Principles of Management

Przepływy komunikacyjne w organizacji

Informacje mogą przepływać w czterech kierunkach w organizacji: w dół, w górę, w poziomie i po przekątnej. Rozmiar, charakter i struktura organizacji dyktują, w którym kierunku przepływa większość informacji. W bardziej ustabilizowanych i tradycyjnych organizacjach, większość komunikacji przepływa w kierunku pionowym – w dół i w górę. W firmach nieformalnych, takich jak start-upy technologiczne, informacje mają tendencję do przepływu poziomego i ukośnego. Jest to oczywiście funkcja niemal płaskiej hierarchii organizacyjnej i potrzeby współpracy. Nieoficjalne komunikaty, takie jak te prowadzone w firmie winorośli, pojawiają się w obu typach organizacji.

Downward Przepływy komunikacyjne

Downward komunikacja jest, gdy liderzy firmy i menedżerowie dzielą się informacjami z pracownikami niższego szczebla. O ile nie jest to wymagane jako część wiadomości, nadawcy zazwyczaj nie oczekują (lub szczególnie nie chcą) uzyskać odpowiedzi. Przykładem może być ogłoszenie nowego dyrektora generalnego lub informacja o fuzji z byłym konkurentem. Inne formy komunikacji wysokiego szczebla w dół obejmują przemówienia, blogi, podcasty i filmy. Najczęstszymi rodzajami komunikacji w dół są codzienne dyrektywy kierowników działów lub menedżerów liniowych kierowane do pracowników. Mogą one nawet mieć formę instrukcji obsługi lub podręczników firmowych.

Komunikacja w dół dostarcza informacji, które pomagają zaktualizować siłę roboczą o kluczowych zmianach organizacyjnych, nowych celach lub strategiach; zapewniają informacje zwrotne dotyczące wydajności na poziomie organizacyjnym; koordynują inicjatywy; przedstawiają oficjalną politykę (public relations); lub poprawiają morale pracowników lub relacje z konsumentami.

Przepływy komunikacji w górę

Informacje przemieszczające się od pracowników niższego szczebla do pracowników wyższego szczebla to komunikacja w górę (czasami nazywana również komunikacją pionową). Na przykład, komunikacja w górę występuje, gdy pracownicy raportują do przełożonego lub gdy liderzy zespołów raportują do kierownika działu. Do typowych elementów przekazywanych w górę należą raporty z postępu prac, propozycje projektów, szacunki budżetowe, zażalenia i skargi, sugestie usprawnień i obawy dotyczące harmonogramu. Czasami komunikacja w dół wywołuje odpowiedź w górę, np. gdy menedżer prosi o rekomendację dla części zamiennej lub oszacowanie, kiedy projekt zostanie zakończony.

Ważnym celem wielu menedżerów jest dziś zachęcanie do spontanicznej lub dobrowolnej komunikacji w górę od pracowników bez potrzeby wcześniejszego pytania. Niektóre firmy posuwają się tak daleko, że organizują konkursy i zapewniają nagrody za najbardziej innowacyjne i kreatywne rozwiązania i sugestie. Zanim jednak pracownicy poczują się komfortowo, zgłaszając tego rodzaju sugestie, muszą zaufać, że kierownictwo uzna ich wkład i nie będzie nieumyślnie podważać lub ignorować ich wysiłków. Niektóre organizacje zainstalowały nawet gorące linie, które pozwalają pracownikom anonimowo zgłaszać niebezpieczne, nieetyczne lub nielegalne działania, aby uniknąć możliwych działań odwetowych ze strony wyższych rangą pracowników firmy.

Przepływy komunikacji horyzontalnej i diagonalnej

Przykłady kanałów, które przenoszą komunikację zewnętrzną obejmują briefingi prasowe, arkusze informacyjne, zestawy prasowe, biuletyny, czasopisma, broszury, komunikaty prasowe, raporty roczne, faktury i zamówienia zakupu.

Komunikacja horyzontalna obejmuje wymianę informacji między działami na tym samym poziomie w organizacji (tj.., peer-to-peer komunikacji). Celem większości komunikacji poziomej jest prośba o wsparcie lub koordynacja działań. Ludzie na tym samym poziomie w organizacji mogą współpracować ze sobą, aby pracować nad problemami lub zagadnieniami w sposób nieformalny i w razie potrzeby. Kierownik działu produkcji może współpracować z kierownikiem ds. zakupów, aby przyspieszyć lub opóźnić wysyłkę materiałów. Menedżer finansowy i menedżer ds. zapasów mogą być zapętlone w taki sposób, że organizacja może osiągnąć maksymalne korzyści z koordynacji. Komunikacja między dwoma pracownikami, którzy raportują do tego samego menedżera jest również przykładem komunikacji poziomej. Niektóre problemy z komunikacji poziomej może powstać, jeśli jeden kierownik jest niechętny lub niezmotywowany do dzielenia się informacjami, lub widzi wysiłki do pracy zbiorowej jako zagrożenie dla jego pozycji (terytorialne zachowanie). W przypadku takim jak ten, kierownik na następnym poziomie w górę będzie musiał komunikować się w dół, aby wzmocnić wartości firmy współpracy.

Diagonalna komunikacja jest cross-funkcjonalna komunikacja między pracownikami na różnych poziomach organizacji. Na przykład, jeśli wiceprezes sprzedaży wysyła e-mail do wiceprezesa produkcji z pytaniem, kiedy produkt będzie dostępny do wysyłki, jest to przykład komunikacji poziomej. Ale jeśli przedstawiciel handlowy e-mailem wiceprezesa marketingu, to komunikacja diagonalna wystąpił. Ilekroć komunikacja idzie z jednego działu do innego działu, nadawca kierownik powinien być częścią pętli. Kierownik może znaleźć się w kłopotliwej sytuacji i wyjść na niekompetentnego, jeśli nie jest świadomy wszystkiego, co dzieje się w jego dziale. Zaufanie może zostać utracone, a kariery uszkodzone przez nieprzywiązywanie wagi do kluczowych protokołów komunikacyjnych.

Komunikacja diagonalna staje się coraz bardziej powszechna w organizacjach o strukturze spłaszczonej, macierzowej lub opartej na produktach. Zalety obejmują:

• Budowanie relacji między pracownikami wyższego i niższego szczebla z różnych części organizacji.
• Zachęcanie do nieformalnego przepływu informacji w organizacji.
• Zmniejszanie szansy na zniekształcenie komunikatu poprzez przechodzenie przez dodatkowe filtry.
• Zmniejszenie obciążenia pracą menedżerów wyższego szczebla.

Przepływy komunikacji zewnętrznej

Komunikacja nie zaczyna się i nie kończy wewnątrz organizacji. Komunikacja zewnętrzna koncentruje się na odbiorcach spoza organizacji. Kierownictwo wyższego szczebla – z pomocą wyspecjalizowanych działów, takich jak public relations czy prawny – prawie zawsze kontroluje komunikację, która odnosi się do wizerunku publicznego lub może wpłynąć na sytuację finansową. Kierownictwo pierwszego i średniego szczebla na ogół zajmuje się operacyjną komunikacją biznesową, taką jak zakupy, zatrudnianie i marketing. Podczas komunikowania się poza organizacją (niezależnie od poziomu) ważne jest, aby pracownicy zachowywali się profesjonalnie i nie podejmowali zobowiązań poza zakresem swoich uprawnień.

Przyczyń się!

Popraw tę stronęDowiedz się więcej