Wprowadzenie do biznesu

Decyzje, decyzje: Management Support Systems

Systemy przetwarzania transakcji automatyzują rutynowe i żmudne procesy back-office, takie jak księgowość, przetwarzanie zamówień i raportowanie finansowe. Zmniejszają one wydatki urzędnicze i szybko dostarczają podstawowych informacji operacyjnych. Systemy wspomagania zarządzania (MSS) wykorzystują wewnętrzną główną bazę danych do przeprowadzania analiz wysokiego poziomu, które pomagają menedżerom podejmować lepsze decyzje.

Technologie informacyjne, takie jak hurtownie danych, są częścią bardziej zaawansowanych MSS. Hurtownia danych łączy wiele baz danych w całej firmie w jedną centralną bazę danych, która wspiera podejmowanie decyzji przez kierownictwo. Dzięki hurtowni danych, menedżerowie mogą łatwo uzyskać dostęp i współdzielić dane w całym przedsiębiorstwie, aby uzyskać szeroki przegląd, a nie tylko wyizolowane segmenty informacji. Hurtownie danych zawierają oprogramowanie do pobierania danych z operacyjnych baz danych, utrzymywania danych w hurtowni i udostępniania ich użytkownikom. Mogą one analizować dane znacznie szybciej niż systemy przetwarzania transakcji. Hurtownie danych mogą zawierać wiele data marts, specjalnych podzbiorów hurtowni danych, z których każdy zajmuje się jednym obszarem danych. Hurtownie danych są zorganizowane w celu szybkiej analizy.

Firmy używają hurtowni danych do gromadzenia, zabezpieczania i analizowania danych do wielu celów, w tym systemów zarządzania relacjami z klientami, wykrywania oszustw, analizy linii produktów i zarządzania aktywami korporacyjnymi. Sprzedawcy detaliczni mogą chcieć zidentyfikować cechy demograficzne klientów i wzorce zakupów, aby poprawić jakość odpowiedzi wysyłanych pocztą bezpośrednią. Banki mogą łatwiej wykryć oszustwa związane z kartami kredytowymi, jak również przeanalizować wzorce użytkowania klientów.

Według Forrester Research, około 60 procent firm z przychodami w wysokości 1 miliarda dolarów lub więcej korzysta z hurtowni danych jako narzędzia zarządzania. Union Pacific (UP), kolej warta 19 miliardów dolarów, zwróciła się do technologii hurtowni danych, aby usprawnić swoje operacje biznesowe. Dzięki konsolidacji wielu oddzielnych systemów UP uzyskało ujednolicony system łańcucha dostaw, który usprawnił również obsługę klienta. Zanim powstała nasza hurtownia danych, mieliśmy systemy typu „stovepipe” – mówi Roger Bresnahan, główny inżynier. „Żaden z nich nie rozmawiał ze sobą. . . . Nie mogliśmy uzyskać pełnego obrazu linii kolejowej.”

Powstanie systemu hurtowni danych wUP zajęło wiele lat i wymagało zaangażowania 26 działów. Rezultaty były warte tego wysiłku: UP może teraz tworzyć dokładniejsze prognozy, identyfikować najlepsze trasy ruchu i określać najbardziej dochodowe segmenty rynku. Zdolność przewidywania wzorców sezonowych i dokładniejszego zarządzania kosztami paliwa pozwoliła UP zaoszczędzić miliony dolarów dzięki optymalizacji wykorzystania lokomotyw i innych środków trwałych oraz dzięki bardziej efektywnemu zarządzaniu załogą. W ciągu zaledwie trzech lat, jak donosi Bresnahan, system hurtowni danych zwrócił się z nawiązką.

Na pierwszym poziomie MSS znajduje się system raportowania informacji, który wykorzystuje dane zbiorcze zebrane przez TPS do tworzenia zarówno regularnych, jak i specjalnych raportów. Poziom szczegółowości będzie zależał od użytkownika. Personel płacowy firmy może otrzymać tygodniowy raport płacowy pokazujący, w jaki sposób została ustalona wypłata dla każdego pracownika. Menedżerowie wyższego szczebla mogą otrzymać raport podsumowujący listę płac, który pokazuje całkowity koszt pracy i nadgodziny według działów oraz porównanie bieżących kosztów pracy z tymi z poprzedniego roku. Raporty wyjątków pokazują przypadki, które nie spełniają pewnych standardów. Raport wyjątków dotyczący należności, który zawiera listę wszystkich klientów z zaległymi rachunkami, pomoże pracownikom windykacji skupić się na ich pracy. Raporty specjalne są generowane tylko wtedy, gdy zażąda ich menedżer; na przykład raport pokazujący sprzedaż według regionów i typów klientów może uwypuklić przyczyny spadku sprzedaży.