Zarządzanie budową Procedury i procesy zamykania projektu

Niezależnie od tego, czy właśnie ukończyłeś budowę domu o powierzchni 25 000 SF w Beverly Hills, czy też znaczącego obiektu komercyjnego, procedury zarządzania budową mają kluczowe znaczenie dla skutecznego przekazania obiektu. Kompletne i dokładne zamknięcie projektu potwierdza, że projekt został wykonany zgodnie z dokumentacją kontraktową, wszystkie koszty zostały rozliczone i zapłacone, budynek jest zgodny ze wszystkimi właściwymi ustawami i przepisami, a właściciel może legalnie zajmować nieruchomość bez obaw o obciążenia. Zapewnia również, że klient pozostaje z wiedzy i zasobów niezbędnych do utrzymania i eksploatacji ich nowego lub odnowionego budynku.
Najlepsze praktyki zarządzania budową obejmują wdrożenie obowiązkowego procesu zamykania projektu jako standardowej procedury operacyjnej dla każdego projektu. Upewnij się, że Twój zespół rozpoczyna proces zachowywania kopii istotnych dokumentów na wczesnym etapie projektu. Kluczowe dokumenty zamykające, takie jak gwarancje i podręczniki szkoleniowe dotyczące systemów, są dostarczane w różnych formatach z różnych źródeł w miarę wykonywania prac, a nie tylko na koniec projektu. Na przykład, gdy dostarczane jest urządzenie, może ono zawierać informacje gwarancyjne, które muszą być przekazane właścicielowi, często na wiele miesięcy przed zakończeniem projektu. Stała koncentracja na dokumentacji zamknięcia projektu ze strony zespołu zapobiegnie szukaniu w ostatniej chwili dokumentów ze źródeł, które mogą nie być już łatwo dostępne.
Zamykanie projektu. Proces zamykania projektu powinien obejmować połączenie zadań terenowych i administracyjnych. Zamykanie budowy jest zwyczajowo koordynowane przez generalnego wykonawcę (GC).
Lista kontrolna zamknięcia projektu na miejscu powinna zawierać następujące zadania:

• Kompletacja wszystkich pozycji z listy punch list. W większości projektów zbyt typowe jest to, że główny wykonawca musi naciskać na podwykonawców, aby sfinalizowali swoje prace w terenie. Generalnie, wykonanie listy poprawek jest weryfikowane przez architekta projektu.
• Demobilizacja wszystkich magazynów/przyczep wykonawcy, tymczasowych obiektów i urządzeń, w tym tymczasowych słupów energetycznych i sanitariatów z miejsca pracy.
• Dostarczenie, zorganizowanie i przechowywanie zapasów strychowych (wymagane umową nadwyżki materiałów) takich jak pokrycia dachowe, dachówki, filtry HVAC, płyty sufitowe, itp.
• Zapewnienie, że stałe media są zainstalowane, przetestowane i działają, a wszystkie usługi i umowy związane z projektem, tj. telefon, woda, energia, gaz i usługi internetowe są anulowane.
• Zapewnienie, że teren jest całkowicie czysty i gotowy do zamieszkania.
• Zapewnienie, że wszystkie szkolenia właścicieli systemów zostały zakończone.

Rozruch budynku. Większość dużych projektów zawiera specyficzne wymagania kontraktowe dotyczące przekazania systemów do eksploatacji. Według Wiki, rozruch budynku (Cx) to proces weryfikacji podsystemów mechanicznych (HVAC), hydraulicznych, elektrycznych, przeciwpożarowych, bezpieczeństwa życia, przegród zewnętrznych budynku, kontroli, bezpieczeństwa budynku i innych systemów w nowym budownictwie w celu spełnienia wymagań projektowych właściciela, zgodnie z projektem architekta i inżynierów budynku. Zakres rozruchu różni się w zależności od złożoności systemów oraz chęci właściciela do kontroli i weryfikacji jakości. Standardem w dużych projektach staje się powoływanie pełnomocnika lub przedstawiciela ds. rozruchu (CxA), którym często jest inżynier będący osobą trzecią, który nadzoruje i potwierdza, że systemy zostały odpowiednio skalibrowane, zrównoważone i przetestowane, że ich działanie spełnia kryteria projektowe oraz że właściciel lub jego przedstawiciele zostali przeszkoleni w zakresie prawidłowego użytkowania. Rozruch, w wymaganym zakresie, jest zatem istotnym aspektem zakończenia projektu w przypadku projektów komercyjnych lub dużych projektów mieszkaniowych.

Ukończenie projektu. Po otrzymaniu prośby o potwierdzenie przez Inwestora Naczelnego, architekt i właściciel powinni przeprowadzić inspekcję w celu ustalenia listy poprawek do ostatecznego ukończenia. Zazwyczaj istotne zakończenie jest osiągnięte, gdy budynek nadaje się do użytku zgodnie z jego przeznaczeniem, wszystkie media funkcjonują, projekt uzyskał zgodę na użytkowanie lub zajęcie, a prace są ukończone w ponad 97,5%. Zgodnie z typowymi kontraktami AIA, istotne ukończenie jest kamieniem milowym, który uruchamia okresy gwarancyjne. Kierownik budowy lub architekt zazwyczaj określa ten kamień milowy poprzez wydanie Świadectwa Ukończenia Istotnego.
Ukończenie ostateczne oznacza, że budowa została zakończona zgodnie z dokumentacją kontraktową. Oznacza to, że lista poprawek została zakończona, zwykle poświadczona przez architekta projektu. Ponadto, wszystkie zadania na miejscu zostały zakończone i przedłożenia administracyjne, California budowlane zwolnienia z zastawu gwarancje, zamknięcia dokumentacji, podręczniki, as-builts, itp. zostały zwrócone do właściciela i zweryfikowane pod kątem kompletności. Kliknij na link, jeśli zastanawiasz się, co jest zrzeczenie się zastawu w budownictwie.
W większości jurysdykcji, odpowiedni organ wydaje Certificate of Occupancy poświadczający, że pozwolenie na budowę zostało podpisane i wszystkie inspekcje są kompletne i oznacza, że budynek jest gotowy do zamierzonego użytku lub zajęcia. Płatność właściciela na rzecz wykonawcy z tytułu wynagrodzenia jest określona w umowie i jest powiązana z ostatecznym ukończeniem, istotnym ukończeniem lub czasami z certyfikatem użytkowania.

Celem administracyjnych procedur zamknięcia i zarządzania kontraktem projektu jest potwierdzenie, że wszystkie warunki umowne zostały spełnione, dokumenty zamknięcia dostarczone i płatności zostały dokonane przez wykonawcę do wszystkich podwykonawców i dostawców materiałów. Chociaż wyniki różnią się w zależności od konkretnych potrzeb każdego właściciela, celem jest zapewnienie przejrzystego i zorganizowanego przekazania projektu właścicielowi, w tym wszelkich informacji lub dokumentów, które mogą być potrzebne w przyszłości do odniesienia.
Poniżej przedstawiono listę kontrolną zadań administracyjnych i dokumentów, które należy rozważyć podczas zamykania projektu:

• Przegląd wszystkich wymagań kontraktowych i zapewnienie, że wszystkie warunki zostały spełnione.
• Przegląd wszystkich zleceń zmian w celu zapewnienia, że wszystkie zostały rozliczone i albo unieważnione, odrzucone lub zrealizowane.
• Uzyskanie wszelkich zaległych ubezpieczeń i obligacji konserwacyjnych, w zakresie wymaganym przez kontrakt.
• Upewnienie się, że posiadasz Karty Ostatecznych Zezwoleń, które są własnością właściciela, wraz z planami pozwoleń budowlanych i wszelkimi innymi dokumentami od agencji sprawujących jurysdykcję.
• Przeglądaj i zapewnij kompletność rysunków powykonawczych.
• Potwierdź, że wszystkie Podręczniki Eksploatacji & Konserwacji zostały dostarczone właścicielowi przez wykonawcę, że właściciel został przeszkolony i wie do kogo & kiedy zadzwonić.
• Przegląd wszystkich gwarancji, w tym pełna informacja o statusie gwarancji, warunki i informacje kontaktowe.
• Uzyskanie bezwarunkowego ostatecznego zwolnienia z zastawu od podwykonawców i dostawców – jeżeli zgodnie z prawem złożyli oni wstępne zawiadomienie. Wszystkie inne zwolnienia z zastawu powinny być już dołączone do miesięcznej księgowości.
• Sprawdź, aby zapewnić, że wszelkie zaległe depozyty, jurysdykcyjne obligacje gotówkowe, gwarancje wykonania i płatności, itp, są zwolnione lub zwrócone, jeśli dotyczy.
• Złóż Zawiadomienie o zakończeniu z odpowiednim organem jurysdykcyjnym w ramach czasowych wymaganych przez ustawę państwową.
• Przeprowadź końcową księgowość, aby mieć pełny zapis wszystkich wydatków projektu, w celu zakończenia ewidencji wydatków i ustanowienia podstawy kosztowej dla nieruchomości.

Skuteczny proces zamknięcia nie jest zakończony, dopóki nie zostaną dokonane ostateczne i kompletne płatności, ostateczne zatrzymanie jest zwolnione, pozwolenia zamknięte i wszystkie strony są zadowolone. Opóźnienia są powszechne w ostatniej chwili podczas procesu zamykania, gdy istotne elementy informacji muszą być śledzone w dół lub gdy oczekujące lub niekompletne zlecenia zmian powodują zamieszanie. Posiadanie dobrze opracowanego procesu zlecania zmian budowlanych może zmniejszyć to zamieszanie.
Dostarczenie dokumentów. Generalny wykonawca lub kierownik budowy zorganizuje całą dokumentację zamknięcia zgodnie z wymaganiami projektu. Większość klientów preferuje elektroniczną dystrybucję większości dokumentów, chociaż drukowany podręcznik projektu z gwarancją i informacjami kontaktowymi jest na ogół bardzo przydatny.
Rola kierownika budowy podczas zamykania budowy. W przypadku dużych projektów, szczególnie tych wymagających przekazania do eksploatacji, kierownik budowy powinien nadzorować ten proces. Ważne jest, aby dokładnie przejrzeć całe pakiety zamknięcia, zapewniając, że sprzęt i systemy wykorzystywane w ich projekcie są kompletne i że właściciel jest świadomy gwarancji i potrzeby bieżącej konserwacji w celu zachowania tych gwarancji. Zwracamy ich uwagę na listę kontaktów i upewniamy się, że właściciel wie, do kogo i kiedy ma zadzwonić. W przypadku dużych projektów zamknięcie projektu wymaga wiele pracy – upewnij się, że Twój zespół ma mistrza, który będzie zarządzał tym procesem, jak również całym procesem budowy.
Utrzymywanie dokumentacji projektowej. W Kalifornii obowiązuje 10-letni okres przedawnienia roszczeń, dlatego ważne jest, aby zachować wszystkie dokumenty w tym okresie po zakończeniu budowy. Architekci zazwyczaj przechowują dokumentację projektową przez dłuższy okres. Należy pamiętać, że w przypadku wykrycia wady ukrytej po zakończeniu projektu i wniesieniu przez właściciela roszczenia lub pozwu cywilnego, każda dokumentacja, która potwierdza, że strona wykonała swoje zobowiązania umowne z należytą starannością, będzie dobrze służyć jej obronie.
Korzyści z dokładnego zamknięcia projektu. Dokładna dokumentacja chroni przed potencjalnym ryzykiem związanym z przyszłymi sporami dotyczącymi zakresu, umów, gwarancji lub oczekiwań. Weryfikuje ona, że wszystkie wymagania projektowe zostały spełnione i ustanawia przyszłą odpowiedzialność za konserwację i gwarancje. Kompletna i dobrze zorganizowana dokumentacja podkreśla wiarygodność zespołu projektowego. Wdrożenie kompleksowego, krok po kroku, podejścia do procedur zamknięcia budowy zapewnia pewne przekazanie ukończonego projektu.