Opłaty i odsetki naliczane od faktur przeterminowanych

Faktura jest dokumentem służącym do wystawiania rachunków klientom. Po jej otrzymaniu, faktura zobowiązuje osobę lub firmę do zapłaty za towary lub usługi. Co się jednak stanie, gdy ktoś odmówi zapłaty za fakturę? Po dostarczeniu firmie lub osobie fizycznej pisemnego powiadomienia, organizacja, która wystawiła fakturę może naliczyć opłaty za zwłokę lub odsetki za opóźnienie w zapłacie. Należy jednak pamiętać, że lokalne zasady i przepisy mają wpływ na opłaty za zwłokę i odsetki naliczane od zaległych faktur.

Obliczanie opłat za zwłokę i odsetek.

Co to są opłaty za zwłokę?

Firmy mają prawo do nałożenia dodatkowej opłaty, gdy faktura pozostaje niezapłacona przez dłuższy okres czasu. Oprócz tej opłaty, firmy mogą naliczać dodatkowe odsetki od niezapłaconej kwoty.

Dlaczego należy naliczać opłaty za zwłokę?

Opłaty za zwłokę są zachętą dla klientów do płacenia za otrzymane usługi i do płacenia w rozsądnym czasie. W przeciwnym razie, firmy świadczące te usługi będą doświadczać zakłóceń i ewentualnie komplikacji w ich przepływów pieniężnych. Ostatecznie, może to prowadzić do komplikacji finansowych, zwłaszcza dla małych firm.

Co tworzy opłatę za zwłokę?

Opłaty za zwłokę i odsetki naliczane od zaległych faktur zależą od czasu, jaki firma dała klientowi lub abonentowi na zapłacenie faktury. Standardowy termin płatności faktury wynosi 30 dni od daty jej otrzymania, ale może to być dowolna data określona przez firmę.

Jeśli po upływie wyznaczonego czasu faktura jest niezapłacona, firmy mogą naliczać opłaty za zwłokę dla przedsiębiorstw i osób fizycznych. Zazwyczaj klauzula umowna firmy dotycząca terminu płatności będzie zawierać klauzulę dotyczącą struktury płatności i wszelkich kar za opóźnienia w płatnościach. Może to obejmować dzienną karną stopę procentową lub inne standardowe opłaty za zwłokę.

Standardowe opłaty za zwłokę nie są regulowane przez państwa lub rząd federalny. Istnieją jednak państwowe limity na odsetki. Stopy procentowe są zwykle podawane jako roczny procent, ale mogą być obliczane rocznie, miesięcznie, codziennie, lub naprawdę dowolny okres czasu.

Lokalne prawa wpływają na odsetki naliczane od zaległych faktur

Niektóre stany mają jeden procent dla umów z istniejącymi wcześniej pisemnymi umowami zawierającymi wyraźne stopy procentowe i inny procent dla umów, które milczą na temat opóźnionych opłat. Na przykład, Alabama ma prawną maksymalną stopę procentową w wysokości 8% rocznie dla umów pisemnych i maksymalną stopę procentową w wysokości 6% rocznie dla umów nie zawierających określonej klauzuli.

Oto kilka przykładów stanów prawnych stóp procentowych:

• Kalifornia ogranicza stopę umowną na poziomie 12%.
• Massachusetts na poziomie 6%, chyba że istnieje umowa.
• Kolorado na 8%, jeśli nie ma umowy i maksymalnie 45%, jeden z najwyższych limitów odsetkowych w kraju.
• Nevada nie ma limitu dla umownych stóp procentowych, w przeciwnym razie, jest prime rate w największym banku w Nevadzie plus 2%.

To jest pozostawione do firmy do uznania, czy pobierają klientów opłatę stałą lub procent niezapłaconej kwoty zaległych. Opłaty za zwłokę i odsetki od opłat za zwłokę są egzekwowalne tylko wtedy, gdy oryginalny kontrakt lub umowa zawarta między stronami zawiera wyraźną i jasną klauzulę dotyczącą opłat za zwłokę lub odsetek.

Przykładem jasnej klauzuli może być „Rachunki nieopłacone w terminie podlegają miesięcznej opłacie finansowej w wysokości %”. Powinno to być wyświetlone w czytelnej, pogrubionej czcionce na umowie w pobliżu linii podpisu, aby uniknąć jakichkolwiek konfliktów.

Określanie opóźnionej opłaty

Firma może określić opóźnioną opłatę i dołączyć list z żądaniem do następnej faktury z nową należną kwotą. Aby ustalić opłatę za opóźnienie, istnieje kalkulator online, który wymaga wprowadzenia liczby dni (lub miesięcy) opóźnienia płatności, kwoty oryginalnej faktury oraz stopy procentowej określonej w umowie.

Do obliczania opłat za opóźnienie z dodaniem stopy procentowej, podziel roczną stopę procentową przez 12, aby uwzględnić 12 miesięcy w roku. Jeśli państwo pozwala na 12% rocznie, to równa się 1% na miesiąc. Jeśli masz fakturę, która wynosi $1,000, odsetki za ten miesiąc wynosi $10.

Kiedy zastosować opłatę za zwłokę

Najlepszą praktyką jest wysłanie przypomnienia o opóźnieniu płatności do klienta przed naliczeniem opłaty za zwłokę lub opłaty odsetkowej. Zapewnia to okres karencji dla klientów, zwłaszcza gdy nie wiadomo, dlaczego klient spóźnia się z płatnością lub nie jest charakterystyczne dla klienta, aby spóźnić się z płatnością.

Ważne jest, aby rozważyć plusy i minusy wdrożenia opłaty za opóźnienie do klienta. Często istnieją okolicznościowe powody, dla których klienci spóźniają się z płatnościami. Pierwszym obowiązkiem firmy powinno być prowadzenie uczciwych i prawdziwych interesów oraz utrzymywanie polubownych relacji biznesowych, w którym to przypadku zastosowanie opłaty za zwłokę, gdy tylko płatność jest spóźniona lub nieodebrana, spowoduje jedynie zawirowania i może kosztować klienta.

Kiedy naliczane są opłaty za zwłokę?

Opłata za zwłokę może zostać naliczona w dowolnym momencie po terminie płatności (tj. po 30-dniowym okresie fakturowania). Jednak firma, która ceni swoje relacje z klientami, oferuje okres karencji pomiędzy terminem płatności a naliczeniem opłaty za zwłokę.

Odsetki od zaległych faktur

Naliczanie odsetek od niezapłaconych faktur jest standardową praktyką w większości branż. Firmy są prawnie upoważnione do naliczania odsetek. Ale ten rodzaj odsetek jest egzekwowalny tylko wtedy, gdy istnieje istniejąca umowa o opłatach za zwłokę między firmą a klientem w sprawie warunków płatności i warunków odsetek od niezapłaconych faktur. Jeśli nie ma istniejącej umowy, klient nie jest zobowiązany do zapłaty odsetek od niezapłaconych faktur.

Choć stopy procentowe nie są bezpośrednio regulowane, niektóre państwa ograniczają kwotę, którą firma może pobierać w opłatach za zwłokę i ograniczają procentową stopę procentową. Zazwyczaj, firmy nie powinny pobierać więcej niż 10% rocznie od opóźnionych opłat i faktur. Jednak organizacje powinny sprawdzić z odpowiednich przepisów państwowych, aby potwierdzić, co procent jest dozwolone w ich jurysdykcji.

Jak uniknąć opóźnionych opłat i odsetek

To może być strata czasu i zasobów, aby śledzić klientów w dół za faktury, a zwłaszcza za niezapłacone faktury. Aby uniknąć konieczności naliczania opłat za zwłokę i odsetek od faktur, firmy powinny zapewnić zachętę finansową do terminowego płacenia faktur. Organizacje mogą rozważyć zaoferowanie rabatu w przypadku pełnej płatności z góry lub w terminie płatności faktury. Jest to skuteczna taktyka pozwalająca uniknąć opłat za zwłokę lub naliczania odsetek klientom i ryzykowania relacji biznesowych.

Aby upewnić się, że nie pozostawiają niezapłaconych faktur, firmy powinny inwestować w dobre systemy księgowe. Warto rozważyć stworzenie przypomnień i powiadomień elektronicznych, które pomogą utrzymać organizację i dokonywać płatności na czas. Ustawienie płatności elektronicznych lub przelewów może również ułatwić sporządzanie projektów bezpośrednio z konta biznesowego do firmy lub dostawcy usług.

Oczywiście, żadna z tych informacji nie powinna być traktowana jako porada prawna lub finansowa, ani nie powinna powstrzymać Cię od szukania pomocy u licencjonowanego prawnika, księgowego lub specjalisty od usług finansowych. Jeśli jednak chcesz się upewnić, że zasady Twojej firmy dotyczące opłat za zwłokę lub odsetek naliczanych od zaległych faktur są zgodne z najlepszymi praktykami, to jest to świetne miejsce, aby zacząć!

Miesięczny i dzienny kalkulator odsetek do obliczania odsetek od niezapłaconych faktur.