do projeto.
• Demobilizar todos os trabalhos de armazenamento/ reboques, instalações e equipamentos temporários dos empreiteiros, incluindo postes temporários de energia e instalações sanitárias do local de trabalho.
• Entregar, organizar e armazenar estoque do sótão (materiais excedentes contratualmente requeridos) como telhados, telhas, filtros HVAC, telhas de teto, etc.
• Certifique-se de que os serviços públicos permanentes estão instalados, testados e em funcionamento e que todos os serviços e contratos relacionados com o projecto, ou seja, telefone, água, electricidade, gás e serviços de Internet são cancelados.
• Certifique-se de que o local está completamente limpo e pronto para ocupação.
• Certifique-se de que todo o treinamento do proprietário dos sistemas foi completado.

Comissionamento do edifício. A maioria dos grandes projetos fornecem requisitos contratuais específicos para o comissionamento de sistemas. De acordo com Wiki, Building Commissioning (Cx) é o processo de verificar em novas construções os subsistemas para mecânica (HVAC), canalização, elétrica, segurança contra incêndio/vida, envelopes do edifício, controles, segurança do edifício e outros sistemas para alcançar os requisitos do projeto do proprietário, conforme projetado pelo arquiteto e engenheiros do edifício. O escopo do comissionamento varia dependendo da complexidade dos sistemas e do desejo do proprietário pelo controle e verificação da qualidade. Está a tornar-se padrão em grandes projectos nomear uma Autoridade ou Agente de Comissionamento (CxA) que é frequentemente um engenheiro de terceiros para supervisionar e confirmar que os sistemas foram devidamente calibrados, equilibrados e testados, que o desempenho cumpre os critérios de design e que o proprietário ou os seus agentes foram treinados no uso adequado. O comissionamento, na medida do necessário, é, portanto, um aspecto significativo do encerramento do projeto em projetos comerciais ou grandes projetos residenciais.

Conclusão do projeto. Ao receber uma solicitação para confirmar a conclusão substancial pela CG, o arquiteto e o proprietário devem conduzir uma inspeção para determinar a lista de pontos para a conclusão final. Normalmente, a conclusão substancial é alcançada quando o edifício é utilizável para a finalidade pretendida, todas as utilidades estão funcionando, o projeto obteve aprovação para uso ou ocupação e a obra está mais de 97,5% concluída. Sob contratos típicos do AIA, a conclusão substancial é um marco que aciona o início dos períodos de garantia. O gerente de construção ou arquiteto geralmente determina esse marco, emitindo um Certificado de Conclusão Substancial.
Conclusão final significa que a construção está concluída de acordo com os documentos do contrato. Isto significa que a lista de furos foi concluída, geralmente certificada pelo arquiteto do projeto. Além disso, todas as tarefas no local foram concluídas e os documentos administrativos apresentados, as garantias de dispensa de penhora de construção na Califórnia, a documentação de encerramento, os manuais, os as-builts, etc., foram entregues ao proprietário e verificados quanto à sua completude. Clique no link se você estiver se perguntando o que é uma renúncia de penhora na construção.
Na maioria das jurisdições, a autoridade apropriada emite um Certificado de Ocupação certificando que a licença de construção foi assinada e todas as inspeções estão completas e significam que o edifício está pronto para seu uso ou ocupação pretendida. O pagamento de retenção por parte do proprietário ao empreiteiro é delineado no contrato e está ligado à conclusão final, conclusão substancial ou, por vezes, ao certificado de ocupação.

O objectivo dos procedimentos administrativos de encerramento e gestão do contrato do projecto é confirmar que todos os termos contratuais foram cumpridos, os documentos de encerramento fornecidos e os pagamentos foram feitos pelo empreiteiro a todos os subempreiteiros e fornecedores de materiais. Embora as entregas variem de acordo com as necessidades particulares de cada proprietário, o objetivo é fornecer uma transferência transparente e organizada do projeto para o proprietário, incluindo quaisquer informações ou documentos que ele possa precisar no futuro para referência.
A seguir está uma lista de verificação de tarefas administrativas e documentos a serem considerados durante o Encerramento do Projeto:

• Reveja todos os requisitos contratuais e assegure-se de que todos os termos foram cumpridos.
• Reveja todas as ordens de alteração para se certificar de que todas foram contabilizadas e anuladas, rejeitadas ou concluídas.
• Atenha qualquer seguro e obrigações de manutenção pendentes, na medida exigida pelo contrato.
• Segure que tem Cartões de Licença Final, que são propriedade do proprietário, juntamente com planos de licença de construção e quaisquer outros documentos de agências com jurisdição.
• Reveja e assegure-se de que os desenhos são completos.
• Confirme que todas as Operações &Manuais de Manutenção foram fornecidos ao proprietário pelo empreiteiro, que o proprietário foi treinado e sabe quem & quando ligar.
• Reveja todas as garantias, incluindo informações completas sobre o status da garantia, termos e informações de contato.
• Bter Renúncias Finais Incondicionais de Subempreiteiros e Fornecedores – se eles tiverem legalmente arquivado uma notificação preliminar. Todas as outras renúncias de garantia já deveriam ter sido incluídas na contabilidade mensal.
• Seguir para assegurar quaisquer depósitos pendentes, obrigações de caixa jurisdicionais, obrigações de desempenho e de pagamento, etc, sejam liberados ou reembolsados se aplicável.
• Arquivar um Aviso de Conclusão com a autoridade jurisdicional apropriada dentro do prazo exigido pelo estatuto estadual.
• Realizar a contabilidade final para ter um registro completo de todas as despesas do projeto, para fins de completar os registros de despesas e estabelecer uma base de custos para o imóvel.

Um processo de encerramento bem sucedido não é concluído até que os pagamentos finais e completos sejam feitos, a retenção final seja liberada, as autorizações sejam encerradas e todas as partes estejam satisfeitas. Atrasos são comuns no último minuto durante o processo de encerramento, quando peças vitais de informação precisam ser rastreadas ou quando ordens de alteração pendentes ou incompletas causam confusão. Ter um processo bem desenvolvido de ordens de mudança de construção pode reduzir essa confusão.
Entrega de documentos. Ou o empreiteiro geral ou o gerente de construção irá organizar toda a documentação de encerramento de acordo com os requisitos do projeto. A maioria dos clientes prefere a distribuição eletrônica da maioria dos documentos, embora um manual de projeto impresso com garantia e informações de contato seja geralmente muito útil.
O papel do Gerente de Construção durante o Encerramento. Para grandes projetos, particularmente aqueles que requerem comissionamento, um gerente de construção deve supervisionar o processo. É importante rever cuidadosamente todos os pacotes de encerramento, assegurando que os equipamentos e sistemas utilizados em seu projeto estejam completos e que o proprietário esteja ciente da garantia e da necessidade de manutenção contínua para preservar essas garantias. Chamamos a sua atenção para a lista de contactos e asseguramos que o proprietário sabe a quem ligar quando. Há muito trabalho envolvido no encerramento do projeto para grandes projetos – garanta que sua equipe tenha um campeão que irá gerenciar este processo, bem como todo o processo de construção.
Retenção da Documentação do Projeto. Na Califórnia, existe um estatuto de 10 anos de limitações na apresentação de reclamações, por isso é importante reter todos os documentos durante esse período após a conclusão substancial. Os arquitetos geralmente mantêm os registros do projeto por períodos mais longos. Tenha em mente que no caso de um defeito latente ser descoberto após a conclusão de um projeto e o proprietário apresentar uma reclamação ou ação civil, qualquer documentação que estabeleça que uma parte cumpriu suas obrigações contratuais com a devida diligência irá servi-los bem em sua defesa.
Benefícios de um Encerramento de Projeto Exaustivo. A documentação minuciosa protege contra riscos potenciais de futuras disputas sobre escopo, contratos, garantias ou expectativas. Ela verifica que todos os requisitos do projeto foram cumpridos e estabelece a responsabilidade futura pela manutenção e garantias. A documentação completa e bem organizada ressalta a credibilidade da equipe do projeto. A implementação de uma abordagem abrangente, passo a passo, dos procedimentos de encerramento da gestão da construção garante a entrega de um projeto concluído com confiança.