Reguła 2 minut i dlaczego powinieneś spędzać więcej czasu na robieniu łatwych rzeczy

Jeśli interesujesz się osobistą produktywnością, najprawdopodobniej przynajmniej słyszałeś o Getting Things Done (GTD) – systemie produktywności zaprojektowanym w celu przeniesienia każdego zadania, pomysłu i projektu, który jest obecnie w twojej głowie (gdzie są podatne na stres i bulgotanie, gdy próbujesz się skupić) do zorganizowanego systemu zewnętrznego.

Choć cały system GTD jest warty zagłębienia się w niego, zawiera on jedną, często pomijaną strategię, która może znacząco poprawić twoją produktywność, skupienie i zarządzanie czasem: Zasada 2 minut.

Czym jest zasada 2 minut w produktywności?

Aby zrozumieć potęgę zasady 2 minut, musimy najpierw zrozumieć, jak pasuje ona do GTD.

Pisaliśmy już wcześniej o podstawach systemu GTD, ale w skrócie system ten sprowadza się do 5 kroków:

1. Przechwytywanie. Zapisz wszystko, co musisz zrobić, w jednym centralnym repozytorium. Może to być kartka papieru, Google Doc lub narzędzie do zarządzania projektami.
2. Wyjaśnij. Podziel każde zadanie na możliwe do wykonania kolejne kroki. Innymi słowy, jaka jest następna rzecz, którą musisz zrobić, aby zbliżyć się do tego celu?
3. Uporządkuj. Przenieś każde z tych możliwych do podjęcia działań zadań na konkretną listę:
   • Działanie: Rzeczy do zrobienia w następnej kolejności
   • Czekające na: Zadania lub projekty, które oddelegowałeś lub na które czekasz u innych osób
   • Projekty: Większe zadania, które rozbijasz na wiele następnych kroków
   • Someday: Zadania, którymi jesteś zainteresowany, ale które mają niski priorytet w tej chwili
4. Przemyśl. Wyznacz sobie czas na ponowną ocenę swoich priorytetów i aktualizuj swoje listy co tydzień lub codziennie.
5. Zaangażuj się. Rozpocznij pracę nad swoją listą działań w kolejności.

W GTD jest o wiele więcej niż tylko te 5 kroków. Jednak teraz chcemy się skupić na Kroku 2. Podczas procesu wyjaśniania, Allen sugeruje, że „jeśli zajmie to mniej niż dwie minuty, to zrób to teraz.”

Dlaczego tak jest?

Dwie minuty to w większości przypadków arbitralna liczba. To, co Allen naprawdę sugeruje, to fakt, że jeśli wysiłek włożony w utrzymanie pamięci o zadaniu jest większy niż tylko usunięcie go z drogi teraz, to zrób to.

Choć może się to wydawać oczywistym stwierdzeniem, jest w tym ukryta moc.

Moc robienia małych rzeczy w porządku

Oprócz tego, że daje ci przyzwolenie na przeglądanie e-maili lub nadrabianie zaległości, zasada 2 minut pomaga również w zaprzątaniu twojego umysłu.

Wiemy już, że ludzie nie potrafią pracować wielozadaniowo. I że potrzeba nam aż 23 minut, aby się skupić po przełączeniu się między zadaniami. Ale to, o czym nie myślimy wystarczająco dużo, to to, co tak naprawdę powoduje, że próbujemy pracować wielozadaniowo.

Pomyśl o ostatnim razie, kiedy się rozproszyłeś podczas wykonywania ważnej pracy. Przerwy na bok, to było najprawdopodobniej jakieś małe, pozornie pilne zadanie, które wpadło do głowy i odciągnęło twoją uwagę.

Zamiast trzymać się wszystkich tych potencjalnych zadań, które musisz zrobić w pewnym momencie, dostajesz je z drogi, dzięki czemu możesz skupić się bardziej na tym, co ma znaczenie.

Usuwanie zalegających pozycji z listy rzeczy do zrobienia daje ci więcej przestrzeni mentalnej, aby naprawdę skupić się na zadaniu pod ręką. Dowiedz się, jak zwiększyć swoją produktywność dzięki zasadzie 2 minut. Click To Tweet

But more than just helping you focus, there are some additional benefits to finishing small tasks:

• Fixing things is empowering. Jest powód, dla którego odczuwamy taką satysfakcję z wykonywania prostych zadań. Według konsultanta i autora Johna Brubakera, nasza pewność siebie wzrasta lub maleje w zależności od naszej zdolności do osiągania postępów. Im więcej rzeczy robimy, tym bardziej stajemy się pewni siebie i tym bardziej postrzegamy siebie jako „produktywnych ludzi.”
• Każdy postęp buduje impet (i Twój nastrój): Nieważne, jak małe jest zadanie – czy to odpowiedź na e-mail, czy poszukiwanie nazwy bloga – badania wykazały, że skreślenie go z listy rzeczy do zrobienia daje ci zastrzyk energii i poprawia nastrój.
• Małe kroki zamieniają się w nawyki: Kiedy zadanie jest łatwe do wykonania i szybko ukończone, o wiele łatwiej jest przekształcić je w nawyk. Jak wyjaśnia autor Atomic Habits, James Clear, „Kiedy już zaczniesz robić to, co należy, o wiele łatwiej jest to kontynuować.”

Trudna sprawa z małymi zadaniami: Co zrobić, jeśli nie wiesz, ile czasu zajmie zrobienie czegoś?

Oczywiście, jest to łatwiejsze niż się wydaje. Ludzie są notorycznie źli w szacowaniu, ile czasu zajmie wykonanie zadania, nawet jeśli robiliśmy to już wcześniej (psychologowie nazywają to błędem planowania).

Gdy próbujesz wdrożyć zasadę 2 minut, może się okazać, że spędzasz godziny nad tym „łatwym” e-mailem, który chciałeś napisać. Podczas gdy jest to coś, co można uzyskać lepiej z czasem, istnieje kilka sposobów, aby pomóc Ci bardziej precyzyjnie oszacować, jak długo zadanie zajmie zrobić.

Po pierwsze, chcesz zmienić swój sposób myślenia za pomocą tego, co psychologowie nazywają „Prognozowanie klasy odniesienia.” Jest to w zasadzie wymyślne słowo na zmianę podejścia z pytania „jak długo zajęło mi to w przeszłości?” na „jak długo ten rodzaj projektu zajmuje ludziom takim jak ja?”

Następnie, aby zachować uczciwość, możesz użyć narzędzia takiego jak RescueTime, aby powiedzieć dokładnie, gdzie twój czas idzie każdego dnia.

Twój raport Aplikacje & Witryny w RescueTime może nawet rozbić Twój cyfrowy czas na konkretne aplikacje, strony internetowe, a nawet nazwy dokumentów i okien, których używasz (dzięki czemu możesz zobaczyć, jak długo spędzasz nad konkretnymi projektami lub e-mailami).

(I nie zapomnij również o mniejszych zadaniach. Pisaliśmy już wcześniej o tym, że możesz zidentyfikować i przepracować swoje zadania „długiego ogona”. Są to rzeczy, na które poświęcasz tylko kilka minut dziennie/tygodniowo, ale sumują się do dużego kawałka czasu, gdy są zebrane razem.)

3 małe rzeczy, które możesz zrobić już teraz, aby dać ci więcej przestrzeni umysłowej i skupienia

Poprawianie małych rzeczy jest jednym z najlepszych sposobów na oczyszczenie umysłu, danie ci więcej przestrzeni do skupienia, a nawet zbudowanie pewności siebie, rozmachu i nastroju.

Jak powiedział nam programista AirBnB Jonathan White:

„Im bardziej przyglądasz się najbardziej produktywnym ludziom, tym bardziej zdajesz sobie sprawę, że nie tylko ciężko pracują, ale zaczynają od optymalizacji małych rzeczy, które robią każdego dnia.”

Oto 3 małe rzeczy, które możesz zrobić już teraz, aby zbudować nawyki, które dadzą ci więcej przestrzeni i czasu każdego dnia.

Odpowiedz na pytanie „dlaczego” i „co” dla każdego z twoich regularnie zaplanowanych spotkań

Spotkania są jednym ze „zła koniecznego” większości miejsc pracy. Podczas gdy intencje organizatora spotkania są zazwyczaj dobre (np. utrzymywanie wszystkich na bieżąco). Wyniki nie zawsze odpowiadają wysiłkowi, czasowi i energii, które zabierają.

W rzeczywistości, według Brytyjskiego Towarzystwa Psychologicznego, bezproduktywne spotkania odpowiadają za aż 37 miliardów dolarów strat dla amerykańskich firm każdego roku. Na szczęście, możesz pomóc rozwiązać problem bezproduktywnych spotkań w mniej niż 2 minuty.

Oto jak Michael Lopp, wiceprezes ds. inżynierii w Slack wyjaśnia to na swoim blogu. Po pierwsze, spójrz na swój kalendarz i zapytaj: „Jaka wartość jest tworzona przez każde spotkanie?”

W ciągu sekundy, powinieneś być w stanie odpowiedzieć na to pytanie. Jeśli nie możesz, istnieje duża szansa, że spotkanie powinno zostać anulowane lub przekształcone w coś innego (jak e-mail lub rozmowa telefoniczna).

Następnie, dla każdego spotkania, napisz trzy pytania, które chciałbyś uzyskać odpowiedzi. To powinno zająć mniej niż minutę i osiąga dwa ważne wyniki. Jak wyjaśnia Lopp:

„Po pierwsze, określa moje cele na to spotkanie. Co jest dla mnie najważniejsze i o co zapytam, kiedy będę miał okazję?

„Po drugie, jeśli nie uda mi się wymyślić trzech pytań, zadaję sobie pytanie: 'Po co idę na to spotkanie?’. Spotkania są jak wirus. Zarażają i mnożą się. Im dłużej istnieją, tym bardziej prawdopodobne, że ludzie zapomną, dlaczego spotkanie zostało zwołane.

„Jeśli zastanowienie się nad moimi trzema pytaniami zajmuje więcej niż 30 sekund lub jeśli nie przychodzi mi do głowy ani jedno pytanie, które chcę zadać, odmawiam spotkania z jasnym wyjaśnieniem.”

Ustal godziny pracy dla przerw, e-maili i rozmów

Tak jak możesz użyć zasady 2 minut, aby przejść przez małe zadania i uwolnić swój czas i skupienie, szybka zmiana harmonogramu może zrobić to samo dla spotkań, przerw i rozproszeń.

Podczas ankiety przeprowadzonej wśród setek użytkowników RescueTime na temat przerywania w pracy okazało się, że 98% osób nie może przebrnąć przez dzień bez przerywania im co najmniej kilka razy (52% twierdzi, że przerywa im się często!)

Jednakże tylko 13% z nich nawet rozmawiało z szefem lub współpracownikiem na ten temat.

Zamiast być na łasce nieoczekiwanych przerw lub narzekać na nie bez rozwiązania, dlaczego nie poświęcić kilku minut na wyznaczenie konkretnego czasu na nie każdego dnia?

Pomyśl o tym jak o swoich osobistych „godzinach biurowych” – godzinach w ciągu dnia lub tygodnia, w których jesteś dostępny dla wszystkiego, co nie jest Twoją główną pracą. Kiedy ktoś zwraca się do Ciebie w ciągu dnia z prośbą lub chce „szybko porozmawiać o jakimś pomyśle”, wyślij mu link do Twoich godzin pracy.

Nie tylko zaoszczędzi Ci to radzenia sobie z nieoczekiwanymi przerwami w ciągu dnia, ale będziesz wiedział dokładnie, jak poradzić sobie z każdą prośbą, która się pojawi, bez wykolejenia Twojego skupienia.

Sprzątnij swoje biurko (i swój pulpit)

Na nas niesamowicie wpływa nasze otoczenie. I chociaż niewiele osób myśli o ulepszeniu swojego środowiska pracy jako o realnym hacku na produktywność, pewne proste zmiany mogą mieć ogromny wpływ na twoją zdolność koncentracji i załatwiania spraw.

Po pierwsze, rozważ swoją fizyczną lokalizację. Według neurobiologów z Princeton University, fizyczny bałagan w twoim otoczeniu konkuruje o twoją uwagę i może prowadzić do zmniejszenia wydajności i zwiększenia stresu.

Nie oznacza to tylko posprzątania biurka. Ale także pamiętanie o tym, jakie przypomnienia umieszczasz w swoim bezpośrednim polu widzenia każdego dnia. Czy jest tam stos książek, z którymi chciałeś się uporać? Albo karteczki samoprzylepne, które przypominają ci o zadaniach?

Jak pisze Michael Lopp, poświęcenie kilku minut na „naprawienie małych zepsutych rzeczy” może ci pomóc na dłuższą metę.

„Na moim biurku jest jeszcze pięć małych zepsutych rzeczy, które mógłbym naprawić w mniej niż 10 minut. Są to małe zepsute rzeczy, na które gapiłem się i stresowałem się przez miesiąc, a w 10 minut ta potęgująca się wina jest lepsza. Te 10 minut sprawiło, że stanie przy biurku stało się bardziej radosne.”

Te same porady dotyczące zagracania dotyczą również naszych urządzeń cyfrowych:

• Ile zakładek masz obecnie otwartych w swojej przeglądarce?
• A co z narzędziami, z którymi się przełączasz każdego dnia?
• Czy Twój pulpit i folder z plikami do pobrania są wypełnione po brzegi?

Spędź kilka minut, aby zmniejszyć cyfrowy bałagan i skupić się na swoim środowisku pracy. Jeśli potrzebujesz pomocy, RescueTime może dać Ci dokładny obraz narzędzi, z których korzystasz każdego dnia, oraz tego, co odciąga Twoją uwagę.

Możesz zmienić swoje życie (i produktywność) w 2 minuty

Łatwo wpaść w pułapkę myślenia, że małe rzeczy nie mają znaczenia. Ale nie każda większa zmiana w twoim codziennym harmonogramie lub ścieżce musi być ogromnym wysiłkiem. W rzeczywistości, czasami to właśnie drobne zmiany mają daleko idący i głęboki wpływ na to, jak pracujemy i żyjemy.

Poświęć więc kilka minut i zobacz, gdzie możesz zastosować zasadę 2 minut w swoim życiu. Będziesz zaskoczony, jak wiele czasu i energii umysłowej można zaoszczędzić poprzez ciągłe naprawianie małych rzeczy.