OneNote 101: Zorganizuj się i bądź produktywny dzięki Microsoft OneNote

Jeśli Twoje biuro jest podobne do naszego, spotkania, spotkania przy kawie i zaimprowizowane informacje o stanie korytarza zdarzają się co tydzień. Dla niektórych jest to każdy dzień. A kiedy to robią, odejście z toną notatek, pomysłów, pytań, kontynuacji i zadań do zrobienia jest nieuniknione.

Kłopot w tym, że śledzenie notatek może stać się naprawdę niechlujne, naprawdę szybko.

W rzeczywistości, jest prawdopodobne, że masz kilka notatek ze spotkania oznaczonych w skrzynce odbiorczej, może są one zapisane w dokumencie word lub, jeszcze lepiej, nabazgrane na stronie w zaufanym notatniku, który będziesz próbował rozszyfrować jutro.

Z niezliczonymi spotkaniami, codziennymi zadaniami i stale rosnącą stertą karteczek samoprzylepnych, utrzymywanie się na szczycie swoich kurczaków – i swojego dnia – może być trudne, ale nie musi.

Jeśli chodzi o upraszczanie i organizowanie notatek, masz do wyboru mnóstwo aplikacji. Ale nie zamierzamy tracić czasu na rozważanie zalet i wad każdej z nich. Zalecamy korzystanie z programu Microsoft OneNote.

Jest to najlepsza dostępna aplikacja do robienia notatek

Dlaczego?

Cóż, od łatwej nawigacji i dostępności na wszystkich Twoich urządzeniach, poprzez błyskawiczne wyszukiwanie i możliwość udostępniania, współpracy i tworzenia w czasie rzeczywistym, sprawia, że bycie na szczycie swoich notatek – i swojego dnia – jest jak spacer po parku.

A przede wszystkim, bycie Złotym Partnerem Microsoft oznacza, że jesteśmy niepologicznie stronniczy.

Ale odrzucając na bok nasze złote trofea, zalecamy korzystanie z programu OneNote, nawet jeśli jesteś zwolennikiem eleganckiego notatnika oprawionego w skórę i pióra.

Po prostu, Microsoft OneNote to cyfrowy notatnik, który umożliwia robienie notatek i organizowanie dnia – w dowolny sposób.

Potrzebujesz dedykowanego notatnika do projektu?

Łatwo.

A co powiesz na notatnik, do którego cały Twój zespół może mieć dostęp i aktualizować go jednocześnie?

Nie ma problemu.

A może po prostu miejsce do przechowywania osobistych notatek i ulubionych przepisów kulinarnych?

Prostota.

Jakikolwiek sposób korzystania z programu OneNote wybierzesz, jego synchronizacja na żywo oznacza, że będziesz mieć cyfrowy notatnik w zasięgu ręki, więc zawsze znajdziesz swoje notatki dokładnie tam, gdzie je zostawiłeś.

W tym samouczku przedstawimy Ci program OneNote i pokażemy, jak zacząć, abyś mógł pozbyć się bałaganu i przenieść swoją produktywność oraz grę w robienie notatek na wyższy poziom.

OneNote 101: Rozpoczęcie pracy

Rozpoczęcie pracy z programem OneNote rozpoczyna się od szybkiej rozmowy z ulubionym zespołem pomocy technicznej lub odwiedzenia witryny internetowej programu Microsoft OneNote w celu pobrania i skonfigurowania bezpłatnej aplikacji – tak, jest ona w 100% bezpłatna.

Przy okazji sugerujemy pobranie i skonfigurowanie wersji na urządzenia z systemami Android, Windows i IOS.

Uwaga: W tym samouczku będziemy używać programu OneNote dla systemu Windows 10. Różne wersje mogą mieć nieco inne funkcje i interfejsy, ale podstawowa funkcjonalność pozostaje spójna we wszystkich wersjach aplikacji OneNote.

Jeśli wcześniej spędziłeś jakikolwiek czas, próbując „zorganizować się”, nosząc ze sobą fizyczny notatnik, zauważysz, że OneNote ma podobną hierarchię:

Wprowadzenie do Notatników, Sekcji i Stron

Notebooki

Notebooki znajdują się na szczycie łańcucha i zazwyczaj reprezentują szeroki temat. Na przykład, możesz zdecydować się na posiadanie oddzielnych zeszytów dla życia osobistego i pracy. Albo, może chcesz iść bardziej granularne i stworzyć oddzielny notebook dla każdego z klientów lub projektów. Cokolwiek zdecydujesz, nie ma tu dobrego lub złego podejścia, po prostu ustal, co działa najlepiej dla ciebie i idź dalej.

Sekcje

W swoim notatniku możesz podzielić swoje notatki na kolorowe zakładki, znane jako sekcje. Sekcje pomogą ci zorganizować twój notatnik w podtematy i grupy. Na przykład, jeśli masz notatnik dla „Klienta Z”, możesz wybrać oddzielne sekcje dla spotkań, projektów i informacji ogólnych.

Strony

Wewnątrz sekcji znajdziesz swoje strony – to tutaj wprowadzasz swoje notatki, obrazy, audio, wideo, linki i prawie wszystko, co przyjdzie ci do głowy. Kontynuując powyższy przykład z „Klientem Z”, w sekcji „Spotkania” możesz wybrać stronę dla każdego spotkania z klientem.

Największą siłą programu OneNote jest jego elastyczność. Sposób organizacji Notatników, Sekcji i Stron zawsze będzie zależał od Twoich indywidualnych potrzeb, ale nie zastanawiaj się nad „najlepszą strukturą” na początek. Zawsze możesz przenosić Sekcje i Strony, a nawet otwierać i zamykać tyle Notatników, ile tylko chcesz.

Pozostawanie na szczycie swojej gry w sporządzanie notatek bez użycia papieru opiera się na zdolności do szybkiego i łatwego przechwytywania pomysłów i treści. Dobre wieści? Bogate w funkcje narzędzia programu OneNote sprawiają, że jest to bardzo proste, oto jak:

OneNote 101: Jak przechwytywać notatki z dowolnego miejsca

Wprowadzanie swobodnych formularzy

Wprowadzanie nowego tekstu do programu OneNote przypomina trochę korzystanie z programu Microsoft Word, chociaż w przeciwieństwie do niego masz swobodę wstawiania treści w dowolnym miejscu na stronie – i elastyczność w przeciąganiu jej tam, gdzie chcesz.

I nie jest to ograniczone do tekstu. Szybkie kliknięcie na karcie Wstaw pozwala wstawić całą masę różnych danych, od obrazów, linków internetowych i kształtów do szczegółów spotkań, filmów i audio, w rzeczywistości, to nawet zrobić równania matematyczne, jeśli poprosisz go do.

A jeśli nadal wolisz bazgrać swoje notatki odręcznie, możesz to zrobić.

Znane jako atrament, gdy używasz programu OneNote na urządzeniu z ekranem dotykowym – takim jak tablet lub smartfon – możesz notować notatki, kształty i pomysły za pomocą rysika lub palca. Co więcej, program OneNote potrafi przekształcić Twoje notatki w czytelny – i przeszukiwalny – tekst, dzięki czemu nie musisz się zastanawiać, co napisałeś.

Utrzymywanie notatek – i skrzynki odbiorczej – w nieskazitelnej czystości

„Masz chwilę?”

Jak często zdarza Ci się przerywać pracę przy biurku w celu zaimprowizowania rozmowy o kliencie, projekcie lub zadaniu?

I jak często buszujesz po biurku w poszukiwaniu przyboru do pisania tylko po to, aby się poddać, otworzyć nową wiadomość e-mail i wysłać do siebie listę swoich nowo znalezionych rzeczy do zrobienia?

„Cały czas!”

Jeśli tak, poświęć teraz 2 minuty na skonfigurowanie funkcji email-to-OneNote – lub poproś swój mądry, wnikliwy i skromny zespół IT, aby zrobił to za Ciebie.

To oznacza, że następnym razem, gdy znajdziesz się w środku czegoś z notatkami, nie musisz zapychać skrzynki odbiorczej. Wystarczy, że wyślesz swoje notatki na adres [email protected]. Będą one natychmiast dostępne w Twoim notatniku OneNote. To takie proste.

Uwaga: Możesz również przesłać kopię planów podróży, paragonów lub ważnych wiadomości e-mail na adres [email protected], aby ułatwić archiwizowanie i znajdowanie ważnych informacji.

Web Clipper

Jeśli spędzasz jakąkolwiek część dnia na wyszukiwaniu treści online, takich jak nowe produkty dla szefa, nowa odmiana kawy do biura lub bardzo krótka lista najlepszych dostawców usług IT w Perth… 😉 Funkcja Web Clipper programu OneNote przechwyci zawartość strony internetowej do Twojego notatnika, gdzie możesz szybko i łatwo edytować, dodawać adnotacje i udostępniać informacje.

Co więcej, ponieważ program OneNote automatycznie synchronizuje Twój notatnik na wszystkich Twoich urządzeniach, będziesz mieć dostęp do swoich przyciętych stron internetowych na dowolnym komputerze, tablecie lub telefonie – nawet gdy jesteś offline.

Czy to pisanie na klawiaturze, wycinanie, atrament lub wysyłanie pocztą elektroniczną, istnieje wiele sposobów, w jakie program OneNote pomaga szybko i sprawnie przenieść pomysły na stronę. Oznacza to, że w krótkim czasie będziesz miał notatnik pełen wspaniałych notatek. Co jest świetne, pod warunkiem, że nie tracisz czasu na przewijanie stron w poszukiwaniu rzeczy.

Na szczęście OneNote ma kilka narzędzi, które sprawiają, że wyszukiwanie, udostępnianie i zabezpieczanie notatek jest łatwe jak bułka z masłem. Rzuć okiem:

OneNote 101: Jak wyszukiwać, udostępniać i zabezpieczać notatki

Najlepszą rzeczą w korzystaniu z OneNote w porównaniu z tradycyjnym notatnikiem jest możliwość natychmiastowego wyszukania tego, czego szukasz, bez konieczności wertowania strony po stronie, aby to znaleźć.

Szukaj w OneNote

Jedno kliknięcie ikony wyszukiwania lub dobrze wymierzona kombinacja klawiszy CTRL + F dla tych, którzy są zwolennikami dziwnych skrótów klawiaturowych, spowoduje otwarcie paska wyszukiwania OneNote. Wystarczy wprowadzić kryteria wyszukiwania, a program OneNote szybko przeszuka cały wpisany tekst, notatki odręczne, a nawet słowa pojawiające się w obrazach, aby znaleźć pasujące elementy.

Uwaga: Jeśli chcesz zawęzić wyniki wyszukiwania, możesz ograniczyć wyszukiwanie w programie OneNote do bieżącego notatnika, bieżącej sekcji lub bieżącej strony, korzystając z opcji rozwijanej pod paskiem wyszukiwania.

Tagowanie

Po podzieleniu treści na notatniki, sekcje i strony możesz pomyśleć, że to wszystko, czego potrzebujesz. Co jest świetne. Nadszedł czas, aby szybko odsunąć swój stary notatnik na bok.

Ale zanim to zrobisz. Jedno spojrzenie na system tagowania w programie OneNote może sprawić, że wepchniesz ten stary notatnik do kosza na śmieci. Co jest nawet lepsze.

Jak działają znaczniki OneNote?

Powiedzmy, że prowadzisz projekt, nazwijmy go Projekt: Tagswinatlife.

I załóżmy – ponieważ jesteś specjalistą od robienia notatek – że stworzyłeś dedykowany Notatnik dla tego Projektu.

I wewnątrz tego Notatnika stworzyłeś sekcję „Spotkania” – która zawiera kilka stron notatek, po jednej dla każdego spotkania, które miałeś w trakcie trwania projektu.

Brilliant. Powinna ona wyglądać mniej więcej tak:

Teraz, w trakcie trwania projektu nieuniknione jest, że będziesz miał kilka spotkań. Mogą pojawić się pytania, mogą zostać ustalone nowe zadania lub podzielone ważne informacje. Twoim zadaniem jest przekazywanie informacji, delegowanie zadań, odpowiadanie na pytania i ratowanie świata.

A co jeśli, bez konieczności przeglądania każdej strony notatek, mógłbyś:

• Błyskawicznie wyszukać wszystkie pytania zadane na każdym spotkaniu?
• Odszukać listę każdego elementu działania, który musisz oddelegować; lub nawet
• Znaleźć wszystkie sugestie i pomysły z burzy mózgów w całym projekcie?

Możesz, używając znaczników.

Tagowanie notatek oznacza, że możesz szybko wracać do ważnych elementów, przypominać sobie o zadaniach lub filtrować notatki w dowolny sposób. Możesz oznaczyć wszystko, od pojedynczego wiersza tekstu do całej strony. I to też jest proste:

Aby oznaczyć swoje notatki, wystarczy umieścić kursor obok treści, kliknąć kartę Strona główna i wybrać znacznik z listy rozwijanej.

Domyślnie program OneNote jest wyposażony w wybór znaczników, takich jak „Ważne”, „Do zrobienia” i „Pytanie”, których można od razu używać. Ale można również tworzyć własne tagi niestandardowe. Jeśli, tak jak my, masz wiele zespołów w organizacji, możesz chcieć utworzyć znacznik dla każdego zespołu lub serię znaczników dla różnych priorytetów i tak dalej.

Aby utworzyć niestandardowy znacznik, po prostu kliknij „Utwórz nowy znacznik” w menu rozwijanym znaczników, nadaj mu nazwę i wybierz ikonę, której chcesz użyć dla znacznika. Twój Tag będzie teraz dostępny do użycia w menu rozwijanym Tagów.

Gdy chcesz szybko przefiltrować swoje notatki według określonego Tagu po prostu przejdź do paska wyszukiwania i wpisz nazwę Tagu. Na przykład, jeśli chcesz pobrać wszystkie pytania z notatnika, możesz nacisnąć CTRL+F, aby wyświetlić pasek wyszukiwania, wpisać „Pytanie”, a OneNote wyświetli każdy element, który został oznaczony tagiem pytanie.

Uwaga: Jeśli chcesz zawęzić wyniki wyszukiwania według tagów, możesz ograniczyć wyszukiwanie OneNotes do bieżącego notatnika, bieżącej sekcji lub bieżącej strony, korzystając z opcji rozwijanej pod paskiem wyszukiwania.

Współdzielenie i współpraca

Niezależnie od tego, czy sporządzasz protokół z ważnego spotkania, notatki na konferencji, czy burzę mózgów na potrzeby projektu, przyjdzie czas, że otrzymasz wiadomość podobną do tej:

I będąc bohaterem notatek, którym jesteś, należycie się podporządkowujesz i zaczynasz kopiować i wklejać swoje notatki do e-maila i odpalasz go – inicjując epicką grę w tenisa mailowo-notatkowego… Ale co jeśli nie musiałbyś tego robić?

OneNote daje Ci możliwość udostępniania swojego Notatnika członkom zespołu, przyjaciołom lub rodzinie, dzięki czemu możesz współpracować, dzielić się, zbierać opinie i burzę mózgów – w czasie rzeczywistym. W rzeczywistości program OneNote będzie nawet śledzić, kto wniósł swój wkład, automatycznie wstawiając inicjały tych osób obok treści.

Więc następnym razem, gdy zechcesz udostępnić swoje notatki, po prostu przejdź do przycisku Udostępnij w prawym górnym rogu i wpisz adres e-mail osoby, której chcesz udostępnić swój notatnik.

„Ale co, jeśli nie chcę, aby edytowali moje notatki?”

Rozumiemy to. My też możemy być cenni w stosunku do naszych notatek. Na szczęście masz pełną kontrolę nad tym, kto ma prawa do edycji lub tylko do przeglądania Twoich notatek.

Po prostu kliknij w menu rozwijane pod adresem e-mail odbiorcy, aby wybrać między opcjami „Może edytować” i „Może przeglądać”.

„Ale nie chcę, aby mogli zobaczyć wszystkie moje notatki…”

My też to rozumiemy – nie chcesz, aby poufne informacje dostały się w niepowołane ręce, prawda? Cóż, w przeciwieństwie do Twojego starego notatnika, OneNote ułatwia ochronę informacji dzięki sekcjom chronionym hasłem.

Jak chronić notatki hasłem

1. Przejdź do sekcji Notatnika, którą chcesz zabezpieczyć, i kliknij prawym przyciskiem myszy kartę sekcji, aby wyświetlić menu opcji.
2. Wybierz opcję „Ochrona hasłem” i kliknij przycisk „Dodaj hasło”.
3. Wprowadź i potwierdź hasło, a następnie kliknij przycisk Wprowadź.

Jeśli Twoja sekcja jest zamknięta, nikt nie będzie mógł przeglądać stron w tej sekcji bez hasła, nawet jeśli udostępniasz swój notatnik.

Kilka ważnych uwag na temat haseł:

• Hasła rozróżniają wielkość liter i mogą być stosowane tylko w sekcjach notatnika
• OneNote używa szyfrowania do zabezpieczenia sekcji chronionych hasłem. Oznacza to, że jeśli zapomnisz hasła do sekcji, nikt nie będzie w stanie zresetować i odblokować Twoich notatek – nawet firma Microsoft. Dlatego należy zachować ostrożność przy wprowadzaniu notatek i używać menedżera haseł, aby gra z hasłem toczyła się automatycznie.
• Zablokowane sekcje nie są również uwzględniane w wyszukiwaniu w notatniku. Musisz więc najpierw odblokować sekcję hasłem, aby Twoje notatki można było przeszukiwać.

Twój dzień, uporządkowany.

Niezależnie od tego, czy korzystasz z komputera, czy z urządzenia przenośnego, dzięki programowi OneNote zawsze znajdziesz swoje notatki dokładnie tam, gdzie je zostawiłeś.

Jest wiele rzeczy, które OneNote ma do zaoferowania, jeśli chodzi o organizowanie swojego dnia. Chętnie dowiemy się, w jaki sposób używasz OneNote, aby pozostać zorganizowanym w komentarzach poniżej.

Jeśli jesteś nowym użytkownikiem OneNote i masz dość e-maili, karteczek samoprzylepnych i nieczytelnych zadań do zrobienia zagracających Twój świat, wypróbuj niektóre z powyższych sugestii – może sprawią, że robienie notatek stanie się łatwe jak bułka z masłem. A nawet przyjemne.